Angst vor digitalen Tools überwinden

Vie­le haben Angst vor der Ein­füh­rung eines neu­en digi­ta­len Tools wie Meis­ter­Task, Asa­na, Teams und vie­len mehr. Dahin­ter ste­cken oft Vor­ur­tei­le, was die Arbeit mit sol­chen Tools angeht.

In die­sem Video beleuch­te ich aus Coach Per­spek­ti­ve, was die Natur und Grün­de sol­cher Vor­ur­tei­le sind, wie man mit ihnen umge­hen soll­te und wie man sie mög­lichst effek­tiv und nach­hal­tig aus­räu­men kann.

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Hier die Tran­skrip­ti­on des Vide­os:

Hal­lo und herz­lich will­kom­men zu einem neu­en Video von mir. Heu­te ver­bin­de ich zwei mei­ner Lei­den­schaf­ten, näm­lich digi­ta­le Tools und mei­ne Coa­ching-Lei­den­schaft mit­ein­an­der und gehe auf ein The­ma ein, das mir in mei­nen Work­shops zu Meis­ter­Task, aber auch zu ande­ren digi­ta­len Tools immer wie­der begeg­net. Und das ist die Vor­ur­tei­le vor digi­ta­len Tools wie Meis­ter­Task. Meis­ter­Task ist da ein Bei­spiel, aber es gibt die vor allen mög­li­chen Tools. Da kann man auch Asa­na nen­nen, Trel­lo nen­nen, Slack nen­nen, Teams, was auch immer. Digi­ta­le Tools rufen bei vie­len Vor­ur­tei­le her­vor oder Beden­ken. Und die begeg­nen mir in mei­nen Work­shops. Und ich möch­te ein­mal dar­auf ein­ge­hen, wel­che das sind die fünf häu­figs­ten. Und was man damit tun kann und wie man damit umge­hen soll­te, wenn es einen selbst betrifft. Viel­leicht. Oder auch wenn es ein Team betrifft, das man viel­leicht als Füh­rungs­kraft anlei­tet. Also heu­te spre­chen wir dar­über, was Vor­ur­tei­le sind und wie sie ent­ste­hen. Die fünf häu­figs­ten Vor­ur­tei­le, die ich in mei­nen Work­shops immer wie­der sehe und auch, wie man die­se Vor­ur­tei­le ent­kräf­ten kann.

Also, was sind Vor­ur­tei­le? Grund­sätz­lich sind Vor­ur­tei­le immer per­sön­lich. Sie betref­fen immer nur mich selbst. Selbst wenn es in einer Gesell­schaft ein gehäuft Vor­ur­teil gibt, muss es eine per­sön­li­che Kon­stel­la­ti­on in mir sel­ber geben, die dazu führt, dass ich die­ses Vor­ur­teil anneh­me. Und Vor­ur­tei­le haben immer damit zu tun, was man für Erfah­run­gen in der Ver­gan­gen­heit gemacht hat. Ganz kon­kret zum Bei­spiel bei digi­ta­len Tools. Viel­leicht ist mal eins ein­ge­führt wor­den, man hat es nicht ver­stan­den oder das wur­de nicht beherzt ein­ge­führt, es gab kei­nen Work­shop dazu und dann wur­de es irgend­wann ein­ge­stampft oder ver­ges­sen. Sol­che Erfah­run­gen spie­len da mit rein. Das eige­ne Wer­te­sys­tem spielt da mit rein. Bin ich jemand, der zum Bei­spiel als Wert per­sön­li­chen Kon­takt hat? Und habe ich Angst, dass ein digi­ta­les Tool das unter­mi­niert, dass ich dadurch weni­ger per­sön­li­che Kon­tak­te habe? Sol­che Sachen. Die eige­nen Bedürf­nis­se sind ganz wich­tig. Also, dass ich zum Bei­spiel, wenn ich jetzt genau wie gera­de bei Bei­spiel, gern den per­sön­li­chen, zwi­schen­mensch­li­chen Kon­takt habe, habe ich viel­leicht Sor­ge, dass ein digi­ta­les mich ver­ein­sa­men lässt.

Anders­her­um kann es aber auch sein Ich bin viel­leicht ein Eigen­bröt­ler, lass ande­re nicht ger­ne in die Kar­ten schau­en, was ich gera­de tue und ein digi­ta­les Tool ermög­licht. Das füh­le ich mich damit viel­leicht unwohl. Das kann ein Grund sein, dass ein Vor­ur­teil ent­steht. Die Glau­bens­sät­ze sind ganz, ganz wich­tig. Das auch ein The­ma, das im Coa­ching immer wie­der vor­kommt. Glau­bens­satz in dem Kon­text kann zum Bei­spiel sein Ich kann nicht gut mit Com­pu­tern umge­hen, ich bin nicht gut mit mei­nem Smart­phone, mit mei­nem Tablet. Wie auch immer, ich ler­ne lang­sam. All sol­che Glau­bens­sät­ze kön­nen Vor­ur­tei­le befeu­ern. Und ganz grund­sätz­lich sind Vor­ur­tei­le immer emo­tio­nal ver­an­kert. Die sind sel­ten ratio­nal, son­dern immer emo­tio­nal gebun­den. Die rufen irgend­wel­che Emo­tio­nen aus. Angst, Miss­trau­en, Selbst­zwei­fel all sol­che Din­ge sind in Vor­ur­tei­len immer ver­an­kert. Also wie soll­te man mit Vor­ur­tei­len ganz grund­sätz­lich umge­hen? Zum einen soll­te man Vor­ur­tei­le immer aner­ken­nen, also wenn man jeman­dem begeg­net, der ein sol­ches Vor­ur­teil hat. Ich begeg­ne sol­chen Leu­ten in Work­shops. Immer soll­te man das aner­ken­nen. Man soll­te nie das zur Sei­te wün­schen und sagen Ach, das stimmt nicht.

Oder schlim­mer noch Du hast kei­ne Ahnung oder Du irrst dich, oder Das spielt kei­ne Rol­le. Sol­che Din­ge sind gefähr­lich. Also immer aner­ken­nen und anneh­men, dass jemand so ein Vor­ur­teil hat. Man soll­te sie immer nach­voll­zie­hen, denn Vor­ur­tei­le sind auch von Außen­ste­hen­den meis­tens objek­tiv begründ­bar. So wie ich vor­her erklärt habe, wie Vor­ur­tei­le ent­ste­hen, kann man auch ratio­nal und objek­tiv erklä­ren, war­um jemand so ein Vor­ur­teil hat. Das Bei­spiel mit dem Tool, das viel­leicht mal ein­ge­führt wur­de und dann nicht beherzt umge­setzt wur­de, ist so ein Bei­spiel. Man kann nach­voll­zie­hen. Ich kann nach­voll­zie­hen, dass du denkst, das wird doch eh wie­der nichts, weil wir hat­ten das schon mal, aber wir machen es dies­mal anders. Es gibt zum Bei­spiel einen Work­shop, also man kann es nach­voll­zie­hen, dass ein Vor­ur­teil besteht und ent­kräf­ten. Auch wenn gera­de im Bei­spiel den ratio­na­len Weg die ratio­na­le Ebe­ne suchen, erklä­ren. Es war damals so, jetzt machen wir es anders. Aber dabei die emo­tio­na­le Kom­po­nen­te nicht ver­ges­sen immer aner­ken­nen, dass da viel­leicht jemand Sor­ge hat, Ängs­te hat, Ver­sa­gens­ängs­te zum Bei­spiel auch, aber ver­su­chen, das auf einem ratio­na­len Weg und einer ratio­na­len Ebe­ne zu erklä­ren, war­um es dies­mal anders sein wird.

Das sind die drei Haupt Schrit­te, mit denen man Vor­ur­tei­le aus dem Weg räu­men kann. Ganz wich­tig aner­ken­nen, nach­voll­zie­hen und ent­kräf­ten. Die fünf häu­figs­ten Vor­ur­tei­le in mei­nen Work­shops. Und da muss ich ein biss­chen schmun­zeln, weil es tat­säch­lich in jedem Work­shop, den ich gebe, so die­se Sät­ze eigent­lich fal­len. Und ich bin mir fast sicher, wenn ihr die jetzt hier lest, wer­det ihr so einen Satz auch schon in der einen oder ande­ren Form ein­mal gehört haben, gera­de wenn es um die Ein­füh­rung eines neu­en Tools geht. Das eine ist Das ist zu schwer zu ler­nen. Das macht mir mehr Arbeit sinn­los. Bis jetzt funk­tio­niert doch auch alles. Dann reden wir nicht mehr mit­ein­an­der, wenn wir so was Digi­ta­les nut­zen. Und in dem digi­ta­len Tool wer­de ich über­wacht. Die­se fünf Sät­ze höre ich in fast jedem Work­shop. Und ich wer­de jetzt ein­zeln mal aus­ein­an­der gehen und schau­en, wie man damit umge­hen kann. Das ist zu schwer zu ler­nen. Dahin­ter steht im Grun­de ja die Angst vor dem eige­nen Ver­sa­gen oder der Bloß­stel­lung vor den Kol­le­gen, die viel­leicht schnel­ler sind als man sel­ber.

Man hat viel­leicht die Angst, dass man es wie­der nicht packt, weil man das schon mal bei einem ande­ren erlebt hat, dass man sich damit schwe­rer tut. Und da ist es ganz wich­tig, dass das sofort ent­kräf­tet wird, dass man in dem Moment ganz klar macht Es ist okay, wenn du län­ger brauchst. Jeder hat sein eige­nes Lern­tem­po. Du bist ein eige­ner Mensch. Du bist viel­leicht nicht so stark in digi­ta­len Tools, dafür hast du ande­re Stär­ken. Das haben wir ja alle. Ich zum Bei­spiel bin rela­tiv schlecht in Ortho­gra­fie. Ich brau­che immer ein zwei­tes oder vier­tes vor Augen, dass das mei­ne Kom­ma­set­zung über­prüft. Und das ist okay, das muss man anneh­men. Man muss halt dem Gegen­über dann auch in dem Moment sug­ge­rie­ren Es ist okay, wenn du dafür län­ger brauchst, wir packen das trotz­dem. Man kann alte Res­sour­cen akti­vie­ren im Zusam­men­hang mit die­sem, mit die­sem Satz. Das ist schwer zu ler­nen, weil jeder hat ja schon mal irgend­et­was gelernt, was ihm schwer­ge­fal­len ist. Das kann zum Bei­spiel inner­halb der eige­nen Fir­ma sein, dass man dar­an erin­nert Guck mal, vor drei Jah­ren hat­ten wir die und die Situa­ti­on.

Das ist ja auch anfangs schwer­ge­fal­len. Das hast du auch gemeis­tert. Wenn es nicht in der eige­nen Fir­ma ist, viel­leicht in der davor oder viel­leicht sogar in der Schul­zeit dar­an erin­nern, dass es mög­lich ist, Din­ge, die einem erst mal sehr, sehr schwer erschei­nen, dass man die ler­nen kann. Damit lässt sich die­ser Satz eigent­lich pro­blem­los aus der Welt schaf­fen. Das macht mir mehr Arbeit. Auch ein Satz, den ich sehr häu­fig höre. Und dar­an, wenn man jetzt Meis­ter­Task als Bei­spiel nimmt, ist zum Bei­spiel gekop­pelt so etwas wie, dass man in Meis­ter­Task Datei­en hoch­la­den kann zu einer Auf­ga­be. Das heißt, das ist erst mal mehr Arbeit, das sind zwei Klicks mehr. Also ich habe eine Datei auf dem Ser­ver abge­legt und dann lade ich die noch in eine Auf­ga­be hoch. Und natür­lich ist das erst mal mehr Arbeit, aber es ist zu kurz gedacht und das muss man erklä­ren, weil die­se zwei Klicks mehr spa­ren. Auf lan­ge Sicht unglaub­lich viel Zeit. Näm­lich zum Bei­spiel, wenn man genau die­se Datei sucht, die in die­sem Kon­text wich­tig ist.

Oder wenn man die jeman­dem ande­ren zei­gen will oder jemand anders sich da ein­ar­bei­ten soll in die­ser Auf­ga­be. Sie dann in dem Moment, da in dem Kon­text zu haben, in dem his­to­risch rich­ti­gen Kon­text, ist unglaub­lich wert­voll und spart enorm viel Zeit. Und das muss man erklä­ren. Man kann natür­lich auch die aktu­el­le Aus­las­tung hin­ter­fra­gen, also genau hin­schau­en. Ist es viel­leicht wirk­lich so, dass der Mit­ar­bei­ter oder mei­ne Mit­ar­bei­ter grund­sätz­lich gera­de eher zu viel auf ihrem Zet­tel ste­hen haben? Ist das gera­de eine Über­las­tung? Und auch da wie­der auf den ers­ten Punkt zurück ist es lang­fris­tig eher eine Ent­las­tung, wenn man ein zusätz­li­ches Tool, dass viel­leicht zwei Klicks Mehr­ar­beit kos­tet, ein­führt und so auf lan­ge Zeit viel, viel Zeit spart und sehr viel Ent­las­tung bringt. Also ist meis­tens genau das Gegen­teil der Fall. Die zwei Klicks mehr spa­ren mich im End­ef­fekt unglaub­lich viel mehr Zeit. Es kommt übri­gens beson­ders in dem Moment zum Tra­gen, wenn neue Team­mit­glie­der dazu­sto­ßen und die dann über das digi­ta­le Tool alles genau­so sehen. Meis­ter­Task zum Bei­spiel den his­to­ri­schen Kon­text genau nach­voll­zie­hen kön­nen, ohne sich in ver­wir­ren­de Emails mit fürch­ter­li­chen E Mail Ver­läu­fen ein­zu­le­sen.

Das spart es Zeit und es macht nicht mehr Arbeit. Ja ein Satz. Sinn­los. Bis jetzt funk­tio­niert doch auch alles. Ich nen­ne das immer die Axel Frak­ti­on. Also das höre ich sehr häu­fig. War­um soll ich das in Meis­ter­Task oder in einem ande­ren Tool machen? Ich mache das jetzt alles in Excel schön für mich. Funk­tio­niert doch. Ja, da ist die Fra­ge Für wen funk­tio­niert jetzt gera­de alles? Funk­tio­niert das für den­je­ni­gen per­sön­lich oder funk­tio­niert das wirk­lich fürs gan­ze Team? Es gibt ja einen Grund, war­um man dar­über nach­denkt, ein neu­es Tool ein­zu­füh­ren. Es gibt einen Grund, war­um sehr wahr­schein­lich ein gro­ßer Teil des Teams etwas Neu­es braucht und sagt Wir brau­chen etwas mehr. Also fra­gen Ist es wirk­lich so oder fühlst du dich nur wohl? Und alle ande­ren brau­chen aber etwas Neu­es. Dann ganz wich­tig der Blick nach vor­ne, in die Zukunft. Jetzt funk­tio­niert viel­leicht alles, aber was ist in fünf Jah­ren? Allein durch die Situa­ti­on, die wir durch die Coro­na Pan­de­mie erlebt haben, ist unglaub­lich viel in Auf­ruhr gera­ten. Auf ein­mal muss­ten Leu­te von zu Hau­se arbei­ten, wo das vor­her über­haupt nie auf dem Plan war.

Und da tut es sehr gut, digi­tal gut auf­ge­stellt zu sein. Da tut es sehr gut, ein Tool zu haben, das sehr fle­xi­bel ist, ob es jetzt Meis­ter­Task, Asa­na oder Trel­lo oder Teams oder was auch immer ist. Es ist ein Blick in die Zukunft und das ist sehr wich­tig für die Gesund­heit eines Unter­neh­mens und damit auch die Sicher­heit für den eige­nen Arbeits­platz. Und ganz ent­schei­dend Auch die nächs­te Gene­ra­ti­on muss abge­holt wer­den. Das erle­be ich häu­fig bei Hand­wer­kern, die dann so jun­ge Azu­bis haben, so 17 18-jäh­ri­ge, die über­haupt kei­ne Lust mehr haben, auf die alte Art zu arbei­ten, die nicht mit Ord­nern durch die Gegend lau­fen wol­len, die nicht mit Papier wer­ben, abar­bei­ten wol­len. Die möch­ten digi­tal arbei­ten, die möch­ten so arbei­ten, wie sie es aus ihrem Pri­vat­le­ben kön­nen, näm­lich mit dem Smart­phone in der Hand. Und wenn man die­se Gene­ra­ti­on nicht abholt, schnei­det man sich den Zugang zu neu­en Arbeits­kräf­ten ab, zu neu­en Kol­le­gen. Und das ist sehr gefähr­lich für ein Unter­neh­men, weil das muss Zukunft sein. Und das geht halt auch nur damit, dass man attrak­tiv für jun­ge, neue Kol­le­gen ist.

Dann reden wir nicht mehr mit­ein­an­der. Grund­sätz­lich ist der Satz etwas sehr Posi­ti­ves, weil das bedeu­tet, dass in dem Unter­neh­men ger­ne kom­mu­ni­ziert wird. Das fin­de ich also erst mal etwas sehr, sehr Fei­nes. Aber es bedeu­tet nicht, ein digi­ta­les Tool ein­zu­füh­ren, gleich­zu­set­zen mit nur noch mit­ein­an­der tip­pen und nicht mehr mit ein­an­der spre­chen. Dazu hel­fen kla­re Regeln. Was muss in dem digi­ta­len Tool auf­ge­schrie­ben wer­den und was soll dar­über lau­fen? Zum Bei­spiel als Regel für sowas wie Meis­ter­Task alles Auf­ga­ben bezo­ge­ne muss in der jewei­li­gen Auf­ga­ben Kar­te doku­men­tiert wer­den. Und doku­men­tiert heißt ja nicht kom­mu­ni­ziert. Da steht Doku­men­ta­ti­on ist etwas ande­res als Kom­mu­ni­ka­ti­on. Also es spricht nichts dage­gen, etwas ver­bal mit­ein­an­der vis a vis zu bespre­chen. Aber es muss doku­men­tiert wer­den. Und das soll­te man dann in einem digi­ta­len Tool machen, damit es nach­voll­zieh­bar und trans­pa­rent für alle ande­ren ist, die mit der Auf­ga­be zu tun haben. Und selbst wenn man jetzt alle Unter­hal­tung nur in dem Tool führt, wür­de ich immer dafür plä­die­ren, dass man über die Arbeit mit dem Tool spricht, dass man sich regel­mä­ßig zusam­men­setzt und sich fragt Sind unse­re Work­flows da rich­tig?

Sind unse­re Auf­ga­ben Pro­jekt Boards rich­tig ange­legt? Brau­chen wir eine ande­re Struk­tur? Müs­sen wir hier noch mal nach­bes­sern? Dazu soll­te man immer per­sön­lich mit­ein­an­der spre­chen und das regel­mä­ßig. Am Anfang öfter und dann mit der Zeit etwas weni­ger. Aber das ergibt sich dann ganz von sel­ber. Nur das pas­siert immer noch. Man spricht sowie­so über Mit­ein­an­der. Ja. Und dann schließ­lich. Da wer­de ich über­wacht. Das begeg­net mir auch rela­tiv häu­fig, dass die­se Trans­pa­renz, die in moder­nen digi­ta­len Tools herrscht, näm­lich dass alle sehen kön­nen, was alle ande­ren für Auf­ga­ben erle­di­gen, als Über­wa­chung emp­fun­den wird. Und da muss man genau hin­schau­en Was liegt dem zugrun­de? Ist es das Kli­ma im Team? Ist es die Arbeits­at­mo­sphä­re unter­ein­an­der? Gibt es da etwas Miss­gunst? Viel­leicht. War­um könn­te sich jemand über­wacht füh­len, anstatt ein­fach nur trans­pa­rent zu arbei­ten? Was hat er für Erfah­run­gen gemacht? Wie ist damit umge­gan­gen wor­den in der Ver­gan­gen­heit? Und es kann halt auch sehr per­sön­li­che Ursa­chen haben. Also wie ich eben ein­lei­tend schon gesagt habe, kön­nen da Glau­bens­sät­ze rein­spie­len. Also jemand anders will mir nichts Gutes oder ich wer­de sowie­so nur über den Tisch gezo­gen.

Sol­che mas­si­ven Glau­bens­sät­ze ste­hen manch­mal hin­ter und da wür­de ich dann eher dazu raten, dass man eher auf ein Coa­ching geht, um sol­che Glau­bens­sät­ze aus­zu­räu­men. Das klappt meis­tens ganz gut. Das ist in der Regel rela­tiv schnell getan dann. Aber das kann halt sehr per­sön­li­che Ursa­chen haben. Aber da muss man genau hin­hö­ren. Es ist viel­leicht das Kli­ma in der Fir­ma, dann viel­leicht eher im Work­shop mit dem gan­zen Team. Wie kom­mu­ni­zie­ren wir mit­ein­an­der, wie gehen wir mit Feh­lern um? Sol­che The­men könn­ten sol­che Work­shops haben oder halt auf der ein­zel­nen Ebe­ne auf dem per­sön­li­chen Kol­le­gen schau­en und gucken, ob man da hel­fen kann, dass der mit die­sem Glau­bens­satz, der ihn da viel­leicht ein biss­chen beherrscht, anders umge­hen kann. Ja, das sind so die Vor­ur­tei­le, die zu digi­ta­len Tools mir immer wie­der ent­ge­gen­schla­gen. Viel­leicht habt ihr euch erkannt, viel­leicht habt ihr da euch selbst ertappt, dass das ein Satz ist, den ihr auch ger­ne mal sagt oder denkt, wenn es um neue Tools geht, die ein­ge­führt wer­den sol­len. Ich wür­de mich über Kom­men­ta­re freu­en und ich hof­fe, ihr bleibt mir gewo­gen und ich sage bis zum nächs­ten Mal Ciao!