Ich erlebe es bei meinen Kunden immer wieder: MeisterTask wird mit Begeisterung eingesetzt. Es optimiert den Workflow innerhalb der Prozesse und des Teams (ich werde übrigens NICHT von MeisterLabs gesponsert 😉 ). Ich bekomme aber immer wieder eine Frage gestellt: wie kommuniziert man innerhalb von MeisterTask am besten? Deswegen heute ein paar Tipps aus der Praxis.
Zugewiesen vs. Beobachten
Es gibt in MeisterTask grundsätzlich immer nur eine Person, der eine Aktuelle Aufgabe zugewiesen ist. Eingestellt wird dies im oberen Bereich einer Aufgabe, und kann durch einen Klick auf den Namen leicht geändert werden.
Zusätzlich kann man zu jeder Aufgabe beliebig viele Personen als Beobachter einstellen, diese werden dann über alle (!) Veränderungen in der Aufgabe benachrichtigt:
So praktisch das auf den ersten Blick scheinen mag, so unübersichtlich kann dies in der Praxis werden. Ein Beispiel:
Unfreiwillig zum Micromanager
Ich erinnern mich an eine Unterhaltung mit einem Geschäftsführer: er wollte naturgemäß über den Stand seiner Projekte informiert sein und ließ sich von seinen Mitarbeitern bei jedem Projekt als Beobachter eintragen. Ein paar Wochen später hatte er sage und schreibe über 4000 Benachrichtigungen. Natürlich hatte er längst begonnen diese komplett zu ignorieren. Und es kam wie es eben nicht kommen sollte: er verpasste wichtige Vorgänge und seine Mitarbeiter fingen an ihm wieder eMails zu schreiben, anzurufen oder in seinem Büro zu stehen. Für jede Info die er mitkriegen sollte. Er fühlte sich — nachvollziehbar — in die Anfangszeiten der eMail zurückversetzt und fühlte sich wie ein Micromanager wenn er die Benachrichtigungen beachtete. Die Lösung war sehr einfach: Erwähnungen
In MeisterTask mit Erwähnungen die Kommunikation steuern
Eine Erwähnung in MeisterTask bedeutet, das man den Namen von jemandem „fallen lässt“. Dies geschieht ganz einfach mit einem „@„ gefolgt von seinem Namen. MeisterTask schlägt bei der Eingabe schon entsprechende Kollegen vor:
Dies löst immer eine Benachrichtigung beim Erwähnten aus, egal ob er Beobachter ist oder nicht.
Für den Geschäftsführer aus meinem Beispiel war also die einfache Lösung: raus aus allen Projekten in denen er nicht jeden Schritt mitkriegen musste und Nutzung der Erwähnungen wenn er informiert werden sollte. Super simpel.
Einmal zugewiesen, für immer zugewiesen
Ein anderes Phänomen ist, das Aufgaben ständig jemand anderem zugewiesen werden weil man eine Antwort von jemandem braucht. Die Gefahr: am Ende weiss vielleicht jemand anderes nicht mehr, wer eigentlich der Hauptverantwortliche für ein Projekt oder eine Aufgabe war. Auch hier bringen Erwähnungen die Lösung.
Clever eingesetzt sind Erwähnungen in MeisterTask ein absolutes Killerfeature und sparen zusätzliche Tools wie Slack oder Twist — zumindest für projektbezogene Kommunikation.
