Auftragsabwicklung mit MeisterTask

Meis­ter­Task ermög­licht die kom­plet­te Auf­trags­ab­wick­lung für klei­ne­re Betrie­be wie Hand­wer­ker oder Online- und Mar­ke­ting­agen­tu­ren. In die­sem Video zei­ge ich die Struk­tur von drei ein­zel­nen Boards für Ver­trieb, Abwick­lung und Abrech­nung mit vie­len Bei­spie­len für Tags und Auto­ma­tio­nen.

Wer auf ein höhe­res Level von Meis­ter­Task upgraden möch­te kann dies mit dem Dis­count Code / Pro­mo­code “BJOERN” 20% Rabatt auf sei­ne ers­te Zah­lung bekom­men — also beson­ders bei einem jähr­li­chen Abo eine sat­te Erspar­nis.

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Hier die Tran­skrip­ti­on des Vide­os:

Herz­lich Will­kom­men zu einem neu­en Video zu Meis­ter­Task und in die­sem Video zei­ge ich euch eine kom­plet­te Auf­trags­ab­wick­lung mit Meis­ter­Task in drei ver­schie­de­nen Pro­jekt Boards und die­se habe ich schon vor­be­rei­tet. Und da wer­den wir jetzt ein­mal kom­plett durch­ge­hen, damit ihr seht, wie das mög­lich wäre. Und zwar haben wir die Pro­jek­te Ver­trieb, Abwick­lung und Abrech­nung und die sind alle mit­ein­an­der ver­bun­den und es wird sehr viel Nut­zung von Auto­ma­ti­on gemacht. Und ich erklä­re euch das alles jetzt Schritt für Schritt. Legen wir einen neu­en, eine neue Auf­ga­be an, also ein neu­er Kun­de hat ange­fragt und wir legen eine Auf­ga­be an, das nen­nen wir ein­mal Kun­de A. Und ihr seht direkt in der ers­ten Spal­te ist eine Auto­ma­ti­on hin­ter­legt, näm­lich ein Fäl­lig­keits­da­tum wur­de aktua­li­siert und es wur­de eine Zuwei­sung vor­ge­nom­men. An Peter Pro­duk­tiv. Das ist einer mei­ner fik­ti­ven Mit­ar­bei­ter für die­se Demos und das Board ist grund­sätz­lich so auf­ge­baut, dass die Spal­ten hier ganz klas­sisch nach Kan­ban Prin­zip den Sta­tus der jewei­li­gen Auf­ga­be dar­stel­len. Also jetzt im Moment zum Bei­spiel die­se Anfra­ge ist im Ein­gang. Der nächs­te Schritt wäre Prü­fung, Kal­ku­la­ti­on.

Und so wei­ter. Wenn ich die Auf­ga­be öff­ne, sehe ich, dass ich hier benut­zer­de­fi­nier­te Fel­der hin­zu­ge­fügt habe, aber noch sind die nicht aus­zu­fül­len, weil zunächst ein­mal muss die Auf­ga­be aus dem Ein­gang in die akti­ve Bear­bei­tung ver­scho­ben wer­den, und das ist die Auf­ga­be von Peter Pro­duk­tiv. Und wenn der sich die Auf­ga­be nimmt und in sei­ne nächs­te Spal­te Prü­fung zieht, seht ihr, hier gibt es direkt wie­der zwei Auto­ma­ti­on Check­lis­te Prü­fung hin­zu­fü­gen und Fäl­lig­keits­da­tum auf heu­te set­zen. Das bedeu­tet, in dem Moment, wo sich Peter die­ser Auf­ga­be in die­se Spal­te zieht, hat er die am sel­ben Tag zu erle­di­gen. Das ist eine Vor­ga­be, dass wir sagen, am sel­ben Tag soll die Prü­fung abge­schlos­sen sein. Das wird von Meis­ter­Task auch direkt mar­kiert, weil alles, was heu­te fäl­lig ist, wird oran­ge hin­ter­legt. Und ihr seht, hier ist eine Check­lis­te hin­zu­ge­fügt wor­den. Wir erstel­len die Auf­ga­be noch ein­mal und in die­ser Check­lis­te, die jetzt auto­ma­tisch gela­den wur­de, ist hin­ter­legt, dass zuerst die Text gesetzt wer­den sol­len, die zu die­ser Auf­ga­be pas­sen. Ich kli­cke hier ein­mal drauf und da habe ich schon diver­se Tags ange­legt, näm­lich erst mal nach Pro­duk­ten, damit man hin­ter­her schön nach Pro­dukt fil­tern kann, wenn man sich das Board anschaut.

Sagen wir mal, der Kun­de hat Pro­dukt A und Pro­dukt C bestellt. Geht ja auch meh­re­res. Ich könn­te ja noch einen Prio­ri­tät Tag ver­ge­ben. Ich könn­te einen Ver­lust Tag. Das macht natür­lich am Anfang kei­nen Sinn, der kommt spä­ter ins Spiel und ich könn­te auch eine Eska­la­ti­on hier anle­gen. Soll­te es zu einer Eska­la­ti­on bei die­sem Kun­den kom­men? Die Tags habe ich gesetzt. Ich hake das ab. Dann über­prü­fe ich, ob der Kun­de im CRM ist. Ist er? Habe ich über­prüft? Nächs­ter Check­lis­ten Punkt Fel­der aktua­li­sie­ren. Da geht es jetzt hier um die­se benut­zer­de­fi­nier­ten Fel­der. Die könnt ihr ab Busi­ness Level bei Meis­ter­Task hin­ter­le­gen. Dann wird stan­dard­mä­ßig zu jeder Auf­ga­be die­se Fel­der mit ange­legt, die ihr völ­lig frei defi­nie­ren könnt. Ich habe das sel­ber jetzt ein­ge­rich­tet, dass ja im Kon­takt hin­zu­ge­fügt wer­den soll. Sagen wir mal, das ist Max Mus­ter­mann. Dann habe ich ange­legt, dass hier eine Kun­den­num­mer hin­zu­ge­fügt wer­den soll aus dem CRM. Dann eine Tele­fon­num­mer. Und dann noch ein Drop Down Feld. Was für ein Kun­de es ist, ob ein Neu­kun­de oder ein Bestands­kun­den, sagen wir ein­mal Kun­de.

Als ein Neu­kun­de habe ich auch das erle­digt und ich habe die Fel­der aktua­li­siert. Ich hake das ab und dann will ich die Mach­bar­keit, Mach­bar­keit prü­fen, also schau­en Ist das über­haupt eine Anfra­ge, die wir erfül­len kön­nen? Habe ich gemacht. Super. Ist also ein­mal kom­plett durch die Prü­fung gelau­fen. Im nächs­ten Schritt wird kal­ku­liert. Ich zie­he das rüber. Und auch hier wie­der Auto­ma­ti­on. Das Fäl­lig­keits­da­tum wur­de ver­än­dert. Die die Zuwei­sung hat sich geän­dert auf mich in die­sem Bei­spiel und es wur­de auch wie­der eine neue Check­lis­te gelernt, näm­lich für die Kal­ku­la­ti­on. Die hier oben kann ich jetzt aus­blen­den. Ich brau­che nur noch die. Zual­ler­erst soll­te ich kal­ku­lie­ren. Das habe ich getan. Und jetzt kommt der Vier Augen Check. Und das ist jetzt etwas, was mit Meis­ter­Task zum Bei­spiel ganz ein­fach ist, weil ich kann jetzt hier in die­sen Check­lis­ten rein­schrei­ben, an wen sich das rich­tet, näm­lich mit einem Add. Und jetzt sagen wir mal, das soll der PX flei­ßig in dem Fall machen, oder blei­ben wir bei Peter? Dar­über bekommt er jetzt auch eine Benach­rich­ti­gung, dass er hin­zu­ge­fügt wor­den ist.

Und um es ihm noch ein­fa­cher zu machen und rich­tig gut zu kom­mu­ni­zie­ren, schrei­be ich jetzt hier unten in den Kom­men­tar add Peter. Bit­te Kal­ku­la­ti­on gegen­che­cken. Und um es ganz hand­hab­bar zu machen, kann ich die­se Kal­ku­la­ti­on jetzt hier auch gleich noch ver­lin­ken. Ich zie­he die ein­fach von mei­nem Schreib­tisch hier rein und sie wird ange­han­gen. Es dau­ert ein Hühn­chen. Und wenn ich jetzt hier einen Schräg­strich mache, kann ich die­se Kal­ku­la­ti­on direkt in die­sem Kom­men­tar noch ver­knüp­fen. Das heißt, wenn ich hier drauf­kli­cke und Return drü­cke, seht ihr hier unten. Ich habe ihn erwähnt, das heißt, er wird benach­rich­tigt und bit­te die Kal­ku­la­ti­on gegen­che­cken. Und wenn man da drauf klickt, gelangt man direkt zu der Mög­lich­keit, die­se Datei her­un­ter zu laden. Wäre das eine PDF Datei, könn­te ich mir die hier auch direkt anzei­gen las­sen. Sagen wir mal, er hat das erle­digt. Dann ist die Abspra­che, dass er das abhakt und dann muss es die Geschäfts­lei­tung noch frei­ge­ben. Das wäre dann zum Bei­spiel wie­der ich. Das heißt, da wür­de ich ange­spro­chen wer­den.

Ein Kom­men­tar muss jetzt hier nicht hin­zu­ge­fügt wer­den, weil ich dar­über schon benach­rich­tigt wor­den bin. Und wenn ich es über­prüft habe, hake ich das ab. Und auch dar­über wird jetzt der Auf­ga­ben Inha­ber wie­der benach­rich­tigt. Bin jetzt ich sel­ber in dem Bei­spiel Board, weil er der bei der Auf­ga­ben Inha­ber immer benach­rich­tigt wird, wenn Din­ge erle­digt wer­den. Das heißt das wür­de ich jetzt ange­zeigt krie­gen. Dann im nächs­ten Schritt wird dann die Auf­ga­be wie­der wei­ter­ge­zo­gen und zwar in die Ange­bots spal­te. Auch da wie­der Auto­ma­ti­on. Die Fäl­lig­keit ändert sich auf sofort, weil Ange­bo­te sol­len mög­lichst schnell raus­ge­schickt wer­den. Auch da gab es wie­der eine neue Check­lis­te. Das Ange­bot ist ver­sen­det wor­den und das Fäl­lig­keits­da­tum. Nach­fas­sen soll neu gesetzt wer­den. Das heißt, ich fas­se das Datum hän­disch an und sag In sie­ben Tagen, am 30. soll die Auf­ga­be erneut fäl­lig wer­den. Hin­ter­grund ist natür­lich klar, weil ich möch­te dann in sie­ben Tagen noch ein­mal nach­hö­ren, ob was mit dem Ange­bot ist, wenn ich bis dahin noch nichts gehört habe. Also auch das sage ich ab. Und nun wird die­se Auf­ga­be in sie­ben Tagen erneut fäl­lig.

Jetzt gibt es zwei Mög­lich­kei­ten, wie es wei­ter­geht. Das eine wäre eine Nach­ver­hand­lun­gen. Also der Kun­de mel­det zurück. Ja, er ist grund­sätz­lich inter­es­siert, aber es ist ihm zu teu­er. Oder viel­leicht muss noch was hin­zu­ge­fügt wer­den. Dann wür­de die Kar­te in die­ser Spal­te lan­den. Das ist auch wie­der sofort fäl­lig. Auch hier kann sich jetzt wie­der die Zuwei­sung ändern oder eine Check­lis­te noch hin­zu­ge­fügt wer­den. Ist alles nicht der Fall. Der Kun­de hat sich mit uns geei­nigt. Dann wür­de die Kar­te als nächs­tes hier in die­se Annah­me Trans­fer Spal­te wan­dern. Soll­te der Kun­de abge­sagt haben, wür­de die Kar­te hier im Ver­lust Archiv lan­den. Und dann gibt es eine gan­ze Rei­he von Auto­ma­ti­on. Der Sta­tus wird auf abge­schlos­sen gesetzt, das Fäl­lig­keits­da­tum wird ent­fernt, die Zuwei­sung wird ent­fernt. Die Tags Eska­la­ti­on und Prio wer­den ent­fernt. Das ist ein Feh­ler hier und der Ver­lust wird hin­zu­ge­fügt. Wir sagen jetzt aber der Kun­de hat das ange­nom­men. Ich zie­he die Kar­te in die Annah­me Trans­fer Spal­te und dann ver­schwin­det die Auf­ga­be. Und hier unten wird es kurz ein­ge­blen­det. Hier ist näm­lich eine Auto­ma­ti­on, dass die Auf­ga­be in die Spal­te Abwick­lung im Pro­jekt Abwick­lung in die Spal­te offen ver­scho­ben wird.

Das heißt, weil der ver­triebs vor­gang ja nun been­det ist. Für die­se auf­ga­be muss die auch nicht mehr hier drin sein. Die­se Auf­ga­be lebt jetzt mit allem was sie bis jetzt erlebt hat in dem Board Abwick­lung wei­ter. Hier ist sie. Und wenn ich da drauf­kli­cke, sieht man sofort Das Fäl­lig­keits­da­tum hat sich wie­der auto­ma­tisch geän­dert auf den heu­ti­gen Tag. Und die Zuwei­sung hat sich auch geän­dert, damit der jewei­li­ge Mit­ar­bei­ter dann benach­rich­tigt wird, dass er einen neu­en Auf­trag im Ein­gang hat. Der nimmt sich die Auf­ga­be wie­der raus in die Spal­te Dis­po. Und da seht ihr. Hat sich das Fäl­lig­keits­da­tum sofort wie­der ver­än­dert auf eine Woche spä­ter? Weil eine Dis­po­si­ti­on ein biss­chen Zeit braucht. Und es gibt hier unten eine neue Check­lis­te. Aber das Tol­le ist, dass alles, was in dem, in dem in der Auf­ga­be bis jetzt pas­siert ist, hier nach wie vor sicht­bar ist für das Team, das das Gan­ze aus­führt. In der Dis­po­si­ti­on gibt es jetzt wie­der eine neue Check­lis­te. Ter­min mit Kun­den abstim­men. Sagen wir, das haben wir gemacht. Dann habe ich den Ter­min intern geprüft und das ist jetzt eine ganz span­nen­de Geschich­te, weil da kommt die Meis­ter­Task Time­line ins Spiel.

Die Time­line ist hier oben, unter die­sem Fol­gen auch wie­der Busi­ness mög­lich. Und hier sehe ich jetzt eine kalen­da­ri­sche Auf­stel­lung all mei­ner Ter­mi­ne und ihr seht jetzt hier natür­lich nichts, weil ich ja in dem Bei­spiel jetzt nur die­se eine Auf­ga­ben Kar­te habe. Aber ich könn­te jetzt hier die Aus­las­tung mei­ner bei­den Teams A und B schon sehen, weil das sind die Teams, die den Auf­trag dann am Ende aus­füh­ren. Und jetzt sagen wir ein­mal, die­ser Kun­de hat mit uns abge­spro­chen, das soll in den ers­ten bei­den April­wo­che statt­fin­den. Dann muss ich die­se Auf­ga­ben Kar­te ein­fach hier oben rein­zie­hen und ihr seht, dann kommt schon eine gestri­chel­te Umran­dung und ich las­se das los. Und ich zie­he es hier rüber. Und jetzt ist die­ser Auf­trag geplant für die­se zwei Wochen. Und das wird auch in der Auf­ga­ben Kar­te an die­ser Stel­le ver­merkt. Das kann auch hier hän­disch noch mal geän­dert wer­den. Direkt. Oder ich kann es auch hier oben in der Time­line selbst immer wie­der anpas­sen und ändern. Das heißt, den habe ich geprüft. Den habe ich in den Auf­trag ein­ge­tra­gen.

Den Waren­be­stand habe ich jetzt intern reser­viert. Und jetzt muss ich das Gan­ze noch einem Team zuwei­sen. Und das ist ganz ein­fach auch wie­der erle­digt, indem ich die Kar­te neh­me und ent­we­der Team A oder Team. Wem sagen wir in dem Fall Team A? Auch hier könn­te man jetzt mit einer neu­en auto­ma­ti­schen Zuwei­sung, wenn es kein Demo Board wäre, mit meh­re­ren Mit­ar­bei­tern arbei­ten oder mit einer auto­ma­ti­schen Ter­min­ver­ga­be mit auto­ma­ti­schen Check­lis­ten. Je nach­dem, in was für einem Bereich man tätig ist, macht das natür­lich auch Sinn. Der Auf­trag ist jetzt abge­wi­ckelt und auch da gibt es jetzt wie­der eine Abschluss Trans­fer Spal­te. Und ihr ahnt es schon Auch hier wie­der die Die Auto­ma­ti­on. Das Fäl­lig­keits­da­tum wird ent­fernt und die Auf­ga­be wird in die Abrech­nung offen Spal­te ver­scho­ben, also ins nächs­te Pro­jekt Board. Und hier ist die Auf­ga­ben Kar­te jetzt wie­der. Und auch hier natür­lich die gesam­te His­to­rie wie­der vor­han­den. Also auch wenn jetzt im Lau­fe der Abwick­lung zum Bei­spiel Noti­zen gemacht wür­den, es viel­leicht eine Preis­bin­dung gege­ben hät­te all das kann hier ver­merkt wer­den und ist jetzt für die Mit­ar­bei­ter, die die Abrech­nun­gen machen, alles total trans­pa­rent, nach­voll­zieh­bar.

Der Mit­ar­bei­ter nimmt sich die Auf­ga­be wie­der in Rech­nungs­stel­lung. Hier wird das Fäl­lig­keits­da­tum wie­der aktua­li­siert. Auf in zwei Tage Rech­nun­gen sol­len schnell geschrie­ben wer­den und es wird eine neue Check­lis­te hin­zu­ge­fügt. Wenn ich hier drauf­kli­cke, sehen wir die auch. Das heißt, ich muss die Pro­jekt Doku prü­fen, viel­leicht mit dem Pro­jekt­lei­ter Rück­spra­che hal­ten. Es Beson­der­hei­ten bei der Rech­nungs­stel­lung geben soll, die viel­leicht hier nicht ein­deu­tig sicht­bar sind. Dann erstel­le ich das Doku­ment, ich ver­schi­cke die Rech­nung und dann ver­schie­be ich die Kar­te auf Zah­lung war­ten. Und hier wird als Fäl­lig­keits­da­tum jetzt das Zah­lungs­ziel ein­ge­tra­gen, das in der Fir­ma herrscht. In dem Fall sind es jetzt als Bei­spiel zwei Wochen und in zwei Wochen wür­de die­se Auf­ga­be jetzt fäl­lig wer­den, wenn die Zah­lung nicht bis dahin ein­ge­gan­gen wor­den sein soll­te? Wenn sie bis dahin nicht ein­ge­gan­gen ist, kann man dann die Auf­ga­be noch in die Spal­te Mah­nung ver­schie­ben? Und hier gibt es etwas Beson­de­res, näm­lich das Fäl­lig­keits­da­tum wird natür­lich auf heu­te gesetzt, weil Mah­nun­gen wol­len wir dann so fort­schrei­ben und es wird eine Email an mei­ne E Mail Adres­se gesen­det, weil ich zum Bei­spiel in die­sem Pro­jekt Board über­haupt nicht betei­ligt bin, damit ich trotz­dem infor­miert wer­de.

Da ist etwas. In Mah­nung wird eine Email an mich geschickt. Mache ich jetzt mal, so habe ich eine Email im Post­ein­gang. Die muss ich euch nicht zei­gen. Da steht nur drin, dass die­ses die­se Auf­ga­be in die­ser Spal­te gelan­det ist. Und wenn der Kun­de dann irgend­wann bezahlt hat, wird sie ihn bezahlt und Abschluss ver­scho­ben. Dann pas­siert auch wie­der Ihr Fäl­lig­keits­da­tum wird ent­fernt, die Zuwei­sung wird ent­fernt, es wer­den ent­spre­chen­de Tags ent­fernt, wenn zum Bei­spiel Eska­la­ti­on gesetzt wur­de. Weil das macht kei­nen Sinn mehr. Und die Auf­ga­be wird abge­schlos­sen, nicht archi­viert. Das soll­te man immer hän­disch machen, damit. Man soll­te kurz­fris­tig noch mal eine Rück­fra­ge kom­men, man hier ein­fach schnel­len Zugriff hat, weil sonst muss man sie erst aus dem Archiv zurück­ho­len. Also ihr seht, Meis­ter­Task ist in der Lage in einem über­schau­ba­ren Betrieb eine kom­plet­te Auf­trags­ab­wick­lung dar­zu­stel­len. Ihr könnt ja ver­su­chen das nach­zu­bau­en. Bei Fra­gen schreibt mich ger­ne an, wenn ihr die Pro oder Busi­ness Ver­sio­nen tes­ten wollt. Gibt es einen Dis­count Code? Den hat­te ich schon mal ein­ge­blen­det. Mache ich jetzt noch mal, da spart ihr 20 % auf eure ers­te Zah­lung.

Ich freue mich wie immer über Nach­rich­ten und Feed­back und wenn ihr Fra­gen habt, ger­ne an mich per Email oder Kon­takt­for­mu­lar auf mei­ner Web­site und ich sage bis zum nächs­ten Mal Ciao!