Video Tutorial: Zeiterfassung mit MeisterTask

Meis­ter­Task ist ein sehr mäch­ti­ges und umfas­sen­des Kan­ban Tool mit dem man fast jeden Pro­zess abbil­den kann. In Meis­ter­Task Pro gibt es aus­ser­dem eine Funk­ti­on zur Zeit­er­fas­sung. In die­sem Video auf mei­nem You­Tube Kanal zei­ge ich euch, wie ihr die­se Funk­ti­on kon­fi­gu­riert und sinn­voll ein­setzt.

Hier das Tran­skript des Vide­os:

Hal­lo. Herz­lich Will­kom­men. Ich bin Björn Bob­ach und ich ver­su­che Tech­nik begreif­bar zu machen. In die­ser Fol­ge geht es um etwas, das Leser mei­nes Blogs schon ken­nen. Und zwar um Meis­ter Task. Meis­ter Task ist ein Kan­ban-Sys­tem zur Pro­jekt­ver­wal­tung. Und das ist ein sehr sehr mäch­ti­ges Tool. Und in Meis­ter Task, etwas ver­steckt, ist eine Funk­ti­on zur Zeit­er­fas­sung. Bedin­gung dafür ist, dass man Meis­ter Task pro abon­niert hat. Ich fin­de, dass soll­te jeder tun, der damit wirk­lich ernst­haft arbei­ten will. Und mit die­ser Zeit­er­fas­sung kann man zum Bei­spiel auch als Selb­stän­di­ger stun­den­ge­nau abrech­nen, wie viel Zeit man für ein Pro­jekt braucht. In die­sem Video möch­te ich euch ein­mal zei­gen, wie das funk­tio­niert.

Ja, da sind wir in Meis­ter Task. Ich habe jetzt für die­ses Bei­spiel ein neu­es Board ange­legt. Das heißt Auf­trags­board. Und noch­mal zur Erin­ne­rung, die­se Funk­ti­on ist nur mög­lich mit Meis­ter Task pro. Das wür­de ich aber, wie schon gesagt, jedem ans Herz legen, weil es ein­fach viel viel kom­for­ta­bler ist. Ich zei­ge euch jetzt ein­mal, wie man das ein­rich­ten kann. Das ist wirk­lich sehr ein­fach. In die­sem Bei­spiel habe ich drei Spal­ten, lau­fen­de Pro­jek­te, aktu­el­le Arbeit und erle­digt. In lau­fen­de Pro­jek­te habe ich schon drei Auf­trags­kar­ten, drei Tasks hin­ter­legt. Die Idee ist jetzt, dass ich hier qua­si mei­ne aktu­el­len Pro­jek­te drin habe. Und wenn aktiv dar­an gear­bei­tet wird, wer­den die in aktu­ell in Arbeit ver­scho­ben. Das heißt, sobald sie in die­ser Spal­te lan­den, muss die Zeit­er­fas­sung akti­viert wer­den. Ganz ein­fach ein­ge­rich­tet. In der Spal­te oben auf das Drei­eck tip­pen, dann auf Aktio­nen und dann auf Akti­on hin­zu­fü­gen. Jetzt habe ich hier eine Lis­te mit allen mög­li­chen Smart-Actions. Das ist, wie gesagt, sehr sehr umfang­reich, was man da machen kann. Ich möch­te aber die Zeit­er­fas­sung der Auf­ga­be star­ten und das ist jetzt das, was stan­dard­mä­ßig ange­zeigt wird. Die Zeit­er­fas­sungs­funk­ti­on ist einem Board nicht stan­dard­mä­ßig an. Das müs­sen wir ein­mal akti­vie­ren. Ist ganz ein­fach gemacht. Auf die­sen Link kli­cken und dann seht ihr hier direkt Zeit­er­fas­sung, ein­schal­ten, fer­tig. Und jetzt das Gan­ze noch­mal wie eben. Das Drei­eck, Aktio­nen, Akti­on hin­zu­fü­gen, Zeit­er­fas­sung der Auf­ga­be, in die­sem Fall star­ten, nicht stop­pen, weil wir wol­len sie ja hier star­ten. Ist ein­ge­rich­tet. Sieht man jetzt in dem Fall auch durch die­ses rote Sym­bol hier, die­se sti­li­sier­te Stopp­uhr. Jetzt müs­sen wir das Gan­ze aber auch wie­der been­den. Das heißt, wenn die Auf­ga­ben hier bear­bei­tet wur­den und zurück in lau­fen­de Pro­jek­te gescho­ben wer­den, müs­sen wir die Zeit­er­fas­sung hier wie­der aus­schal­ten. Also, wie­der eine Akti­on hin­zu­fü­gen, Zeit­er­fas­sung der Auf­ga­be stop­pen in dem Fall. Auf fer­tig. Ist hin­zu­ge­fügt, wird jetzt hier nicht ange­zeigt, weil es hier schon Auf­ga­ben drin gibt. Ist aber hin­ter­legt. Das reicht noch nicht, weil manch­mal ja Pro­jek­te auch, nach­dem sie in Arbeit waren, erle­digt sind und nicht mehr lau­fend sind, son­dern erle­digt. Also müs­sen wir hier auch noch eine Smart-Action hin­zu­fü­gen. Zeit­er­fas­sung der Auf­ga­be stop­pen, auf fer­tig und erle­digt. Im Übri­gen könn­te man jetzt in die Erle­digt-Spal­te zum Bei­spiel auch noch hin­ter­le­gen, dass auto­ma­tisch eine E‑Mail an die Buch­hal­tung geht, dass eine Rech­nung geschrie­ben wer­den soll. Alles Mög­li­che wäre da noch mög­lich. In dem Fall wol­len wir es auf die Zeit­er­fas­sung beschrän­ken. Wie sieht das dann in der Pra­xis aus? Ich neh­me jetzt also hier eine Auf­ga­be und wer­fe die in aktu­ell in Arbeit. Und jetzt ist die Zeit­er­fas­sung gestar­tet. Wie kann ich das über­prü­fen? Wenn ich hier dop­pelt kli­cke, sehe ich schon einen gro­ßen roten Bal­ken und hier lau­fen jetzt die Sekun­den run­ter. Das wird dann spä­ter an ande­rer Stel­le noch­mal gesam­melt ange­zeigt. Das zei­ge ich euch gleich. Jetzt las­se ich die Auf­ga­be ein­fach mal im Hin­ter­grund wei­ter­lau­fen. Weil, was ich euch auch noch zei­gen möch­te, ist, die Auf­ga­be ist mir jetzt zuge­wie­sen. Das sind nicht zuge­wie­se­ne Auf­ga­ben. Die könn­te jetzt also jemand, der Zugriff auf die­ses Board hat, ein­fach anfas­sen und auch hier rein­wer­fen. Und dann wird hier trotz­dem hin­ter­legt, wer gera­de ange­fan­gen hat, an der Auf­ga­be zu arbei­ten. Die Zeit wird natür­lich ent­spre­chend erfasst. So. Dann wol­len wir das Gan­ze jetzt wei­ter spin­nen. Das heißt, ich habe jetzt auf­ge­hört, an den Pro­jek­ten zu arbei­ten, lege die zurück in lau­fen­de Pro­jek­te. Und wo wird das Gan­ze jetzt ange­zeigt? Oben rechts hat man immer sei­nen Pro­fil-Icon. Da tip­pe ich ein­mal drauf. Und das ist jetzt unter Sta­tis­ti­ken. Ein­mal hier drauf tip­pen und dann links auf Zeit­er­fas­sung. Und da sieht man schon, 0,03 Stun­den ist aktu­ell erfasst. Also nicht wirk­lich viel. Da sieht man top-akti­ve Benut­zer. Man kann sich das Gan­ze als Dia­gramm anzei­gen las­sen, man kann sich das als Tabel­le anzei­gen las­sen. Das ist natür­lich viel viel genau­er. Der run­det auf auf vol­le Minu­ten. Das macht wohl Sinn, weil sekun­den­ge­naue Abrech­nung ist sehr sel­ten. Aber man kann sich den Zeit­rah­men ein­stel­len. Sehr sehr span­nen­de Funk­ti­on. Sehr span­nend. Man kann sich damit jetzt sehr sehr viel vor­stel­len, abge­se­hen von so einer Pro­jekt­ab­wick­lung zum Bei­spiel über län­ge­re Pro­jek­te, zum Bei­spiel Web-Ent­wick­lung, sol­che Sachen, könn­te man auch ein Ticket-Sys­tem machen. Ein­fach, um eine Sta­tis­tik zu haben, wie lan­ge brau­chen wir, bis wir eine Kun­den­an­fra­ge beant­wor­tet haben? Wie lan­ge brau­chen wir, um einen Bug aus­zu­mer­zen? Sol­che Sachen könn­te man hier sta­tis­tisch erfas­sen, abge­se­hen natür­lich von der Abrech­nung. Also, nicht schwer und sehr sehr schnell ein­ge­rich­tet.

Also, sehr sehr ein­fach und sehr sehr schnell ein­ge­rich­tet. Ihr seht, das ist kei­ne gro­ße Kunst. Und damit wird Meis­ter Task eigent­lich noch viel viel mehr, als es sowie­so schon ist. Weil, man kann damit tat­säch­lich auch die Stun­den­zahl für sei­ne Abrech­nung spä­ter gene­rie­ren. Also sehr sehr prak­tisch. Ich freue mich auf das nächs­te Mal. Ciao.