Nachhaltige Besprechungen mit MeisterNote und MeisterTask

Meis­ter­No­te ist eine neue, äußerst ästhe­ti­sche und kol­la­bo­ra­ti­ve Noti­zen­app der Fir­ma Meis­terLabs, die uns schon Meis­ter­Task und Mind­meis­ter gebracht hat. Meis­ter­No­te ist daher gera­de mit Meis­ter­Task eng ver­zahnt — und das kann man sich zu Nut­zen machen! In die­sem Video zei­ge ich einen Arbeits­ab­lauf zur Pla­nung und Abhal­tung von tat­säch­lich nach­hal­ti­gen und ver­bind­li­chen Team-Mee­tings, ange­fan­gen von der Erstel­lung der Vor­la­ge, über die Pla­nung bis zur Durch­füh­rung und Samm­lung der Bespre­chungs­pro­to­kol­le.

Wer auf ein höhe­res Level von Meis­ter­No­te upgraden möch­te, kann dies mit dem Dis­count Code / Pro­mo­code “BJOERN” sogar etwas güns­ti­ger bekom­men.

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Hier die Tran­skrip­ti­on des Vide­os:

Hal­lo und herz­lich will­kom­men, Björn Bob­ach hier, hier mit einem neu­en Video zu Meis­ter­No­te und in die­sem Video wer­de ich euch eine nach­hal­ti­ge Bespre­chung der Vor­la­ge zei­gen, mit der es mög­lich ist, Bespre­chun­gen gemein­sam zu pla­nen, durch­zu­füh­ren und dann auch die dar­aus ent­ste­hen­den Auf­ga­ben nach­hal­tig zu ver­fol­gen. Es gibt von mir auch eine ande­re Arbeits­wei­se dazu, direkt inner­halb eines Meis­ter­Task Boards. Das ist aber ein biss­chen schwie­rig, wenn man gemisch­te Bespre­chun­gen hat über, in denen man über meh­re­re Pro­jek­te spricht oder all­ge­mei­ne Bespre­chun­gen, wo es viel­leicht gar nicht so sehr im Fokus um ein ein­zel­nes Pro­jekt geht, son­dern um eher all­ge­mei­ne The­men. Und jetzt ist Meis­ter­No­te mit auf der Büh­ne erschie­nen. Und damit kann man das Gan­ze tat­säch­lich nicht nur sehr anspre­chend und hübsch, son­dern auch nach­hal­tig gestal­ten. Und das will ich euch in die­sem Video zei­gen. Ihr seht hier schon, ich habe hier schon eine Vor­la­ge erstellt, aber bevor ich euch jetzt erklä­re, wie man damit arbei­tet, wäre es ja ganz schön, wenn ich die­se Vor­la­ge auch tat­säch­lich wie­der benut­zen kann. Momen­tan kann ich das nicht. Nicht wenn ich hier was ver­än­dern, ist das Doku­ment ja ver­än­dert.

Also möch­te ich dar­aus erst mal eine Vor­la­ge erstel­len. Und das bie­tet Meis­ter­No­te ja auch. Dazu gehe ich ein­mal hier oben über das Ham­bur­ger Menü auf die Sei­ten­leis­te, die es stan­dard­mä­ßig sowie­so ein­ge­blen­det. Ich habe sie nur für die Demons­tra­ti­on aus und ich bin hier in mei­nem Pro­to­koll Bespre­chung Vor­la­ge und habe hier drei Punk­te. Und wenn ich dar­auf kli­cke, kann ich sagen Die­se Notiz, die­ses Doku­ment möch­te ich als Vor­la­ge spei­chern. Das mach ich mal und jetzt kann ich die, die das Doku­ment noch umbe­nen­nen als Vor­la­ge. Und ich kann auch aus­wäh­len, ob die unter Noti­zen mit ein­ge­schlos­sen wer­den sol­len. Das heißt, wenn ich jetzt hier unter die­ser Notiz noch wei­te­re Noti­zen hät­te, wür­den die in die Vor­la­ge mit auf­ge­nom­men wer­den. Das bie­tet sich zum Bei­spiel für Pro­jekt Vor­la­gen an. Wenn man eine Doku­men­ta­ti­on nach einem bestimm­ten Sche­ma immer wie­der anfer­ti­gen möch­te, dann wür­de man das akzep­tie­ren. Ich habe hier kei­ne unter Noti­zen. Des­we­gen sage ich jetzt ein­fach neue Vor­la­ge und es dau­ert ein Sekünd­chen. Und jetzt seht ihr unter Vor­la­gen hier unten ist mei­ne Bespre­chung Vor­la­ge sofort sicht­bar.

Ich kann auch über die­ses Plus direkt eine neue Bespre­chung Vor­la­ge erstel­len und dann hier bear­bei­ten. Aber es geht halt auch aus einem bestehen­den Doku­ment hier oben. Die­se Vor­la­ge kann ich jetzt ein­fach löschen. Ich drück auf die drei Punk­te und sagt das soll bit­te in den Papier­korb. Ich wer­de noch mal gewarnt. Da ist Meis­ter­No­te genau­so wie Meis­ter­Task ja immer sehr, sehr umsich­tig. Lege ich in den Papier­korb und jetzt legen wir los. Ich gehe hier auf die drei Punk­te und ich sage, ich möch­te eine neue Notiz aus die­ser Vor­la­ge erstel­len. Das ist wich­tig. Wenn ich hier nur auf Vor­la­ge kli­cke, wür­de ich die Vor­la­ge sel­ber ändern. Das kann ja gut sein, dass ich das im Lau­fe der Zeit immer wie­der wei­ter opti­mie­re. Das möch­te ich jetzt nicht. Ich möch­te eine neue erstel­len. Und des­we­gen gehe ich hier auf die drei Punk­te und sage neue Notiz aus Vor­la­ge. Ich muss dem Gan­zen einen Namen geben. Und jetzt ist es ein guter Brauch, da mit dem Datum anzu­fan­gen. Sagen wir, ich möch­te das am 23.. Febru­ar 2022 machen und das ist das all­ge­mei­ne.

Team Mee­ting. Unter Noti­zen kann ich jetzt wie­der aus­wäh­len, ob ich die hier mit ein­schlie­ßen soll, viel­leicht möch­te ich ja nur das obers­te Doku­ment neu erstel­len. Möch­te ich nicht. Ich sage nur eins, ich sage also ein­fach neue Notiz. Und jetzt bin ich hier oben in der Lis­te direkt damit beglückt wor­den, dass die­se Notiz erstellt wur­de. Ich bin aber immer noch in der Vor­la­ge. Allein des­we­gen ist es schon gut, wenn man den Titel ändert, damit man nicht hin­ter­her doch aus­ver­se­hen die Vor­la­ge ver­än­dert. Ich kli­cke hier ein­mal drauf. Und das ers­te, was ich mache, ist, dass ich die­se Notiz in zu einer ande­ren Notiz zuord­nen zwei den Bespre­chun­gen Pro­to­kol­len. Das mache ich ein­fach, indem ich die Notiz hier in der Sei­ten­leis­te kli­cke, ange­klickt las­se und dann auf Bespre­chun­gen Pro­to­kol­le zie­he. Und jetzt sieht man, ist hier ein klei­ner Pfeil erschie­nen und ich habe jetzt mei­ne Bespre­chung Pro­to­kol­le schön gesam­melt und kann auch in die­sem in die­sem Doku­ment qua­si dann eine Über­sicht erstel­len. Dazu gleich mehr. Jetzt zur eigent­li­chen Bespre­chung der Vor­la­ge. Wie arbei­tet man damit?

Das Schö­ne an Meis­ter­Task ist ja, dass man auch Tipps hin­ter­le­gen kann, oder Warn­bo­xen. Das habe ich jetzt auch gemacht, damit dann alle, die damit arbei­ten, damit auch wis­sen, wie sie damit umzu­ge­hen haben. Soll­te man natür­lich trotz­dem auch noch mal münd­lich erklä­ren. Nur digi­tal arbei­ten bedeu­tet ja nicht, dass man nicht mit­ein­an­der spre­chen soll­te. Und als aller­ers­tes habe ich hier die Teil­neh­mer. Und hier steht in der Info­box von mir rein­ge­schrie­ben bit­te hier die Teil­neh­mer des Mee­tings ein­tra­gen und Ein­trag dem jewei­li­gen Teil­neh­mer als Auf­ga­be zuwei­sen. War­um und wie funk­tio­niert das? Und was bedeu­tet das? Neh­men wir Teil­neh­mer eins. Das wäre jetzt ich. Und zuwei­sen bedeu­tet Ich erstel­le eine Auf­ga­be in Meis­ter­Task. Das funk­tio­niert in Meis­ter­No­te, wie in mei­nem Video auch schon gezeigt, immer neben einem Block. Wenn ich mit der Maus drü­ber gehe und hier auf die­sen Meis­ter­Task ange­lehn­ten Haken kli­cke. Jetzt möch­te er, dass ich eine Auf­ga­be hin­zu­fü­ge. Die nen­ne ich jetzt ein­fach Team Mee­ting 23. 2. 2022. Die­se Auf­ga­be gibt es noch nicht. Des­we­gen sage ich ein­fach Hin­zu­fü­gen, erstel­len.

Und die soll jetzt in dem Fall in das Team­board und zwar in mei­ne Spal­te. Und dann soll sie mir auch zuge­wie­sen wer­den. Der Sinn dahin­ter ist, dass jetzt einen Meis­ter­Task in einem Board. Wel­ches ist eigent­lich egal, weil es eine Zuwei­sung gibt. In einem Board eine Auf­ga­be erstellt wur­de mit dem Titel 23.02.22 Team Mee­ting. Und die ist mir zuge­wie­sen. Das heißt, in Meis­ter­Task sehe ich die­se Auf­ga­be auf mei­nem der Sport und habe so auch noch mal einen Remin­der, damit ich das Mee­ting nicht ver­ges­se. Ich kann dann sel­ber in Meis­ter­Task in die­ser Auf­ga­be auch noch ein Fäl­lig­keits­da­tum jeweils pas­send zu dem jewei­li­gen Mee­ting ein­stel­len. Lei­der geht das noch nicht, wenn ich hier eine Auf­ga­be erstel­le. Ich kann nur einen Titel ver­ge­ben und ich kann einen eine Zuwei­sung vor­neh­men. Lei­der kann ich hier noch nicht mit Fäl­lig­kei­ten arbei­ten. Das wäre ein schö­nes Fea­ture. Meis­terLabs wenn ihr zuhört, fänd ich toll, wenn man Auf­ga­ben an die­ser Stel­le noch etwas detail­lier­ter bear­bei­ten kann. Auch Text zuwei­sen wäre eine schö­ne Sache. Das wür­de ich jetzt ana­log für die ande­ren Teil­neh­mer machen.

Also sagen wir mal, ich habe hier mal einen Peter Busi­ness oder ich habe einen Felix Flei­ßigst. Und auch den wür­de ich jetzt jeweils die­sen Titel hier zuwei­sen. Was pas­siert jetzt, wenn jemand nicht kann oder sich jemand noch nicht sicher ist, ob er kann? Ich kann direkt hier in die­sem Ein­trag einen Kom­men­tar hin­zu­fü­gen. Neh­men wir an, ich wür­de jetzt sagen, ich schaf­fe es nicht pünkt­lich, dann schrei­be ich hier rein, kom­me erst 10 Minu­ten spä­ter aus dem Call. Bit­te ohne mich star­ten. Und jetzt, wenn ich das aus­blen­de, sieht man auch trotz­dem hier gibt es einen Kom­men­tar zu mei­nem Anwe­sen­heit. Sta­tus kann ich hier drauf­kli­cken, kann jeder machen und kann das auch beant­wor­ten, wenn er möch­te und sieht hier mei­ne Info, dass ich etwas spä­ter teil­neh­men wer­de. Damit hat sich es auch schon ganz gut erle­digt. Ob die wenn wenn es ist nicht ganz klar ist, wer über­haupt teil­nimmt. Man kann ja auch wei­te­re Punk­te noch ergän­zen. Das ist ja alles ein kol­la­bo­ra­ti­ves Tool. Das heißt, hier kön­nen auch ande­re noch Teil­neh­mer hin­zu­fü­gen, kön­nen das alles bear­bei­ten und Kom­men­ta­re hin­ter­las­sen.

Das darf man nicht ver­ges­sen, dass das alles ja von allen gleich­zei­tig bear­bei­tet wird und nicht nur von mir. So habe ich also eine schö­ne Teil­neh­mer­lis­te und kann auch Kom­men­ta­re über mei­nen Anwe­sen­heit Sta­tus hin­ter­las­sen. Und jetzt kom­men wir zu den eigent­li­chen The­men in der Info­box. Hier von mir steht hier Bit­te neue The­men sam­meln oder bestehen­de Auf­ga­ben aus Meis­ter­Task ver­lin­ken. Dar­un­ter zwei Abschnit­te, bestehen­de The­men, Auf­ga­ben und neue The­men und der ers­te Block bestehen­de The­men, Auf­ga­ben hat den Hin­ter­grund, dass man viel­leicht über Din­ge spre­chen möch­te, die schon eine Auf­ga­be sind und die kann man ja auch bestehend schon mit Meis­ter­No­te ver­knüp­fen, aus Meis­ter­Task her­aus. Das heißt, da krie­ge ich ein­fach drauf. Und jetzt steht hier zwar Auf­ga­be hin­zu­fü­gen, aber wie in mei­nem Ein­lei­tung Video auch schon gezeigt, ich kann hier auch bestehen­de Auf­ga­ben ver­knüp­fen. Ich muss nur danach suchen. Das heißt, wenn ich jetzt hier zum Bei­spiel nach Pet suche, soll­te Pet Poli­cy kom­men. Und da sieht man Pet Poli­cy Jour­fix und es hat den Tag Jour­fix. Wenn ich hier drauf­kli­cke, öff­net sich die­ser Auf­ga­be natür­lich auch direkt in Meis­ter­Task.

Ein Haken hat die gan­ze Sache, wenn ich hier nach etwas suche. Also jetzt sehen wir hier zum Bei­spiel Ich habe hier den Jour­fix Tag, dann kann ich danach lei­der nicht suchen. Ich kann nicht nach Tags hier suchen. Das ein­zi­ge, was Meis­ter­Task durch­sucht sind der Auf­ga­ben, Titel und der auf die Auf­ga­ben­be­schrei­bung. Also nicht nach Tags suchen und auch nicht nach Text aus den Kom­men­ta­ren suchen, das wird alles nicht gefun­den, wenn ich aus Meis­ter­No­te nach einer Auf­ga­be suche. Es wer­den nur Auf­ga­ben­be­schrei­bung und Auf­ga­ben Titel durch­sucht, aber das kann ich jetzt mit meh­re­ren machen. Also ich kann jetzt zum Bei­spiel noch auch über einen Kun­den spre­chen. Suchen wir mal nach Kun­de. Was habe ich da? Da habe ich ganz vie­le Bei­spie­le. Kun­den aus mei­nem Work­shops, Kun­de E zum Bei­spiel und so wei­ter und so wei­ter. Und auch wenn jetzt hier nur drei Mal die­ser Block war ich kann, selbst wenn der letz­te hier schon gefüllt sein soll­te, hier immer über das Plus einen neu­en Block hin­zu­fü­gen. In der Block Lis­te ganz nach unten scrol­len und auf Auf­ga­be erstel­len kli­cken.

Dann habe ich wie­der eine neue Auf­ga­be, die ich ver­knüp­fen kann. Das sind die bestehen­den Auf­ga­ben, der Work­flow für neue The­men ist ein wenig anders, weil hier wird erst ein­mal nur gesam­melt, was an The­men Wün­schen besteht. Das heißt, ich schrei­be hier zum Bei­spiel rein. Wir müs­sen zum Bei­spiel die, die die Office Räu­me reno­vie­ren. Sagen wir, ich will eine neue Wand­far­be Wand­far­be bestim­men. Ande­res Topic könn­te sein, ich hat­te gera­de schon erwähnt Pet Poli­cy um eine bestehen­de Auf­ga­be Ein­ver­ständ­nis. Ein­ver­ständ­nis, Pet Poli­cy, All­er­gi­ker Fra­ge­zei­chen. Dann beschäf­ti­gen wir uns viel­leicht mit einem neu­en Tele­fon Sys­tem für unser neu­es Büro. Und so wei­ter und so fort. Hier kann ich also. Hier kann ich also diver­se The­men sam­meln. Das Schö­ne ist, wenn die Lis­te ein­mal voll ist, kann ich natür­lich hier auch wie­der über das Plus, das Gan­ze ergän­zen bzw. ist Meis­ter­No­te auch intel­li­gent. Wenn ich jetzt hier zum Bei­spiel rein­schrei­be Som­mer­fest orga­ni­sie­ren und hier ein­fach Return drü­cke, führt Meis­ter­Task die­se Lis­te ein­fach wei­ter fort. Wenn ich noch mal Return drü­cke, wird das gelöscht und ich kann einen neu­en Block defi­nie­ren.

Hier wer­den also im Vor­feld alle The­men gesam­melt, die neu sind, dies noch nicht als Meis­ter­Task Auf­ga­be gibt und dann kann in der Bespre­chung ent­schie­den wer­den. Was soll damit pas­sie­ren? Ich kann also ent­we­der sagen, ich möch­te die­sen Block durch­ge­stri­chen haben, weil wir haben ihn viel­leicht schon end­gül­tig bespro­chen, dann ist das erle­digt. Oder ich kann auch aus sol­chen neu­en The­men Auf­ga­ben gene­rie­ren. Wäh­rend des Mee­tings schon. Das heißt, ich kann hier zum Bei­spiel sagen Tele­fon, Sys­tem. Da möch­te ich eine neue Auf­ga­be erstel­len. Das heißt, ich schrei­be hier ein­mal Tele­fon, Sys­tem, Meis­ter­Task schaut jetzt wie­der oder bezie­hungs­wei­se Meis­ter­No­te, ob in den Meis­ter­Task Auf­ga­ben etwas waren. Es ist nicht. Das heißt, ich kli­cke auf Tele­fon Sys­tem erstel­len. Ich wäh­le ein Board aus, neh­me das Team Board. Ich wäh­le eine Spal­te aus. Sagen wir mal, dar­um küm­mert sich Peter und ich weiß es auch direkt zu. Und jetzt sieht man der Punkt 3 Tele­fon Sys­tem ist Peter zuge­wie­sen und auch wenn ich hier jetzt wie­der drauf­kli­cke, sehe ich ganz kurz die Auf­ga­be, die ich gera­de neu erstellt habe.

Kann hier wie­der drauf kli­cken, lan­det dann in Meis­ter­Task in der Auf­ga­be selbst. So wer­den aus Bespre­chungs­tisch eben direkt ver­bind­li­che Auf­ga­ben mit einer Zuwei­sung. Und dadurch sind sol­che Auf­ga­ben direkt viel nach­hal­ti­ger. Es lässt sich viel eher ver­fol­gen, ob da was wei­ter dran getan wird und es gibt eine Zustän­dig­keit. Das ist wirk­lich super und super prak­tisch und macht die Bespre­chun­gen deut­lich effi­zi­en­ter. Aber wir ken­nen das alle Bespre­chun­gen und wir haben hin­ter­her kei­ne Zustän­dig­kei­ten geklärt. Und dann ver­ges­sen wir eigent­lich, was wir da beschlos­sen haben und wer dafür zustän­dig sein soll­te. Nun habe ich die­ses Mee­ting abge­hal­ten und ich habe es. Ich habe das alles schön doku­men­tiert. Jetzt ist die Fra­ge Wie kann ich das jetzt gebün­delt sam­meln? Und dazu hat­te ich ja hier die­ses Doku­ment. Das heißt, das wür­de ich jetzt ganz ger­ne eine Lis­te mei­ner Bespre­chun­gen Pro­to­kol­le drin haben. Zum einen ist es ja so, dass ich hier direkt rein­kli­cken könn­te, aber viel­leicht möch­te ich zu den Bespre­chun­gen auch noch mich etwas inten­si­ver, all­ge­mei­ner aus­tau­schen. Und das ist ganz ein­fach, weil wenn ich hier drauf­kli­cke, kann ich in dem Doku­ment sel­ber eine Ver­lin­kung erzeu­gen.

Das heißt, ich kann, wenn ich hier auf einen belie­bi­gen Punkt gehe, sagen ein Teil­neh­mer und auf dem Block kli­cke, kann ich sagen Link kopie­ren. Und den mei­nen Bespre­chun­gen, Pro­to­kol­le, Doku­ment kann ich jetzt sagen Link ein kann ich jetzt einen Text hin­zu­fü­gen? Sagen wir machen eine Auf­zäh­lung. Vom das was der 23. 02. 2022. Und ich kann hier sagen, da soll ein Link rein. Ich füge hin­zu. Und jetzt sieht man, ist das gleich ent­spre­chend mar­kiert. Das Schö­ne ist, wenn ich hier noch eine Auf­lis­tung habe, dass ich hier noch mal dazu auch wei­te­re Inhal­te hin­zu­fü­gen kann. Also wenn ich jetzt zum Bei­spiel da irgend­wel­che Doku­men­te noch geson­dert gesam­melt wer­den sol­len, die nicht in das Pro­to­koll sein kann, das hier drun­ter ste­hen. Und ich kann dar­über auch noch ein­mal dis­ku­tie­ren in Form von Kom­men­ta­ren. Also ich kann hier zum Bei­spiel schrei­ben war ein tol­les Mee­ting. @Björn Bob­ach Ich habe mit mir selbst geschrie­ben, aber da könn­te ich jetzt natür­lich auch wenn es meh­re­re gäbe, alle erwäh­nen. Und so för­de­re ich die Kom­mu­ni­ka­ti­ons­kul­tur auch im Nach­gang von sol­chen Bespre­chun­gen und habe hier eine schö­ne Lis­te.

Wie gesagt, ich kann mich auch hier durch­kli­cken, aber hier habe ich die Mög­lich­keit, noch viel­leicht etwas mehr zu doku­men­tie­ren. Das war mal ein Bei­spiel für eine nach­hal­ti­ge Vor­la­ge und für ein nach­hal­ti­ges Vor­ge­hen bei Bespre­chun­gen. Wie gesagt, am Anfang schon. Ich habe die Mög­lich­keit ja auch in Meis­ter­Task in einem Pro­jekt sel­ber über die Tags und die Fil­ter Bespre­chun­gen abzu­hal­ten. Das, was ich hier gezeigt habe, eig­net sich ganz gut, wenn man Bespre­chun­gen macht, die nicht nur über ein Pro­jekt gehen, son­dern all­ge­mei­ne­re The­men behan­deln. Und viel­leicht ab und zu Auf­ga­ben aus einem Pro­jekt auch auf­grei­fen sol­len. Ich hof­fe, das hat euch gefal­len. Ihr könnt was damit anfan­gen. Ich freue mich immer über Kom­men­ta­re und Anre­gun­gen und Fra­gen, ent­we­der als Kom­men­tar zu dem Video oder auch ger­ne per Mail über mei­ne Web­site. Ich bedan­ke mich fürs Zuhö­ren und sage, bis bald.