MeisterTask: mit externen Gästen arbeiten

Meis­ter­Task Busi­ness User kön­nen sich über eine neue Funk­ti­on freu­en. Exter­ne Pro­jekt­mit­glie­der kön­nen nun auch als „Gast“ hin­zu­ge­fügt wer­den und sehen dann nicht mehr das gesam­te Pro­jekt, son­dern nun noch die Ihnen zuge­wie­se­nen Auf­ga­ben oder sol­che, bei denen sie Beob­ach­ter sind. In die­sem Video zei­ge ich euch, wie es funk­tio­niert.

Wer auf ein höhe­res Level von Meis­ter­Task upgraden möch­te, kann dies mit dem Dis­count Code / Pro­mo­code “bjoern” sogar etwas güns­ti­ger bekom­men. Wei­te­re Infor­ma­tio­nen zu Meis­ter­Task gibt es hier.

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Hier die Tran­skrip­ti­on des Vide­os:

Hal­lo Björn Bob­ach hier und herz­lich will­kom­men zu einem neu­en Video zu Meis­ter­Task. Es gibt eine span­nen­de neue Funk­ti­on bei Meis­ter­Task und zwar die des Gast­be­nut­zers. Man konn­te ja schon immer exter­ne Nut­zer zu sei­nen Meis­ter­Task Pro­jek­ten hin­zu­fü­gen und konn­te ihnen in der Busi­ness-Vari­an­te, für die auch das hier not­wen­dig ist, ver­schie­de­ne Rol­len zuwei­sen, also z. B. Kom­men­ta­to­ren, die nur kom­men­tie­ren durf­ten oder Lese-Nut­zer, die ein Pro­jekt nur lesen konn­ten. Der Haken dar­an: Sie konn­ten immer das gesam­te Pro­jekt sehen und das ist auch daten­schutz­tech­nisch manch­mal gar nicht mög­lich gewe­sen, weil man viel­leicht sen­si­ble Daten auch in sei­nem Pro­jekt hat, wie jetzt z. B. hier in die­sem Bei­spiel Board für einen Fach­be­trieb, auch Auf­trags­wer­te.

Die möch­te man viel­leicht exter­nen Nut­zern auch gar nicht alle zei­gen. Und mit der Gast­rol­le ist da nun etwas hin­zu­ge­kom­men, wo ein Nut­zer, den man extern ein­lädt, nur die Auf­ga­ben sieht, die man ihm zuweist oder für die er Beob­ach­ter gewor­den ist. Wie das funk­tio­niert, zei­ge ich euch in die­sem Video. Wie gesagt, es ist not­wen­dig, hier­für einen Busi­ness Account zu haben. Es gibt einen klei­nen Dis­count Code, der heißt “BJOERN”. Da kriegt ihr das Gan­ze für die ers­te Zah­lung ein biss­chen güns­ti­ger.

Das blen­de ich unten auch noch­mal ein. Aber wie gesagt nur ab dem Busi­ness Level. Aber dafür echt eine super span­nen­de Funk­ti­on und sehr, sehr prak­tisch. Wie funk­tio­niert es nun? Also man muss erst einen Benut­zer hin­zu­fü­gen. Ihr seht, ich habe jetzt hier zwei Brow­ser­fens­ter. Ein­mal mein Bei­spiel Board mit mei­nem Bei­spiel Account hier. Und dann habe ich hier rechts ein Dash­board von einem fik­ti­ven Mit­ar­bei­ter in einem ande­ren Brow­ser, dass der Felix Fleis­sigst. Und ich hät­te den nun ger­ne als Gast in die­sem Pro­jekt.

Also füge ich ihn erst­mals Benut­zer hin­zu. Geht auf ver­schie­de­ne Wege. Mein Lieb­lings Weg ist hier die­ses blaue Plus in der Fil­ter Leis­te und da lade ich ihn jetzt ein­fach über sei­ne nor­ma­le E‑Mail-Adres­se ein und wäh­le hier oben statt Mit­glied Gast aus. Fer­tig. Jetzt ist er dem Pro­jekt auch hin­zu­ge­fügt wor­den. Sieht man hier. Bei Felix sieht man aber gar nichts, ist da irgend­et­was schief­ge­lau­fen? Nein, ist es nicht. Weil er hat ja kei­nen Zugriff auf das Pro­jekt.

Der Felix kriegt davon erst etwas mit in dem Moment, indem ich ihm ein eine Auf­ga­be zuwei­sen. Also z.B. die­se hier. Ich wäh­le ihn jetzt ein­fach mal aus und sag, das ist sei­ne Auf­ga­be. Und da seht ja nahe­zu in Echt­zeit erscheint hier eine Benach­rich­ti­gung, dass ihm eine Auf­ga­be zuge­wie­sen wur­de und die Auf­ga­be erscheint auch in sei­ner Auf­ga­ben­lis­te. Der Felix kann die­se Auf­ga­be jetzt ganz nor­mal bear­bei­ten. Das heißt, er kann die­se hier ankli­cken. Er sieht sie genau­so wie ich.

Er kann Check­lis­ten-Punk­te abha­ken. Seht ihr, das ist ja immer fast sofort auch auf der Gegen­sei­te sicht­bar. Er kann Anhän­ge öff­nen und hin­zu­fü­gen. Er kann auch kom­men­tie­ren. Er kann Tags z.B. hin­zu­fü­gen. Das ist alles mög­lich. Es gibt ein paar Ein­schrän­kun­gen. Ihr seht, die­se Auf­ga­be hat kei­nen Beob­ach­ter. Wenn ich jetzt hier in dem Kom­men­tar z.B. eine Erwäh­nung machen möch­te, sage @, sieht man, dass der Felix mich nicht sieht, obwohl ich Teil die­ses Pro­jek­tes bin.

Wenn er kein Gast wäre, wür­de ich jetzt hier unten in die­ser Lis­te auch auf­tau­chen. In dem Moment, wo ich sel­ber zum Beob­ach­ter in die­ser Auf­ga­be wer­de, hat der Felix auch die Mög­lich­keit, mich zu erwäh­nen? Das heißt, ein Gast sieht in einer Auf­ga­be auch immer nur die Teil­neh­mer eines Pro­jek­tes, die an der ihm zuge­wie­se­nen Auf­ga­be betei­ligt sind. Das heißt, er hat kei­nen Zugriff auf die gesam­te Team-Mit­glie­der Lis­te in so einem Pro­jekt, son­dern immer nur wirk­lich auf das, was in der Auf­ga­be, für die er zustän­dig ist, mög­lich ist.

Man kann einen Gast auch zum Beob­ach­ter machen. Das zei­ge ich euch an einer ande­ren Auf­ga­be. Neh­men wir die­se hier. Und jetzt sage ich In die­ser Auf­ga­be ist der Felix Beob­ach­ter. Hier rechts pas­siert wie­der gar nichts, weil allei­ne Beob­ach­ter sein bedeu­tet ja noch nichts. Wenn ich jetzt aber z.B. hier einen Kom­men­tar schrei­be. Bit­te schnell erle­di­gen, zum Bei­spiel. Dau­ert es wie­der nur ein paar Momen­te und hier rechts kommt eine Benach­rich­ti­gung, dass ich einen in einen Kom­men­tar geschrie­ben habe in einer Auf­ga­be.

Wenn ich das jetzt ankli­cke, dann kann ich das auch alles lesen. Wie­der genau. Ich sehe die Auf­ga­be ganz genau­so wie ein nor­ma­les Pro­jekt Mit­glied. Ich kann hier auch mit­ar­bei­ten, aber sie erscheint halt nicht in mei­ner Auf­ga­ben­lis­te. Der Felix könn­te sich jetzt natür­lich in sei­ne Agen­da legen und wenn er die Benach­rich­ti­gun­gen schon weg­ge­klickt hat, kann er ja die Benach­rich­ti­gung, die er schon gele­sen hat, hier über die­se Funk­ti­on wie­der anzei­gen las­sen. Da ist sie wie­der. Also auch hier könn­te er in die­ser Auf­ga­be wie­der rein­kom­men.

Und sobald er als Beob­ach­ter ent­fernt wur­de, hat er auch kei­nen Zugriff mehr dar­auf. Hier steht jetzt, wenn er ent­fernt wird, ver­liert er den Zugriff auf die­se Auf­ga­be. Ich ent­fer­ne ihn ein­fach mal. Jetzt hier ist auch die­se Benach­rich­ti­gung weg, die er bekom­men hat dazu. Das heißt, er kann da jetzt nicht mehr drauf zugrei­fen. Was pas­siert nun, wenn man einen Gast aus einem Pro­jekt ent­fernt? Ich mache das jetzt mal über das I und die Pro­jekt Ein­stel­lung.

Da seht ihr den Felix als Gast. Und wenn ich jetzt hier auf das X kli­cke, um ihn zu ent­fer­nen. Dann ist Meis­ter Tast sehr intel­li­gent. Es sagt näm­lich Wäh­len Sie eine der fol­gen­den Optio­nen die Zuwei­sung von Auf­ga­ben, die er, die ihm gehö­ren zu ent­fer­nen und die­se neu zuzu­wei­sen, dh. Ich kann jetzt sagen, ent­we­der die Auf­ga­ben, die ihm zuge­wie­sen sind bis zu die­sem Moment, sol­len nicht zuge­wie­sen sein, oder zum Bei­spiel mir, weil ich hier Mit­glied die­ses Pro­jek­tes bin.

Da wür­den aber, wenn jetzt mehr hier drin wer­den, auch noch mehr ste­hen. Sage ent­fer­nen und neu zuwei­sen. Er ver­schwin­det hier. Die Auf­ga­be ist ver­schwun­den und das die Auf­ga­be, die er jetzt noch hat­te oder die Auf­ga­ben, wenn es mehr gewe­sen wären, wären mir zuge­wie­sen wor­den. Das ist eine ganz span­nen­de Geschich­te für exter­ne Nut­zer, weil in mei­nen Work­shops höre ich immer wie­der: aber dann sehen die alles und das konn­te man bis jetzt nicht ent­kräf­ten. Über die Gast Funk­ti­on in Busi­ness Accounts ist das mög­lich.

Das kann man natür­lich auch noch ein biss­chen ele­gan­ter gestal­ten. Also z.B. könn­te ich hier oben eine eige­ne Spal­te machen für exter­ne Benut­zer. Also ich kann zum Bei­spiel Exter­ne, damit ich eine Über­sicht habe, wel­che Auf­ga­ben mit exter­nen Gäs­ten geteilt wer­den. Oder ich kann das Gan­ze noch ele­gan­ter machen, indem ich z.B. die­se Spal­te in Felix umbe­nen­nen. Und dann wür­de ich eine Auto­ma­ti­on hin­zu­fü­gen. Dazu muss ich ihn erst noch­mal kurz zum Gast machen. Es geht ja ganz fix. So machen wir noch­mal zum Gast.

Wie gesagt hier pas­siert ja jetzt erst ein­mal wie­der gar nichts. Und jetzt füge ich hier ein­fach eine Auto­ma­ti­on hin­zu. Und sage Auto­ma­ti­on hin­zu­fü­gen zuwei­sen Alles, was in die­ser Spal­te lan­det, geht auto­ma­tisch an mei­nen Gast Felix Fleis­sigst. Und wenn ich jetzt z.B. die­se Auf­ga­be hier rüber zie­he, wird ihm die­se Auf­ga­be zuge­wie­sen und er hat sie hier auf der rech­ten Sei­te auch sofort in sei­ner eige­nen Auf­ga­ben­lis­te und hier oben ist auch eine Benach­rich­ti­gung dazu erschie­nen. Also ich den­ke, das ist gera­de für Fir­men, die viel mit Exter­nen arbei­ten, eine lang ersehn­te Funk­ti­on.

Ich den­ke da z.B. an Wer­be­agen­tu­ren, die mit exter­nen Gra­fi­kern oder Tex­tern arbei­ten. Ich den­ke an Hand­werks­be­trie­be, die exter­ne Zuar­bei­ter haben. Ganz span­nend sind natür­lich auch Bau­fir­men, die vie­le Zuar­bei­ter haben, also vie­le exter­ne Dienst­leis­ter, Mau­rer, Maler, die sich sel­ber schon über Meis­ter Task orga­ni­sie­ren, denen es nicht recht ist, wenn das gan­ze Pro­jekt von allen ein­seh­bar ist. Wie gesagt, der Busi­ness Account ist not­wen­dig. Ihr kriegt einen klei­nen Dis­count, wenn ihr mei­nen Code benutzt.

Der heißt “BJOERN”. Den blen­de ich unten auch noch­mal ein. Und wenn ihr Fra­gen dazu habt, könnt ihr mir jeder­zeit an bjoern@bjoernbobach.de schrei­ben. Ich freue mich auch über Kom­men­ta­re zu die­sem Video und ich sage bis zum nächs­ten Mal! Ciao!