Produktivität
Alle Blog Beiträge von Björn Bobach zum Thema Produktivität und Selbstmanagement.
Auftragsabwicklung mit MeisterTask
MeisterTask ermöglicht die komplette Auftragsabwicklung für kleinere Betriebe wie Handwerker oder Online- und Marketingagenturen. In diesem Video zeige ich die Struktur von drei einzelnen Boards für Vertrieb, Abwicklung und Abrechnung mit vielen Beispielen für Tags und Automationen.
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Mehr Informationen zu MeisterTask findet man hier.
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Ihr habt Fragen? Ich freue mich über einen Kommentar oder eMails an bjoern@bjoernbobach.de
Hier die Transkription des Videos:
Herzlich Willkommen zu einem neuen Video zu MeisterTask und in diesem Video zeige ich euch eine komplette Auftragsabwicklung mit MeisterTask in drei verschiedenen Projekt Boards und diese habe ich schon vorbereitet. Und da werden wir jetzt einmal komplett durchgehen, damit ihr seht, wie das möglich wäre. Und zwar haben wir die Projekte Vertrieb, Abwicklung und Abrechnung und die sind alle miteinander verbunden und es wird sehr viel Nutzung von Automation gemacht. Und ich erkläre euch das alles jetzt Schritt für Schritt. Legen wir einen neuen, eine neue Aufgabe an, also ein neuer Kunde hat angefragt und wir legen eine Aufgabe an, das nennen wir einmal Kunde A. Und ihr seht direkt in der ersten Spalte ist eine Automation hinterlegt, nämlich ein Fälligkeitsdatum wurde aktualisiert und es wurde eine Zuweisung vorgenommen. An Peter Produktiv. Das ist einer meiner fiktiven Mitarbeiter für diese Demos und das Board ist grundsätzlich so aufgebaut, dass die Spalten hier ganz klassisch nach Kanban Prinzip den Status der jeweiligen Aufgabe darstellen. Also jetzt im Moment zum Beispiel diese Anfrage ist im Eingang. Der nächste Schritt wäre Prüfung, Kalkulation.
Und so weiter. Wenn ich die Aufgabe öffne, sehe ich, dass ich hier benutzerdefinierte Felder hinzugefügt habe, aber noch sind die nicht auszufüllen, weil zunächst einmal muss die Aufgabe aus dem Eingang in die aktive Bearbeitung verschoben werden, und das ist die Aufgabe von Peter Produktiv. Und wenn der sich die Aufgabe nimmt und in seine nächste Spalte Prüfung zieht, seht ihr, hier gibt es direkt wieder zwei Automation Checkliste Prüfung hinzufügen und Fälligkeitsdatum auf heute setzen. Das bedeutet, in dem Moment, wo sich Peter dieser Aufgabe in diese Spalte zieht, hat er die am selben Tag zu erledigen. Das ist eine Vorgabe, dass wir sagen, am selben Tag soll die Prüfung abgeschlossen sein. Das wird von MeisterTask auch direkt markiert, weil alles, was heute fällig ist, wird orange hinterlegt. Und ihr seht, hier ist eine Checkliste hinzugefügt worden. Wir erstellen die Aufgabe noch einmal und in dieser Checkliste, die jetzt automatisch geladen wurde, ist hinterlegt, dass zuerst die Text gesetzt werden sollen, die zu dieser Aufgabe passen. Ich klicke hier einmal drauf und da habe ich schon diverse Tags angelegt, nämlich erst mal nach Produkten, damit man hinterher schön nach Produkt filtern kann, wenn man sich das Board anschaut.
Sagen wir mal, der Kunde hat Produkt A und Produkt C bestellt. Geht ja auch mehreres. Ich könnte ja noch einen Priorität Tag vergeben. Ich könnte einen Verlust Tag. Das macht natürlich am Anfang keinen Sinn, der kommt später ins Spiel und ich könnte auch eine Eskalation hier anlegen. Sollte es zu einer Eskalation bei diesem Kunden kommen? Die Tags habe ich gesetzt. Ich hake das ab. Dann überprüfe ich, ob der Kunde im CRM ist. Ist er? Habe ich überprüft? Nächster Checklisten Punkt Felder aktualisieren. Da geht es jetzt hier um diese benutzerdefinierten Felder. Die könnt ihr ab Business Level bei MeisterTask hinterlegen. Dann wird standardmäßig zu jeder Aufgabe diese Felder mit angelegt, die ihr völlig frei definieren könnt. Ich habe das selber jetzt eingerichtet, dass ja im Kontakt hinzugefügt werden soll. Sagen wir mal, das ist Max Mustermann. Dann habe ich angelegt, dass hier eine Kundennummer hinzugefügt werden soll aus dem CRM. Dann eine Telefonnummer. Und dann noch ein Drop Down Feld. Was für ein Kunde es ist, ob ein Neukunde oder ein Bestandskunden, sagen wir einmal Kunde.
Als ein Neukunde habe ich auch das erledigt und ich habe die Felder aktualisiert. Ich hake das ab und dann will ich die Machbarkeit, Machbarkeit prüfen, also schauen Ist das überhaupt eine Anfrage, die wir erfüllen können? Habe ich gemacht. Super. Ist also einmal komplett durch die Prüfung gelaufen. Im nächsten Schritt wird kalkuliert. Ich ziehe das rüber. Und auch hier wieder Automation. Das Fälligkeitsdatum wurde verändert. Die die Zuweisung hat sich geändert auf mich in diesem Beispiel und es wurde auch wieder eine neue Checkliste gelernt, nämlich für die Kalkulation. Die hier oben kann ich jetzt ausblenden. Ich brauche nur noch die. Zuallererst sollte ich kalkulieren. Das habe ich getan. Und jetzt kommt der Vier Augen Check. Und das ist jetzt etwas, was mit MeisterTask zum Beispiel ganz einfach ist, weil ich kann jetzt hier in diesen Checklisten reinschreiben, an wen sich das richtet, nämlich mit einem Add. Und jetzt sagen wir mal, das soll der PX fleißig in dem Fall machen, oder bleiben wir bei Peter? Darüber bekommt er jetzt auch eine Benachrichtigung, dass er hinzugefügt worden ist.
Und um es ihm noch einfacher zu machen und richtig gut zu kommunizieren, schreibe ich jetzt hier unten in den Kommentar add Peter. Bitte Kalkulation gegenchecken. Und um es ganz handhabbar zu machen, kann ich diese Kalkulation jetzt hier auch gleich noch verlinken. Ich ziehe die einfach von meinem Schreibtisch hier rein und sie wird angehangen. Es dauert ein Hühnchen. Und wenn ich jetzt hier einen Schrägstrich mache, kann ich diese Kalkulation direkt in diesem Kommentar noch verknüpfen. Das heißt, wenn ich hier draufklicke und Return drücke, seht ihr hier unten. Ich habe ihn erwähnt, das heißt, er wird benachrichtigt und bitte die Kalkulation gegenchecken. Und wenn man da drauf klickt, gelangt man direkt zu der Möglichkeit, diese Datei herunter zu laden. Wäre das eine PDF Datei, könnte ich mir die hier auch direkt anzeigen lassen. Sagen wir mal, er hat das erledigt. Dann ist die Absprache, dass er das abhakt und dann muss es die Geschäftsleitung noch freigeben. Das wäre dann zum Beispiel wieder ich. Das heißt, da würde ich angesprochen werden.
Ein Kommentar muss jetzt hier nicht hinzugefügt werden, weil ich darüber schon benachrichtigt worden bin. Und wenn ich es überprüft habe, hake ich das ab. Und auch darüber wird jetzt der Aufgaben Inhaber wieder benachrichtigt. Bin jetzt ich selber in dem Beispiel Board, weil er der bei der Aufgaben Inhaber immer benachrichtigt wird, wenn Dinge erledigt werden. Das heißt das würde ich jetzt angezeigt kriegen. Dann im nächsten Schritt wird dann die Aufgabe wieder weitergezogen und zwar in die Angebots spalte. Auch da wieder Automation. Die Fälligkeit ändert sich auf sofort, weil Angebote sollen möglichst schnell rausgeschickt werden. Auch da gab es wieder eine neue Checkliste. Das Angebot ist versendet worden und das Fälligkeitsdatum. Nachfassen soll neu gesetzt werden. Das heißt, ich fasse das Datum händisch an und sag In sieben Tagen, am 30. soll die Aufgabe erneut fällig werden. Hintergrund ist natürlich klar, weil ich möchte dann in sieben Tagen noch einmal nachhören, ob was mit dem Angebot ist, wenn ich bis dahin noch nichts gehört habe. Also auch das sage ich ab. Und nun wird diese Aufgabe in sieben Tagen erneut fällig.
Jetzt gibt es zwei Möglichkeiten, wie es weitergeht. Das eine wäre eine Nachverhandlungen. Also der Kunde meldet zurück. Ja, er ist grundsätzlich interessiert, aber es ist ihm zu teuer. Oder vielleicht muss noch was hinzugefügt werden. Dann würde die Karte in dieser Spalte landen. Das ist auch wieder sofort fällig. Auch hier kann sich jetzt wieder die Zuweisung ändern oder eine Checkliste noch hinzugefügt werden. Ist alles nicht der Fall. Der Kunde hat sich mit uns geeinigt. Dann würde die Karte als nächstes hier in diese Annahme Transfer Spalte wandern. Sollte der Kunde abgesagt haben, würde die Karte hier im Verlust Archiv landen. Und dann gibt es eine ganze Reihe von Automation. Der Status wird auf abgeschlossen gesetzt, das Fälligkeitsdatum wird entfernt, die Zuweisung wird entfernt. Die Tags Eskalation und Prio werden entfernt. Das ist ein Fehler hier und der Verlust wird hinzugefügt. Wir sagen jetzt aber der Kunde hat das angenommen. Ich ziehe die Karte in die Annahme Transfer Spalte und dann verschwindet die Aufgabe. Und hier unten wird es kurz eingeblendet. Hier ist nämlich eine Automation, dass die Aufgabe in die Spalte Abwicklung im Projekt Abwicklung in die Spalte offen verschoben wird.
Das heißt, weil der vertriebs vorgang ja nun beendet ist. Für diese aufgabe muss die auch nicht mehr hier drin sein. Diese Aufgabe lebt jetzt mit allem was sie bis jetzt erlebt hat in dem Board Abwicklung weiter. Hier ist sie. Und wenn ich da draufklicke, sieht man sofort Das Fälligkeitsdatum hat sich wieder automatisch geändert auf den heutigen Tag. Und die Zuweisung hat sich auch geändert, damit der jeweilige Mitarbeiter dann benachrichtigt wird, dass er einen neuen Auftrag im Eingang hat. Der nimmt sich die Aufgabe wieder raus in die Spalte Dispo. Und da seht ihr. Hat sich das Fälligkeitsdatum sofort wieder verändert auf eine Woche später? Weil eine Disposition ein bisschen Zeit braucht. Und es gibt hier unten eine neue Checkliste. Aber das Tolle ist, dass alles, was in dem, in dem in der Aufgabe bis jetzt passiert ist, hier nach wie vor sichtbar ist für das Team, das das Ganze ausführt. In der Disposition gibt es jetzt wieder eine neue Checkliste. Termin mit Kunden abstimmen. Sagen wir, das haben wir gemacht. Dann habe ich den Termin intern geprüft und das ist jetzt eine ganz spannende Geschichte, weil da kommt die MeisterTask Timeline ins Spiel.
Die Timeline ist hier oben, unter diesem Folgen auch wieder Business möglich. Und hier sehe ich jetzt eine kalendarische Aufstellung all meiner Termine und ihr seht jetzt hier natürlich nichts, weil ich ja in dem Beispiel jetzt nur diese eine Aufgaben Karte habe. Aber ich könnte jetzt hier die Auslastung meiner beiden Teams A und B schon sehen, weil das sind die Teams, die den Auftrag dann am Ende ausführen. Und jetzt sagen wir einmal, dieser Kunde hat mit uns abgesprochen, das soll in den ersten beiden Aprilwoche stattfinden. Dann muss ich diese Aufgaben Karte einfach hier oben reinziehen und ihr seht, dann kommt schon eine gestrichelte Umrandung und ich lasse das los. Und ich ziehe es hier rüber. Und jetzt ist dieser Auftrag geplant für diese zwei Wochen. Und das wird auch in der Aufgaben Karte an dieser Stelle vermerkt. Das kann auch hier händisch noch mal geändert werden. Direkt. Oder ich kann es auch hier oben in der Timeline selbst immer wieder anpassen und ändern. Das heißt, den habe ich geprüft. Den habe ich in den Auftrag eingetragen.
Den Warenbestand habe ich jetzt intern reserviert. Und jetzt muss ich das Ganze noch einem Team zuweisen. Und das ist ganz einfach auch wieder erledigt, indem ich die Karte nehme und entweder Team A oder Team. Wem sagen wir in dem Fall Team A? Auch hier könnte man jetzt mit einer neuen automatischen Zuweisung, wenn es kein Demo Board wäre, mit mehreren Mitarbeitern arbeiten oder mit einer automatischen Terminvergabe mit automatischen Checklisten. Je nachdem, in was für einem Bereich man tätig ist, macht das natürlich auch Sinn. Der Auftrag ist jetzt abgewickelt und auch da gibt es jetzt wieder eine Abschluss Transfer Spalte. Und ihr ahnt es schon Auch hier wieder die Die Automation. Das Fälligkeitsdatum wird entfernt und die Aufgabe wird in die Abrechnung offen Spalte verschoben, also ins nächste Projekt Board. Und hier ist die Aufgaben Karte jetzt wieder. Und auch hier natürlich die gesamte Historie wieder vorhanden. Also auch wenn jetzt im Laufe der Abwicklung zum Beispiel Notizen gemacht würden, es vielleicht eine Preisbindung gegeben hätte all das kann hier vermerkt werden und ist jetzt für die Mitarbeiter, die die Abrechnungen machen, alles total transparent, nachvollziehbar.
Der Mitarbeiter nimmt sich die Aufgabe wieder in Rechnungsstellung. Hier wird das Fälligkeitsdatum wieder aktualisiert. Auf in zwei Tage Rechnungen sollen schnell geschrieben werden und es wird eine neue Checkliste hinzugefügt. Wenn ich hier draufklicke, sehen wir die auch. Das heißt, ich muss die Projekt Doku prüfen, vielleicht mit dem Projektleiter Rücksprache halten. Es Besonderheiten bei der Rechnungsstellung geben soll, die vielleicht hier nicht eindeutig sichtbar sind. Dann erstelle ich das Dokument, ich verschicke die Rechnung und dann verschiebe ich die Karte auf Zahlung warten. Und hier wird als Fälligkeitsdatum jetzt das Zahlungsziel eingetragen, das in der Firma herrscht. In dem Fall sind es jetzt als Beispiel zwei Wochen und in zwei Wochen würde diese Aufgabe jetzt fällig werden, wenn die Zahlung nicht bis dahin eingegangen worden sein sollte? Wenn sie bis dahin nicht eingegangen ist, kann man dann die Aufgabe noch in die Spalte Mahnung verschieben? Und hier gibt es etwas Besonderes, nämlich das Fälligkeitsdatum wird natürlich auf heute gesetzt, weil Mahnungen wollen wir dann so fortschreiben und es wird eine Email an meine E Mail Adresse gesendet, weil ich zum Beispiel in diesem Projekt Board überhaupt nicht beteiligt bin, damit ich trotzdem informiert werde.
Da ist etwas. In Mahnung wird eine Email an mich geschickt. Mache ich jetzt mal, so habe ich eine Email im Posteingang. Die muss ich euch nicht zeigen. Da steht nur drin, dass dieses diese Aufgabe in dieser Spalte gelandet ist. Und wenn der Kunde dann irgendwann bezahlt hat, wird sie ihn bezahlt und Abschluss verschoben. Dann passiert auch wieder Ihr Fälligkeitsdatum wird entfernt, die Zuweisung wird entfernt, es werden entsprechende Tags entfernt, wenn zum Beispiel Eskalation gesetzt wurde. Weil das macht keinen Sinn mehr. Und die Aufgabe wird abgeschlossen, nicht archiviert. Das sollte man immer händisch machen, damit. Man sollte kurzfristig noch mal eine Rückfrage kommen, man hier einfach schnellen Zugriff hat, weil sonst muss man sie erst aus dem Archiv zurückholen. Also ihr seht, MeisterTask ist in der Lage in einem überschaubaren Betrieb eine komplette Auftragsabwicklung darzustellen. Ihr könnt ja versuchen das nachzubauen. Bei Fragen schreibt mich gerne an, wenn ihr die Pro oder Business Versionen testen wollt. Gibt es einen Discount Code? Den hatte ich schon mal eingeblendet. Mache ich jetzt noch mal, da spart ihr 20 % auf eure erste Zahlung.
Ich freue mich wie immer über Nachrichten und Feedback und wenn ihr Fragen habt, gerne an mich per Email oder Kontaktformular auf meiner Website und ich sage bis zum nächsten Mal Ciao!
Nachhaltige Besprechungen mit MeisterNote und MeisterTask
MeisterNote ist eine neue, äußerst ästhetische und kollaborative Notizenapp der Firma MeisterLabs, die uns schon MeisterTask und Mindmeister gebracht hat. MeisterNote ist daher gerade mit MeisterTask eng verzahnt — und das kann man sich zu Nutzen machen! In diesem Video zeige ich einen Arbeitsablauf zur Planung und Abhaltung von tatsächlich nachhaltigen und verbindlichen Team-Meetings, angefangen von der Erstellung der Vorlage, über die Planung bis zur Durchführung und Sammlung der Besprechungsprotokolle.
Wer auf ein höheres Level von MeisterNote upgraden möchte, kann dies mit dem Discount Code / Promocode “BJOERN” sogar etwas günstiger bekommen.
Mehr Informationen zu MeisterTask / MeisterNote findet man hier.
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Hier die Transkription des Videos:
Hallo und herzlich willkommen, Björn Bobach hier, hier mit einem neuen Video zu MeisterNote und in diesem Video werde ich euch eine nachhaltige Besprechung der Vorlage zeigen, mit der es möglich ist, Besprechungen gemeinsam zu planen, durchzuführen und dann auch die daraus entstehenden Aufgaben nachhaltig zu verfolgen. Es gibt von mir auch eine andere Arbeitsweise dazu, direkt innerhalb eines MeisterTask Boards. Das ist aber ein bisschen schwierig, wenn man gemischte Besprechungen hat über, in denen man über mehrere Projekte spricht oder allgemeine Besprechungen, wo es vielleicht gar nicht so sehr im Fokus um ein einzelnes Projekt geht, sondern um eher allgemeine Themen. Und jetzt ist MeisterNote mit auf der Bühne erschienen. Und damit kann man das Ganze tatsächlich nicht nur sehr ansprechend und hübsch, sondern auch nachhaltig gestalten. Und das will ich euch in diesem Video zeigen. Ihr seht hier schon, ich habe hier schon eine Vorlage erstellt, aber bevor ich euch jetzt erkläre, wie man damit arbeitet, wäre es ja ganz schön, wenn ich diese Vorlage auch tatsächlich wieder benutzen kann. Momentan kann ich das nicht. Nicht wenn ich hier was verändern, ist das Dokument ja verändert.
Also möchte ich daraus erst mal eine Vorlage erstellen. Und das bietet MeisterNote ja auch. Dazu gehe ich einmal hier oben über das Hamburger Menü auf die Seitenleiste, die es standardmäßig sowieso eingeblendet. Ich habe sie nur für die Demonstration aus und ich bin hier in meinem Protokoll Besprechung Vorlage und habe hier drei Punkte. Und wenn ich darauf klicke, kann ich sagen Diese Notiz, dieses Dokument möchte ich als Vorlage speichern. Das mach ich mal und jetzt kann ich die, die das Dokument noch umbenennen als Vorlage. Und ich kann auch auswählen, ob die unter Notizen mit eingeschlossen werden sollen. Das heißt, wenn ich jetzt hier unter dieser Notiz noch weitere Notizen hätte, würden die in die Vorlage mit aufgenommen werden. Das bietet sich zum Beispiel für Projekt Vorlagen an. Wenn man eine Dokumentation nach einem bestimmten Schema immer wieder anfertigen möchte, dann würde man das akzeptieren. Ich habe hier keine unter Notizen. Deswegen sage ich jetzt einfach neue Vorlage und es dauert ein Sekündchen. Und jetzt seht ihr unter Vorlagen hier unten ist meine Besprechung Vorlage sofort sichtbar.
Ich kann auch über dieses Plus direkt eine neue Besprechung Vorlage erstellen und dann hier bearbeiten. Aber es geht halt auch aus einem bestehenden Dokument hier oben. Diese Vorlage kann ich jetzt einfach löschen. Ich drück auf die drei Punkte und sagt das soll bitte in den Papierkorb. Ich werde noch mal gewarnt. Da ist MeisterNote genauso wie MeisterTask ja immer sehr, sehr umsichtig. Lege ich in den Papierkorb und jetzt legen wir los. Ich gehe hier auf die drei Punkte und ich sage, ich möchte eine neue Notiz aus dieser Vorlage erstellen. Das ist wichtig. Wenn ich hier nur auf Vorlage klicke, würde ich die Vorlage selber ändern. Das kann ja gut sein, dass ich das im Laufe der Zeit immer wieder weiter optimiere. Das möchte ich jetzt nicht. Ich möchte eine neue erstellen. Und deswegen gehe ich hier auf die drei Punkte und sage neue Notiz aus Vorlage. Ich muss dem Ganzen einen Namen geben. Und jetzt ist es ein guter Brauch, da mit dem Datum anzufangen. Sagen wir, ich möchte das am 23.. Februar 2022 machen und das ist das allgemeine.
Team Meeting. Unter Notizen kann ich jetzt wieder auswählen, ob ich die hier mit einschließen soll, vielleicht möchte ich ja nur das oberste Dokument neu erstellen. Möchte ich nicht. Ich sage nur eins, ich sage also einfach neue Notiz. Und jetzt bin ich hier oben in der Liste direkt damit beglückt worden, dass diese Notiz erstellt wurde. Ich bin aber immer noch in der Vorlage. Allein deswegen ist es schon gut, wenn man den Titel ändert, damit man nicht hinterher doch ausversehen die Vorlage verändert. Ich klicke hier einmal drauf. Und das erste, was ich mache, ist, dass ich diese Notiz in zu einer anderen Notiz zuordnen zwei den Besprechungen Protokollen. Das mache ich einfach, indem ich die Notiz hier in der Seitenleiste klicke, angeklickt lasse und dann auf Besprechungen Protokolle ziehe. Und jetzt sieht man, ist hier ein kleiner Pfeil erschienen und ich habe jetzt meine Besprechung Protokolle schön gesammelt und kann auch in diesem in diesem Dokument quasi dann eine Übersicht erstellen. Dazu gleich mehr. Jetzt zur eigentlichen Besprechung der Vorlage. Wie arbeitet man damit?
Das Schöne an MeisterTask ist ja, dass man auch Tipps hinterlegen kann, oder Warnboxen. Das habe ich jetzt auch gemacht, damit dann alle, die damit arbeiten, damit auch wissen, wie sie damit umzugehen haben. Sollte man natürlich trotzdem auch noch mal mündlich erklären. Nur digital arbeiten bedeutet ja nicht, dass man nicht miteinander sprechen sollte. Und als allererstes habe ich hier die Teilnehmer. Und hier steht in der Infobox von mir reingeschrieben bitte hier die Teilnehmer des Meetings eintragen und Eintrag dem jeweiligen Teilnehmer als Aufgabe zuweisen. Warum und wie funktioniert das? Und was bedeutet das? Nehmen wir Teilnehmer eins. Das wäre jetzt ich. Und zuweisen bedeutet Ich erstelle eine Aufgabe in MeisterTask. Das funktioniert in MeisterNote, wie in meinem Video auch schon gezeigt, immer neben einem Block. Wenn ich mit der Maus drüber gehe und hier auf diesen MeisterTask angelehnten Haken klicke. Jetzt möchte er, dass ich eine Aufgabe hinzufüge. Die nenne ich jetzt einfach Team Meeting 23. 2. 2022. Diese Aufgabe gibt es noch nicht. Deswegen sage ich einfach Hinzufügen, erstellen.
Und die soll jetzt in dem Fall in das Teamboard und zwar in meine Spalte. Und dann soll sie mir auch zugewiesen werden. Der Sinn dahinter ist, dass jetzt einen MeisterTask in einem Board. Welches ist eigentlich egal, weil es eine Zuweisung gibt. In einem Board eine Aufgabe erstellt wurde mit dem Titel 23.02.22 Team Meeting. Und die ist mir zugewiesen. Das heißt, in MeisterTask sehe ich diese Aufgabe auf meinem der Sport und habe so auch noch mal einen Reminder, damit ich das Meeting nicht vergesse. Ich kann dann selber in MeisterTask in dieser Aufgabe auch noch ein Fälligkeitsdatum jeweils passend zu dem jeweiligen Meeting einstellen. Leider geht das noch nicht, wenn ich hier eine Aufgabe erstelle. Ich kann nur einen Titel vergeben und ich kann einen eine Zuweisung vornehmen. Leider kann ich hier noch nicht mit Fälligkeiten arbeiten. Das wäre ein schönes Feature. MeisterLabs wenn ihr zuhört, fänd ich toll, wenn man Aufgaben an dieser Stelle noch etwas detaillierter bearbeiten kann. Auch Text zuweisen wäre eine schöne Sache. Das würde ich jetzt analog für die anderen Teilnehmer machen.
Also sagen wir mal, ich habe hier mal einen Peter Business oder ich habe einen Felix Fleißigst. Und auch den würde ich jetzt jeweils diesen Titel hier zuweisen. Was passiert jetzt, wenn jemand nicht kann oder sich jemand noch nicht sicher ist, ob er kann? Ich kann direkt hier in diesem Eintrag einen Kommentar hinzufügen. Nehmen wir an, ich würde jetzt sagen, ich schaffe es nicht pünktlich, dann schreibe ich hier rein, komme erst 10 Minuten später aus dem Call. Bitte ohne mich starten. Und jetzt, wenn ich das ausblende, sieht man auch trotzdem hier gibt es einen Kommentar zu meinem Anwesenheit. Status kann ich hier draufklicken, kann jeder machen und kann das auch beantworten, wenn er möchte und sieht hier meine Info, dass ich etwas später teilnehmen werde. Damit hat sich es auch schon ganz gut erledigt. Ob die wenn wenn es ist nicht ganz klar ist, wer überhaupt teilnimmt. Man kann ja auch weitere Punkte noch ergänzen. Das ist ja alles ein kollaboratives Tool. Das heißt, hier können auch andere noch Teilnehmer hinzufügen, können das alles bearbeiten und Kommentare hinterlassen.
Das darf man nicht vergessen, dass das alles ja von allen gleichzeitig bearbeitet wird und nicht nur von mir. So habe ich also eine schöne Teilnehmerliste und kann auch Kommentare über meinen Anwesenheit Status hinterlassen. Und jetzt kommen wir zu den eigentlichen Themen in der Infobox. Hier von mir steht hier Bitte neue Themen sammeln oder bestehende Aufgaben aus MeisterTask verlinken. Darunter zwei Abschnitte, bestehende Themen, Aufgaben und neue Themen und der erste Block bestehende Themen, Aufgaben hat den Hintergrund, dass man vielleicht über Dinge sprechen möchte, die schon eine Aufgabe sind und die kann man ja auch bestehend schon mit MeisterNote verknüpfen, aus MeisterTask heraus. Das heißt, da kriege ich einfach drauf. Und jetzt steht hier zwar Aufgabe hinzufügen, aber wie in meinem Einleitung Video auch schon gezeigt, ich kann hier auch bestehende Aufgaben verknüpfen. Ich muss nur danach suchen. Das heißt, wenn ich jetzt hier zum Beispiel nach Pet suche, sollte Pet Policy kommen. Und da sieht man Pet Policy Jourfix und es hat den Tag Jourfix. Wenn ich hier draufklicke, öffnet sich dieser Aufgabe natürlich auch direkt in MeisterTask.
Ein Haken hat die ganze Sache, wenn ich hier nach etwas suche. Also jetzt sehen wir hier zum Beispiel Ich habe hier den Jourfix Tag, dann kann ich danach leider nicht suchen. Ich kann nicht nach Tags hier suchen. Das einzige, was MeisterTask durchsucht sind der Aufgaben, Titel und der auf die Aufgabenbeschreibung. Also nicht nach Tags suchen und auch nicht nach Text aus den Kommentaren suchen, das wird alles nicht gefunden, wenn ich aus MeisterNote nach einer Aufgabe suche. Es werden nur Aufgabenbeschreibung und Aufgaben Titel durchsucht, aber das kann ich jetzt mit mehreren machen. Also ich kann jetzt zum Beispiel noch auch über einen Kunden sprechen. Suchen wir mal nach Kunde. Was habe ich da? Da habe ich ganz viele Beispiele. Kunden aus meinem Workshops, Kunde E zum Beispiel und so weiter und so weiter. Und auch wenn jetzt hier nur drei Mal dieser Block war ich kann, selbst wenn der letzte hier schon gefüllt sein sollte, hier immer über das Plus einen neuen Block hinzufügen. In der Block Liste ganz nach unten scrollen und auf Aufgabe erstellen klicken.
Dann habe ich wieder eine neue Aufgabe, die ich verknüpfen kann. Das sind die bestehenden Aufgaben, der Workflow für neue Themen ist ein wenig anders, weil hier wird erst einmal nur gesammelt, was an Themen Wünschen besteht. Das heißt, ich schreibe hier zum Beispiel rein. Wir müssen zum Beispiel die, die die Office Räume renovieren. Sagen wir, ich will eine neue Wandfarbe Wandfarbe bestimmen. Anderes Topic könnte sein, ich hatte gerade schon erwähnt Pet Policy um eine bestehende Aufgabe Einverständnis. Einverständnis, Pet Policy, Allergiker Fragezeichen. Dann beschäftigen wir uns vielleicht mit einem neuen Telefon System für unser neues Büro. Und so weiter und so fort. Hier kann ich also. Hier kann ich also diverse Themen sammeln. Das Schöne ist, wenn die Liste einmal voll ist, kann ich natürlich hier auch wieder über das Plus, das Ganze ergänzen bzw. ist MeisterNote auch intelligent. Wenn ich jetzt hier zum Beispiel reinschreibe Sommerfest organisieren und hier einfach Return drücke, führt MeisterTask diese Liste einfach weiter fort. Wenn ich noch mal Return drücke, wird das gelöscht und ich kann einen neuen Block definieren.
Hier werden also im Vorfeld alle Themen gesammelt, die neu sind, dies noch nicht als MeisterTask Aufgabe gibt und dann kann in der Besprechung entschieden werden. Was soll damit passieren? Ich kann also entweder sagen, ich möchte diesen Block durchgestrichen haben, weil wir haben ihn vielleicht schon endgültig besprochen, dann ist das erledigt. Oder ich kann auch aus solchen neuen Themen Aufgaben generieren. Während des Meetings schon. Das heißt, ich kann hier zum Beispiel sagen Telefon, System. Da möchte ich eine neue Aufgabe erstellen. Das heißt, ich schreibe hier einmal Telefon, System, MeisterTask schaut jetzt wieder oder beziehungsweise MeisterNote, ob in den MeisterTask Aufgaben etwas waren. Es ist nicht. Das heißt, ich klicke auf Telefon System erstellen. Ich wähle ein Board aus, nehme das Team Board. Ich wähle eine Spalte aus. Sagen wir mal, darum kümmert sich Peter und ich weiß es auch direkt zu. Und jetzt sieht man der Punkt 3 Telefon System ist Peter zugewiesen und auch wenn ich hier jetzt wieder draufklicke, sehe ich ganz kurz die Aufgabe, die ich gerade neu erstellt habe.
Kann hier wieder drauf klicken, landet dann in MeisterTask in der Aufgabe selbst. So werden aus Besprechungstisch eben direkt verbindliche Aufgaben mit einer Zuweisung. Und dadurch sind solche Aufgaben direkt viel nachhaltiger. Es lässt sich viel eher verfolgen, ob da was weiter dran getan wird und es gibt eine Zuständigkeit. Das ist wirklich super und super praktisch und macht die Besprechungen deutlich effizienter. Aber wir kennen das alle Besprechungen und wir haben hinterher keine Zuständigkeiten geklärt. Und dann vergessen wir eigentlich, was wir da beschlossen haben und wer dafür zuständig sein sollte. Nun habe ich dieses Meeting abgehalten und ich habe es. Ich habe das alles schön dokumentiert. Jetzt ist die Frage Wie kann ich das jetzt gebündelt sammeln? Und dazu hatte ich ja hier dieses Dokument. Das heißt, das würde ich jetzt ganz gerne eine Liste meiner Besprechungen Protokolle drin haben. Zum einen ist es ja so, dass ich hier direkt reinklicken könnte, aber vielleicht möchte ich zu den Besprechungen auch noch mich etwas intensiver, allgemeiner austauschen. Und das ist ganz einfach, weil wenn ich hier draufklicke, kann ich in dem Dokument selber eine Verlinkung erzeugen.
Das heißt, ich kann, wenn ich hier auf einen beliebigen Punkt gehe, sagen ein Teilnehmer und auf dem Block klicke, kann ich sagen Link kopieren. Und den meinen Besprechungen, Protokolle, Dokument kann ich jetzt sagen Link ein kann ich jetzt einen Text hinzufügen? Sagen wir machen eine Aufzählung. Vom das was der 23. 02. 2022. Und ich kann hier sagen, da soll ein Link rein. Ich füge hinzu. Und jetzt sieht man, ist das gleich entsprechend markiert. Das Schöne ist, wenn ich hier noch eine Auflistung habe, dass ich hier noch mal dazu auch weitere Inhalte hinzufügen kann. Also wenn ich jetzt zum Beispiel da irgendwelche Dokumente noch gesondert gesammelt werden sollen, die nicht in das Protokoll sein kann, das hier drunter stehen. Und ich kann darüber auch noch einmal diskutieren in Form von Kommentaren. Also ich kann hier zum Beispiel schreiben war ein tolles Meeting. @Björn Bobach Ich habe mit mir selbst geschrieben, aber da könnte ich jetzt natürlich auch wenn es mehrere gäbe, alle erwähnen. Und so fördere ich die Kommunikationskultur auch im Nachgang von solchen Besprechungen und habe hier eine schöne Liste.
Wie gesagt, ich kann mich auch hier durchklicken, aber hier habe ich die Möglichkeit, noch vielleicht etwas mehr zu dokumentieren. Das war mal ein Beispiel für eine nachhaltige Vorlage und für ein nachhaltiges Vorgehen bei Besprechungen. Wie gesagt, am Anfang schon. Ich habe die Möglichkeit ja auch in MeisterTask in einem Projekt selber über die Tags und die Filter Besprechungen abzuhalten. Das, was ich hier gezeigt habe, eignet sich ganz gut, wenn man Besprechungen macht, die nicht nur über ein Projekt gehen, sondern allgemeinere Themen behandeln. Und vielleicht ab und zu Aufgaben aus einem Projekt auch aufgreifen sollen. Ich hoffe, das hat euch gefallen. Ihr könnt was damit anfangen. Ich freue mich immer über Kommentare und Anregungen und Fragen, entweder als Kommentar zu dem Video oder auch gerne per Mail über meine Website. Ich bedanke mich fürs Zuhören und sage, bis bald.
MeisterTask und E‑Mail: Outlook Add-In, Spark und alle anderen Clients!
In diesem Video zeige ich die drei gängigen Methoden, um seinen Posteingang mit MeisterTask zu verknüpfen. Allen voran das rundum erneuerte Outlook-Add-in mit dem es endlich möglich ist, E‑Mails direkt als Kommentar zu bestehenden Aufgaben hinzuzufügen. Außerdem zeige ich die Spark Integration für macOS und iPhone/iPad und wie ihr E‑Mails aus jedem beliebigen E‑Mail-Programm an MeisterTask weiterleiten könnt.
Wer auf ein höheres Level von MeisterTask upgraden möchte, kann dies mit dem Discount Code / Promocode “BJOERN” sogar etwas günstiger bekommen. Weitere Infos zu MeisterTask gibt es hier.
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Hier die Transkription des Videos:
Hallo Björn Bobach hier und herzlich willkommen zu einem neuen MeisterTask Video. Heute möchte ich euch zeigen, wie man Meister Task mit seinem E‑Mail Eingang am besten nutzt und verknüpft. Und da gibt es im Prinzip drei Wege Einen Weg kann jeder gehen, egal welchen E‑Mail Client er benutzt. Dann gibt es einen speziellen Weg für Nutzer von Spark, dass es eine E‑Mail App auf dem Mac und auf dem iPhone und iPad. Und da ist auch eine Windows Version in Arbeit.
Das werde ich euch zeigen. Und zu guter Letzt aber besonders wichtig Outlook. Auch da gibt es ein Plugin für MeisterTask und das hat jetzt auch eine neue Funktion bekommen, die auf die mit den ersten beiden Wegen nicht möglich ist. Aber zuerst zeige ich euch das, was ihr alle machen könnt. Ich habe hier ein Beispiel Board und in dem Beispiel dort habe ich ein paar Spalten. Und das besondere bei MeisterTask ist, dass jede Spalte in jedem Projekt Board eine eigene E‑Mail-Adresse bekommt.
Das passiert ganz automatisch. Und diese E‑Mail-Adressen kann man sich anzeigen lassen, indem man in einer Spalte auf diesen kleinen Pfeil nach unten klickt. Und dann auf Automation. Und hier steht Sie können Aufgaben per E‑Mail in diese Spalte einfügen und da sieht man, dass es eine sehr lange, sehr komplizierte E‑Mail-Adresse. Die muss man sich jetzt nicht immer merken. Man kann sich einen Kontakt damit anlegen, wo man den Namen so wählt, dass man genau weiß, welche Spalte in welchem Wort dieser E‑Mail-Adresse zugeordnet ist.
In dem Fall werde ich die jetzt einfach einmal mit einem Rechtsklick kopieren. Und jetzt habe ich also die eindeutige E‑Mail-Adresse dieser Spalte in meiner Zwischenablage. Das bedeutet, wenn ich jetzt in mein E‑Mail-Programm gehe ich gehe hier einmal ins Werk. Dann habe ich hier eine E‑Mail, die ich jetzt als Aufgabe in dieses Board weiterleiten kann und das funktioniert wie eine normale E‑Mail Weiterleitung, das heißt, ich klicke hier auf Weiterleiten und gebe als Empfänger ganz einfach. Die E‑Mail-Adresse ein, die ich gerade eben kopiert habe und jetzt sage ich senden.
Die ist jetzt gesendet und jetzt kann es ein paar Momente dauern, bis in MeisterTask etwas passiert, weil erst mal muss das über die E‑Mail Server laufen und dann gibt es auf den meisten Servern auch noch eine Sicherheitsprüfungen, Viren und solche Sachen. Und dann dauert es ein paar Momente und diese Aufgabe erscheint hier in der Eingangs Spalte. Ja, jetzt hat es ein paar Minuten gedauert, aber aus meiner E‑Mail ist eine Aufgabe geworden. Hier können wir sie sehen und da sieht man jetzt schon so ein bisschen die Nachteile dieser Methodik, weil hier oben der Aufgaben Titel.
Das war der Betreff der E‑Mail und hier steht ein Vorwort, weil ich die E‑Mail weitergeleitet habe. Das könnte ich allerdings natürlich editieren, während ich das tue. Wenn ich mir die Aufgabe genauer anschaue, sieht man hier oben alles, was im E‑Mail Text stand, inklusive meiner Signatur ist in die Aufgaben Notizen verfrachtet worden. Ja, das ist nicht ganz so elegant. Es ist nicht ganz optimal. Hier gibt es einen Anhang, das ist mein Logo. Das stammt auch aus der Signatur.
Vorteil davon ist natürlich, wenn ich eine E‑Mail mit Anhängen bekomme, auch von einem Kunden oder so und die so weiterleite habe ich die Anhänger auch gleich in der Aufgabe drin. Das kann ich jetzt alles auf Aufarbeiten aufräumen. Ich kann jetzt hier auch die Notizen natürlich wie immer bearbeiten und alles was ich nicht brauche, also zum Beispiel meine Signatur einfach da raus löschen ist aber ein bisschen mühselig. Diese Methode gibt es auch schon sehr lange, ist aber nicht mehr ganz zeitgemäß, weil mittlerweile gibt es halt Plugins und davon zeige ich euch jetzt als erstes das für Spark.
Dazu gehe ich einmal zurück in mein Mail Klient. Und bei Spark ist es so, dass ich die Plugins in der Regel im Kontextmenü verstecken oder hier oben auch über die drei Punkte. Und wenn ich jetzt hier draufklicke, sieht hier, dass mir MeisterTask vorgeschlagen wird, weil ich den Dienst schon hinzugefügt habe. Wenn ich das noch nicht verknüpft habe, kann ich das Über Plus Dienst hinzufügen, aber auch noch eben erledigen. Wenn ich jetzt auf MeisterTask klicke.
Erscheint ein Dialog, wo mir vorgeschlagen wird, eine neue Aufgabe zu erstellen. Hier kann ich den Titel der Aufgabe ändern und hier den Text der Aufgabe. Und da sieht man schon, das ist viel eleganter, aber hier wird nicht meine Signatur hinzugefügt. Natürlich nicht, weil ich schicke ja keine E‑Mail. Hier steht nur der Text der E‑Mail selber. Und hier unten kann ich jetzt auswählen, in welchem Projekt und in welche Spalte ich das Ganze als Aufgabe haben möchte.
Dann nehme ich einmal wieder das Beispiel Board, nehmen aber eine Spalte daneben, damit wir das sehen. Also das jetzt die Arbeit spalte und ich sage einfach speichern. Und jetzt kommuniziert das Plugin direkt mit Meister Task. Und wenn ich zu Meister Task zurück wechsel, ist die Aufgabe sofort da. Das ist also sozusagen Instant Tennis. Das ist ohne Wartezeit und auch viel eleganter, weil hier sieht man sofort, dass der Aufgaben Titel richtig ist und dass hier wirklich nur der Text ist, den ich per E‑Mail erhalten habe.
Und zu guter Letzt schließlich die MeisterTaskIntegration mit Outlook. Ich bin hier in Outlook für den Mac. Das sieht ein bisschen anders aus, als ihr es vielleicht kennt. Das liegt daran, dass hier neues Outlook aktiviert ist, dass das neue Interface, das Microsoft irgendwann auch für alle anderen ausrollen wird. Und da muss man jetzt diesen Schalter umlegen, damit man das nutzt. Aber die Funktionalität ist die gleiche. Und es gibt ein MeisterTask Add-In für Outlook.
Ihr seht hier schon, dass MeisterTask in der Menüleiste und wenn ihr das noch nicht habt, könnt ihr hier über die drei Punkte und dann auf Add-Ins erhalten klicken. Da könnt ihr einfach nach MeisterTask suchen und das gleich aktivieren. Das ist in der Windows Outlook Version so ähnlich. Da gibt es einen Button auf dem direkt Add-Ins erhalten steht. Unter Windows funktioniert das dann analog dazu. Was kann dieses Add-In? Das kann etwas, was das Plugin in Spark noch nicht kann.
Und das zeige ich euch jetzt, wenn ich hier jetzt auf MeisterTask klicke. Dann steht hier zur Aufgabe hinzufügen Das heißt, ich kann hier nicht nur aus einer E‑Mail eine neue Aufgabe erstellen, so wie ich das in Spark eben gemacht habe, sondern ich kann endlich E‑Mails auch zu einer bestehenden Aufgabe hinzufügen. Und wenn ich mal zurück in MeisterTask gehe, seht ihr hier ein weiteres Beispiel Board von mir. Und da gibt es eine Aufgabe, die heißt Landingpages und ich möchte jetzt diese E‑Mail zu dieser Aufgabe hinzufügen.
Also sage ich hier zur Aufgabe hinzufügen und dann muss ich als erstes die Aufgabe auswählen. Die kann ich durch alle meine Aufgaben hindurch suchen. Also sage ich hier Landingpages. Und da wird es mir auch schon angezeigt. Ich wähle sie aus. Und jetzt steht hier Kommentar hinzufügen und darunter E‑Mail Text als Kommentar hinzufügen. Wenn ich hier draufklicke wird einfach mein E‑Mail Text, also das Lorem Ipsum Beispiel, das ich hier drin habe, in diesem Kommentar hinzugefügt. Hier ist alles genauso drin, ohne Signatur, ohne irgendwas, was ich nicht will.
Und jetzt kann ich hier noch etwas dazuschreiben. “Neue Mail vom Kunden:”. Und hier werden auch noch Anhänge gezeigt, wenn Dateien dabei gewesen wären, würden die hier aufgeführt werden und die E‑Mail wird auch als Email Datei komplett mit angehängt. Das kann ich über dieses kleine X auch löschen. Auch andere Dateianhänge, könnte ich hier entfernen. Das kann ich also so gestalten wie ich will. Ich lasse das jetzt aber einfach einmal so, wie es ist.
Das bedeutet, dass ich durch einen Doppelklick darauf direkt die Original Email mit allen Header Daten öffnen kann. Aber das brauchen eigentlich nicht viele. Wenn ich jetzt auf zur Aufgabe hinzufügen klicke, dauert ein Momentchen. Der grüne Haken kommt und jetzt steht hier auch, dass dieser E‑Mail schon zu dieser Aufgabe hinzugefügt wurde. Ich kann dir auch noch zu einer weiteren Aufgabe hinzufügen, also nicht nur zu einer. Das ist sehr praktisch, weil man nicht mehr betrifft. Eine E‑Mail, ja auch mehrere Aufgaben und dann möchte man die auch alle verlinkt haben.
Wenn ich jetzt zurück in mein MeisterTask gehe, sieht man schon, dass bei der Aufgabe Landingpages ein Kommentar jetzt ist. Da klicken wir mal drauf. Und da sieht man zum einen die E‑Mail Datei, die ich eben quasi mit der Aufgabe, mit dieser, mit der E‑Mail, mit dieser Aufgabe verlinkt habe. Und hier unten steht ein Kommentar vor ein paar Sekunden mit genauem Zeitstempel, auch wenn man mit der Maus drüber bleibt. Neue Mail vom Kunden und der Text, der in der E‑Mail stand.
Da haben wir, glaube ich, alle die MeisterTask schon lange nutzen, sehr lang darauf gewartet, dass es diese Möglichkeit gibt. Ich hoffe sehr, dass das Spark Plugin nachzieht, das vielleicht noch andere E‑Mail Clients mit einbezogen werden und dann ist das ganze eine runde Sache. Ja, also drei Möglichkeiten, wie man E‑Mails mit MeisterTask nutzen kann. Die Outlook Integration ist momentan mit Stand dieses Videos heute die mächtigste und die praktischste. Kann ich euch allen ans Herz legen.
Das macht das Arbeiten mit E‑Mail in Kombination mit MeisterTask deutlich einfacher. Ich hoffe es hat euch gefallen und es werden bestimmt mehr MeisterTask Videos kommen. Wenn ihr Fragen habt, gerne als Kommentar zu diesem Video oder per E‑Mail an bjoern@bjoernbobach.de oder über meine Website bjoernbobach.de. Da gibt es auch Kontaktmöglichkeiten. Ich freue mich und sage bis zum nächsten Mal “Ciao””!
MeisterTask: mit externen Gästen arbeiten
MeisterTask Business User können sich über eine neue Funktion freuen. Externe Projektmitglieder können nun auch als „Gast“ hinzugefügt werden und sehen dann nicht mehr das gesamte Projekt, sondern nun noch die Ihnen zugewiesenen Aufgaben oder solche, bei denen sie Beobachter sind. In diesem Video zeige ich euch, wie es funktioniert.
Wer auf ein höheres Level von MeisterTask upgraden möchte, kann dies mit dem Discount Code / Promocode “bjoern” sogar etwas günstiger bekommen. Weitere Informationen zu MeisterTask gibt es hier.
Folgt mir auch auf meinem YouTube Kanal.
Hier die Transkription des Videos:
Hallo Björn Bobach hier und herzlich willkommen zu einem neuen Video zu MeisterTask. Es gibt eine spannende neue Funktion bei MeisterTask und zwar die des Gastbenutzers. Man konnte ja schon immer externe Nutzer zu seinen MeisterTask Projekten hinzufügen und konnte ihnen in der Business-Variante, für die auch das hier notwendig ist, verschiedene Rollen zuweisen, also z. B. Kommentatoren, die nur kommentieren durften oder Lese-Nutzer, die ein Projekt nur lesen konnten. Der Haken daran: Sie konnten immer das gesamte Projekt sehen und das ist auch datenschutztechnisch manchmal gar nicht möglich gewesen, weil man vielleicht sensible Daten auch in seinem Projekt hat, wie jetzt z. B. hier in diesem Beispiel Board für einen Fachbetrieb, auch Auftragswerte.
Die möchte man vielleicht externen Nutzern auch gar nicht alle zeigen. Und mit der Gastrolle ist da nun etwas hinzugekommen, wo ein Nutzer, den man extern einlädt, nur die Aufgaben sieht, die man ihm zuweist oder für die er Beobachter geworden ist. Wie das funktioniert, zeige ich euch in diesem Video. Wie gesagt, es ist notwendig, hierfür einen Business Account zu haben. Es gibt einen kleinen Discount Code, der heißt “BJOERN”. Da kriegt ihr das Ganze für die erste Zahlung ein bisschen günstiger.
Das blende ich unten auch nochmal ein. Aber wie gesagt nur ab dem Business Level. Aber dafür echt eine super spannende Funktion und sehr, sehr praktisch. Wie funktioniert es nun? Also man muss erst einen Benutzer hinzufügen. Ihr seht, ich habe jetzt hier zwei Browserfenster. Einmal mein Beispiel Board mit meinem Beispiel Account hier. Und dann habe ich hier rechts ein Dashboard von einem fiktiven Mitarbeiter in einem anderen Browser, dass der Felix Fleissigst. Und ich hätte den nun gerne als Gast in diesem Projekt.
Also füge ich ihn erstmals Benutzer hinzu. Geht auf verschiedene Wege. Mein Lieblings Weg ist hier dieses blaue Plus in der Filter Leiste und da lade ich ihn jetzt einfach über seine normale E‑Mail-Adresse ein und wähle hier oben statt Mitglied Gast aus. Fertig. Jetzt ist er dem Projekt auch hinzugefügt worden. Sieht man hier. Bei Felix sieht man aber gar nichts, ist da irgendetwas schiefgelaufen? Nein, ist es nicht. Weil er hat ja keinen Zugriff auf das Projekt.
Der Felix kriegt davon erst etwas mit in dem Moment, indem ich ihm ein eine Aufgabe zuweisen. Also z.B. diese hier. Ich wähle ihn jetzt einfach mal aus und sag, das ist seine Aufgabe. Und da seht ja nahezu in Echtzeit erscheint hier eine Benachrichtigung, dass ihm eine Aufgabe zugewiesen wurde und die Aufgabe erscheint auch in seiner Aufgabenliste. Der Felix kann diese Aufgabe jetzt ganz normal bearbeiten. Das heißt, er kann diese hier anklicken. Er sieht sie genauso wie ich.
Er kann Checklisten-Punkte abhaken. Seht ihr, das ist ja immer fast sofort auch auf der Gegenseite sichtbar. Er kann Anhänge öffnen und hinzufügen. Er kann auch kommentieren. Er kann Tags z.B. hinzufügen. Das ist alles möglich. Es gibt ein paar Einschränkungen. Ihr seht, diese Aufgabe hat keinen Beobachter. Wenn ich jetzt hier in dem Kommentar z.B. eine Erwähnung machen möchte, sage @, sieht man, dass der Felix mich nicht sieht, obwohl ich Teil dieses Projektes bin.
Wenn er kein Gast wäre, würde ich jetzt hier unten in dieser Liste auch auftauchen. In dem Moment, wo ich selber zum Beobachter in dieser Aufgabe werde, hat der Felix auch die Möglichkeit, mich zu erwähnen? Das heißt, ein Gast sieht in einer Aufgabe auch immer nur die Teilnehmer eines Projektes, die an der ihm zugewiesenen Aufgabe beteiligt sind. Das heißt, er hat keinen Zugriff auf die gesamte Team-Mitglieder Liste in so einem Projekt, sondern immer nur wirklich auf das, was in der Aufgabe, für die er zuständig ist, möglich ist.
Man kann einen Gast auch zum Beobachter machen. Das zeige ich euch an einer anderen Aufgabe. Nehmen wir diese hier. Und jetzt sage ich In dieser Aufgabe ist der Felix Beobachter. Hier rechts passiert wieder gar nichts, weil alleine Beobachter sein bedeutet ja noch nichts. Wenn ich jetzt aber z.B. hier einen Kommentar schreibe. Bitte schnell erledigen, zum Beispiel. Dauert es wieder nur ein paar Momente und hier rechts kommt eine Benachrichtigung, dass ich einen in einen Kommentar geschrieben habe in einer Aufgabe.
Wenn ich das jetzt anklicke, dann kann ich das auch alles lesen. Wieder genau. Ich sehe die Aufgabe ganz genauso wie ein normales Projekt Mitglied. Ich kann hier auch mitarbeiten, aber sie erscheint halt nicht in meiner Aufgabenliste. Der Felix könnte sich jetzt natürlich in seine Agenda legen und wenn er die Benachrichtigungen schon weggeklickt hat, kann er ja die Benachrichtigung, die er schon gelesen hat, hier über diese Funktion wieder anzeigen lassen. Da ist sie wieder. Also auch hier könnte er in dieser Aufgabe wieder reinkommen.
Und sobald er als Beobachter entfernt wurde, hat er auch keinen Zugriff mehr darauf. Hier steht jetzt, wenn er entfernt wird, verliert er den Zugriff auf diese Aufgabe. Ich entferne ihn einfach mal. Jetzt hier ist auch diese Benachrichtigung weg, die er bekommen hat dazu. Das heißt, er kann da jetzt nicht mehr drauf zugreifen. Was passiert nun, wenn man einen Gast aus einem Projekt entfernt? Ich mache das jetzt mal über das I und die Projekt Einstellung.
Da seht ihr den Felix als Gast. Und wenn ich jetzt hier auf das X klicke, um ihn zu entfernen. Dann ist Meister Tast sehr intelligent. Es sagt nämlich Wählen Sie eine der folgenden Optionen die Zuweisung von Aufgaben, die er, die ihm gehören zu entfernen und diese neu zuzuweisen, dh. Ich kann jetzt sagen, entweder die Aufgaben, die ihm zugewiesen sind bis zu diesem Moment, sollen nicht zugewiesen sein, oder zum Beispiel mir, weil ich hier Mitglied dieses Projektes bin.
Da würden aber, wenn jetzt mehr hier drin werden, auch noch mehr stehen. Sage entfernen und neu zuweisen. Er verschwindet hier. Die Aufgabe ist verschwunden und das die Aufgabe, die er jetzt noch hatte oder die Aufgaben, wenn es mehr gewesen wären, wären mir zugewiesen worden. Das ist eine ganz spannende Geschichte für externe Nutzer, weil in meinen Workshops höre ich immer wieder: aber dann sehen die alles und das konnte man bis jetzt nicht entkräften. Über die Gast Funktion in Business Accounts ist das möglich.
Das kann man natürlich auch noch ein bisschen eleganter gestalten. Also z.B. könnte ich hier oben eine eigene Spalte machen für externe Benutzer. Also ich kann zum Beispiel Externe, damit ich eine Übersicht habe, welche Aufgaben mit externen Gästen geteilt werden. Oder ich kann das Ganze noch eleganter machen, indem ich z.B. diese Spalte in Felix umbenennen. Und dann würde ich eine Automation hinzufügen. Dazu muss ich ihn erst nochmal kurz zum Gast machen. Es geht ja ganz fix. So machen wir nochmal zum Gast.
Wie gesagt hier passiert ja jetzt erst einmal wieder gar nichts. Und jetzt füge ich hier einfach eine Automation hinzu. Und sage Automation hinzufügen zuweisen Alles, was in dieser Spalte landet, geht automatisch an meinen Gast Felix Fleissigst. Und wenn ich jetzt z.B. diese Aufgabe hier rüber ziehe, wird ihm diese Aufgabe zugewiesen und er hat sie hier auf der rechten Seite auch sofort in seiner eigenen Aufgabenliste und hier oben ist auch eine Benachrichtigung dazu erschienen. Also ich denke, das ist gerade für Firmen, die viel mit Externen arbeiten, eine lang ersehnte Funktion.
Ich denke da z.B. an Werbeagenturen, die mit externen Grafikern oder Textern arbeiten. Ich denke an Handwerksbetriebe, die externe Zuarbeiter haben. Ganz spannend sind natürlich auch Baufirmen, die viele Zuarbeiter haben, also viele externe Dienstleister, Maurer, Maler, die sich selber schon über Meister Task organisieren, denen es nicht recht ist, wenn das ganze Projekt von allen einsehbar ist. Wie gesagt, der Business Account ist notwendig. Ihr kriegt einen kleinen Discount, wenn ihr meinen Code benutzt.
Der heißt “BJOERN”. Den blende ich unten auch nochmal ein. Und wenn ihr Fragen dazu habt, könnt ihr mir jederzeit an bjoern@bjoernbobach.de schreiben. Ich freue mich auch über Kommentare zu diesem Video und ich sage bis zum nächsten Mal! Ciao!
KANBAN: Allzweckwaffe der digitalen Projektplanungs-Tools
Wer sich im Reich der digitalen Projektplaner wie MeisterTask, Asana, Trello oder Microsoft Planner umschaut, wird immer wieder über den Begriff Kanban stolpern. Nahezu jedes der populären Tools unterstützt dieses Prinzip zumindest, manche (MeisterTask, Trello) setzen sogar komplett auf diese visuelle Darstellung und logische Ordnung nach Spalten und Karten. Aber warum ist Kanban so populär … Read More
