Meetings besser gestalten

Wie­so soll­te man Mee­tings bes­ser gestal­ten? Bespre­chun­gen wer­den bei vie­len zur unlieb­sa­men Pflicht. Wenn ich mit Teams arbei­te, aber auch häu­fig in Ein­zel­coa­chings höre ich Din­ge wie:

⚡️ unse­re Mee­tings sind immer ohne Ergeb­nis­se

⚡️ bei 90% der Bespre­chun­gen müss­te ich gar nicht anwe­send sein

⚡️ was wir in Mee­tings bespre­chen wird selten/nie umge­setzt

⚡️ mei­ne per­sön­li­che Wirk­sam­keit in Mee­tings ist ein­ge­schränkt

Sehr scha­de, denn eigent­lich ist es doch etwas Tol­les, wenn Men­schen sich zusam­men­set­zen, um das Errei­chen eines gemein­sa­men Ziels zu bespre­chen. Aber es gibt sich immer wie­der­ho­len­de Feh­ler, die erfolg­rei­che Mee­tings ver­hin­dern. In die­ser Pod­cast-Fol­ge erklä­re ich.

• wie man mit einer bes­se­ren Vor­be­rei­tung Mee­tings effi­zi­ent pla­nen kann
• mit wel­chen Ver­hal­tens­re­geln wäh­rend des Mee­tings, die­se nicht lang­wei­lig, son­dern span­nend wer­den
• wie man dafür sor­gen kann, dass Mee­tings nach­hal­tig sind und einen Impact haben
• wie digi­ta­le Tools (wie z.B. Meis­ter­Task) hel­fen kön­nen

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Ich freue mich über Anmer­kun­gen und The­men­wün­sche in den Kom­men­tar­funk­tio­nen. Natür­lich sind auch – hof­fent­lich posi­ti­ve – Bewer­tun­gen toll ☺️

Hier die Tran­skrip­ti­on des Pod­casts:

Herz­lich will­kom­men zu einer neu­en Fol­ge von Klar­sicht, dem Coa­ching Pod­cast mit mir, Björn Bob­ach. Ich freue mich, dass ihr dabei seid. Und heu­te habe ich das The­ma Mee­tings bes­ser gestal­ten für euch. Wie kom­me ich dar­auf? Ich beschäf­ti­ge mich in mei­nem beruf­li­chen Dasein oft auch mit Teams in Fir­men ver­schie­dens­ter Grö­ßen. Ich gebe da Work­shops für Soft­ware Tools oder auch für Kom­mu­ni­ka­ti­on und… Etwas, was immer wie­der beklagt wird, ist, unse­re Mee­tings sind nicht gut. Also da gibt es rich­tig Ableh­nun­gen, Leu­te gehen da nicht ger­ne hin zu ihren wöchent­li­chen Mee­tings oder Joe Fix, wie sie ja auch mitt­ler­wei­le oft genannt wer­den. Aber über­ra­schen­der­wei­se begeg­net mir das auch im Ein­zel­coa­ching recht häu­fig, dass jemand vor mir sitzt, der sagt, es frus­triert ihn an sei­nem Job, dass er an so vie­len, und ich zitie­re, dass jetzt mal sinn­frei­en Mee­tings teil­nimmt. Und das ist doch eigent­lich sehr scha­de, weil Mee­tings doch eigent­lich eine ein­rich­tung sind man kann sich aus­tau­schen es geht dar­um die gesam­te leis­tung des teams nach vor­ne zu brin­gen alle auf einen stand zu brin­gen also eigent­lich vom prin­zip her eine sehr gute sache also wie­so ist es häu­fig so dass es in teams beklagt wird oder auch von ein­zel­nen beklagt wird dass die mee­tings nicht gut sind und ich habe hier eigent­lich immer wie­der drei kern pro­ble­ma­ti­ken aus­ge­macht und das sind zum einen die mee­ting vor­be­rei­tung dann die durch­füh­rung des und die Nach­hal­tig­keit, die Wirk­sam­keit der Mee­tings, die häu­fig von den Teil­neh­men­den beklagt wird. Und die­sen drei Ober­the­men möch­te ich mich heu­te mal wid­men. Also fan­gen wir an mit der Mee­ting-Vor­be­rei­tung. Das fängt schon damit an zu ent­schei­den, wer an einem Mee­ting über­haupt teil­neh­men soll. Und was ich oft sehe, wenn ich mich dann mit einer… Fir­ma zum Bei­spiel mit die­sem The­ma beschäf­ti­ge, ist, dass Mee­tings eigent­lich immer an die glei­chen Ver­tei­ler­lis­ten, also die Ein­la­dung zu den Mee­tings, an die glei­chen Ver­tei­ler­lis­ten geschickt wer­den. Also monat­lich ein Mee­ting für alle, wöchent­lich ein Mee­ting für eine ande­re Grup­pe und so wei­ter und so fort. Und da ist es so, wenn man da mal den Sinn hin­ter­fragt und … muss denn da wirk­lich immer jeder dabei sein? Eigent­lich nach kur­zem Nach­den­ken immer ein ein­deu­ti­ges Nein kommt. Des­we­gen soll­te man sich fra­gen bei jeder Ein­la­dung, wer muss hier wirk­lich teil­neh­men und für wen ist das jetzt wirk­lich rele­vant? Müs­sen immer alle Pro­jekt­lei­ter teil­neh­men, wenn wir gar nicht über alle Pro­jek­te spre­chen? Ist es wirk­lich so wich­tig? Ist es so, dass wirk­lich es nötig ist, dass sich ein­mal in der Woche und manch­mal sogar zwei­mal in der Woche das gesam­te Team trifft, ist das not­wen­dig? Das soll­te man viel­leicht auch die ein­zel­nen Teil­neh­mer befra­gen, das Team fra­gen und hier wirk­lich nach ehr­li­chem Feed­back mal suchen. Viel­leicht auch mit einer Umfra­ge in grö­ße­ren Fir­men, die anonym ist, inwie­weit es eigent­lich rele­vant für die ein­zel­nen Mit­ar­bei­ter ist, wirk­lich in der Fre­quenz sich zu tref­fen. Weil ich glau­be, grund­sätz­lich ist es so, dass natür­lich der Aus­tausch und die Bespre­chung an sich eine wich­ti­ge Kom­po­nen­te ist, aber die Fre­quenz macht es ja ein­fach und auch wer in wel­cher Fre­quenz teil­neh­men muss. Vie­le sagen, wenn das zu häu­fig ist, graubt ihnen, dass die Zeit für wirk­lich wesent­lich ist und dann baut sich Frust auf und dann ist natür­lich die Stim­mung wäh­rend des Mee­tings auch nicht mehr wirk­lich die bes­te. Der nächs­te Teil in der Mee­ting-Vor­be­rei­tung ist, über was soll und muss denn eigent­lich gespro­chen wer­den? Was wer­den die The­men sein? Und da beob­ach­te ich, dass es in den regel­mä­ßi­gen Mee­tings, zum Bei­spiel in den Pro­jekt­be­spre­chun­gen, immer wie­der die glei­chen The­men gibt. Also es wird immer über das Glei­che gespro­chen, über die glei­chen Pro­jek­te, die in einer stump­fen Lis­te abge­ar­bei­tet wer­den. Und das wird auch oft von oben dik­tiert. Also dass zum Bei­spiel ein Vor­ge­setz­ter, ein Abtei­lungs- oder Bereichs­lei­ter sagt, es muss über jedes Pro­jekt gespro­chen wer­den. Wenn man die ein­zel­nen Mit­ar­bei­ter dann aber fragt, sind die Prio­ri­tä­ten hier ganz oft ganz unter­schied­lich. Zum Bei­spiel wol­len die nicht über ein Pro­jekt glo­bal spre­chen, son­dern die wol­len über ein­zel­ne Teil­be­rei­che eines Pro­jek­tes viel­leicht inten­si­ver spre­chen, nicht über das gan­ze Pro­jekt. Man­che sagen auch, im dem Pro­jekt gibt es die­se Woche gar nichts zu bespre­chen. Es ist nichts pas­siert, was rele­vant wäre, was man unbe­dingt mit allen ande­ren bespre­chen muss. Und trotz­dem wird die­se Lis­te dann abge­ar­bei­tet. Und auch das führt natür­lich zu Frust und sein unglaub­li­cher Zeit­kil­ler in sol­chen Mee­tings, wo ja auch oft die Zeit rela­tiv begrenzt ist. Also was wäre ein bes­se­res Vor­ge­hen? Die The­men von den Teil­neh­men­den selbst bestim­men las­sen. Und wie kann man das ein­fach anstel­len? Das geht beson­ders gut, wenn man mit digi­ta­len Tools arbei­tet. Ich pro­pa­gie­re ja immer wie­der mal Meis­ter­task und Meis­ter­no­te. Dafür kann er aber auch ande­re Tools natür­lich nut­zen. Nur ich habe die Erfah­rung gemacht, dass die­se Tools beson­ders gut ange­nom­men wer­den. Also dadurch die The­men von allen bestim­men las­sen. Demo­kra­tisch schau­en, wor­über muss und will jemand spre­chen. Und dann wird er auch ganz anders in sei­nen Mee­ting hin­ein­ge­hen, wenn er weiß, sei­ne The­men wer­den auf jeden Fall bespro­chen wer­den. Und die The­men, die er viel­leicht zu ver­ant­wor­ten hat, wo es aber nichts zu bespre­chen gibt, die nicht. Das ist eine ganz ande­re Art von Moti­va­ti­on, die dann ent­steht. Und die Agen­da für die­ses Mee­ting wird dann in dem Zug auch gleich von allen mög­lichst früh­zei­tig erstellt. Also man bekommt nicht so eine hal­be Stun­de, bevor das Mee­ting anfängt, eine Ein­la­dung mit einer Agen­da, die man in dem Moment das ers­te Mal sieht und viel­leicht aus allen Wol­ken fällt. Nein, die ent­steht im Vor­lauf des Mee­tings dann ganz orga­nisch über eine Woche oder zwei Wochen, wie viel Zeit auch immer dann zwi­schen den Mee­tings liegt. Und man kann sich in Ruhe dar­auf vor­be­rei­ten und ein­stel­len. Der zwei­te gro­ße The­men­kom­plex, war­um Mee­tings oft­mals nicht so erfolg­reich sind, ist die Durch­füh­rung des Mee­tings. Und das fängt mit der Ziel­set­zung an. Denn wel­ches Ziel soll ein Mee­ting über­haupt haben? Was ist das gemein­sa­me Ziel? Geht es nur um einen rei­nen Infor­ma­ti­ons­aus­tausch? Viel­leicht sogar nur von oben nach unten? Ist es so, dass die Geschäfts­lei­tung eigent­lich nur Din­ge ver­kün­den will? Oder sol­len Aktio­nen beschlos­sen wer­den? Da ist es ganz hilf­reich, sich die Erwar­tungs­hal­tung der Ein­la­den­den ein­mal ganz klar zu machen. Also, dass die, die das Mee­ting ein­be­ru­fen, viel­leicht im Vor­feld kom­mu­ni­zie­ren, was sie sich von die­sem Mee­ting ver­spre­chen. Und dann kann man natür­lich auch die Teil­neh­men­den wie­der befra­gen, was wün­schen sie sich denn als gemein­sa­mes Ziel von einem Mee­ting. Dann ist in der Durch­füh­rung der häu­figs­te Feh­ler eigent­lich, dass um den Tisch her­um­ge­spro­chen wird. Und damit mei­ne ich, man sitzt zum Bei­spiel im Kreis. Und man geht ein­mal rei um. Jeder darf was sagen und das geht qua­si ein­mal im Uhr­zei­ger­sinn von einem zum ande­ren. Und das ist unglaub­lich unpro­duk­tiv. Und das liegt dar­an, dass zum einen natür­lich der, der dran war, danach total abschal­tet. Also wenn jemand gespro­chen hat, wenn er weiß, jetzt bin ich dran, dann redet er viel­leicht zehn Minu­ten und dann ist der nächs­te dran. Und sagen wir mal ehr­lich, wenn das so ist, man weiß, man wird jetzt eigent­lich rei um nicht mehr dran­kom­men, dann schal­tet man schon mal ein paar Gän­ge run­ter. Das ist der eine Nach­teil dar­an. Der ande­re Nach­teil dar­an ist, dass das gar nichts mit den Prio­ri­tä­ten zu tun hat. Denn wir gehen ja hier nicht die Prio­ri­tä­ten vom Mit­ar­bei­ter zu Mit­ar­bei­ter, son­dern die Prio­ri­tä­ten soll­ten ja eigent­lich die Pro­jek­te vor­ge­ben oder die The­men vor­ge­ben. Und des­we­gen soll­te man nach The­men­ge­ord­net spre­chen. Und mein Tipp ist hier sogar ganz häu­fig nicht in einem Pro­jekt die The­men abar­bei­ten, son­dern viel­leicht von einem Pro­jekt zum ande­ren hüp­fen, auch wie­der hin und her. weil dann die Atmo­sphä­re wacher bleibt. Wenn wir nur ein Pro­jekt behan­deln und da alle The­men abge­hen, wer­den nach die­sem Pro­jekt alle wie­der abschal­ten, die in dem Pro­jekt betei­ligt waren. Weil sie den­ken, mein Pro­jekt war jetzt, jetzt kann ich wie­der den Kopf aus­schal­ten. Und ich bin hier mal ganz ehr­lich, das geht ja nicht nur ande­ren so, son­dern mir auch. Also ich ken­ne das, wenn mei­ne Din­ge durch­be­spro­chen sind in sol­chen Bespre­chun­gen. habe ich natür­lich auch den Kopf abge­schal­tet danach und ein biss­chen auf Durch­zug und habe gar nicht mehr viel mit­be­kom­men. Also das kann man, da kann man gegen­ar­bei­ten, indem man immer wie­der auch zu Pro­jek­ten zurück­kehrt und die The­men behan­delt. Zu einem ande­ren Pro­jekt geht ein The­ma behan­delt, wie­der zu dem ande­ren Pro­jekt, da ein The­ma rau­s­pickt. Auch das kann von einem Tool sehr schön vor­ge­ge­ben wer­den, wie ich eben schon erwähnt habe, was die Agen­da angeht, die man gemein­sam erklärt. Auch das kann in einem Tool defi­niert wer­den, in wel­cher Rei­hen­fol­ge man sol­che… besprecht, auch wenn man dadurch von einem Pro­jekt zum ande­ren und hin und her springt. Man soll­te außer­dem bei den The­men Unwich­ti­ges und nicht Rele­van­tes aus­blen­den. Und damit mei­ne ich alles, was nicht auf der Agen­da steht. Neh­men wir mal als Bei­spiel eine Pro­jekt­be­spre­chung über alle Pro­jek­te hin­weg. Und dann haben wir ja ganz oft die Pro­jekt­lis­te vor der Nase und jedes Pro­jekt wird bespro­chen. Das ist schon mal ein Zeit­kil­ler, weil nicht jedes Pro­jekt in der Regel bespro­chen wer­den muss. Wenn man sich jetzt im Vor­feld dar­auf einigt, wel­che Pro­jek­te bespro­chen wer­den, aber man trotz­dem die kom­plet­te Pro­jekt­lis­te wie­der… hin­legt und abar­bei­tet, wird man gezwun­ge­ner­ma­ßen irgend­wann dazu kom­men, dann doch über Din­ge zu spre­chen, über die man gar nicht spre­chen woll­te. Selbst wenn man sich dar­auf vor­her geei­nigt hat, das nicht zu tun. Wir funk­tio­nie­ren ein­fach so. Wir sehen dann irgend­was und dann kommt eine Rück­fra­ge, ach, was war denn da eigent­lich, selbst wenn es gar nicht wich­tig war. Und schon hat man den Faden ver­lo­ren. Also die Gefahr der Ablöbung ist viel zu groß. Man bleibt dann doch bei Irrele­van­tem hän­gen und des­we­gen Kon­zi. sein und nicht die kom­plet­te Pro­jekt­lis­te neh­men. Wie soll­te dann Bespro­che­nes eigent­lich fest­ge­hal­ten wer­den? Wie notiert man das? Wie doku­men­tiert man das? Ich glau­be, jeder von euch kennt das. Das sind so Pro­jekt­be­spre­chun­gen, Pro­to­kol­le, die dann nach so einem Mee­ting in einem CC-Ver­tei­ler an alle ein­mal rum­ge­schickt wer­den. Und Hand aufs Herz, wer von euch liest das wirk­lich und merkt sich das alles? Die meis­ten, mit denen ich spre­che in Coa­ching, sagen, sie lesen es gar nicht mehr, weil es ihnen dann auch wie­der viel zu viel Zeit raubt und sie waren ja auch anwe­send. Also müs­sen sie es gar nicht lesen. Das heißt, das lan­det direkt im E‑Mail Archiv und ist ver­ges­sen. Das heißt, die­ses Pro­to­koll wird eigent­lich sinn­frei erstellt und in einem Pro­to­koll wird auch kei­ne Nach­hal­tig­keit erzeugt, weil die Zustän­dig­keit dar­in nicht. fest­ge­hal­ten ist. Man kann es zwar drauf schrei­ben, aber es lan­det dann ja nicht auf indi­vi­du­el­len To-do-Lis­ten in irgend­ei­nem Tool, son­dern es steht nur in die­sem Pro­to­koll. Also mein Tipp hier, Bespro­che­nes sofort wäh­rend der Bespre­chung noch in einem geeig­ne­ten Tool, wie zum Bei­spiel Meis­ter­task oder ähn­li­chen Tools, direkt mit der Zustän­dig­keit fest­hal­ten. Also ein Tool wäh­len, wo man so eine, ein etwas was bespro­chen ist, eine Akti­on, die durch­ge­führt wer­den muss, direkt mit einem Nut­zer ver­bin­den kann. damit die­ser das dann auch direkt in sei­ner To-Do-Lis­te hat. Dadurch wird nichts ver­ges­sen. Es ist auch für alle sofort nach­voll­zieh­bar, wer zustän­dig ist, selbst wenn sie an die­ser Bespre­chung nicht teil­ge­nom­men haben, weil sie nicht konn­ten oder nicht soll­ten. Sie kön­nen es trotz­dem nach­voll­zie­hen, wenn sie sich in die­ses Tool bege­ben und sich ein­fach anschau­en, was ist da bespro­chen. Dazu gibt es übri­gens auch Vide­os von mir in mei­nem You­Tube-Kanal. Die wer­de ich auch noch ver­lin­ken in der Beschrei­bung die­ser Fol­ge. Der drit­te Kom­plex, war­um Mee­tings als nicht erfolg­reich bewer­tet wer­den, ist die Wirk­sam­keit des Mee­tings und die Nach­hal­tig­keit. Also vie­le bekla­gen, Mee­tings ver­än­dern nichts. Es wird nur gere­det und nie­mand hält sich an das, was bespro­chen wird. Und also hat es eigent­lich nichts bewirkt. Wie zuvor erwähnt, soll­te man also gleich fest­hal­ten, wer dann für die Din­ge zustän­dig ist in einem geeig­ne­ten Tool. Und man soll­te sich nicht mit For­mu­lie­run­gen wie Irgend­wer soll es erle­di­gen oder wir wer­den das erle­di­gen oder noch schlim­mer, ihr wer­det das erle­di­gen abge­ben. Also direkt eine Zustän­dig­keit fest­hal­ten, die an eine Per­son geknüpft ist am bes­ten. Auch nicht an ein Team, son­dern wirk­lich an eine Per­son, wenn in einem Team, weil es dann hin­ter­her auch wie­der nicht mehr wer dafür zustän­dig ist, da direkt jeman­den ver­ant­wort­lich erklä­ren, der dann dafür zustän­dig ist. Die The­men, die man bespro­chen hat, soll­ten in einem geeig­ne­ten Abstand wie­der auf der Agen­da lan­den. Das ist auch ganz wich­tig. Also nicht etwas bespre­chen, ja, das machen wir mal und dann haben wir es trotz­dem alle ver­ges­sen, son­dern nein, man soll­te sofort mit­be­spre­chen, wann man das wie­der auf die Agen­da setzt. Und hier der Tipp, mit allen einen rea­lis­ti­schen, mit Aus­ru­fungs­zei­chen dahin­ter, Zeit­rah­men bespre­chen, wann es sinn­voll ist. Also nicht jetzt aus Prin­zip schon eine Woche spä­ter wie­der drü­ber spre­chen. Weil dann kann es sein, dass man dann sagt, gibt’s nicht zu berich­ten, und dann sagt man viel­leicht noch mal eine Woche spä­ter, es gibt nicht zu berich­ten, und dann lang­weilt es alle, und dann streicht man das gan­ze The­ma wie­der, oder es gerät in Ver­ges­sen­heit. Des­we­gen direkt, wenn man etwas bespricht, eine Akti­on bespricht, auch fest­hal­ten, wann sol­len wir da rea­lis­ti­scher­wei­se wie­der drü­ber spre­chen, und dann einen Zeit­rah­men aus­wäh­len, wo es dann auch wirk­lich etwas zu berich­ten gibt und viel­leicht auch schon einen Impact von die­ser Akti­on mess­bar ist. Und jetzt zum Abschluss ein ganz gro­ßer Tipp. Jedes Mee­ting soll­te mit einer Feed­back­run­de enden. Und zwar soll­ten dann alle Teil­neh­men­den, sofern das mög­lich ist, wenn die Teil­neh­mer­zahl nicht zu groß ist, ein­mal gefragt wer­den, wie effek­tiv die­ses Mee­ting für sie war. Man soll­te sie fra­gen, ist über das gespro­chen, was ihnen wich­tig gewe­sen ist oder ist irgend­was offen geblie­ben? Gibt es irgend­wel­che Fra­gen noch, die noch nicht geklärt sind? Oder gibt es Ver­bes­se­rungs­vor­schlä­ge für die nächs­ten Bespre­chun­gen? Also wirk­lich die letz­ten Minu­ten, die letz­ten fünf Minu­ten eines jeden Mee­tings dafür nut­zen rei um. Und da kann man dann wirk­lich rei umge­hen zu fra­gen, wie gut war das heu­te? Gibt es noch offe­ne Fra­gen? Und was kön­nen wir beim nächs­ten Mee­ting bes­ser machen? Wenn man das durch­hält und wirk­lich jedes Mee­ting so been­det, wer­det ihr erle­ben, dass eure Mee­tings mit der Zeit immer bes­ser wer­den und wirk­lich sich von Mal zu Mal ent­wi­ckeln. die das prak­ti­zie­ren, machen das auch nach ein paar Jah­ren immer noch. Und dann kommt viel­leicht nicht mehr so viel Ver­bes­se­rungs­vor­schlag, aber wenn dann doch etwas pas­siert ist oder irgend­et­was auf­tritt, was viel­leicht so ein biss­chen den guten Ablauf gestört hat, fällt das sofort auf und kann auch dann bear­bei­tet und gemein­sam eli­mi­niert wer­den. Also wirk­lich jedes Mee­ting mit einer Feed­back­run­de been­den. Wie gut war es? Wie effek­tiv war es? Was kön­nen wir beim nächs­ten Mal bes­ser machen? Wie lau­fen eure Mee­tings ab? Ich wür­de mich freu­en über Kom­men­ta­re oder auch Nach­rich­ten per Mail, mei­ne Kon­takt­da­ten wie immer über mei­ne Web­site oder unter die­ser Pod­cast­fol­ge in der Beschrei­bung. Ich bedan­ke mich fürs Zuhö­ren und freue mich aufs nächs­te Mal. Bis bald, ciao!