KANBAN: Allzweckwaffe der digitalen Projektplanungs-Tools

Wer sich im Reich der digi­ta­len Pro­jekt­pla­ner wie Meis­ter­Task, Asa­na, Trel­lo oder Micro­soft Plan­ner umschaut, wird immer wie­der über den Begriff Kan­ban stol­pern. Nahe­zu jedes der popu­lä­ren Tools unter­stützt die­ses Prin­zip zumin­dest, man­che (Meis­ter­Task, Trel­lo) set­zen sogar kom­plett auf die­se visu­el­le Dar­stel­lung und logi­sche Ord­nung nach Spal­ten und Kar­ten. Aber war­um ist Kan­ban so popu­lär gewor­den und gera­de im digi­ta­len Zeit­al­ter nicht mehr weg­zu­den­ken? Die­ser Arti­kel erklärt die Geschich­te und unge­heu­re Kraft die Kan­ban so all­ge­gen­wär­tig macht.

Der Begriff Kanban

Kan­ban ent­stammt der japa­ni­schen Spra­che und bedeu­tet wört­lich Kar­te, Tafel oder Beleg. Der Begriff beschreibt also das Prin­zip der Auf­ga­ben­kar­te die wir in allen Kan­ban Tools fin­den.

Ende der 1940er ent­wi­ckelt Toyo­ta das Toyo­ta Pro­duc­tion Sys­tem, das TPS als ers­tes Just-In-Time Pro­duc­tion Sys­tem. Spä­ter wur­de dar­aus das berühm­te und äus­serst erfolg­rei­che Lean Pro­duc­tion Sys­tem an dem sich vie­le Fir­men immer wie­der ori­en­tie­ren. Im Lean Pro­duc­tion Sys­tem erfolgt eine Redu­zie­rung der Arbeits­schrit­te auf die abso­lut wenigs­ten, essen­zi­el­len Schrit­te. So erfolgt eine Stei­ge­rung der Pro­duk­ti­vi­tät ohne Qua­li­täts­ver­lust – eine wirk­li­che Erfolgs­sto­ry.

Kanban im Alltag

Auch wenn Kan­ban aus der Idee eines Welt­kon­zerns gebo­ren wur­de, hat sich das Sys­tem auch auf viel klei­ne­ren Ebe­nen im All­tag ver­brei­tet, das fol­gen­de Bild hat sehr wahr­schein­lich fast jeder schon ein­mal gese­hen:

Mann kennt sol­che Tabel­len aus Wohn­ge­mein­schaf­ten, aus Ver­ei­nen oder auch zur Orga­ni­sa­ti­on der all­täg­li­chen Auf­ga­ben in Fami­li­en. Dabei han­delt es sich im Grun­de um das ein­fachs­te aller Kan­ban Boards: Durch Kar­ten (Zet­tel) dar­ge­stell­te Auf­ga­ben und Spal­ten, die den Sta­tus der jewei­li­gen Auf­ga­ben dar­stel­len (Zu erle­di­gen (To Do), in Arbeit (Doing), erle­digt (Done)). In dem simp­len Bild steckt aber noch viel mehr. Fal­len ihnen die ver­schie­de­nen Far­ben der Zet­tel auf? Auch die­se kön­nen eine Bedeu­tung haben. Die Far­ben kön­nen etwa fol­gen­de Aspek­te einer Auf­ga­be reprä­sen­tie­ren:

• Auf­ga­ben­in­ha­ber
• Prio­ri­tät der Auf­ga­be
• Ort der Auf­ga­be
• Art der Auf­ga­be
• Und vie­les mehr …

Der enor­me Vor­teil sol­cher Kan­ban Boards ist, dass man in der Regel auf den ers­ten Blick erken­nen kann wie der aktu­el­le Stand ist: so reicht ein ein­zel­ner Blick auf das klei­ne Bei­spiel­bild zu sehen, das nur eine Auf­ga­be in Arbeit ist. Wenn wir anneh­men, dass die Far­ben Per­so­nen reprä­sen­tie­ren, sehen wir auch, dass nur eine Per­son eine Auf­ga­be erle­digt hat – und das ohne ein Wort zu lesen.

Spalten und Karten

Die Spal­ten eines Kan­ban Boards haben ursprüng­lich den Sta­tus einer Auf­ga­be reprä­sen­tiert, aber auch hier sind der Fan­ta­sie kei­ne Gren­zen gesetzt. Man kann die Struk­tur eines Kan­ban Boards belie­big anpas­sen, so ist es zum Bei­spiel auch mög­lich diver­se ande­re Optio­nen für die Spal­ten zu wäh­len:

• Kun­den
• Per­so­nen
• Pro­duk­te
• Zeit­räu­me
• Berei­che
• Teams
• Und vie­les mehr …

Die Struk­tur eines Kan­ban Boards kann also stets dem Zweck ange­passt wer­den. Hier­zu ist es not­wen­dig, die eige­nen Pro­zes­se und Arbeits­wei­sen bei der Erstel­lung genau zu durch­leuch­ten, um anschlie­ßend ein Kan­ban Board zu haben, das sei­nen Zweck auch wirk­lich erfüllt. Daher lege ich zum Bei­spiel in mei­nen Work­shops einen gro­ßen Fokus auf die Ana­ly­se der aktu­el­len Zusam­men­ar­beit, Opti­mie­rungs­mög­lich­kei­ten und der anschlie­ßen­den gemein­sa­men Erstel­lung der opti­ma­len Kan­ban Pro­jek­te.

Kanban in digitalen Tools

Einen beacht­li­chen Popu­la­ri­täts­schub hat Kan­ban durch die digi­ta­le Revo­lu­ti­on der letz­ten Jahr­zehn­te bekom­men. Dies liegt vor allem dar­an, das es durch die digi­ta­le Dar­stel­lung erst mög­lich wur­de, Kan­ban auch hoch­fle­xi­bel umzu­set­zen. Wenn frü­her ein Kan­ban Board neu struk­tu­riert oder ergänzt wer­den soll­te, war dies äus­serst auf­wen­dig – man muss­te in der Regel Altes im wahrs­ten Sin­ne des Wor­tes weg­wi­schen und kom­plett neu anfan­gen.

Am Bild­schirm ist das nun deut­lich ein­fa­cher und macht Kan­ban auch zu einem wirk­lich agi­len Werk­zeug. Wird eine Spal­te benö­tigt kann sie ein­fach hin­zu­ge­fügt wer­den – auch nur vor­über­ge­hend. So kann man schnell auf aktu­el­le Pro­zess­än­de­run­gen reagie­ren und sei­ne Kan­ban­pro­jek­te immer wei­ter opti­mie­ren.

Kanban und seine Einsatzzwecke

Kan­ban wäre nicht so popu­lär in Tools wie Meis­ter­Task, Trel­lo und Co gewor­den, wenn es nur um Pro­duk­ti­on oder rei­ne Auf­ga­ben­ver­tei­lung gin­ge. Allein durch die mäch­ti­gen Kom­mu­ni­ka­ti­ons­funk­tio­nen zum Bei­spiel inner­halb von Meis­ter­Task erge­ben sich noch ganz ande­re Mög­lich­kei­ten:

• Bespre­chungs­boards
• Schwar­zes Brett
• Kom­mu­ni­ka­ti­ons­platt­form
• Wis­sens­spei­cher
• Selbst­ma­nage­ment
• Ein­bin­dung exter­ner Dienst­leis­ter
• Ent­wick­lungs­boards
• Und vie­les mehr …

Ich habe bei mei­nen Kun­den auch schon sehr über­ra­schen­de Ein­satz­zwe­cke wie unter ande­rem die Ver­wal­tung eines Cam­ping­plat­zes gese­hen – der Fan­ta­sie sind also nahe­zu kei­ne Gren­zen gesetzt.

Fazit

Kan­ban ist dank digi­ta­ler Tools wie Meis­ter­Task zur wah­ren All­zweck­waf­fe gewor­den. Durch hohe Fle­xi­bi­li­tät beim Board­de­sign und immer mehr Funk­ti­ons­er­wei­te­run­gen wird uns die­ses Prin­zip noch sehr lan­ge beglei­ten und immer neue Nut­zungs­be­rei­che erschlie­ßen. Wir dür­fen gespannt sein!