Produktivität

Alle Blog Beiträge von Björn Bobach zum Thema Produktivität und Selbstmanagement.

Auftragsabwicklung mit MeisterTask

MeisterTask ermöglicht die komplette Auftragsabwicklung für kleinere Betriebe wie Handwerker oder Online- und Marketingagenturen. In diesem Video zeige ich die Struktur von drei einzelnen Boards für Vertrieb, Abwicklung und Abrechnung mit vielen Beispielen für Tags und Automationen.

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Hier die Transkription des Videos:

Herzlich Willkommen zu einem neuen Video zu MeisterTask und in diesem Video zeige ich euch eine komplette Auftragsabwicklung mit MeisterTask in drei verschiedenen Projekt Boards und diese habe ich schon vorbereitet. Und da werden wir jetzt einmal komplett durchgehen, damit ihr seht, wie das möglich wäre. Und zwar haben wir die Projekte Vertrieb, Abwicklung und Abrechnung und die sind alle miteinander verbunden und es wird sehr viel Nutzung von Automation gemacht. Und ich erkläre euch das alles jetzt Schritt für Schritt. Legen wir einen neuen, eine neue Aufgabe an, also ein neuer Kunde hat angefragt und wir legen eine Aufgabe an, das nennen wir einmal Kunde A. Und ihr seht direkt in der ersten Spalte ist eine Automation hinterlegt, nämlich ein Fälligkeitsdatum wurde aktualisiert und es wurde eine Zuweisung vorgenommen. An Peter Produktiv. Das ist einer meiner fiktiven Mitarbeiter für diese Demos und das Board ist grundsätzlich so aufgebaut, dass die Spalten hier ganz klassisch nach Kanban Prinzip den Status der jeweiligen Aufgabe darstellen. Also jetzt im Moment zum Beispiel diese Anfrage ist im Eingang. Der nächste Schritt wäre Prüfung, Kalkulation.

Und so weiter. Wenn ich die Aufgabe öffne, sehe ich, dass ich hier benutzerdefinierte Felder hinzugefügt habe, aber noch sind die nicht auszufüllen, weil zunächst einmal muss die Aufgabe aus dem Eingang in die aktive Bearbeitung verschoben werden, und das ist die Aufgabe von Peter Produktiv. Und wenn der sich die Aufgabe nimmt und in seine nächste Spalte Prüfung zieht, seht ihr, hier gibt es direkt wieder zwei Automation Checkliste Prüfung hinzufügen und Fälligkeitsdatum auf heute setzen. Das bedeutet, in dem Moment, wo sich Peter dieser Aufgabe in diese Spalte zieht, hat er die am selben Tag zu erledigen. Das ist eine Vorgabe, dass wir sagen, am selben Tag soll die Prüfung abgeschlossen sein. Das wird von MeisterTask auch direkt markiert, weil alles, was heute fällig ist, wird orange hinterlegt. Und ihr seht, hier ist eine Checkliste hinzugefügt worden. Wir erstellen die Aufgabe noch einmal und in dieser Checkliste, die jetzt automatisch geladen wurde, ist hinterlegt, dass zuerst die Text gesetzt werden sollen, die zu dieser Aufgabe passen. Ich klicke hier einmal drauf und da habe ich schon diverse Tags angelegt, nämlich erst mal nach Produkten, damit man hinterher schön nach Produkt filtern kann, wenn man sich das Board anschaut.

Sagen wir mal, der Kunde hat Produkt A und Produkt C bestellt. Geht ja auch mehreres. Ich könnte ja noch einen Priorität Tag vergeben. Ich könnte einen Verlust Tag. Das macht natürlich am Anfang keinen Sinn, der kommt später ins Spiel und ich könnte auch eine Eskalation hier anlegen. Sollte es zu einer Eskalation bei diesem Kunden kommen? Die Tags habe ich gesetzt. Ich hake das ab. Dann überprüfe ich, ob der Kunde im CRM ist. Ist er? Habe ich überprüft? Nächster Checklisten Punkt Felder aktualisieren. Da geht es jetzt hier um diese benutzerdefinierten Felder. Die könnt ihr ab Business Level bei MeisterTask hinterlegen. Dann wird standardmäßig zu jeder Aufgabe diese Felder mit angelegt, die ihr völlig frei definieren könnt. Ich habe das selber jetzt eingerichtet, dass ja im Kontakt hinzugefügt werden soll. Sagen wir mal, das ist Max Mustermann. Dann habe ich angelegt, dass hier eine Kundennummer hinzugefügt werden soll aus dem CRM. Dann eine Telefonnummer. Und dann noch ein Drop Down Feld. Was für ein Kunde es ist, ob ein Neukunde oder ein Bestandskunden, sagen wir einmal Kunde.

Als ein Neukunde habe ich auch das erledigt und ich habe die Felder aktualisiert. Ich hake das ab und dann will ich die Machbarkeit, Machbarkeit prüfen, also schauen Ist das überhaupt eine Anfrage, die wir erfüllen können? Habe ich gemacht. Super. Ist also einmal komplett durch die Prüfung gelaufen. Im nächsten Schritt wird kalkuliert. Ich ziehe das rüber. Und auch hier wieder Automation. Das Fälligkeitsdatum wurde verändert. Die die Zuweisung hat sich geändert auf mich in diesem Beispiel und es wurde auch wieder eine neue Checkliste gelernt, nämlich für die Kalkulation. Die hier oben kann ich jetzt ausblenden. Ich brauche nur noch die. Zuallererst sollte ich kalkulieren. Das habe ich getan. Und jetzt kommt der Vier Augen Check. Und das ist jetzt etwas, was mit MeisterTask zum Beispiel ganz einfach ist, weil ich kann jetzt hier in diesen Checklisten reinschreiben, an wen sich das richtet, nämlich mit einem Add. Und jetzt sagen wir mal, das soll der PX fleißig in dem Fall machen, oder bleiben wir bei Peter? Darüber bekommt er jetzt auch eine Benachrichtigung, dass er hinzugefügt worden ist.

Und um es ihm noch einfacher zu machen und richtig gut zu kommunizieren, schreibe ich jetzt hier unten in den Kommentar add Peter. Bitte Kalkulation gegenchecken. Und um es ganz handhabbar zu machen, kann ich diese Kalkulation jetzt hier auch gleich noch verlinken. Ich ziehe die einfach von meinem Schreibtisch hier rein und sie wird angehangen. Es dauert ein Hühnchen. Und wenn ich jetzt hier einen Schrägstrich mache, kann ich diese Kalkulation direkt in diesem Kommentar noch verknüpfen. Das heißt, wenn ich hier draufklicke und Return drücke, seht ihr hier unten. Ich habe ihn erwähnt, das heißt, er wird benachrichtigt und bitte die Kalkulation gegenchecken. Und wenn man da drauf klickt, gelangt man direkt zu der Möglichkeit, diese Datei herunter zu laden. Wäre das eine PDF Datei, könnte ich mir die hier auch direkt anzeigen lassen. Sagen wir mal, er hat das erledigt. Dann ist die Absprache, dass er das abhakt und dann muss es die Geschäftsleitung noch freigeben. Das wäre dann zum Beispiel wieder ich. Das heißt, da würde ich angesprochen werden.

Ein Kommentar muss jetzt hier nicht hinzugefügt werden, weil ich darüber schon benachrichtigt worden bin. Und wenn ich es überprüft habe, hake ich das ab. Und auch darüber wird jetzt der Aufgaben Inhaber wieder benachrichtigt. Bin jetzt ich selber in dem Beispiel Board, weil er der bei der Aufgaben Inhaber immer benachrichtigt wird, wenn Dinge erledigt werden. Das heißt das würde ich jetzt angezeigt kriegen. Dann im nächsten Schritt wird dann die Aufgabe wieder weitergezogen und zwar in die Angebots spalte. Auch da wieder Automation. Die Fälligkeit ändert sich auf sofort, weil Angebote sollen möglichst schnell rausgeschickt werden. Auch da gab es wieder eine neue Checkliste. Das Angebot ist versendet worden und das Fälligkeitsdatum. Nachfassen soll neu gesetzt werden. Das heißt, ich fasse das Datum händisch an und sag In sieben Tagen, am 30. soll die Aufgabe erneut fällig werden. Hintergrund ist natürlich klar, weil ich möchte dann in sieben Tagen noch einmal nachhören, ob was mit dem Angebot ist, wenn ich bis dahin noch nichts gehört habe. Also auch das sage ich ab. Und nun wird diese Aufgabe in sieben Tagen erneut fällig.

Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten, wie es weitergeht. Das eine wäre eine Nachverhandlungen. Also der Kunde meldet zurück. Ja, er ist grundsätzlich interessiert, aber es ist ihm zu teuer. Oder vielleicht muss noch was hinzugefügt werden. Dann würde die Karte in dieser Spalte landen. Das ist auch wieder sofort fällig. Auch hier kann sich jetzt wieder die Zuweisung ändern oder eine Checkliste noch hinzugefügt werden. Ist alles nicht der Fall. Der Kunde hat sich mit uns geeinigt. Dann würde die Karte als nächstes hier in diese Annahme Transfer Spalte wandern. Sollte der Kunde abgesagt haben, würde die Karte hier im Verlust Archiv landen. Und dann gibt es eine ganze Reihe von Automation. Der Status wird auf abgeschlossen gesetzt, das Fälligkeitsdatum wird entfernt, die Zuweisung wird entfernt. Die Tags Eskalation und Prio werden entfernt. Das ist ein Fehler hier und der Verlust wird hinzugefügt. Wir sagen jetzt aber der Kunde hat das angenommen. Ich ziehe die Karte in die Annahme Transfer Spalte und dann verschwindet die Aufgabe. Und hier unten wird es kurz eingeblendet. Hier ist nämlich eine Automation, dass die Aufgabe in die Spalte Abwicklung im Projekt Abwicklung in die Spalte offen verschoben wird.

Das heißt, weil der vertriebs vorgang ja nun beendet ist. Für diese aufgabe muss die auch nicht mehr hier drin sein. Diese Aufgabe lebt jetzt mit allem was sie bis jetzt erlebt hat in dem Board Abwicklung weiter. Hier ist sie. Und wenn ich da draufklicke, sieht man sofort Das Fälligkeitsdatum hat sich wieder automatisch geändert auf den heutigen Tag. Und die Zuweisung hat sich auch geändert, damit der jeweilige Mitarbeiter dann benachrichtigt wird, dass er einen neuen Auftrag im Eingang hat. Der nimmt sich die Aufgabe wieder raus in die Spalte Dispo. Und da seht ihr. Hat sich das Fälligkeitsdatum sofort wieder verändert auf eine Woche später? Weil eine Disposition ein bisschen Zeit braucht. Und es gibt hier unten eine neue Checkliste. Aber das Tolle ist, dass alles, was in dem, in dem in der Aufgabe bis jetzt passiert ist, hier nach wie vor sichtbar ist für das Team, das das Ganze ausführt. In der Disposition gibt es jetzt wieder eine neue Checkliste. Termin mit Kunden abstimmen. Sagen wir, das haben wir gemacht. Dann habe ich den Termin intern geprüft und das ist jetzt eine ganz spannende Geschichte, weil da kommt die MeisterTask Timeline ins Spiel.

Die Timeline ist hier oben, unter diesem Folgen auch wieder Business möglich. Und hier sehe ich jetzt eine kalendarische Aufstellung all meiner Termine und ihr seht jetzt hier natürlich nichts, weil ich ja in dem Beispiel jetzt nur diese eine Aufgaben Karte habe. Aber ich könnte jetzt hier die Auslastung meiner beiden Teams A und B schon sehen, weil das sind die Teams, die den Auftrag dann am Ende ausführen. Und jetzt sagen wir einmal, dieser Kunde hat mit uns abgesprochen, das soll in den ersten beiden Aprilwoche stattfinden. Dann muss ich diese Aufgaben Karte einfach hier oben reinziehen und ihr seht, dann kommt schon eine gestrichelte Umrandung und ich lasse das los. Und ich ziehe es hier rüber. Und jetzt ist dieser Auftrag geplant für diese zwei Wochen. Und das wird auch in der Aufgaben Karte an dieser Stelle vermerkt. Das kann auch hier händisch noch mal geändert werden. Direkt. Oder ich kann es auch hier oben in der Timeline selbst immer wieder anpassen und ändern. Das heißt, den habe ich geprüft. Den habe ich in den Auftrag eingetragen.

Den Warenbestand habe ich jetzt intern reserviert. Und jetzt muss ich das Ganze noch einem Team zuweisen. Und das ist ganz einfach auch wieder erledigt, indem ich die Karte nehme und entweder Team A oder Team. Wem sagen wir in dem Fall Team A? Auch hier könnte man jetzt mit einer neuen automatischen Zuweisung, wenn es kein Demo Board wäre, mit mehreren Mitarbeitern arbeiten oder mit einer automatischen Terminvergabe mit automatischen Checklisten. Je nachdem, in was für einem Bereich man tätig ist, macht das natürlich auch Sinn. Der Auftrag ist jetzt abgewickelt und auch da gibt es jetzt wieder eine Abschluss Transfer Spalte. Und ihr ahnt es schon Auch hier wieder die Die Automation. Das Fälligkeitsdatum wird entfernt und die Aufgabe wird in die Abrechnung offen Spalte verschoben, also ins nächste Projekt Board. Und hier ist die Aufgaben Karte jetzt wieder. Und auch hier natürlich die gesamte Historie wieder vorhanden. Also auch wenn jetzt im Laufe der Abwicklung zum Beispiel Notizen gemacht würden, es vielleicht eine Preisbindung gegeben hätte all das kann hier vermerkt werden und ist jetzt für die Mitarbeiter, die die Abrechnungen machen, alles total transparent, nachvollziehbar.

Der Mitarbeiter nimmt sich die Aufgabe wieder in Rechnungsstellung. Hier wird das Fälligkeitsdatum wieder aktualisiert. Auf in zwei Tage Rechnungen sollen schnell geschrieben werden und es wird eine neue Checkliste hinzugefügt. Wenn ich hier draufklicke, sehen wir die auch. Das heißt, ich muss die Projekt Doku prüfen, vielleicht mit dem Projektleiter Rücksprache halten. Es Besonderheiten bei der Rechnungsstellung geben soll, die vielleicht hier nicht eindeutig sichtbar sind. Dann erstelle ich das Dokument, ich verschicke die Rechnung und dann verschiebe ich die Karte auf Zahlung warten. Und hier wird als Fälligkeitsdatum jetzt das Zahlungsziel eingetragen, das in der Firma herrscht. In dem Fall sind es jetzt als Beispiel zwei Wochen und in zwei Wochen würde diese Aufgabe jetzt fällig werden, wenn die Zahlung nicht bis dahin eingegangen worden sein sollte? Wenn sie bis dahin nicht eingegangen ist, kann man dann die Aufgabe noch in die Spalte Mahnung verschieben? Und hier gibt es etwas Besonderes, nämlich das Fälligkeitsdatum wird natürlich auf heute gesetzt, weil Mahnungen wollen wir dann so fortschreiben und es wird eine Email an meine E Mail Adresse gesendet, weil ich zum Beispiel in diesem Projekt Board überhaupt nicht beteiligt bin, damit ich trotzdem informiert werde.

Da ist etwas. In Mahnung wird eine Email an mich geschickt. Mache ich jetzt mal, so habe ich eine Email im Posteingang. Die muss ich euch nicht zeigen. Da steht nur drin, dass dieses diese Aufgabe in dieser Spalte gelandet ist. Und wenn der Kunde dann irgendwann bezahlt hat, wird sie ihn bezahlt und Abschluss verschoben. Dann passiert auch wieder Ihr Fälligkeitsdatum wird entfernt, die Zuweisung wird entfernt, es werden entsprechende Tags entfernt, wenn zum Beispiel Eskalation gesetzt wurde. Weil das macht keinen Sinn mehr. Und die Aufgabe wird abgeschlossen, nicht archiviert. Das sollte man immer händisch machen, damit. Man sollte kurzfristig noch mal eine Rückfrage kommen, man hier einfach schnellen Zugriff hat, weil sonst muss man sie erst aus dem Archiv zurückholen. Also ihr seht, MeisterTask ist in der Lage in einem überschaubaren Betrieb eine komplette Auftragsabwicklung darzustellen. Ihr könnt ja versuchen das nachzubauen. Bei Fragen schreibt mich gerne an, wenn ihr die Pro oder Business Versionen testen wollt. Gibt es einen Discount Code? Den hatte ich schon mal eingeblendet. Mache ich jetzt noch mal, da spart ihr 20 % auf eure erste Zahlung.

Ich freue mich wie immer über Nachrichten und Feedback und wenn ihr Fragen habt, gerne an mich per Email oder Kontaktformular auf meiner Website und ich sage bis zum nächsten Mal Ciao!

MeisterNote Interface Mac

Nachhaltige Besprechungen mit MeisterNote und MeisterTask

MeisterNote ist eine neue, äußerst ästhetische und kollaborative Notizenapp der Firma MeisterLabs, die uns schon MeisterTask und Mindmeister gebracht hat. MeisterNote ist daher gerade mit MeisterTask eng verzahnt - und das kann man sich zu Nutzen machen! In diesem Video zeige ich einen Arbeitsablauf zur Planung und Abhaltung von tatsächlich nachhaltigen und verbindlichen Team-Meetings, angefangen von der Erstellung der Vorlage, über die Planung bis zur Durchführung und Sammlung der Besprechungsprotokolle.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo und herzlich willkommen, Björn Bobach hier, hier mit einem neuen Video zu MeisterNote und in diesem Video werde ich euch eine nachhaltige Besprechung der Vorlage zeigen, mit der es möglich ist, Besprechungen gemeinsam zu planen, durchzuführen und dann auch die daraus entstehenden Aufgaben nachhaltig zu verfolgen. Es gibt von mir auch eine andere Arbeitsweise dazu, direkt innerhalb eines MeisterTask Boards. Das ist aber ein bisschen schwierig, wenn man gemischte Besprechungen hat über, in denen man über mehrere Projekte spricht oder allgemeine Besprechungen, wo es vielleicht gar nicht so sehr im Fokus um ein einzelnes Projekt geht, sondern um eher allgemeine Themen. Und jetzt ist MeisterNote mit auf der Bühne erschienen. Und damit kann man das Ganze tatsächlich nicht nur sehr ansprechend und hübsch, sondern auch nachhaltig gestalten. Und das will ich euch in diesem Video zeigen. Ihr seht hier schon, ich habe hier schon eine Vorlage erstellt, aber bevor ich euch jetzt erkläre, wie man damit arbeitet, wäre es ja ganz schön, wenn ich diese Vorlage auch tatsächlich wieder benutzen kann. Momentan kann ich das nicht. Nicht wenn ich hier was verändern, ist das Dokument ja verändert.

Also möchte ich daraus erst mal eine Vorlage erstellen. Und das bietet MeisterNote ja auch. Dazu gehe ich einmal hier oben über das Hamburger Menü auf die Seitenleiste, die es standardmäßig sowieso eingeblendet. Ich habe sie nur für die Demonstration aus und ich bin hier in meinem Protokoll Besprechung Vorlage und habe hier drei Punkte. Und wenn ich darauf klicke, kann ich sagen Diese Notiz, dieses Dokument möchte ich als Vorlage speichern. Das mach ich mal und jetzt kann ich die, die das Dokument noch umbenennen als Vorlage. Und ich kann auch auswählen, ob die unter Notizen mit eingeschlossen werden sollen. Das heißt, wenn ich jetzt hier unter dieser Notiz noch weitere Notizen hätte, würden die in die Vorlage mit aufgenommen werden. Das bietet sich zum Beispiel für Projekt Vorlagen an. Wenn man eine Dokumentation nach einem bestimmten Schema immer wieder anfertigen möchte, dann würde man das akzeptieren. Ich habe hier keine unter Notizen. Deswegen sage ich jetzt einfach neue Vorlage und es dauert ein Sekündchen. Und jetzt seht ihr unter Vorlagen hier unten ist meine Besprechung Vorlage sofort sichtbar.

Ich kann auch über dieses Plus direkt eine neue Besprechung Vorlage erstellen und dann hier bearbeiten. Aber es geht halt auch aus einem bestehenden Dokument hier oben. Diese Vorlage kann ich jetzt einfach löschen. Ich drück auf die drei Punkte und sagt das soll bitte in den Papierkorb. Ich werde noch mal gewarnt. Da ist MeisterNote genauso wie MeisterTask ja immer sehr, sehr umsichtig. Lege ich in den Papierkorb und jetzt legen wir los. Ich gehe hier auf die drei Punkte und ich sage, ich möchte eine neue Notiz aus dieser Vorlage erstellen. Das ist wichtig. Wenn ich hier nur auf Vorlage klicke, würde ich die Vorlage selber ändern. Das kann ja gut sein, dass ich das im Laufe der Zeit immer wieder weiter optimiere. Das möchte ich jetzt nicht. Ich möchte eine neue erstellen. Und deswegen gehe ich hier auf die drei Punkte und sage neue Notiz aus Vorlage. Ich muss dem Ganzen einen Namen geben. Und jetzt ist es ein guter Brauch, da mit dem Datum anzufangen. Sagen wir, ich möchte das am 23.. Februar 2022 machen und das ist das allgemeine.

Team Meeting. Unter Notizen kann ich jetzt wieder auswählen, ob ich die hier mit einschließen soll, vielleicht möchte ich ja nur das oberste Dokument neu erstellen. Möchte ich nicht. Ich sage nur eins, ich sage also einfach neue Notiz. Und jetzt bin ich hier oben in der Liste direkt damit beglückt worden, dass diese Notiz erstellt wurde. Ich bin aber immer noch in der Vorlage. Allein deswegen ist es schon gut, wenn man den Titel ändert, damit man nicht hinterher doch ausversehen die Vorlage verändert. Ich klicke hier einmal drauf. Und das erste, was ich mache, ist, dass ich diese Notiz in zu einer anderen Notiz zuordnen zwei den Besprechungen Protokollen. Das mache ich einfach, indem ich die Notiz hier in der Seitenleiste klicke, angeklickt lasse und dann auf Besprechungen Protokolle ziehe. Und jetzt sieht man, ist hier ein kleiner Pfeil erschienen und ich habe jetzt meine Besprechung Protokolle schön gesammelt und kann auch in diesem in diesem Dokument quasi dann eine Übersicht erstellen. Dazu gleich mehr. Jetzt zur eigentlichen Besprechung der Vorlage. Wie arbeitet man damit?

Das Schöne an MeisterTask ist ja, dass man auch Tipps hinterlegen kann, oder Warnboxen. Das habe ich jetzt auch gemacht, damit dann alle, die damit arbeiten, damit auch wissen, wie sie damit umzugehen haben. Sollte man natürlich trotzdem auch noch mal mündlich erklären. Nur digital arbeiten bedeutet ja nicht, dass man nicht miteinander sprechen sollte. Und als allererstes habe ich hier die Teilnehmer. Und hier steht in der Infobox von mir reingeschrieben bitte hier die Teilnehmer des Meetings eintragen und Eintrag dem jeweiligen Teilnehmer als Aufgabe zuweisen. Warum und wie funktioniert das? Und was bedeutet das? Nehmen wir Teilnehmer eins. Das wäre jetzt ich. Und zuweisen bedeutet Ich erstelle eine Aufgabe in MeisterTask. Das funktioniert in MeisterNote, wie in meinem Video auch schon gezeigt, immer neben einem Block. Wenn ich mit der Maus drüber gehe und hier auf diesen MeisterTask angelehnten Haken klicke. Jetzt möchte er, dass ich eine Aufgabe hinzufüge. Die nenne ich jetzt einfach Team Meeting 23. 2. 2022. Diese Aufgabe gibt es noch nicht. Deswegen sage ich einfach Hinzufügen, erstellen.

Und die soll jetzt in dem Fall in das Teamboard und zwar in meine Spalte. Und dann soll sie mir auch zugewiesen werden. Der Sinn dahinter ist, dass jetzt einen MeisterTask in einem Board. Welches ist eigentlich egal, weil es eine Zuweisung gibt. In einem Board eine Aufgabe erstellt wurde mit dem Titel 23.02.22 Team Meeting. Und die ist mir zugewiesen. Das heißt, in MeisterTask sehe ich diese Aufgabe auf meinem der Sport und habe so auch noch mal einen Reminder, damit ich das Meeting nicht vergesse. Ich kann dann selber in MeisterTask in dieser Aufgabe auch noch ein Fälligkeitsdatum jeweils passend zu dem jeweiligen Meeting einstellen. Leider geht das noch nicht, wenn ich hier eine Aufgabe erstelle. Ich kann nur einen Titel vergeben und ich kann einen eine Zuweisung vornehmen. Leider kann ich hier noch nicht mit Fälligkeiten arbeiten. Das wäre ein schönes Feature. MeisterLabs wenn ihr zuhört, fänd ich toll, wenn man Aufgaben an dieser Stelle noch etwas detaillierter bearbeiten kann. Auch Text zuweisen wäre eine schöne Sache. Das würde ich jetzt analog für die anderen Teilnehmer machen.

Also sagen wir mal, ich habe hier mal einen Peter Business oder ich habe einen Felix Fleißigst. Und auch den würde ich jetzt jeweils diesen Titel hier zuweisen. Was passiert jetzt, wenn jemand nicht kann oder sich jemand noch nicht sicher ist, ob er kann? Ich kann direkt hier in diesem Eintrag einen Kommentar hinzufügen. Nehmen wir an, ich würde jetzt sagen, ich schaffe es nicht pünktlich, dann schreibe ich hier rein, komme erst 10 Minuten später aus dem Call. Bitte ohne mich starten. Und jetzt, wenn ich das ausblende, sieht man auch trotzdem hier gibt es einen Kommentar zu meinem Anwesenheit. Status kann ich hier draufklicken, kann jeder machen und kann das auch beantworten, wenn er möchte und sieht hier meine Info, dass ich etwas später teilnehmen werde. Damit hat sich es auch schon ganz gut erledigt. Ob die wenn wenn es ist nicht ganz klar ist, wer überhaupt teilnimmt. Man kann ja auch weitere Punkte noch ergänzen. Das ist ja alles ein kollaboratives Tool. Das heißt, hier können auch andere noch Teilnehmer hinzufügen, können das alles bearbeiten und Kommentare hinterlassen.

Das darf man nicht vergessen, dass das alles ja von allen gleichzeitig bearbeitet wird und nicht nur von mir. So habe ich also eine schöne Teilnehmerliste und kann auch Kommentare über meinen Anwesenheit Status hinterlassen. Und jetzt kommen wir zu den eigentlichen Themen in der Infobox. Hier von mir steht hier Bitte neue Themen sammeln oder bestehende Aufgaben aus MeisterTask verlinken. Darunter zwei Abschnitte, bestehende Themen, Aufgaben und neue Themen und der erste Block bestehende Themen, Aufgaben hat den Hintergrund, dass man vielleicht über Dinge sprechen möchte, die schon eine Aufgabe sind und die kann man ja auch bestehend schon mit MeisterNote verknüpfen, aus MeisterTask heraus. Das heißt, da kriege ich einfach drauf. Und jetzt steht hier zwar Aufgabe hinzufügen, aber wie in meinem Einleitung Video auch schon gezeigt, ich kann hier auch bestehende Aufgaben verknüpfen. Ich muss nur danach suchen. Das heißt, wenn ich jetzt hier zum Beispiel nach Pet suche, sollte Pet Policy kommen. Und da sieht man Pet Policy Jourfix und es hat den Tag Jourfix. Wenn ich hier draufklicke, öffnet sich dieser Aufgabe natürlich auch direkt in MeisterTask.

Ein Haken hat die ganze Sache, wenn ich hier nach etwas suche. Also jetzt sehen wir hier zum Beispiel Ich habe hier den Jourfix Tag, dann kann ich danach leider nicht suchen. Ich kann nicht nach Tags hier suchen. Das einzige, was MeisterTask durchsucht sind der Aufgaben, Titel und der auf die Aufgabenbeschreibung. Also nicht nach Tags suchen und auch nicht nach Text aus den Kommentaren suchen, das wird alles nicht gefunden, wenn ich aus MeisterNote nach einer Aufgabe suche. Es werden nur Aufgabenbeschreibung und Aufgaben Titel durchsucht, aber das kann ich jetzt mit mehreren machen. Also ich kann jetzt zum Beispiel noch auch über einen Kunden sprechen. Suchen wir mal nach Kunde. Was habe ich da? Da habe ich ganz viele Beispiele. Kunden aus meinem Workshops, Kunde E zum Beispiel und so weiter und so weiter. Und auch wenn jetzt hier nur drei Mal dieser Block war ich kann, selbst wenn der letzte hier schon gefüllt sein sollte, hier immer über das Plus einen neuen Block hinzufügen. In der Block Liste ganz nach unten scrollen und auf Aufgabe erstellen klicken.

Dann habe ich wieder eine neue Aufgabe, die ich verknüpfen kann. Das sind die bestehenden Aufgaben, der Workflow für neue Themen ist ein wenig anders, weil hier wird erst einmal nur gesammelt, was an Themen Wünschen besteht. Das heißt, ich schreibe hier zum Beispiel rein. Wir müssen zum Beispiel die, die die Office Räume renovieren. Sagen wir, ich will eine neue Wandfarbe Wandfarbe bestimmen. Anderes Topic könnte sein, ich hatte gerade schon erwähnt Pet Policy um eine bestehende Aufgabe Einverständnis. Einverständnis, Pet Policy, Allergiker Fragezeichen. Dann beschäftigen wir uns vielleicht mit einem neuen Telefon System für unser neues Büro. Und so weiter und so fort. Hier kann ich also. Hier kann ich also diverse Themen sammeln. Das Schöne ist, wenn die Liste einmal voll ist, kann ich natürlich hier auch wieder über das Plus, das Ganze ergänzen bzw. ist MeisterNote auch intelligent. Wenn ich jetzt hier zum Beispiel reinschreibe Sommerfest organisieren und hier einfach Return drücke, führt MeisterTask diese Liste einfach weiter fort. Wenn ich noch mal Return drücke, wird das gelöscht und ich kann einen neuen Block definieren.

Hier werden also im Vorfeld alle Themen gesammelt, die neu sind, dies noch nicht als MeisterTask Aufgabe gibt und dann kann in der Besprechung entschieden werden. Was soll damit passieren? Ich kann also entweder sagen, ich möchte diesen Block durchgestrichen haben, weil wir haben ihn vielleicht schon endgültig besprochen, dann ist das erledigt. Oder ich kann auch aus solchen neuen Themen Aufgaben generieren. Während des Meetings schon. Das heißt, ich kann hier zum Beispiel sagen Telefon, System. Da möchte ich eine neue Aufgabe erstellen. Das heißt, ich schreibe hier einmal Telefon, System, MeisterTask schaut jetzt wieder oder beziehungsweise MeisterNote, ob in den MeisterTask Aufgaben etwas waren. Es ist nicht. Das heißt, ich klicke auf Telefon System erstellen. Ich wähle ein Board aus, nehme das Team Board. Ich wähle eine Spalte aus. Sagen wir mal, darum kümmert sich Peter und ich weiß es auch direkt zu. Und jetzt sieht man der Punkt 3 Telefon System ist Peter zugewiesen und auch wenn ich hier jetzt wieder draufklicke, sehe ich ganz kurz die Aufgabe, die ich gerade neu erstellt habe.

Kann hier wieder drauf klicken, landet dann in MeisterTask in der Aufgabe selbst. So werden aus Besprechungstisch eben direkt verbindliche Aufgaben mit einer Zuweisung. Und dadurch sind solche Aufgaben direkt viel nachhaltiger. Es lässt sich viel eher verfolgen, ob da was weiter dran getan wird und es gibt eine Zuständigkeit. Das ist wirklich super und super praktisch und macht die Besprechungen deutlich effizienter. Aber wir kennen das alle Besprechungen und wir haben hinterher keine Zuständigkeiten geklärt. Und dann vergessen wir eigentlich, was wir da beschlossen haben und wer dafür zuständig sein sollte. Nun habe ich dieses Meeting abgehalten und ich habe es. Ich habe das alles schön dokumentiert. Jetzt ist die Frage Wie kann ich das jetzt gebündelt sammeln? Und dazu hatte ich ja hier dieses Dokument. Das heißt, das würde ich jetzt ganz gerne eine Liste meiner Besprechungen Protokolle drin haben. Zum einen ist es ja so, dass ich hier direkt reinklicken könnte, aber vielleicht möchte ich zu den Besprechungen auch noch mich etwas intensiver, allgemeiner austauschen. Und das ist ganz einfach, weil wenn ich hier draufklicke, kann ich in dem Dokument selber eine Verlinkung erzeugen.

Das heißt, ich kann, wenn ich hier auf einen beliebigen Punkt gehe, sagen ein Teilnehmer und auf dem Block klicke, kann ich sagen Link kopieren. Und den meinen Besprechungen, Protokolle, Dokument kann ich jetzt sagen Link ein kann ich jetzt einen Text hinzufügen? Sagen wir machen eine Aufzählung. Vom das was der 23. 02. 2022. Und ich kann hier sagen, da soll ein Link rein. Ich füge hinzu. Und jetzt sieht man, ist das gleich entsprechend markiert. Das Schöne ist, wenn ich hier noch eine Auflistung habe, dass ich hier noch mal dazu auch weitere Inhalte hinzufügen kann. Also wenn ich jetzt zum Beispiel da irgendwelche Dokumente noch gesondert gesammelt werden sollen, die nicht in das Protokoll sein kann, das hier drunter stehen. Und ich kann darüber auch noch einmal diskutieren in Form von Kommentaren. Also ich kann hier zum Beispiel schreiben war ein tolles Meeting. @Björn Bobach Ich habe mit mir selbst geschrieben, aber da könnte ich jetzt natürlich auch wenn es mehrere gäbe, alle erwähnen. Und so fördere ich die Kommunikationskultur auch im Nachgang von solchen Besprechungen und habe hier eine schöne Liste.

Wie gesagt, ich kann mich auch hier durchklicken, aber hier habe ich die Möglichkeit, noch vielleicht etwas mehr zu dokumentieren. Das war mal ein Beispiel für eine nachhaltige Vorlage und für ein nachhaltiges Vorgehen bei Besprechungen. Wie gesagt, am Anfang schon. Ich habe die Möglichkeit ja auch in MeisterTask in einem Projekt selber über die Tags und die Filter Besprechungen abzuhalten. Das, was ich hier gezeigt habe, eignet sich ganz gut, wenn man Besprechungen macht, die nicht nur über ein Projekt gehen, sondern allgemeinere Themen behandeln. Und vielleicht ab und zu Aufgaben aus einem Projekt auch aufgreifen sollen. Ich hoffe, das hat euch gefallen. Ihr könnt was damit anfangen. Ich freue mich immer über Kommentare und Anregungen und Fragen, entweder als Kommentar zu dem Video oder auch gerne per Mail über meine Website. Ich bedanke mich fürs Zuhören und sage, bis bald.

MeisterTask Outlook Plugin

MeisterTask und E-Mail: Outlook Add-In, Spark und alle anderen Clients!

In diesem Video zeige ich die drei gängigen Methoden, um seinen Posteingang mit MeisterTask zu verknüpfen. Allen voran das rundum erneuerte Outlook-Add-in mit dem es endlich möglich ist, E-Mails direkt als Kommentar zu bestehenden Aufgaben hinzuzufügen. Außerdem zeige ich die Spark Integration für macOS und iPhone/iPad und wie ihr E-Mails aus jedem beliebigen E-Mail-Programm an MeisterTask weiterleiten könnt.

Wer auf ein höheres Level von MeisterTask upgraden möchte, kann dies mit dem Discount Code / Promocode "BJOERN" sogar etwas günstiger bekommen. Weitere Infos zu MeisterTask gibt es hier.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo Björn Bobach hier und herzlich willkommen zu einem neuen MeisterTask Video. Heute möchte ich euch zeigen, wie man Meister Task mit seinem E-Mail Eingang am besten nutzt und verknüpft. Und da gibt es im Prinzip drei Wege Einen Weg kann jeder gehen, egal welchen E-Mail Client er benutzt. Dann gibt es einen speziellen Weg für Nutzer von Spark, dass es eine E-Mail App auf dem Mac und auf dem iPhone und iPad. Und da ist auch eine Windows Version in Arbeit.

Das werde ich euch zeigen. Und zu guter Letzt aber besonders wichtig Outlook. Auch da gibt es ein Plugin für MeisterTask und das hat jetzt auch eine neue Funktion bekommen, die auf die mit den ersten beiden Wegen nicht möglich ist. Aber zuerst zeige ich euch das, was ihr alle machen könnt. Ich habe hier ein Beispiel Board und in dem Beispiel dort habe ich ein paar Spalten. Und das besondere bei MeisterTask ist, dass jede Spalte in jedem Projekt Board eine eigene E-Mail-Adresse bekommt.

Das passiert ganz automatisch. Und diese E-Mail-Adressen kann man sich anzeigen lassen, indem man in einer Spalte auf diesen kleinen Pfeil nach unten klickt. Und dann auf Automation. Und hier steht Sie können Aufgaben per E-Mail in diese Spalte einfügen und da sieht man, dass es eine sehr lange, sehr komplizierte E-Mail-Adresse. Die muss man sich jetzt nicht immer merken. Man kann sich einen Kontakt damit anlegen, wo man den Namen so wählt, dass man genau weiß, welche Spalte in welchem Wort dieser E-Mail-Adresse zugeordnet ist.

In dem Fall werde ich die jetzt einfach einmal mit einem Rechtsklick kopieren. Und jetzt habe ich also die eindeutige E-Mail-Adresse dieser Spalte in meiner Zwischenablage. Das bedeutet, wenn ich jetzt in mein E-Mail-Programm gehe ich gehe hier einmal ins Werk. Dann habe ich hier eine E-Mail, die ich jetzt als Aufgabe in dieses Board weiterleiten kann und das funktioniert wie eine normale E-Mail Weiterleitung, das heißt, ich klicke hier auf Weiterleiten und gebe als Empfänger ganz einfach. Die E-Mail-Adresse ein, die ich gerade eben kopiert habe und jetzt sage ich senden.

Die ist jetzt gesendet und jetzt kann es ein paar Momente dauern, bis in MeisterTask etwas passiert, weil erst mal muss das über die E-Mail Server laufen und dann gibt es auf den meisten Servern auch noch eine Sicherheitsprüfungen, Viren und solche Sachen. Und dann dauert es ein paar Momente und diese Aufgabe erscheint hier in der Eingangs Spalte. Ja, jetzt hat es ein paar Minuten gedauert, aber aus meiner E-Mail ist eine Aufgabe geworden. Hier können wir sie sehen und da sieht man jetzt schon so ein bisschen die Nachteile dieser Methodik, weil hier oben der Aufgaben Titel.

Das war der Betreff der E-Mail und hier steht ein Vorwort, weil ich die E-Mail weitergeleitet habe. Das könnte ich allerdings natürlich editieren, während ich das tue. Wenn ich mir die Aufgabe genauer anschaue, sieht man hier oben alles, was im E-Mail Text stand, inklusive meiner Signatur ist in die Aufgaben Notizen verfrachtet worden. Ja, das ist nicht ganz so elegant. Es ist nicht ganz optimal. Hier gibt es einen Anhang, das ist mein Logo. Das stammt auch aus der Signatur.

Vorteil davon ist natürlich, wenn ich eine E-Mail mit Anhängen bekomme, auch von einem Kunden oder so und die so weiterleite habe ich die Anhänger auch gleich in der Aufgabe drin. Das kann ich jetzt alles auf Aufarbeiten aufräumen. Ich kann jetzt hier auch die Notizen natürlich wie immer bearbeiten und alles was ich nicht brauche, also zum Beispiel meine Signatur einfach da raus löschen ist aber ein bisschen mühselig. Diese Methode gibt es auch schon sehr lange, ist aber nicht mehr ganz zeitgemäß, weil mittlerweile gibt es halt Plugins und davon zeige ich euch jetzt als erstes das für Spark.

Dazu gehe ich einmal zurück in mein Mail Klient. Und bei Spark ist es so, dass ich die Plugins in der Regel im Kontextmenü verstecken oder hier oben auch über die drei Punkte. Und wenn ich jetzt hier draufklicke, sieht hier, dass mir MeisterTask vorgeschlagen wird, weil ich den Dienst schon hinzugefügt habe. Wenn ich das noch nicht verknüpft habe, kann ich das Über Plus Dienst hinzufügen, aber auch noch eben erledigen. Wenn ich jetzt auf MeisterTask klicke.

Erscheint ein Dialog, wo mir vorgeschlagen wird, eine neue Aufgabe zu erstellen. Hier kann ich den Titel der Aufgabe ändern und hier den Text der Aufgabe. Und da sieht man schon, das ist viel eleganter, aber hier wird nicht meine Signatur hinzugefügt. Natürlich nicht, weil ich schicke ja keine E-Mail. Hier steht nur der Text der E-Mail selber. Und hier unten kann ich jetzt auswählen, in welchem Projekt und in welche Spalte ich das Ganze als Aufgabe haben möchte.

Dann nehme ich einmal wieder das Beispiel Board, nehmen aber eine Spalte daneben, damit wir das sehen. Also das jetzt die Arbeit spalte und ich sage einfach speichern. Und jetzt kommuniziert das Plugin direkt mit Meister Task. Und wenn ich zu Meister Task zurück wechsel, ist die Aufgabe sofort da. Das ist also sozusagen Instant Tennis. Das ist ohne Wartezeit und auch viel eleganter, weil hier sieht man sofort, dass der Aufgaben Titel richtig ist und dass hier wirklich nur der Text ist, den ich per E-Mail erhalten habe.

Und zu guter Letzt schließlich die MeisterTaskIntegration mit Outlook. Ich bin hier in Outlook für den Mac. Das sieht ein bisschen anders aus, als ihr es vielleicht kennt. Das liegt daran, dass hier neues Outlook aktiviert ist, dass das neue Interface, das Microsoft irgendwann auch für alle anderen ausrollen wird. Und da muss man jetzt diesen Schalter umlegen, damit man das nutzt. Aber die Funktionalität ist die gleiche. Und es gibt ein MeisterTask Add-In für Outlook.

Ihr seht hier schon, dass MeisterTask in der Menüleiste und wenn ihr das noch nicht habt, könnt ihr hier über die drei Punkte und dann auf Add-Ins erhalten klicken. Da könnt ihr einfach nach MeisterTask suchen und das gleich aktivieren. Das ist in der Windows Outlook Version so ähnlich. Da gibt es einen Button auf dem direkt Add-Ins erhalten steht. Unter Windows funktioniert das dann analog dazu. Was kann dieses Add-In? Das kann etwas, was das Plugin in Spark noch nicht kann.

Und das zeige ich euch jetzt, wenn ich hier jetzt auf MeisterTask klicke. Dann steht hier zur Aufgabe hinzufügen Das heißt, ich kann hier nicht nur aus einer E-Mail eine neue Aufgabe erstellen, so wie ich das in Spark eben gemacht habe, sondern ich kann endlich E-Mails auch zu einer bestehenden Aufgabe hinzufügen. Und wenn ich mal zurück in MeisterTask gehe, seht ihr hier ein weiteres Beispiel Board von mir. Und da gibt es eine Aufgabe, die heißt Landingpages und ich möchte jetzt diese E-Mail zu dieser Aufgabe hinzufügen.

Also sage ich hier zur Aufgabe hinzufügen und dann muss ich als erstes die Aufgabe auswählen. Die kann ich durch alle meine Aufgaben hindurch suchen. Also sage ich hier Landingpages. Und da wird es mir auch schon angezeigt. Ich wähle sie aus. Und jetzt steht hier Kommentar hinzufügen und darunter E-Mail Text als Kommentar hinzufügen. Wenn ich hier draufklicke wird einfach mein E-Mail Text, also das Lorem Ipsum Beispiel, das ich hier drin habe, in diesem Kommentar hinzugefügt. Hier ist alles genauso drin, ohne Signatur, ohne irgendwas, was ich nicht will.

Und jetzt kann ich hier noch etwas dazuschreiben. "Neue Mail vom Kunden:". Und hier werden auch noch Anhänge gezeigt, wenn Dateien dabei gewesen wären, würden die hier aufgeführt werden und die E-Mail wird auch als Email Datei komplett mit angehängt. Das kann ich über dieses kleine X auch löschen. Auch andere Dateianhänge, könnte ich hier entfernen. Das kann ich also so gestalten wie ich will. Ich lasse das jetzt aber einfach einmal so, wie es ist.

Das bedeutet, dass ich durch einen Doppelklick darauf direkt die Original Email mit allen Header Daten öffnen kann. Aber das brauchen eigentlich nicht viele. Wenn ich jetzt auf zur Aufgabe hinzufügen klicke, dauert ein Momentchen. Der grüne Haken kommt und jetzt steht hier auch, dass dieser E-Mail schon zu dieser Aufgabe hinzugefügt wurde. Ich kann dir auch noch zu einer weiteren Aufgabe hinzufügen, also nicht nur zu einer. Das ist sehr praktisch, weil man nicht mehr betrifft. Eine E-Mail, ja auch mehrere Aufgaben und dann möchte man die auch alle verlinkt haben.

Wenn ich jetzt zurück in mein MeisterTask gehe, sieht man schon, dass bei der Aufgabe Landingpages ein Kommentar jetzt ist. Da klicken wir mal drauf. Und da sieht man zum einen die E-Mail Datei, die ich eben quasi mit der Aufgabe, mit dieser, mit der E-Mail, mit dieser Aufgabe verlinkt habe. Und hier unten steht ein Kommentar vor ein paar Sekunden mit genauem Zeitstempel, auch wenn man mit der Maus drüber bleibt. Neue Mail vom Kunden und der Text, der in der E-Mail stand.

Da haben wir, glaube ich, alle die MeisterTask schon lange nutzen, sehr lang darauf gewartet, dass es diese Möglichkeit gibt. Ich hoffe sehr, dass das Spark Plugin nachzieht, das vielleicht noch andere E-Mail Clients mit einbezogen werden und dann ist das ganze eine runde Sache. Ja, also drei Möglichkeiten, wie man E-Mails mit MeisterTask nutzen kann. Die Outlook Integration ist momentan mit Stand dieses Videos heute die mächtigste und die praktischste. Kann ich euch allen ans Herz legen.

Das macht das Arbeiten mit E-Mail in Kombination mit MeisterTask deutlich einfacher. Ich hoffe es hat euch gefallen und es werden bestimmt mehr MeisterTask Videos kommen. Wenn ihr Fragen habt, gerne als Kommentar zu diesem Video oder per E-Mail an bjoern@bjoernbobach.de oder über meine Website bjoernbobach.de. Da gibt es auch Kontaktmöglichkeiten. Ich freue mich und sage bis zum nächsten Mal "Ciao""!

MeisterTask mit externen Gästen

MeisterTask: mit externen Gästen arbeiten

MeisterTask Business User können sich über eine neue Funktion freuen. Externe Projektmitglieder können nun auch als „Gast“ hinzugefügt werden und sehen dann nicht mehr das gesamte Projekt, sondern nun noch die Ihnen zugewiesenen Aufgaben oder solche, bei denen sie Beobachter sind. In diesem Video zeige ich euch, wie es funktioniert.

Wer auf ein höheres Level von MeisterTask upgraden möchte, kann dies mit dem Discount Code / Promocode "bjoern" sogar etwas günstiger bekommen. Weitere Informationen zu MeisterTask gibt es hier.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo Björn Bobach hier und herzlich willkommen zu einem neuen Video zu MeisterTask. Es gibt eine spannende neue Funktion bei MeisterTask und zwar die des Gastbenutzers. Man konnte ja schon immer externe Nutzer zu seinen MeisterTask Projekten hinzufügen und konnte ihnen in der Business-Variante, für die auch das hier notwendig ist, verschiedene Rollen zuweisen, also z. B. Kommentatoren, die nur kommentieren durften oder Lese-Nutzer, die ein Projekt nur lesen konnten. Der Haken daran: Sie konnten immer das gesamte Projekt sehen und das ist auch datenschutztechnisch manchmal gar nicht möglich gewesen, weil man vielleicht sensible Daten auch in seinem Projekt hat, wie jetzt z. B. hier in diesem Beispiel Board für einen Fachbetrieb, auch Auftragswerte.

Die möchte man vielleicht externen Nutzern auch gar nicht alle zeigen. Und mit der Gastrolle ist da nun etwas hinzugekommen, wo ein Nutzer, den man extern einlädt, nur die Aufgaben sieht, die man ihm zuweist oder für die er Beobachter geworden ist. Wie das funktioniert, zeige ich euch in diesem Video. Wie gesagt, es ist notwendig, hierfür einen Business Account zu haben. Es gibt einen kleinen Discount Code, der heißt "BJOERN". Da kriegt ihr das Ganze für die erste Zahlung ein bisschen günstiger.

Das blende ich unten auch nochmal ein. Aber wie gesagt nur ab dem Business Level. Aber dafür echt eine super spannende Funktion und sehr, sehr praktisch. Wie funktioniert es nun? Also man muss erst einen Benutzer hinzufügen. Ihr seht, ich habe jetzt hier zwei Browserfenster. Einmal mein Beispiel Board mit meinem Beispiel Account hier. Und dann habe ich hier rechts ein Dashboard von einem fiktiven Mitarbeiter in einem anderen Browser, dass der Felix Fleissigst. Und ich hätte den nun gerne als Gast in diesem Projekt.

Also füge ich ihn erstmals Benutzer hinzu. Geht auf verschiedene Wege. Mein Lieblings Weg ist hier dieses blaue Plus in der Filter Leiste und da lade ich ihn jetzt einfach über seine normale E-Mail-Adresse ein und wähle hier oben statt Mitglied Gast aus. Fertig. Jetzt ist er dem Projekt auch hinzugefügt worden. Sieht man hier. Bei Felix sieht man aber gar nichts, ist da irgendetwas schiefgelaufen? Nein, ist es nicht. Weil er hat ja keinen Zugriff auf das Projekt.

Der Felix kriegt davon erst etwas mit in dem Moment, indem ich ihm ein eine Aufgabe zuweisen. Also z.B. diese hier. Ich wähle ihn jetzt einfach mal aus und sag, das ist seine Aufgabe. Und da seht ja nahezu in Echtzeit erscheint hier eine Benachrichtigung, dass ihm eine Aufgabe zugewiesen wurde und die Aufgabe erscheint auch in seiner Aufgabenliste. Der Felix kann diese Aufgabe jetzt ganz normal bearbeiten. Das heißt, er kann diese hier anklicken. Er sieht sie genauso wie ich.

Er kann Checklisten-Punkte abhaken. Seht ihr, das ist ja immer fast sofort auch auf der Gegenseite sichtbar. Er kann Anhänge öffnen und hinzufügen. Er kann auch kommentieren. Er kann Tags z.B. hinzufügen. Das ist alles möglich. Es gibt ein paar Einschränkungen. Ihr seht, diese Aufgabe hat keinen Beobachter. Wenn ich jetzt hier in dem Kommentar z.B. eine Erwähnung machen möchte, sage @, sieht man, dass der Felix mich nicht sieht, obwohl ich Teil dieses Projektes bin.

Wenn er kein Gast wäre, würde ich jetzt hier unten in dieser Liste auch auftauchen. In dem Moment, wo ich selber zum Beobachter in dieser Aufgabe werde, hat der Felix auch die Möglichkeit, mich zu erwähnen? Das heißt, ein Gast sieht in einer Aufgabe auch immer nur die Teilnehmer eines Projektes, die an der ihm zugewiesenen Aufgabe beteiligt sind. Das heißt, er hat keinen Zugriff auf die gesamte Team-Mitglieder Liste in so einem Projekt, sondern immer nur wirklich auf das, was in der Aufgabe, für die er zuständig ist, möglich ist.

Man kann einen Gast auch zum Beobachter machen. Das zeige ich euch an einer anderen Aufgabe. Nehmen wir diese hier. Und jetzt sage ich In dieser Aufgabe ist der Felix Beobachter. Hier rechts passiert wieder gar nichts, weil alleine Beobachter sein bedeutet ja noch nichts. Wenn ich jetzt aber z.B. hier einen Kommentar schreibe. Bitte schnell erledigen, zum Beispiel. Dauert es wieder nur ein paar Momente und hier rechts kommt eine Benachrichtigung, dass ich einen in einen Kommentar geschrieben habe in einer Aufgabe.

Wenn ich das jetzt anklicke, dann kann ich das auch alles lesen. Wieder genau. Ich sehe die Aufgabe ganz genauso wie ein normales Projekt Mitglied. Ich kann hier auch mitarbeiten, aber sie erscheint halt nicht in meiner Aufgabenliste. Der Felix könnte sich jetzt natürlich in seine Agenda legen und wenn er die Benachrichtigungen schon weggeklickt hat, kann er ja die Benachrichtigung, die er schon gelesen hat, hier über diese Funktion wieder anzeigen lassen. Da ist sie wieder. Also auch hier könnte er in dieser Aufgabe wieder reinkommen.

Und sobald er als Beobachter entfernt wurde, hat er auch keinen Zugriff mehr darauf. Hier steht jetzt, wenn er entfernt wird, verliert er den Zugriff auf diese Aufgabe. Ich entferne ihn einfach mal. Jetzt hier ist auch diese Benachrichtigung weg, die er bekommen hat dazu. Das heißt, er kann da jetzt nicht mehr drauf zugreifen. Was passiert nun, wenn man einen Gast aus einem Projekt entfernt? Ich mache das jetzt mal über das I und die Projekt Einstellung.

Da seht ihr den Felix als Gast. Und wenn ich jetzt hier auf das X klicke, um ihn zu entfernen. Dann ist Meister Tast sehr intelligent. Es sagt nämlich Wählen Sie eine der folgenden Optionen die Zuweisung von Aufgaben, die er, die ihm gehören zu entfernen und diese neu zuzuweisen, dh. Ich kann jetzt sagen, entweder die Aufgaben, die ihm zugewiesen sind bis zu diesem Moment, sollen nicht zugewiesen sein, oder zum Beispiel mir, weil ich hier Mitglied dieses Projektes bin.

Da würden aber, wenn jetzt mehr hier drin werden, auch noch mehr stehen. Sage entfernen und neu zuweisen. Er verschwindet hier. Die Aufgabe ist verschwunden und das die Aufgabe, die er jetzt noch hatte oder die Aufgaben, wenn es mehr gewesen wären, wären mir zugewiesen worden. Das ist eine ganz spannende Geschichte für externe Nutzer, weil in meinen Workshops höre ich immer wieder: aber dann sehen die alles und das konnte man bis jetzt nicht entkräften. Über die Gast Funktion in Business Accounts ist das möglich.

Das kann man natürlich auch noch ein bisschen eleganter gestalten. Also z.B. könnte ich hier oben eine eigene Spalte machen für externe Benutzer. Also ich kann zum Beispiel Externe, damit ich eine Übersicht habe, welche Aufgaben mit externen Gästen geteilt werden. Oder ich kann das Ganze noch eleganter machen, indem ich z.B. diese Spalte in Felix umbenennen. Und dann würde ich eine Automation hinzufügen. Dazu muss ich ihn erst nochmal kurz zum Gast machen. Es geht ja ganz fix. So machen wir nochmal zum Gast.

Wie gesagt hier passiert ja jetzt erst einmal wieder gar nichts. Und jetzt füge ich hier einfach eine Automation hinzu. Und sage Automation hinzufügen zuweisen Alles, was in dieser Spalte landet, geht automatisch an meinen Gast Felix Fleissigst. Und wenn ich jetzt z.B. diese Aufgabe hier rüber ziehe, wird ihm diese Aufgabe zugewiesen und er hat sie hier auf der rechten Seite auch sofort in seiner eigenen Aufgabenliste und hier oben ist auch eine Benachrichtigung dazu erschienen. Also ich denke, das ist gerade für Firmen, die viel mit Externen arbeiten, eine lang ersehnte Funktion.

Ich denke da z.B. an Werbeagenturen, die mit externen Grafikern oder Textern arbeiten. Ich denke an Handwerksbetriebe, die externe Zuarbeiter haben. Ganz spannend sind natürlich auch Baufirmen, die viele Zuarbeiter haben, also viele externe Dienstleister, Maurer, Maler, die sich selber schon über Meister Task organisieren, denen es nicht recht ist, wenn das ganze Projekt von allen einsehbar ist. Wie gesagt, der Business Account ist notwendig. Ihr kriegt einen kleinen Discount, wenn ihr meinen Code benutzt.

Der heißt "BJOERN". Den blende ich unten auch nochmal ein. Und wenn ihr Fragen dazu habt, könnt ihr mir jederzeit an bjoern@bjoernbobach.de schreiben. Ich freue mich auch über Kommentare zu diesem Video und ich sage bis zum nächsten Mal! Ciao!

Kanban Board auf Laptop und Smartphone

KANBAN: Allzweckwaffe der digitalen Projektplanungs-Tools

Wer sich im Reich der digitalen Projektplaner wie MeisterTask, Asana, Trello oder Microsoft Planner umschaut, wird immer wieder über den Begriff Kanban stolpern. Nahezu jedes der populären Tools unterstützt dieses Prinzip zumindest, manche (MeisterTask, Trello) setzen sogar komplett auf diese visuelle Darstellung und logische Ordnung nach Spalten und Karten. Aber warum ist Kanban so populär … Read More

MeisterTask Agenda Beispiel Mitarbeiter

MeisterTask Agenda Beispiele

Die MeisterTask Agenda lässt den Anwendern viele Gestaltungsmöglichkeiten, sich ein zusätzliches, persönliches Kanban Board anzulegen. In diesem Video zeige ich zusätzliche Beispiele, wie man die Agenda gestalten kann:

  • nach Priorität
  • nach Mitarbeitern
  • nach Wochentagen

Ich hoffe, bei den Anregungen ist auch für euch etwas dabei, ich freue mich auf euer Feedback!

Wer auf ein höheres Level von MeisterTask upgraden möchte, kann dies mit dem Discount Code / Promocode "bjoern" sogar etwas günstiger bekommen. Weitere Infos zu MeisterTask gibt es hier.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo Björn Bobach hier und wie in meinem letzten Video zu MeisterTask  angekündigt, ein neues Video mit ein paar Gestaltungsmöglichkeiten für die MeisterTask Agenda. Als erstes noch einmal das, was ich im letzten Video schon gezeigt habe, eine Agenda nach Prioritäten.

Ich habe also drei Spalten Prio 1, Prio 2, Prio 3, in der ich die Aufgaben nach Priorität sortieren kann, sowohl meine als auch Aufgaben, die anderen oder niemandem zugewiesen sind. Das ist eine sehr häufige Variante der MeisterTask Agenda.Das benutzen sehr viele, weil sie so einfach ihre Aufgaben schön nach Priorität sortiert auf einen Blick sehen können.

Eine weitere Möglichkeit der Agenda ist nach Kollegen bzw. Mitarbeitern wie in diesem Beispiel. Ich habe hier drei fiktive Kollegen, die Maria, die Amelie und den Jannes und die haben in meiner Agenda eigene Spalten. Und so kann ich mir alle Aufgaben, die Maria, Amelie oder Jannes verfolgen müssen und die ich auch im Blick haben möchte, in die Agenda ziehen und sehe auf einen Blick, was ich bei welchem Mitarbeiter verfolgen möchte.

Zusätzlich gibt es hier noch eine eigene Spalte für die Aufgaben, die ich selber in meiner Agenda für mich liegen haben möchte. Und das Schöne ist dadurch, dass die Agenda so flexibel ist, kann man das z.B. auch mit den Prioritäten kombinieren. Ich könnte jetzt hier z.B. eine neue Spalte hinzufügen. Ich nenne die Prio 1 wie im letzten Beispiel. Dann verschiebe ich die an den Anfang. Ich gebe ihr vielleicht noch eine passendere Farbe und jetzt habe ich hier eine Prio 1 Spalte, wo ich eigene Aufgaben, die Priorität 1 haben, hineinziehen kann. Zum Beispiel diese hier und diese hier. Und auch das kann ich natürlich ergänzen mit Prio 2, Prio 3. Wenn ich so arbeiten möchte, soll ich das irgendwann nicht mehr brauchen, kann ich natürlich hier auch diese Spalte einfach löschen. Keine Sorge, genau wie in einem Projekt Board von Meister Task bedeutet das nicht, dass diese Aufgaben gelöscht werden. Werde ich auch nochmal hin gewiesen, dass der PIN entfernt wird.

Die Aufgaben werden nicht gelöscht. Jetzt ist die Spalter einfach weg. Die Aufgaben sind natürlich im Original Projektboard noch vorhanden und auch wenn sie mir zugewiesene sind, sehe ich die hier wieder. Kann man also flexibel so handhaben, wie man möchte, wenn man jetzt auch eine kurzzeitige Spalte braucht, sagen wir mal für die Corona Krise, die wir ja jetzt alle durchlebt haben oder leider immer noch durchleben, könnte man jetzt auch für bestimmte Aufgaben, die das betreffen, eine eigene Spalte machen, kann das auch mischen, so wie man möchte. 

Schließlich gibt es noch eine dritte Form der Agenda, die ich euch zeigen möchte und das ist die Agenda nach Wochentagen, die ihr jetzt gerade seht. Ich persönlich arbeite mit dieser Form der Agenda und in dieser Form gibt es für jeden Wochentag eine eigene Spalte. Montag bis Freitag und zusätzlich noch ganz links bei mir eine "warten" Spalte. Damit arbeite ich wie folgt. Icch habe in den Spalten für jeden Tag die Aufgaben liegen, die ich mir für diesen Tag der Woche vorgenommen habe und damit arbeite ich dann im Laufe des Tages ganz normal. Also z.B. nehme ich immer dieser Aufgabe. Sagen wir, ich hätte die jetzt bearbeitet, ich würde die abschließen und wenn ich sie abgeschlossen habe, kann ich sie auch aus meiner Agenda entfernen, weil die brauche ich dann nicht mehr. Wie gesagt, die bleibt dann ja im Original Projekt noch bestehen, ist aber abgeschlossen. Nur ich sehe sie halt hier in der Agenda nicht mehr. Am Ende eines Tages oder im Laufe des Tages gibt es dann auch Aufgaben, wo ich sehe, das werde ich heute nicht schaffen oder das werde ich heute nicht abgeschlossen haben. Und dann gibt es zwei mögliche Wege dieser Aufgabe. Das eine ist, dass ich die für die laufende Woche wieder einplane ooder ich ziehe sie in die "warten" Spalte, wenn ich sie in der laufenden Woche sehr wahrscheinlich nicht mehr bearbeiten kann oder muss. Am Ende des Tages sollte die Spalte aber leer sein. Am nächsten Tag geht das Spiel dann von vorne los. Ich bearbeite Aufgaben eventuell schließ ich sie ab entferne sie aus der Agenda oder ich ziehe sie z.B. in einen anderen Tag. Sag das schaffe ich heute nicht, das schaffe ich morgen. Und jetzt kommt etwas Spannendes. Eventuell schaffe ich das auch nächste Woche Montag. Das heißt, ich würde jetzt auch anfangen, die Montags Spalte der kommenden Woche dann ja wieder zu füllen. Das sagen wir mal, schaffe ich jetzt heute wieder nicht, aber da weiß ich noch nicht, ob ich es im Laufe der Woche schaffe sehr wahrscheinlich nicht das landet in der "warten" Spalte. So geht das die ganze Woche.

Und am Ende der Woche habe ich dann eigentlich wieder eine neue Planung für das, was in der nächsten Woche kommt. Jetzt kann ich das dann optimieren. Da gucke ich meistens Freitag sowieso nochmal drüber und schaue dann, was es da jetzt wirklich noch sinnvoll, so wie ich mir das gedacht habe. Und ich habe auch immer diese "warten" Spalte im Blick und kann dann am Ende der Woche auch sagen sind das jetzt Aufgaben, die ich in der kommenden Woche bearbeiten will?

z.B. kann ich sagen diese Aufgabe nehme ich mir dann für den Montag vor, das nehme ich mir für den Dienstag vor und das hier auch. Das ist meine persönliche Arbeitsweise mit der Agenda. Ich fahre damit wirklich sehr, sehr gut. Ihr könnt das ja mal ausprobieren. Es muss ja nicht sein, dass das für euch auch so klappt. Aber vielleicht ist das für euch eine gute Anregung, wie ihr euch eure Woche strukturieren könnt. Ich verliere dadurch nichts mehr aus den Augen, habe immer alles vor der Nase und im Blick und weiß, was in der Woche noch kommt bzw. sehe auch, wie ich Aufgaben umplanen kann.

Ich freue mich, wenn ihr das ausprobiert und wenn ihr mir schreibt, wenn ihr es ausprobiert habt und wie das für euch funktioniert hat oder wenn ihr dann noch Fragen zu habt wiie immer eine E-Mail an bjoern@bjoernbobach.de Ich freue mich auch wie immer über Likes und über eure Kommentare unter diesem Video. Ich versuche die ja auch zu beantworten, wenn ich irgendwie kann.

Und ich sage bis zum nächsten Video und freue mich über eure Beiträge. Bis bald.

Screenshot MeisterTask Agenda

MeisterTask Agenda Überblick

Die MeisterTask Agenda ist eine große Hilfe, um den Überblick über verschiedene Projekte zu behalten. Es handelt sich eigentlich um ein eigenes Projektboard, in dem ihr Aufgaben nur für euch selbst sortieren und anordnen könnt, so, wie ihr es braucht. In diesem Video zeige ich euch, wie die MeisterTask Agenda funktioniert.

Wer auf ein höheres Level von MeisterTask upgraden möchte, kann dies mit dem Discount Code / Promocode "bjoern" sogar etwas günstiger bekommen. Weitere Informationen zu MeisterTask gibt es hier.

Folgt mir auch auf meinem YouTube Kanal.

Hier die Transkription des Videos:

Hallo und herzlich willkommen zu einem neuen MeisterTask-Video. Ich bin Björn Bobach und ich möchte euch heute ein bisschen was über die MeisterTask Agenda erzählen. Sehr wahrscheinlich geht es euch genauso wie den meisten meiner Kunden. Wenn ihr mit mehr als einem MeisterTask Projekt arbeitet und alle möglichen Aufgaben im Blick behalten wollt, bedeutet das, dass ihr euch durch die einzelnen Projekte durchklicken müsst, um die einzelnen Aufgaben immer wieder rauszusuchen. Besonders gilt das natürlich für Projekte, die euch nicht zugewiesen sind. Weil die würden ja auf dem Dashboard erscheinen. Da hat sich MeisterTask etwas überlegt und das heißt MeisterTask Agenda. Das ist im Prinzip ein eigenes Kanban Board nur für euch, wo ihr euch Aufgaben aus allen möglichen Projekten so sortieren könnt, wie ihr das persönlich braucht. Und ich werde euch heute in diesem Video zeigen, wie das funktioniert und wie man es personalisiert vor allem. MeisterTask Agenda ist ab dem Pro Level enthalten. Das heißt in der kostenpflichtigen ersten Stufe von MeisterTask. Und vielleicht noch ein kleiner Hinweis, wenn ihr noch nicht Pro Abonnent seid, könnt ihr über einen Discount Code, der heißt “BJOERN”, einen kleinen Rabatt auf eure erste Zahlung bekommen. Also das ist besonders bei jährlichen Abonnements dann natürlich interessant. Ich blende das aber unten auch nochmal ein. Dann geht es los. Dann zeige ich euch jetzt die MeisterTask Agenda, wie ihr sie einrichtet, wie ihr sie personalisiert. Und ein erstes Beispiel, was man damit anstellen kann, nämlich nach Prioritäten sortieren. Weitere Beispiele werden in einem nächsten Video folgen. Die Agenda-Funktion von MeisterTask versteckt sich auf dem Dashboard. Und zwar hier links, direkt als zweiter Punkt unter dem Dashboard-Reiter Agenda. Wenn ich da draufklicke, sehe ich beim ersten Aufruf ungefähr das. Wenn ihr noch nicht Pro Abonnent seid, kriegt ihr hier einen Hinweis, dass ihr das ganze upgraden müsst, um es vollwertig zu nutzen. Dann könntet ihr nur die Fokus-Spalte benutzen. Die Fokus-Funktion ist eine Funktion, die es schon länger gibt bei MeisterTask. In der Agenda ist die übrig geblieben. Ob man die Fokus-Spalte jetzt benutzt oder nicht, ist einem selbst überlassen. Ich zeige euch jetzt, wie man die Agenda nutzt und wie man sie anpasst. Ihr seht hier oben Fokus und Zu beantworten. Das sind die beiden Spalten, die MeisterTask standardmäßig anlegt. Und über das Plus hier kann ich jetzt neue Spalten hinzufügen. Und als Beispiel zeige ich jetzt eine Agenda, in der man Aufgaben nach Priorität zum Beispiel sortieren kann. Also eine neue Spalte einfach über das Plus anlegen. Und der Cursor blinkt schon. Das heißt, ich kann diese Spalte jetzt sofort benennen. Und in dem Beispiel nach Priorität wäre jetzt hier zum Beispiel Prio 1. Mit Return beendet man das Ganze und kann über das Plus jetzt eine weitere Spalte anlegen. Das nennen wir Prio 2. Und eine dritte Spalte lege ich nicht an, weil wir haben ja hier diese Zu beantworten Spalte. Die benenne ich einfach um und das ist sehr einfach, weil man muss einfach hier reinklicken und der Cursor ist sofort hier drin. Und dann kann man den Titel der Spalte einfach ändern. Prio 3 in dem Fall. Und jetzt seht ihr, das ist nicht die richtige Reihenfolge. Und das kann man einfach ändern, weil ihr seht, wenn ich mit der Maus über die Spalten gehe, wird da so eine kleine Hand draus. Und wenn ich das jetzt klicke und gedrückt halte, kann ich diese Spalten einfach in der Reihenfolge verändern. Also im Prinzip genau so wie auch in einem normalen MeisterTask Board. Die Fokus Spalte, wie gesagt, die kann man nicht bearbeiten. Das ist ein Überbleibsel der alten Fokus-Funktion. Die kann man auch nicht umbenennen. Aber man kann sie umsortieren. Und wenn man mit der Fokus-Spalte gar nicht arbeiten möchte, so wie ich das auch nicht tue, kann man sie zum Beispiel ganz nach rechts ziehen. Wenn die Agenda ein wenig breiter wäre und man jetzt nicht so einen großen Monitor hätte wie ich hier, würde man sie dann in der Regel auch gar nicht sehen. Weil wenn die Agenda breiter wird, ich zeige euch das mal, lege noch ein paar Spalten an. Dann seht ihr schon, das lappt jetzt hier über. Dann kann ich hier unten auch scrollen innerhalb der Agenda. Löschen kann man Spalten auch. Dazu klickt man einfach in das bei MeisterTask ja immer sehr wichtige kleine Dreieck nach unten, beziehungsweise den Pfeil nach unten. Wenn man hier drauf klickt, kann man die Farben der Spalte ändern oder sie auch komplett löschen. Um das Ganze jetzt hier nach den Prioritäten noch ein bisschen visueller deutlich zu machen, kriegt bei mir jetzt die Prio 1 Spalte noch die Farbe Rot. Prio 2 kriegt Orange und Prio 3 kriegt Grün. So hat man auch eine Art Heatmap für die verschiedenen Prioritäten. Wie bekomme ich jetzt Aufgaben in diese Spalten? Links neben der Agenda ist eine Liste von Aufgaben-Karten. Hier oben seht ihr, steht Neueste. Das heißt, das sind die Aufgaben, die zuletzt in einem Projekt angelegt wurden oder mir zugewiesen wurden. Wenn ich hierauf klicke, kann ich das auch ändern und kann zum Beispiel hier nur mir zugewiesene Aufgaben anzeigen lassen. Und die kann ich auch sortieren nach Fälligkeit, Name oder Projekt. Nehmen wir mal Name, in dem Fall. Und da seht ihr jetzt hier ganz oben zum Beispiel eine Aufgabe aus dem Projekt-Board Podcast JB. Ich arbeite an einem neuen Podcast für meine Coaching-Angebote mit einem Kollegen zusammen. Da habe ich die Aufgabe, das Coverbild zu erstellen. Und wenn ich diese Aufgabe jetzt in meine Agenda ziehen möchte, kann ich die einfach anklicken, genau wie in einem MeisterTask Board, und in eine Spalte ziehen. Das Logo ist recht wichtig, also werfe ich das mal in Prio 1. Ich kann auch Aufgaben in die Agenda ziehen, die mir nicht zugewiesen sind. Dazu gehe ich einmal auf Neueste zurück. Und da sehe ich jetzt hier unten zum Beispiel eine Aufgabe aus einem meiner Demo Boards von einem Fachbetrieb-Projekt. Und auch diese Aufgabe, seht ihr, ist mir nicht zugewiesen, die ist niemandem zugewiesen. Hier ist ein Fragezeichen. Aber auch die kann ich durch klicken und ziehen einfach in meine Agenda ziehen. Und so kann ich mir die Agenda jetzt langsam füllen. Sagen wir zum Beispiel, Website-Umsetzung ist Prio 2. Dann haben wir hier unten noch ein paar andere Demo-Aufgaben, hier überfällig. Das wird Prio 1, weil es überfällig ist in diesem Beispiel. Das sagen wir mal ist Prio 2. So kann ich also die Aufgaben, die zuletzt erstellt wurden oder mir zugewiesen wurden oder sämtliche mir zugewiesenen Aufgaben nehmen und in meiner Agenda verteilen. Es gibt noch einen anderen, direkteren Weg aus einem Projekt heraus Aufgaben in die Agenda zu legen. Dazu gehe ich hier einmal zum Beispiel wieder in mein Podcast-Projekt. Und da seht ihr jetzt hier alle möglichen Aufgaben, die in diesem Projekt bestehen. Und jetzt sagen wir mal, ich möchte Termine Recording gerne in meiner Agenda haben. Dann klicke ich einfach auf die Aufgaben-Karte. Und in den Aufgaben-Karten fällt euch vielleicht hier oben dieser Pin auf. Eine Reißnadel sozusagen. Wenn ich darauf klicke, seht ihr die Spalten aus der Agenda, die ich gerade eben angelegt habe. Das heißt, ich kann auch aus einer Aufgaben-Karte direkt sagen, die Aufgabe soll bitte in meiner Agenda auf Prio 1 liegen, in dem Beispiel. Und dann seht ihr, kriegt die hier auch oben diese schöne rote Markierung. Und auch hier sehe ich das Reißnagel-Symbol in rot. Das heißt, ich weiß auf einen Blick, diese Aufgabe liegt in meiner Agenda in der Prio 1 Spalte. Auch natürlich in den Aufgaben, Entschuldigung, auch natürlich in den Projekten ist es so, dass ich auch hier, seht ihr hier an dem Beispiel ja auch, Aufgaben in meine Agenda legen kann, die mir nicht zugewiesen sind. Ich muss nur Zugriff auf das Projekt haben und ich kann mir die Aufgaben in die Agenda legen. Der Vorteil der Agenda ist jetzt, dass ich diese Aufgaben auch in der Agenda schon bearbeiten kann. Das heißt, ich kann hier reinklicken zum Beispiel. Und kann jetzt hier Kommentare hinzufügen, Text vergeben, Fälligkeiten verändern. Ich könnte die Aufgabe hier auch direkt abschließen oder archivieren auch, ohne in das Projekt zu wechseln. Wenn ich sonst meine verschiedenen Aufgaben, die jetzt in der Agenda liegen, bearbeiten möchte ohne mit der Agenda zu arbeiten, müsste ich in die einzelnen Projekte klicken, die Aufgabe bearbeiten, wieder zurück in ein anderes Projekt gehen, die Aufgaben bearbeiten, wieder zurück. Und mit der Agenda habe ich alles, was ich persönlich im Blick haben will, sofort in einem Board. Das wirklich, wirklich Wichtige ist, das, was ihr hier habt, diese Sortierung. Also in meinem Fall jetzt hier Prio 1, Prio 2, Prio 3, sehe nur ich. Die Agenda ist immer persönlich. Das heißt, kein anderer sieht die Sortierung eurer Agenda. Auch wenn ihr hier zum Beispiel eine Aufgabe nehmt und in eine andere Spalte verschiebt. Sagen wir mal, ich nehme jetzt hier diese Aufgabe, die ist doch nicht so wichtig, ziehe die in Prio 3. Das hat keine Auswirkung auf die ursprüngliche Karten-Position in dem ursprünglichen Board. Das gilt nur für meine Agenda. Aber ich habe es im Blick. Und ich kann mich so selber losgelöst von der Board-Struktur organisieren und habe alles immer schön vor der Nase. Die Prioritäten sind ein Beispiel, wie man die Agenda organisieren kann. Ich zeige in einem anderen Video noch ein paar andere Möglichkeiten, was mit der Agenda auch möglich ist. So als kleiner Vorgriff. Man kann damit zum Beispiel auch nach Mitarbeitern die Spalten gestalten, also dass man zum Beispiel die Aufgaben von bestimmten Mitarbeitern im Blick hat. Das ist besonders für Führungskräfte interessant. Und was ich besonders praktisch finde, ist die Strukturierung nach Wochentagen. So kann man sich seine Woche wunderbar zurecht planen und auch immer sehr agil sein und die Planung aktualisieren. Wenn es vielleicht dann doch anders kommt, als man gehofft hat. Das ist ja sehr häufig so. Die Agenda ist, wie in der Einleitung schon gesagt, eine oft nicht beachtete Funktion, die aber sehr, sehr entlastend ist. Sehr mächtig. Und die Arbeit mit MeisterTask wirklich deutlich einfacher macht. Ja, das war der Agenda-Überblick. Ich hoffe, es war für euch ein bisschen erhellend und ihr konntet da was daraus ziehen. Wie gesagt, es gibt demnächst noch ein nächstes Video, wo ich ein paar Beispiele für Agenda-Strukturen zeige. Wenn ihr auf MeisterTask Pro upgraden möchtet, nicht vergessen, es gibt einen Discount Code. Der heißt “BJOERN”. Damit bekommt ihr einen Rabatt auf eure erste Zahlung, lohnt sich also besonders bei jährlichen Abonnements. Und wenn ihr Fragen habt, freue ich mich an eine E-Mail an bjoern@bjoernbobach.de. Ich sage bis zum nächsten Mal und ich bedanke mich für das Zuschauen und wenn ihr Likes vergebt und natürlich über eure Kommentare. Bis bald.

MeisterTask Checkliste mit Erwähnung

MeisterTask: Checklisten ordentlich verbessert – Personen-Erwähnungen und Dateiverlinkung

MeisterTask hat eine neue Funktion für alle Nutzer nachgereicht, auf die ich lange gewartet habe: Checklisten werden endlich produktiver. Ab sofort kann man in einzelnen Checklisten Punkten Projektteilnehmer erwähnen und Dateien verlinken! Auch wenn das noch keine wirkliche Zuweisung ist, lässt sich so leicht eine Zuständigkeit für die einzelnen Punkte und ein Bezug zu einer bestimmten Datei herstellen. In diesem Video zeige ich, wie das funktioniert.

Wer auf ein höheres Level von MeisterTask upgraden möchte, kann dies mit dem Discount Code / Promocode "bjoern" sogar etwas günstiger bekommen. Weitere Informationen zu MeisterTask gibt es hier.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo Björn Bobach hier mit einem neuen Video zu MeisterTask dazu habe ich länger keine Videos gemacht aber in naher Zukunft könnten da ein bisschen mehr neue Videos kommen z.b. über die Agenda Funktion aber heute geht's um eine neue Funktion die MeisterTask für alle Nutzer frei gegeben hat und das betrifft die Checklisten und das möchte ich euch gerne zeigen wenn ihr mit MeisterTask arbeitet und gerne in die Pro oder das Business Level von MeisterTask wechseln möchtet nicht vergessen mit meinem Rabattcode „bjoern“ gibt es einen Rabatt auf die erste Zahlung MeisterTask Ich blende das auch noch mal unten ein aber jetzt zeige ich euch die Funktion um die es mir geht. Ich bin hier in einem Beispiel Projekt von einem Handwerksbetrieb also ganz normale Auftragsabwicklung von Handwerkern in den Beispiels und jetzt gehe ich in eine Aufgabe und diese Aufgabe ist mir zugewiesen und ich lege eine Checklistean. Checklisten Einträge kann man ja schon lange hinzufügen,
und ab dem pro Level auch mehrere Checklisten pro Aufgabe das alles fein und super praktisch versuchen wir das jetzt einfach mal hier liegen meine Checkliste an, also z.b. Kunde qualifizieren Angebot kalkulieren einfach so als Beispiel, aber was mache ich jetzt, wenn ein solcher Checklisteneintrag von jemand Besonderem abgearbeitet werden soll, ich kann in meistertask einzelne Checklisten Punkte nicht anderen Personen zuweisen, ich bin hier oben, der einzige die in dieser Aufgabe zugewiesen ist, wenn ich das hier rein schreibe, wen meine ich und das hat MeisterTask heute geändert, ich kann nämlich ab sofort im Checklisten auch Erwähnungen schreiben heißt ich kann einfach über ein @ genau wie in den Kommentaren unten eine spezielle Person erwähnen, damit Sie sofort darüber benachrichtigt wird und auch sichtbar ist, für wen ist diese Aufgabe in der Checkliste dann gedacht, wenn ich jetzt z.b. sage
das soll mein Mitarbeiter Felix machen, wenn ich hier drauf klicke und man sieht, das sieht genauso aus wie in den Kommentaren, wenn man jemand erwähnt und schreibe bitte Kunde wegen Angebot zurückrufen super und jetzt hat der Felix eine Benachrichtigung bekommen, dass er in Checkliste hinzugefügt wurde mit indem er erwähnt es und für alle die mit der Aufgabe arbeiten ist aus sichtbar, das ist etwas was den Felix angeht. Ich kann natürlich genauso gut auch alle hier ansprechen, also bin ich jetzt hier wieder ein @ eingebe kann ich auch sagen alle Projektmitglieder oder alle Aufgaben Beobachter ich für die Checklisten. Jetzt nicht immer unbedingt das Produktivste, weil wer soll es dann machen, also ich würde hier wirklich empfehlen, da einzelne Personen zu erwähnen. Und noch eine zweite ganz coole Sache ist das MeisterTask jetzt auch erlaubt in den Checklisten Dateien zu verlinken, ich habe hier unten ja ein foto verlinkt in dieser Aufgabe.
Und wenn ich jetzt z.b. sehr sehr viele Fotos von einem Schaden hätte bei diesem Pseudohandwerker könnte ich hier so etwas machen wie Schrägstrich, das ist der Befehl für eine Datei Verlinkung, dann kriege ich hier die Anhänge der Aufgabe aufgelistet, jetzt haben wir nur immer eine also wähle ich die aus und schreibe gleichzeitig noch eine Erwähnung und da schreiben wir mal wieder den Felix „kannst du dir diesen Schaden anschauen“.
Und jetzt sieht man hier habe ich eine Datei verlinkt. Hier habe ich einen Kollegen erwähmt und wenn der hier drauf klickt öffnet sich auch sofort der entsprechende Anhang, ist ja ein klein aufgelöstes Bild, aber es ist ja nur ein Beispiel Projekt und so ist also in der Checkliste zu auf einen Blick zu sehen, wer ist angesprochen und um was genau geht es mit einer super Funktion habe ich lange lange drauf gewartet. Es ist noch nicht wirklich etwas wie eine Unteraufgabe, ich kann jetzt hier immer noch keine Fälligkeit Daten einstellen oder wirklich eine Zuweisung pro Punkt machen, aber ich finde das ist ein erster und sehr cleverer und gut gemachter Schritt in die richtige Richtung, gibt MeisterTask eine ganze Menge mehr an Produktivität wie ich finde. Das ist diese neue Funktion ich euch zeigen wollte, ich freue mich wie immer über Kommentare und Likes unter diesem Video nicht vergessen mit dem Rabattcode „bjoern“ könnt ihr etwas
Geld sparen, wenn ihr MeisterTask Pro oder Business abonniert und ich sage bis zum nächsten Video. Bis bald, ciao.

MeisterTask mit Timeline / Zeitleiste

MeisterTask: Die neue Timeline und Beispielboards

MeisterTask hat eine oft nachgefragte Funktion ab dem Business Level eingebaut: die Timeline oder Zeitleiste. Damit lassen sich Projektabläufe oder Teamzuordnungen schön visualisieren und sehr einfach anpassen. In diesem Video zeige ich die Funktion und zwei Beispielboards wie ihr die Zeitleiste nutzen könnt.

Wer jetzt auf ein höheres Level von MeisterTask upgraden möchte, kann dies mit dem Discount Code / Promocode "bjoern" sogar etwas günstiger bekommen. Weitere Informationen zu MeisterTask gibt es hier.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo, Björn Bobach hier und nach längerer Zeit mal wieder ein Video zum MeisterTask. MeisterTask hat ein paar Funktionen nachgeliefert beziehungsweise neu rausgebracht, die wirklich einen Blick wert sind. Und die erste Funktion, die ich Euch zeigen möchte, ist die Zeitleiste oder auf Englisch die Timeline. Dazu habe ich zwei Beispielprojekte für Euch gemacht, damit Ihr sehen könnt, was die Einsatzmöglichkeiten sind. Wichtig für Euch zu wissen, das geht nur ab dem Businesslevel. Ich habe netterweise von MeisterTask einen Discount Code bekommen. Der heißt so wie ich, nämlich Björn. B, J, O, E, R, N, also Björn ohne Ö, mit O, E. Blende ich auch noch mal ein. Und da könnt Ihr, wenn Ihr upgratet, einen Discount von MeisterTask kriegen. Sowohl auf monatliche als auch auf jährliche Mitgliedschaften. Wenn Ihr den eingebt, seht Ihr dann aber auch alles Weitere. So, zurück zur Timeline. Die versteckt sich hier oben, hinter diesem Button. Wenn Ihr den Button nicht seht, liegt das daran, dass Ihr das noch nicht aktiviert habt, wenn Ihr einen Businesslevel-Account habt. Aktivieren tut Ihr das über die Projekteinstellung, also hier dieses „i“, und dann auf „Projekteinstellung“ und dann auf „Power-Ups“. Und da seht Ihr hier, steht „Zeitleiste“ und „Zeitplanung“. Und da kann man die Funktion ein- und ausschalten. Ihr seht, wenn ich sie jetzt ausschalte, verschwindet der Button. Also wenn Ihr den Button nicht seht und Businessuser seid, liegt es daran, dass Ihr das hier noch nicht aktiviert habt. Einfach einschalten und dann steht Euch die Funktion zur Verfügung. Wenn ich auf den Button klicke, blendet sich die Zeitleiste gleich ein. Und da habe ich hier die Möglichkeit, als allererstes durch die Tage zu scrollen. Ich kann hier, über diese Minus- und Plusbuttons, die Ansichten verändern. Also wenn ich minus mache, dann seht Ihr, dann zoome ich quasi raus. Dann sehe ich jetzt hier ab dem Level zum Beispiel nur die Wochen. Und wenn ich reinzoome, sehe ich die Tage. Und die werden dann jeweils breiter. Ganz gut ist hier diese Ansicht, wo man einen Monat auch so fast im Ganzen sehen kann. Je nachdem, wo jetzt der Bildschirm ist. Hier hat man eine gute Möglichkeit. Und wenn ich hier auf „Today“ klicke, das ist leider noch nicht eingedeutscht, dann springe ich zum aktuellen Datum. Das ist der 31. März. Mit diesem Button kann ich die Zeitleistenansicht maximieren. Das heißt, hier unten meine Projekte, mein Projektboard verschwindet. Dann sehe ich nur die Zeitleiste. Und wenn ich hier wieder drauf klicke, dann sehe ich wieder ein SplitView. Also, ich sehe unten meinen Projektboard und oben meine Zeitleiste. Wie funktioniert das Ganze? Das ist sehr, sehr einfach. Ich kann nämlich einfach meine bestehenden Aufgaben aus meinem Projektboard hier reinziehen. Und hier in diesem ersten Beispielboard habe ich jetzt ein Board für ein größeres Projekt. Ihr seht, das ist hier zum Beispiel eine Onlinepräsenz für ein Unternehmen. Wenn man jetzt eine Onlineagentur wäre, könnte man das darüber machen. Das heißt, ich habe hier eine Inbox und dann verschiedene Phasen von verschiedenen Aufgaben, also Planung zum Beispiel für die Website, die AdWords-Kampagne und Keywords ermitteln. Designphase, eine Programmierphase und eine Feedbackphase. Kann man natürlich erweitern. Das ist ein total simplifiziertes Beispiel. Aber da könnte man jetzt damit arbeiten. Jetzt kann ich diese einzelnen Phasen zeitlich einplanen. Das heißt, wenn ich jetzt hier eine Aufgabe nehme und nach oben ziehe, seht Ihr, erscheint eine kleine Umrandung in der Zeitleiste. Und das ist dann erst mal die geplante Zeit. Das sind erst mal nur zwei Tage. Aber jetzt sagen wir mal hier, mit diesem Kunden, da geht es dann nächste Woche los. Das wäre der 6. April. Und dann lasse ich einfach los. Und dann habe ich hier die Aufgabe drin. Jetzt seht Ihr hier schon, wenn ich mit der Maus darüber gehe, kriegt das Ganze eine Umrandung und hier so zwei kleine Kreise. Und die werden dann zu Pfeilen, wenn ich mit der Maus drüber gehe. Und darüber kann ich die Planung jetzt auch anpassen. Das heißt, ich kann jetzt hier zum Beispiel klicken und ziehen und sagen: Für die Konzeption der Webseite brauche ich zwei Wochen. Was bringt mir das? Das bringt mir das, dass ich zum Beispiel sagen kann: Wenn ich im-, das-, nach dem Konzept in die Designphase gehe und ich brauche da immer zwei Wochen dafür, kann also die Designphase frühestens am 20. April stattfinden. Das heißt, ich nehme jetzt hier dieses und ziehe mir das hier rüber. Und mache da jetzt aus der Designphase vielleicht eine Woche. Vielleicht brauchen wir da nur eine Woche. Das Konzept dauert länger, weil man ja auch immer wieder mit dem Kunden sprechen muss. Und wenn die Designphase fertig ist, dann brauchen wir vielleicht erst mal ein Kundenfeedback. Das holen wir uns auch innerhalb von einer Woche ein, mit Verbesserungs-, Anpassungen, solchen Geschichten. Und dann wird das Ganze schließlich umgesetzt. Und das heißt, das wird hier sein. Und dafür sagen wir dann mal, braucht ein guter Programmierer auch wieder eine Woche. Das heißt, ich habe jetzt hier eine zeitliche Abfolge meines Projekts. Und ich kann hier noch mehr machen. Ihr seht hier dieses Fragezeichen. Das bedeutet, diese Aufgabe ist niemandem zugewiesen. Da kann ich jetzt drauf klicken, kann die direkt zuweisen. Das heißt, ich kann jetzt hier zum Beispiel sagen: Das mache ich, das macht zum Beispiel der Felix. Und das Design macht auch der Felix. Das-. Quatsch. Das Feedback holt sich auch der Felix. Und die Umsetzung macht dann zum Beispiel wieder ich. Also, ich kann hier ein Projekt in eine visuelle Ansicht bringen. Das ist für eine große Sache ganz fein. Weil wenn ich jetzt zum Beispiel sage, das Website-Konzept, das steht natürlich ganz am Anfang. Das Adwords-Konzept wird vielleicht erst später sein. Ist aber von der Planung her natürlich auch eine Planungsphase. Und das würde man dann machen, wenn man in die Umsetzung der Website geht. Weil dann das Design der Website feststeht, und da würde man vielleicht die entsprechende Landing Page entsprechend auch angleichen. Also dann würde man das so ungefähr machen. Da sieht man, man hat hier eine Planungsphase, man hat da eine Planungsphase. Das ist durch die Farbkodierung von MeisterTask auch schön zu sehen. Man kann diese Zeiträume auch anders anpassen. Das heißt, wenn ich hier jetzt zum Beispiel in eine Aufgabe hineingehe, kann ich hier rechts, ups, kann ich hier rechts unter „Geplant“, und hier steht jetzt 6. April bis 17. April, klicken und kann hier auch Start und Ende, ein Datum noch mal verändern. Also wenn ich jetzt zum Beispiel sage, ich möchte damit doch schon früher anfangen, dann fangen wir damit zum Beispiel, sagen wir mal, am 2. April an, kann ich das machen. Zusätzlich zu dieser Planungsphase hat eine Aufgabe immer noch eine Fälligkeit. Warum ist das so? An eine Fälligkeit kann ich mich erinnern lassen. Die wird beim MeisterTask auch visuell dargestellt. Das heißt, wenn ich jetzt zum Beispiel sage möchte, dieses, diese Planungsphase, die muss spätestens am 15. April abgeschlossen sein, kann ich das einstellen und habe das jetzt hier auch noch mal drin. Erscheint auch in den Aufgabendetails. Hier oben wird es noch nicht angezeigt. Also, das würde ich mir wünschen, aber vielleicht kommt das noch. Und ich werde jetzt auch von MeisterTask daran erinnert werden: Achtung, das ist bald fällig. Macht ja in dem Zusammenhang sogar genauso Sinn. Weil, am 15. April ist es fällig, habe aber grob bis zum 17. April geplant. Das heißt, am 15. würde ich daran erinnert werden: Das muss jetzt mal fertig werden. Habe aber hier noch zwei Tage Puffer. Ich kann diese Aufgaben auch im Ganzen verschieben. Das heißt, wenn ich zum Beispiel sage, ich möchte hier mit dem AdWords-Konzept zum Beispiel ein bisschen später anfangen, kann ich hier auch diese Aufgabe anklicken und einfach im Ganzen verschieben. Ihr seht, das wird dann auch so überlagernd gezeigt. Das heißt, die zuerst anfangen, sind oben und dann setzt sich das nach unten so fort. Das ist eine schöne Möglichkeit, um ein Projekt zu visualisieren. Ganz spannend ist aber zum Beispiel auch eine Umsetzung von mehreren Projekten in einen Board. Wenn ich zum Beispiel alle meine Projekte, die ich habe mit Kunden, in einem Board bearbeite. Und da habe ich Euch hier schon was vorbereitet. Ihr seht, auch hier habe ich jetzt ein ganz simplifiziertes Board mit einer Eingangsspalte, die gibt es bei mir ja immer, Angebotsphase und dann gibt es hier verschiedene Teams. Und hier oben habe ich in der Zeitleiste jetzt diese einzelnen Aufgaben angelegt. Das heißt, ich brauche hier diese vordefinierte Zeit für ein Projekt und kann so die Auslastung meines Teams sehen. Sagen wir mal, ein Team kann nie mehr als zwei Projekte gleichzeitig behandeln. Das heißt, ich würde jetzt-, also wenn ich jetzt-. Nehmen wir mal den Kunden Vier, den ich dem Team A zugewiesen habe. Ich sehe auf einen Blick schon, also vor dem 13. April macht das keinen Sinn, das zu planen. Weil, die sind mit zwei Projekten ausgelastet. Dann kann ich also jetzt, sagen wir mal, den Kunden Vier hierauf ziehen und sage dann hier-. Ups, so. Da hat es ein bisschen nach unten gezogen. Den hätte ich gerne da oben. Will er jetzt nicht. Machen wir ihn da unten hin. Also Kunde Vier fängt quasi da an, weil da habe ich wieder Luft und kann ihn dann auch hier nach hinten weiter ziehen. Das ist eine Möglichkeit, wo ich also mehrere Projekte in einem Board erledige, mehrere Kunden in einem Board darstelle und so die Teamauslastung mir schön visuell darstellen kann. Und so kann ich auch verhindern, dass ich mein Team überlaste. Also wenn ich, wenn ich hier sehen kann, wann ich wie viele Projekte gleichzeitig bearbeite, kann ich das auch hin und her schieben, wenn sich zum Beispiel etwas verzögert. Ist eine schöne übersichtliche Sache. Grundsätzlich finde ich die Funktion sehr gelungen. Wie gesagt, es gibt sie auf dem Businesslevel von MeisterTask. Das ist ein großes Plus für das Businesslevel, das ich erst immer etwas, sagen wir mal, skeptisch gesehen habe bislang, weil die Funktionsvielfalt da außerhalb der Nutzerrechte nicht so unglaublich überzeugend war. Aber das ist jetzt ein Feature, das macht im Businessumfeld total Sinn, und ich halte das für sehr sinnvoll. Wie gesagt, mit dem Discount Code kriegt Ihr ein bisschen Rabatt über mich. Der Discount Code heißt „Bjoern“, blende ich auch noch mal ein. Und ich hoffe, das Video hat Euch gefallen. Ich freue mich über Likes. Und wenn Ihr Fragen habt, gern in die Kommentare oder an office[at]bjoernbobach.de und ich sage bis zum nächsten Mal!

MeisterTask Wiederkehrende Aufgaben

MeisterTask: Wiederkehrende Aufgaben einrichten (ENDLICH!!)

Was lange währt, wird endlich gut: MeisterTask bietet ab der Pro-Variante endlich wiederkehrende Aufgaben an. Damit wird MeisterTask zu einem nahezu vollständigen Task-Manager. In diesem Video zeige ich euch, wie Ihr die Funktion nutzt und selbst leicht wiederkehrende Aufgaben einrichten könnt.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo, Björn Bobach hier. Und was lange währt, wird endlich gut. MeisterLabs hat endlich wiederkehrende Aufgaben in MeisterTask integriert und das Ganze auch noch sehr einfach und intuitiv zu bedienen. Also wirklich für jeden sofort zu erlernen. Möglich ist das erst ab dem MeisterTask Pro Level. Das heißt in der kostenlosen Basic Version ist es noch nicht dabei. Und wie das dann funktioniert, ist über die Automationen. Und das ist ganz schnell eingerichtet. Ich zeige euch das an meinem Beispielboard einmal an der Eingangsspalte. Zunächst einmal ja die Frage wofür wiederkehrende Aufgaben. Das ist sehr praktisch für Dinge wie zum Beispiel, wenn man jeden Monat zu bestimmten Zeitpunkten etwas erledigen muss. Zum Beispiel die Umsatzsteuer abrechnen und überweisen oder, und das mache ich jetzt hier an dem Beispiel, die Löhne überweisen, wenn man Angestellte hat. Wie richtet man das ein? In einem MeisterTask Board in einem Browser geht man hier auf diesen kleinen Pfeil nach unten. Und da kann man dann Automationen auswählen. Und dann einfach Automation hinzufügen. Und da sieht man schon den neuen Punkt: wiederkehrende Aufgabe. Und wenn man jetzt da drauf klickt, öffnet sich ein neues kleines Fenster. Und da werde ich jetzt aufgefordert eine Vorlage hinzuzufügen. Wenn ich da drauf klicke, öffnet sich etwas, was einem bekannt vorkommt. Das sieht nämlich aus wie eine normale Aufgabenkarte in MeisterTask. Und hier kann ich jetzt alles genau so einrichten, wie ich das brauche. Das heißt, also in meinem Beispiel jetzt-. Ich wollte ja die Löhne überweisen. Da kann ich dann sagen: Löhne überweisen als Aufgabentitel. Jetzt kann ich mir hier noch Notizen machen. Vorher Stand in Unternehmen online abrufen. Ich kann jetzt hier auch benutzerdefinierte Felder, die ich hier schon in einem früheren Video mal eingerichtet habe, ausfüllen. Die brauche ich jetzt hier nicht. Das macht ja auch keinen Sinn in dem Beispiel. Ich kann aber auch Checklisten hinzufügen. Ich kann Anhänge hinzufügen. Also das, was man von normalen Aufgaben her kennt. Genau so kann ich hier Text hinterlegen. Ich kann Beobachter definieren und ich kann die Aufgabe auch gleich jemandem zuweisen. In dem Fall natürlich mir. Eine Besonderheit bei Vorlagen ist die Fälligkeit, weil hier kann ich jetzt kein Datum definieren. Das macht ja auch keinen Sinn bei einer wiederkehrenden Aufgabe. Die soll ja nicht immer am exakt gleichen Datum fällig sein. Ich kann aber sagen, wann die Aufgabe fällig ist, nämlich am selben Tag oder in einer bestimmten Anzahl von Tagen nachdem die Aufgabe eingestellt wurde. Da kommen wir gleich nochmal drauf zurück. Ich mache jetzt als erstes: am selben Tag fällig. Das war es schon. Jetzt sage ich: Vorlage speichern. Und jetzt hat sich dieses Fenster etwas erweitert. Hier ist meine Vorlage. Ich kann die auch nochmal bearbeiten, wenn ich hier draufklicke. Wenn ich da wieder raus will, einfach in den grauen Hintergrund klicken. Und hier unten kann ich jetzt einstellen, wo diese Aufgabe regelmäßig erscheinen soll. Also erst mal den Abschnitt, in dem Fall Eingang. Ich kann hier aber auch draufklicken und jetzt alle anderen Spalten in meinem MeisterTask Ort auswählen. Und hier kann ich dann endlich einstellen, wann sie und wie oft sie wiederholt werden soll. Wenn ich hier raufklicke, muss ich als erstes auswählen, ob ich das wöchentlich möchte, monatlich oder jährlich. In dem Fall ist das ja eine monatliche Wiederholung. Also klicken wir hier drauf. Und damit die Löhne schön pünktlich sind, möchte ich das immer so um den, sagen wir mal, 25. rum auf meiner Liste sehen- in meiner Aufgabenliste sehen. Hier unten kann ich noch einstellen, ob ich das jeden Monat oder vielleicht alternierend alle zwei oder einmal alle drei Monate, also einmal im Quartal haben möchte. In dem Fall lassen wir alles so wie es ist. Und hier kann ich auch noch sagen, wie viel Uhr das fällig ist. Das kann ich auch nicht deaktivieren. Hier muss ich eine Uhrzeit festlegen. Weil es ja bei MeisterTask immer nur Aufgaben zu bestimmten Uhrzeiten gibt. Also eine generelle Fälligkeit an einem Tag gibt es ja bei Meistertask nicht. Hier unten stelle ich noch ein, wann das das erste Mal sein soll. Also ab wann diese Automation laufen soll. Und da steht standardmäßig das aktuelle Datum. Heute ist der 21. Mai. Das kann ich so lassen. Weil wenn die Automation jetzt so läuft, würde das bedeuten, dass ich am 25. im aktuellen Monat, das das erste Mal in meiner Liste sehe. Und jetzt muss ich nur auf fertig klicken. Und das war es. Dass ich diese Automation eingerichtet habe, sehe ich jetzt hier, weil die Spalte leer ist, an diesem Symbol. Und hier steht auch: Aufgabe Löhne überweisen erstellen. Wie ändere ich sowas? Ganz einfach wieder hier auf dieses Dreieck, auf Automationen. Und hier sehe ich jetzt meine wiederkehrende Aufgabe als Automation. Und wenn ich jetzt hier auf den Füller klicke, kann ich das Ganze bearbeiten inklusive der Vorlage. Und wo wir gerade dabei sind, möchte ich da auch noch etwas ändern. Weil jetzt habe ich das zwar eingestellt: am 25. fällig, ist es ja aber gar nicht wirklich. Das wird am 25. eingestellt. Es sollte aber in drei Tagen danach fällig werden. Das heißt, am 25. wird diese Aufgabe immer in die Spalte gestellt der Fälligkeits-. Die Fälligkeitszuweisung, also das Datum, ist aber immer drei Tage später. Das heißt, die Aufgabe erscheint am 25. mit einer Fälligkeit drei Tage danach. Das macht Sinn, finde ich. Ich speichere das nochmal und klicke auf fertig. Jetzt habe ich das geändert. Und es gibt noch einen weiteren Weg sich diese Automationen anzeigen zu lassen und auch diese dann zu bearbeiten über das i hier oben. Dann auf Projekteinstellungen klicken, auf Automationen und da habe ich jetzt alle Automationen in diesem MeisterTask Board. Und die Letzte, die ich hinzugefügt habe, ist ganz oben: wiederkehrende Aufgaben. Und über den Füller kann ich das jetzt genauso bearbeiten wie zuvor. Ja. Also wie schon am Anfang gesagt, was lange währt wird endlich gut. Endlich ist das möglich. Damit wird MeisterTask wirklich zu einem richtigen Allrounder in der täglichen Taskbewältigung in der Verwaltung von eigenen Aufgaben. Weil seien wir mal ehrlich: Wiederkehrende Aufgaben haben wir alle. Und das sind eigentlich die Aufgaben die wir am schnellsten vergessen, weil die halt nicht aus der Reihe fallen. Und die sind dann ganz schnell mal auch weg aus dem Kopf, wenn ganz viel anderes auf einen einprasselt. Also super umgesetzt von MeisterLabs, finde ich. Sehr leicht und intuitiv einzurichten. Und ich glaube, das ermöglicht euch, und mir auch, noch ganz andere Möglichkeiten MeisterTask in Zukunft produktiv für einen einzusetzen. Ich hoffe das kleine Video hat euch gefallen. Ich freue mich über Likes und wenn ihr meinem Kanal folgt. Und das nächste Video kommt bald. Versprochen. Dieses Mal wird es nicht mehr so lange dauern. Tschüss.

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