Viele haben Angst vor der Einführung eines neuen digitalen Tools wie MeisterTask, Asana, Teams und vielen mehr. Dahinter stecken oft Vorurteile, was die Arbeit mit solchen Tools angeht.
In diesem Video beleuchte ich aus Coach Perspektive, was die Natur und Gründe solcher Vorurteile sind, wie man mit ihnen umgehen sollte und wie man sie möglichst effektiv und nachhaltig ausräumen kann.
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Hier die Transkription des Videos:
Hallo und herzlich willkommen zu einem neuen Video von mir. Heute verbinde ich zwei meiner Leidenschaften, nämlich digitale Tools und meine Coaching-Leidenschaft miteinander und gehe auf ein Thema ein, das mir in meinen Workshops zu MeisterTask, aber auch zu anderen digitalen Tools immer wieder begegnet. Und das ist die Vorurteile vor digitalen Tools wie MeisterTask. MeisterTask ist da ein Beispiel, aber es gibt die vor allen möglichen Tools. Da kann man auch Asana nennen, Trello nennen, Slack nennen, Teams, was auch immer. Digitale Tools rufen bei vielen Vorurteile hervor oder Bedenken. Und die begegnen mir in meinen Workshops. Und ich möchte einmal darauf eingehen, welche das sind die fünf häufigsten. Und was man damit tun kann und wie man damit umgehen sollte, wenn es einen selbst betrifft. Vielleicht. Oder auch wenn es ein Team betrifft, das man vielleicht als Führungskraft anleitet. Also heute sprechen wir darüber, was Vorurteile sind und wie sie entstehen. Die fünf häufigsten Vorurteile, die ich in meinen Workshops immer wieder sehe und auch, wie man diese Vorurteile entkräften kann.
Also, was sind Vorurteile? Grundsätzlich sind Vorurteile immer persönlich. Sie betreffen immer nur mich selbst. Selbst wenn es in einer Gesellschaft ein gehäuft Vorurteil gibt, muss es eine persönliche Konstellation in mir selber geben, die dazu führt, dass ich dieses Vorurteil annehme. Und Vorurteile haben immer damit zu tun, was man für Erfahrungen in der Vergangenheit gemacht hat. Ganz konkret zum Beispiel bei digitalen Tools. Vielleicht ist mal eins eingeführt worden, man hat es nicht verstanden oder das wurde nicht beherzt eingeführt, es gab keinen Workshop dazu und dann wurde es irgendwann eingestampft oder vergessen. Solche Erfahrungen spielen da mit rein. Das eigene Wertesystem spielt da mit rein. Bin ich jemand, der zum Beispiel als Wert persönlichen Kontakt hat? Und habe ich Angst, dass ein digitales Tool das unterminiert, dass ich dadurch weniger persönliche Kontakte habe? Solche Sachen. Die eigenen Bedürfnisse sind ganz wichtig. Also, dass ich zum Beispiel, wenn ich jetzt genau wie gerade bei Beispiel, gern den persönlichen, zwischenmenschlichen Kontakt habe, habe ich vielleicht Sorge, dass ein digitales mich vereinsamen lässt.
Andersherum kann es aber auch sein Ich bin vielleicht ein Eigenbrötler, lass andere nicht gerne in die Karten schauen, was ich gerade tue und ein digitales Tool ermöglicht. Das fühle ich mich damit vielleicht unwohl. Das kann ein Grund sein, dass ein Vorurteil entsteht. Die Glaubenssätze sind ganz, ganz wichtig. Das auch ein Thema, das im Coaching immer wieder vorkommt. Glaubenssatz in dem Kontext kann zum Beispiel sein Ich kann nicht gut mit Computern umgehen, ich bin nicht gut mit meinem Smartphone, mit meinem Tablet. Wie auch immer, ich lerne langsam. All solche Glaubenssätze können Vorurteile befeuern. Und ganz grundsätzlich sind Vorurteile immer emotional verankert. Die sind selten rational, sondern immer emotional gebunden. Die rufen irgendwelche Emotionen aus. Angst, Misstrauen, Selbstzweifel all solche Dinge sind in Vorurteilen immer verankert. Also wie sollte man mit Vorurteilen ganz grundsätzlich umgehen? Zum einen sollte man Vorurteile immer anerkennen, also wenn man jemandem begegnet, der ein solches Vorurteil hat. Ich begegne solchen Leuten in Workshops. Immer sollte man das anerkennen. Man sollte nie das zur Seite wünschen und sagen Ach, das stimmt nicht.
Oder schlimmer noch Du hast keine Ahnung oder Du irrst dich, oder Das spielt keine Rolle. Solche Dinge sind gefährlich. Also immer anerkennen und annehmen, dass jemand so ein Vorurteil hat. Man sollte sie immer nachvollziehen, denn Vorurteile sind auch von Außenstehenden meistens objektiv begründbar. So wie ich vorher erklärt habe, wie Vorurteile entstehen, kann man auch rational und objektiv erklären, warum jemand so ein Vorurteil hat. Das Beispiel mit dem Tool, das vielleicht mal eingeführt wurde und dann nicht beherzt umgesetzt wurde, ist so ein Beispiel. Man kann nachvollziehen. Ich kann nachvollziehen, dass du denkst, das wird doch eh wieder nichts, weil wir hatten das schon mal, aber wir machen es diesmal anders. Es gibt zum Beispiel einen Workshop, also man kann es nachvollziehen, dass ein Vorurteil besteht und entkräften. Auch wenn gerade im Beispiel den rationalen Weg die rationale Ebene suchen, erklären. Es war damals so, jetzt machen wir es anders. Aber dabei die emotionale Komponente nicht vergessen immer anerkennen, dass da vielleicht jemand Sorge hat, Ängste hat, Versagensängste zum Beispiel auch, aber versuchen, das auf einem rationalen Weg und einer rationalen Ebene zu erklären, warum es diesmal anders sein wird.
Das sind die drei Haupt Schritte, mit denen man Vorurteile aus dem Weg räumen kann. Ganz wichtig anerkennen, nachvollziehen und entkräften. Die fünf häufigsten Vorurteile in meinen Workshops. Und da muss ich ein bisschen schmunzeln, weil es tatsächlich in jedem Workshop, den ich gebe, so diese Sätze eigentlich fallen. Und ich bin mir fast sicher, wenn ihr die jetzt hier lest, werdet ihr so einen Satz auch schon in der einen oder anderen Form einmal gehört haben, gerade wenn es um die Einführung eines neuen Tools geht. Das eine ist Das ist zu schwer zu lernen. Das macht mir mehr Arbeit sinnlos. Bis jetzt funktioniert doch auch alles. Dann reden wir nicht mehr miteinander, wenn wir so was Digitales nutzen. Und in dem digitalen Tool werde ich überwacht. Diese fünf Sätze höre ich in fast jedem Workshop. Und ich werde jetzt einzeln mal auseinander gehen und schauen, wie man damit umgehen kann. Das ist zu schwer zu lernen. Dahinter steht im Grunde ja die Angst vor dem eigenen Versagen oder der Bloßstellung vor den Kollegen, die vielleicht schneller sind als man selber.
Man hat vielleicht die Angst, dass man es wieder nicht packt, weil man das schon mal bei einem anderen erlebt hat, dass man sich damit schwerer tut. Und da ist es ganz wichtig, dass das sofort entkräftet wird, dass man in dem Moment ganz klar macht Es ist okay, wenn du länger brauchst. Jeder hat sein eigenes Lerntempo. Du bist ein eigener Mensch. Du bist vielleicht nicht so stark in digitalen Tools, dafür hast du andere Stärken. Das haben wir ja alle. Ich zum Beispiel bin relativ schlecht in Orthografie. Ich brauche immer ein zweites oder viertes vor Augen, dass das meine Kommasetzung überprüft. Und das ist okay, das muss man annehmen. Man muss halt dem Gegenüber dann auch in dem Moment suggerieren Es ist okay, wenn du dafür länger brauchst, wir packen das trotzdem. Man kann alte Ressourcen aktivieren im Zusammenhang mit diesem, mit diesem Satz. Das ist schwer zu lernen, weil jeder hat ja schon mal irgendetwas gelernt, was ihm schwergefallen ist. Das kann zum Beispiel innerhalb der eigenen Firma sein, dass man daran erinnert Guck mal, vor drei Jahren hatten wir die und die Situation.
Das ist ja auch anfangs schwergefallen. Das hast du auch gemeistert. Wenn es nicht in der eigenen Firma ist, vielleicht in der davor oder vielleicht sogar in der Schulzeit daran erinnern, dass es möglich ist, Dinge, die einem erst mal sehr, sehr schwer erscheinen, dass man die lernen kann. Damit lässt sich dieser Satz eigentlich problemlos aus der Welt schaffen. Das macht mir mehr Arbeit. Auch ein Satz, den ich sehr häufig höre. Und daran, wenn man jetzt MeisterTask als Beispiel nimmt, ist zum Beispiel gekoppelt so etwas wie, dass man in MeisterTask Dateien hochladen kann zu einer Aufgabe. Das heißt, das ist erst mal mehr Arbeit, das sind zwei Klicks mehr. Also ich habe eine Datei auf dem Server abgelegt und dann lade ich die noch in eine Aufgabe hoch. Und natürlich ist das erst mal mehr Arbeit, aber es ist zu kurz gedacht und das muss man erklären, weil diese zwei Klicks mehr sparen. Auf lange Sicht unglaublich viel Zeit. Nämlich zum Beispiel, wenn man genau diese Datei sucht, die in diesem Kontext wichtig ist.
Oder wenn man die jemandem anderen zeigen will oder jemand anders sich da einarbeiten soll in dieser Aufgabe. Sie dann in dem Moment, da in dem Kontext zu haben, in dem historisch richtigen Kontext, ist unglaublich wertvoll und spart enorm viel Zeit. Und das muss man erklären. Man kann natürlich auch die aktuelle Auslastung hinterfragen, also genau hinschauen. Ist es vielleicht wirklich so, dass der Mitarbeiter oder meine Mitarbeiter grundsätzlich gerade eher zu viel auf ihrem Zettel stehen haben? Ist das gerade eine Überlastung? Und auch da wieder auf den ersten Punkt zurück ist es langfristig eher eine Entlastung, wenn man ein zusätzliches Tool, dass vielleicht zwei Klicks Mehrarbeit kostet, einführt und so auf lange Zeit viel, viel Zeit spart und sehr viel Entlastung bringt. Also ist meistens genau das Gegenteil der Fall. Die zwei Klicks mehr sparen mich im Endeffekt unglaublich viel mehr Zeit. Es kommt übrigens besonders in dem Moment zum Tragen, wenn neue Teammitglieder dazustoßen und die dann über das digitale Tool alles genauso sehen. MeisterTask zum Beispiel den historischen Kontext genau nachvollziehen können, ohne sich in verwirrende Emails mit fürchterlichen E Mail Verläufen einzulesen.
Das spart es Zeit und es macht nicht mehr Arbeit. Ja ein Satz. Sinnlos. Bis jetzt funktioniert doch auch alles. Ich nenne das immer die Axel Fraktion. Also das höre ich sehr häufig. Warum soll ich das in MeisterTask oder in einem anderen Tool machen? Ich mache das jetzt alles in Excel schön für mich. Funktioniert doch. Ja, da ist die Frage Für wen funktioniert jetzt gerade alles? Funktioniert das für denjenigen persönlich oder funktioniert das wirklich fürs ganze Team? Es gibt ja einen Grund, warum man darüber nachdenkt, ein neues Tool einzuführen. Es gibt einen Grund, warum sehr wahrscheinlich ein großer Teil des Teams etwas Neues braucht und sagt Wir brauchen etwas mehr. Also fragen Ist es wirklich so oder fühlst du dich nur wohl? Und alle anderen brauchen aber etwas Neues. Dann ganz wichtig der Blick nach vorne, in die Zukunft. Jetzt funktioniert vielleicht alles, aber was ist in fünf Jahren? Allein durch die Situation, die wir durch die Corona Pandemie erlebt haben, ist unglaublich viel in Aufruhr geraten. Auf einmal mussten Leute von zu Hause arbeiten, wo das vorher überhaupt nie auf dem Plan war.
Und da tut es sehr gut, digital gut aufgestellt zu sein. Da tut es sehr gut, ein Tool zu haben, das sehr flexibel ist, ob es jetzt MeisterTask, Asana oder Trello oder Teams oder was auch immer ist. Es ist ein Blick in die Zukunft und das ist sehr wichtig für die Gesundheit eines Unternehmens und damit auch die Sicherheit für den eigenen Arbeitsplatz. Und ganz entscheidend Auch die nächste Generation muss abgeholt werden. Das erlebe ich häufig bei Handwerkern, die dann so junge Azubis haben, so 17 18-jährige, die überhaupt keine Lust mehr haben, auf die alte Art zu arbeiten, die nicht mit Ordnern durch die Gegend laufen wollen, die nicht mit Papier werben, abarbeiten wollen. Die möchten digital arbeiten, die möchten so arbeiten, wie sie es aus ihrem Privatleben können, nämlich mit dem Smartphone in der Hand. Und wenn man diese Generation nicht abholt, schneidet man sich den Zugang zu neuen Arbeitskräften ab, zu neuen Kollegen. Und das ist sehr gefährlich für ein Unternehmen, weil das muss Zukunft sein. Und das geht halt auch nur damit, dass man attraktiv für junge, neue Kollegen ist.
Dann reden wir nicht mehr miteinander. Grundsätzlich ist der Satz etwas sehr Positives, weil das bedeutet, dass in dem Unternehmen gerne kommuniziert wird. Das finde ich also erst mal etwas sehr, sehr Feines. Aber es bedeutet nicht, ein digitales Tool einzuführen, gleichzusetzen mit nur noch miteinander tippen und nicht mehr mit einander sprechen. Dazu helfen klare Regeln. Was muss in dem digitalen Tool aufgeschrieben werden und was soll darüber laufen? Zum Beispiel als Regel für sowas wie MeisterTask alles Aufgaben bezogene muss in der jeweiligen Aufgaben Karte dokumentiert werden. Und dokumentiert heißt ja nicht kommuniziert. Da steht Dokumentation ist etwas anderes als Kommunikation. Also es spricht nichts dagegen, etwas verbal miteinander vis a vis zu besprechen. Aber es muss dokumentiert werden. Und das sollte man dann in einem digitalen Tool machen, damit es nachvollziehbar und transparent für alle anderen ist, die mit der Aufgabe zu tun haben. Und selbst wenn man jetzt alle Unterhaltung nur in dem Tool führt, würde ich immer dafür plädieren, dass man über die Arbeit mit dem Tool spricht, dass man sich regelmäßig zusammensetzt und sich fragt Sind unsere Workflows da richtig?
Sind unsere Aufgaben Projekt Boards richtig angelegt? Brauchen wir eine andere Struktur? Müssen wir hier noch mal nachbessern? Dazu sollte man immer persönlich miteinander sprechen und das regelmäßig. Am Anfang öfter und dann mit der Zeit etwas weniger. Aber das ergibt sich dann ganz von selber. Nur das passiert immer noch. Man spricht sowieso über Miteinander. Ja. Und dann schließlich. Da werde ich überwacht. Das begegnet mir auch relativ häufig, dass diese Transparenz, die in modernen digitalen Tools herrscht, nämlich dass alle sehen können, was alle anderen für Aufgaben erledigen, als Überwachung empfunden wird. Und da muss man genau hinschauen Was liegt dem zugrunde? Ist es das Klima im Team? Ist es die Arbeitsatmosphäre untereinander? Gibt es da etwas Missgunst? Vielleicht. Warum könnte sich jemand überwacht fühlen, anstatt einfach nur transparent zu arbeiten? Was hat er für Erfahrungen gemacht? Wie ist damit umgegangen worden in der Vergangenheit? Und es kann halt auch sehr persönliche Ursachen haben. Also wie ich eben einleitend schon gesagt habe, können da Glaubenssätze reinspielen. Also jemand anders will mir nichts Gutes oder ich werde sowieso nur über den Tisch gezogen.
Solche massiven Glaubenssätze stehen manchmal hinter und da würde ich dann eher dazu raten, dass man eher auf ein Coaching geht, um solche Glaubenssätze auszuräumen. Das klappt meistens ganz gut. Das ist in der Regel relativ schnell getan dann. Aber das kann halt sehr persönliche Ursachen haben. Aber da muss man genau hinhören. Es ist vielleicht das Klima in der Firma, dann vielleicht eher im Workshop mit dem ganzen Team. Wie kommunizieren wir miteinander, wie gehen wir mit Fehlern um? Solche Themen könnten solche Workshops haben oder halt auf der einzelnen Ebene auf dem persönlichen Kollegen schauen und gucken, ob man da helfen kann, dass der mit diesem Glaubenssatz, der ihn da vielleicht ein bisschen beherrscht, anders umgehen kann. Ja, das sind so die Vorurteile, die zu digitalen Tools mir immer wieder entgegenschlagen. Vielleicht habt ihr euch erkannt, vielleicht habt ihr da euch selbst ertappt, dass das ein Satz ist, den ihr auch gerne mal sagt oder denkt, wenn es um neue Tools geht, die eingeführt werden sollen. Ich würde mich über Kommentare freuen und ich hoffe, ihr bleibt mir gewogen und ich sage bis zum nächsten Mal Ciao!
