MeisterTask und E‑Mail: Outlook Add-In, Spark und alle anderen Clients!

In die­sem Video zei­ge ich die drei gän­gi­gen Metho­den, um sei­nen Post­ein­gang mit Meis­ter­Task zu ver­knüp­fen. Allen vor­an das rund­um erneu­er­te Out­look-Add-in mit dem es end­lich mög­lich ist, E‑Mails direkt als Kom­men­tar zu bestehen­den Auf­ga­ben hin­zu­zu­fü­gen. Außer­dem zei­ge ich die Spark Inte­gra­ti­on für macOS und iPhone/iPad und wie ihr E‑Mails aus jedem belie­bi­gen E‑Mail-Pro­gramm an Meis­ter­Task wei­ter­lei­ten könnt.

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Hier die Tran­skrip­ti­on des Vide­os:

Hal­lo Björn Bob­ach hier und herz­lich will­kom­men zu einem neu­en Meis­ter­Task Video. Heu­te möch­te ich euch zei­gen, wie man Meis­ter Task mit sei­nem E‑Mail Ein­gang am bes­ten nutzt und ver­knüpft. Und da gibt es im Prin­zip drei Wege Einen Weg kann jeder gehen, egal wel­chen E‑Mail Cli­ent er benutzt. Dann gibt es einen spe­zi­el­len Weg für Nut­zer von Spark, dass es eine E‑Mail App auf dem Mac und auf dem iPho­ne und iPad. Und da ist auch eine Win­dows Ver­si­on in Arbeit.

Das wer­de ich euch zei­gen. Und zu guter Letzt aber beson­ders wich­tig Out­look. Auch da gibt es ein Plug­in für Meis­ter­Task und das hat jetzt auch eine neue Funk­ti­on bekom­men, die auf die mit den ers­ten bei­den Wegen nicht mög­lich ist. Aber zuerst zei­ge ich euch das, was ihr alle machen könnt. Ich habe hier ein Bei­spiel Board und in dem Bei­spiel dort habe ich ein paar Spal­ten. Und das beson­de­re bei Meis­ter­Task ist, dass jede Spal­te in jedem Pro­jekt Board eine eige­ne E‑Mail-Adres­se bekommt.

Das pas­siert ganz auto­ma­tisch. Und die­se E‑Mail-Adres­sen kann man sich anzei­gen las­sen, indem man in einer Spal­te auf die­sen klei­nen Pfeil nach unten klickt. Und dann auf Auto­ma­ti­on. Und hier steht Sie kön­nen Auf­ga­ben per E‑Mail in die­se Spal­te ein­fü­gen und da sieht man, dass es eine sehr lan­ge, sehr kom­pli­zier­te E‑Mail-Adres­se. Die muss man sich jetzt nicht immer mer­ken. Man kann sich einen Kon­takt damit anle­gen, wo man den Namen so wählt, dass man genau weiß, wel­che Spal­te in wel­chem Wort die­ser E‑Mail-Adres­se zuge­ord­net ist.

In dem Fall wer­de ich die jetzt ein­fach ein­mal mit einem Rechts­klick kopie­ren. Und jetzt habe ich also die ein­deu­ti­ge E‑Mail-Adres­se die­ser Spal­te in mei­ner Zwi­schen­ab­la­ge. Das bedeu­tet, wenn ich jetzt in mein E‑Mail-Pro­gramm gehe ich gehe hier ein­mal ins Werk. Dann habe ich hier eine E‑Mail, die ich jetzt als Auf­ga­be in die­ses Board wei­ter­lei­ten kann und das funk­tio­niert wie eine nor­ma­le E‑Mail Wei­ter­lei­tung, das heißt, ich kli­cke hier auf Wei­ter­lei­ten und gebe als Emp­fän­ger ganz ein­fach. Die E‑Mail-Adres­se ein, die ich gera­de eben kopiert habe und jetzt sage ich sen­den.

Die ist jetzt gesen­det und jetzt kann es ein paar Momen­te dau­ern, bis in Meis­ter­Task etwas pas­siert, weil erst mal muss das über die E‑Mail Ser­ver lau­fen und dann gibt es auf den meis­ten Ser­vern auch noch eine Sicher­heits­prü­fun­gen, Viren und sol­che Sachen. Und dann dau­ert es ein paar Momen­te und die­se Auf­ga­be erscheint hier in der Ein­gangs Spal­te. Ja, jetzt hat es ein paar Minu­ten gedau­ert, aber aus mei­ner E‑Mail ist eine Auf­ga­be gewor­den. Hier kön­nen wir sie sehen und da sieht man jetzt schon so ein biss­chen die Nach­tei­le die­ser Metho­dik, weil hier oben der Auf­ga­ben Titel.

Das war der Betreff der E‑Mail und hier steht ein Vor­wort, weil ich die E‑Mail wei­ter­ge­lei­tet habe. Das könn­te ich aller­dings natür­lich edi­tie­ren, wäh­rend ich das tue. Wenn ich mir die Auf­ga­be genau­er anschaue, sieht man hier oben alles, was im E‑Mail Text stand, inklu­si­ve mei­ner Signa­tur ist in die Auf­ga­ben Noti­zen ver­frach­tet wor­den. Ja, das ist nicht ganz so ele­gant. Es ist nicht ganz opti­mal. Hier gibt es einen Anhang, das ist mein Logo. Das stammt auch aus der Signa­tur.

Vor­teil davon ist natür­lich, wenn ich eine E‑Mail mit Anhän­gen bekom­me, auch von einem Kun­den oder so und die so wei­ter­lei­te habe ich die Anhän­ger auch gleich in der Auf­ga­be drin. Das kann ich jetzt alles auf Auf­ar­bei­ten auf­räu­men. Ich kann jetzt hier auch die Noti­zen natür­lich wie immer bear­bei­ten und alles was ich nicht brau­che, also zum Bei­spiel mei­ne Signa­tur ein­fach da raus löschen ist aber ein biss­chen müh­se­lig. Die­se Metho­de gibt es auch schon sehr lan­ge, ist aber nicht mehr ganz zeit­ge­mäß, weil mitt­ler­wei­le gibt es halt Plug­ins und davon zei­ge ich euch jetzt als ers­tes das für Spark.

Dazu gehe ich ein­mal zurück in mein Mail Kli­ent. Und bei Spark ist es so, dass ich die Plug­ins in der Regel im Kon­text­me­nü ver­ste­cken oder hier oben auch über die drei Punk­te. Und wenn ich jetzt hier drauf­kli­cke, sieht hier, dass mir Meis­ter­Task vor­ge­schla­gen wird, weil ich den Dienst schon hin­zu­ge­fügt habe. Wenn ich das noch nicht ver­knüpft habe, kann ich das Über Plus Dienst hin­zu­fü­gen, aber auch noch eben erle­di­gen. Wenn ich jetzt auf Meis­ter­Task kli­cke.

Erscheint ein Dia­log, wo mir vor­ge­schla­gen wird, eine neue Auf­ga­be zu erstel­len. Hier kann ich den Titel der Auf­ga­be ändern und hier den Text der Auf­ga­be. Und da sieht man schon, das ist viel ele­gan­ter, aber hier wird nicht mei­ne Signa­tur hin­zu­ge­fügt. Natür­lich nicht, weil ich schi­cke ja kei­ne E‑Mail. Hier steht nur der Text der E‑Mail sel­ber. Und hier unten kann ich jetzt aus­wäh­len, in wel­chem Pro­jekt und in wel­che Spal­te ich das Gan­ze als Auf­ga­be haben möch­te.

Dann neh­me ich ein­mal wie­der das Bei­spiel Board, neh­men aber eine Spal­te dane­ben, damit wir das sehen. Also das jetzt die Arbeit spal­te und ich sage ein­fach spei­chern. Und jetzt kom­mu­ni­ziert das Plug­in direkt mit Meis­ter Task. Und wenn ich zu Meis­ter Task zurück wech­sel, ist die Auf­ga­be sofort da. Das ist also sozu­sa­gen Instant Ten­nis. Das ist ohne War­te­zeit und auch viel ele­gan­ter, weil hier sieht man sofort, dass der Auf­ga­ben Titel rich­tig ist und dass hier wirk­lich nur der Text ist, den ich per E‑Mail erhal­ten habe.

Und zu guter Letzt schließ­lich die Meis­ter­Task­In­te­gra­ti­on mit Out­look. Ich bin hier in Out­look für den Mac. Das sieht ein biss­chen anders aus, als ihr es viel­leicht kennt. Das liegt dar­an, dass hier neu­es Out­look akti­viert ist, dass das neue Inter­face, das Micro­soft irgend­wann auch für alle ande­ren aus­rol­len wird. Und da muss man jetzt die­sen Schal­ter umle­gen, damit man das nutzt. Aber die Funk­tio­na­li­tät ist die glei­che. Und es gibt ein Meis­ter­Task Add-In für Out­look.

Ihr seht hier schon, dass Meis­ter­Task in der Menü­leis­te und wenn ihr das noch nicht habt, könnt ihr hier über die drei Punk­te und dann auf Add-Ins erhal­ten kli­cken. Da könnt ihr ein­fach nach Meis­ter­Task suchen und das gleich akti­vie­ren. Das ist in der Win­dows Out­look Ver­si­on so ähn­lich. Da gibt es einen But­ton auf dem direkt Add-Ins erhal­ten steht. Unter Win­dows funk­tio­niert das dann ana­log dazu. Was kann die­ses Add-In? Das kann etwas, was das Plug­in in Spark noch nicht kann.

Und das zei­ge ich euch jetzt, wenn ich hier jetzt auf Meis­ter­Task kli­cke. Dann steht hier zur Auf­ga­be hin­zu­fü­gen Das heißt, ich kann hier nicht nur aus einer E‑Mail eine neue Auf­ga­be erstel­len, so wie ich das in Spark eben gemacht habe, son­dern ich kann end­lich E‑Mails auch zu einer bestehen­den Auf­ga­be hin­zu­fü­gen. Und wenn ich mal zurück in Meis­ter­Task gehe, seht ihr hier ein wei­te­res Bei­spiel Board von mir. Und da gibt es eine Auf­ga­be, die heißt Landing­pa­ges und ich möch­te jetzt die­se E‑Mail zu die­ser Auf­ga­be hin­zu­fü­gen.

Also sage ich hier zur Auf­ga­be hin­zu­fü­gen und dann muss ich als ers­tes die Auf­ga­be aus­wäh­len. Die kann ich durch alle mei­ne Auf­ga­ben hin­durch suchen. Also sage ich hier Landing­pa­ges. Und da wird es mir auch schon ange­zeigt. Ich wäh­le sie aus. Und jetzt steht hier Kom­men­tar hin­zu­fü­gen und dar­un­ter E‑Mail Text als Kom­men­tar hin­zu­fü­gen. Wenn ich hier drauf­kli­cke wird ein­fach mein E‑Mail Text, also das Lorem Ipsum Bei­spiel, das ich hier drin habe, in die­sem Kom­men­tar hin­zu­ge­fügt. Hier ist alles genau­so drin, ohne Signa­tur, ohne irgend­was, was ich nicht will.

Und jetzt kann ich hier noch etwas dazu­schrei­ben. “Neue Mail vom Kun­den:”. Und hier wer­den auch noch Anhän­ge gezeigt, wenn Datei­en dabei gewe­sen wären, wür­den die hier auf­ge­führt wer­den und die E‑Mail wird auch als Email Datei kom­plett mit ange­hängt. Das kann ich über die­ses klei­ne X auch löschen. Auch ande­re Datei­an­hän­ge, könn­te ich hier ent­fer­nen. Das kann ich also so gestal­ten wie ich will. Ich las­se das jetzt aber ein­fach ein­mal so, wie es ist.

Das bedeu­tet, dass ich durch einen Dop­pel­klick dar­auf direkt die Ori­gi­nal Email mit allen Hea­der Daten öff­nen kann. Aber das brau­chen eigent­lich nicht vie­le. Wenn ich jetzt auf zur Auf­ga­be hin­zu­fü­gen kli­cke, dau­ert ein Moment­chen. Der grü­ne Haken kommt und jetzt steht hier auch, dass die­ser E‑Mail schon zu die­ser Auf­ga­be hin­zu­ge­fügt wur­de. Ich kann dir auch noch zu einer wei­te­ren Auf­ga­be hin­zu­fü­gen, also nicht nur zu einer. Das ist sehr prak­tisch, weil man nicht mehr betrifft. Eine E‑Mail, ja auch meh­re­re Auf­ga­ben und dann möch­te man die auch alle ver­linkt haben.

Wenn ich jetzt zurück in mein Meis­ter­Task gehe, sieht man schon, dass bei der Auf­ga­be Landing­pa­ges ein Kom­men­tar jetzt ist. Da kli­cken wir mal drauf. Und da sieht man zum einen die E‑Mail Datei, die ich eben qua­si mit der Auf­ga­be, mit die­ser, mit der E‑Mail, mit die­ser Auf­ga­be ver­linkt habe. Und hier unten steht ein Kom­men­tar vor ein paar Sekun­den mit genau­em Zeit­stem­pel, auch wenn man mit der Maus drü­ber bleibt. Neue Mail vom Kun­den und der Text, der in der E‑Mail stand.

Da haben wir, glau­be ich, alle die Meis­ter­Task schon lan­ge nut­zen, sehr lang dar­auf gewar­tet, dass es die­se Mög­lich­keit gibt. Ich hof­fe sehr, dass das Spark Plug­in nach­zieht, das viel­leicht noch ande­re E‑Mail Cli­ents mit ein­be­zo­gen wer­den und dann ist das gan­ze eine run­de Sache. Ja, also drei Mög­lich­kei­ten, wie man E‑Mails mit Meis­ter­Task nut­zen kann. Die Out­look Inte­gra­ti­on ist momen­tan mit Stand die­ses Vide­os heu­te die mäch­tigs­te und die prak­tischs­te. Kann ich euch allen ans Herz legen.

Das macht das Arbei­ten mit E‑Mail in Kom­bi­na­ti­on mit Meis­ter­Task deut­lich ein­fa­cher. Ich hof­fe es hat euch gefal­len und es wer­den bestimmt mehr Meis­ter­Task Vide­os kom­men. Wenn ihr Fra­gen habt, ger­ne als Kom­men­tar zu die­sem Video oder per E‑Mail an bjoern@bjoernbobach.de oder über mei­ne Web­site bjoernbobach.de. Da gibt es auch Kon­takt­mög­lich­kei­ten. Ich freue mich und sage bis zum nächs­ten Mal “Ciao””!