Alle Anleitungen von Produktivitäts- und Achtsamkeits-Experte von Björn Bobach.
In diesem Video stelle ich euch die neuen Funktionen von MeisterTask im Jahr 2023 vor. Dazu gehören Unteraufgaben, Vorlagen und die Integration von MeisterNote. ???? Zu Unteraufgaben bin ich sehr froh, dass diese Funktion endlich verfügbar ist. Ich habe sie schon lange vermisst. ???? Allerdings bin ich nicht ganz zufrieden mit der Umsetzung. Die Visualisierung … Read More
MeisterTask hat in den letzten Jahren eine deutlich aufgewertete Projektverwaltung bekommen. Zusätzlich zu den Projektgruppen, kann man im Dashboard nun komfortabel (und schnell!) nach Projekten suchen, das Anzeigen von archivierten und gelöschten Projekte ist nun sehr einfach (und auch das Wiederherstellen). Zeit also, sich diese bessere MeisterTask Funktionalität in einem neuen Video anzuschauen. Folgt mir … Read More
MeisterTask ist äußerst intuitiv in der Anwendung. Dennoch gibt es ein paar wichtige Grundeinstellungen nach denen ich immer wieder gefragt werde. Erfahren Sie in diesem Artikel, welche Einstellungen in MeisterTask wirklich wichtig und sinnvoll sind. Das MeisterTask Dashboard anpassen Ihnen gefällt der Standardhintergrund des Dashboards nicht, oder das angezeigt Zitat inspiriert Sie nicht sondern stört … Read More
In diesem Video zeige ich die drei gängigen Methoden, um seinen Posteingang mit MeisterTask zu verknüpfen. Allen voran das rundum erneuerte Outlook-Add-in mit dem es endlich möglich ist, E‑Mails direkt als Kommentar zu bestehenden Aufgaben hinzuzufügen. Außerdem zeige ich die Spark Integration für macOS und iPhone/iPad und wie ihr E‑Mails aus jedem beliebigen E‑Mail-Programm an MeisterTask weiterleiten könnt.
Wer auf ein höheres Level von MeisterTask upgraden möchte, kann dies mit dem Discount Code / Promocode “BJOERN” sogar etwas günstiger bekommen. Weitere Infos zu MeisterTask gibt es hier.
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Hier die Transkription des Videos:
Hallo Björn Bobach hier und herzlich willkommen zu einem neuen MeisterTask Video. Heute möchte ich euch zeigen, wie man Meister Task mit seinem E‑Mail Eingang am besten nutzt und verknüpft. Und da gibt es im Prinzip drei Wege Einen Weg kann jeder gehen, egal welchen E‑Mail Client er benutzt. Dann gibt es einen speziellen Weg für Nutzer von Spark, dass es eine E‑Mail App auf dem Mac und auf dem iPhone und iPad. Und da ist auch eine Windows Version in Arbeit.
Das werde ich euch zeigen. Und zu guter Letzt aber besonders wichtig Outlook. Auch da gibt es ein Plugin für MeisterTask und das hat jetzt auch eine neue Funktion bekommen, die auf die mit den ersten beiden Wegen nicht möglich ist. Aber zuerst zeige ich euch das, was ihr alle machen könnt. Ich habe hier ein Beispiel Board und in dem Beispiel dort habe ich ein paar Spalten. Und das besondere bei MeisterTask ist, dass jede Spalte in jedem Projekt Board eine eigene E‑Mail-Adresse bekommt.
Das passiert ganz automatisch. Und diese E‑Mail-Adressen kann man sich anzeigen lassen, indem man in einer Spalte auf diesen kleinen Pfeil nach unten klickt. Und dann auf Automation. Und hier steht Sie können Aufgaben per E‑Mail in diese Spalte einfügen und da sieht man, dass es eine sehr lange, sehr komplizierte E‑Mail-Adresse. Die muss man sich jetzt nicht immer merken. Man kann sich einen Kontakt damit anlegen, wo man den Namen so wählt, dass man genau weiß, welche Spalte in welchem Wort dieser E‑Mail-Adresse zugeordnet ist.
In dem Fall werde ich die jetzt einfach einmal mit einem Rechtsklick kopieren. Und jetzt habe ich also die eindeutige E‑Mail-Adresse dieser Spalte in meiner Zwischenablage. Das bedeutet, wenn ich jetzt in mein E‑Mail-Programm gehe ich gehe hier einmal ins Werk. Dann habe ich hier eine E‑Mail, die ich jetzt als Aufgabe in dieses Board weiterleiten kann und das funktioniert wie eine normale E‑Mail Weiterleitung, das heißt, ich klicke hier auf Weiterleiten und gebe als Empfänger ganz einfach. Die E‑Mail-Adresse ein, die ich gerade eben kopiert habe und jetzt sage ich senden.
Die ist jetzt gesendet und jetzt kann es ein paar Momente dauern, bis in MeisterTask etwas passiert, weil erst mal muss das über die E‑Mail Server laufen und dann gibt es auf den meisten Servern auch noch eine Sicherheitsprüfungen, Viren und solche Sachen. Und dann dauert es ein paar Momente und diese Aufgabe erscheint hier in der Eingangs Spalte. Ja, jetzt hat es ein paar Minuten gedauert, aber aus meiner E‑Mail ist eine Aufgabe geworden. Hier können wir sie sehen und da sieht man jetzt schon so ein bisschen die Nachteile dieser Methodik, weil hier oben der Aufgaben Titel.
Das war der Betreff der E‑Mail und hier steht ein Vorwort, weil ich die E‑Mail weitergeleitet habe. Das könnte ich allerdings natürlich editieren, während ich das tue. Wenn ich mir die Aufgabe genauer anschaue, sieht man hier oben alles, was im E‑Mail Text stand, inklusive meiner Signatur ist in die Aufgaben Notizen verfrachtet worden. Ja, das ist nicht ganz so elegant. Es ist nicht ganz optimal. Hier gibt es einen Anhang, das ist mein Logo. Das stammt auch aus der Signatur.
Vorteil davon ist natürlich, wenn ich eine E‑Mail mit Anhängen bekomme, auch von einem Kunden oder so und die so weiterleite habe ich die Anhänger auch gleich in der Aufgabe drin. Das kann ich jetzt alles auf Aufarbeiten aufräumen. Ich kann jetzt hier auch die Notizen natürlich wie immer bearbeiten und alles was ich nicht brauche, also zum Beispiel meine Signatur einfach da raus löschen ist aber ein bisschen mühselig. Diese Methode gibt es auch schon sehr lange, ist aber nicht mehr ganz zeitgemäß, weil mittlerweile gibt es halt Plugins und davon zeige ich euch jetzt als erstes das für Spark.
Dazu gehe ich einmal zurück in mein Mail Klient. Und bei Spark ist es so, dass ich die Plugins in der Regel im Kontextmenü verstecken oder hier oben auch über die drei Punkte. Und wenn ich jetzt hier draufklicke, sieht hier, dass mir MeisterTask vorgeschlagen wird, weil ich den Dienst schon hinzugefügt habe. Wenn ich das noch nicht verknüpft habe, kann ich das Über Plus Dienst hinzufügen, aber auch noch eben erledigen. Wenn ich jetzt auf MeisterTask klicke.
Erscheint ein Dialog, wo mir vorgeschlagen wird, eine neue Aufgabe zu erstellen. Hier kann ich den Titel der Aufgabe ändern und hier den Text der Aufgabe. Und da sieht man schon, das ist viel eleganter, aber hier wird nicht meine Signatur hinzugefügt. Natürlich nicht, weil ich schicke ja keine E‑Mail. Hier steht nur der Text der E‑Mail selber. Und hier unten kann ich jetzt auswählen, in welchem Projekt und in welche Spalte ich das Ganze als Aufgabe haben möchte.
Dann nehme ich einmal wieder das Beispiel Board, nehmen aber eine Spalte daneben, damit wir das sehen. Also das jetzt die Arbeit spalte und ich sage einfach speichern. Und jetzt kommuniziert das Plugin direkt mit Meister Task. Und wenn ich zu Meister Task zurück wechsel, ist die Aufgabe sofort da. Das ist also sozusagen Instant Tennis. Das ist ohne Wartezeit und auch viel eleganter, weil hier sieht man sofort, dass der Aufgaben Titel richtig ist und dass hier wirklich nur der Text ist, den ich per E‑Mail erhalten habe.
Und zu guter Letzt schließlich die MeisterTaskIntegration mit Outlook. Ich bin hier in Outlook für den Mac. Das sieht ein bisschen anders aus, als ihr es vielleicht kennt. Das liegt daran, dass hier neues Outlook aktiviert ist, dass das neue Interface, das Microsoft irgendwann auch für alle anderen ausrollen wird. Und da muss man jetzt diesen Schalter umlegen, damit man das nutzt. Aber die Funktionalität ist die gleiche. Und es gibt ein MeisterTask Add-In für Outlook.
Ihr seht hier schon, dass MeisterTask in der Menüleiste und wenn ihr das noch nicht habt, könnt ihr hier über die drei Punkte und dann auf Add-Ins erhalten klicken. Da könnt ihr einfach nach MeisterTask suchen und das gleich aktivieren. Das ist in der Windows Outlook Version so ähnlich. Da gibt es einen Button auf dem direkt Add-Ins erhalten steht. Unter Windows funktioniert das dann analog dazu. Was kann dieses Add-In? Das kann etwas, was das Plugin in Spark noch nicht kann.
Und das zeige ich euch jetzt, wenn ich hier jetzt auf MeisterTask klicke. Dann steht hier zur Aufgabe hinzufügen Das heißt, ich kann hier nicht nur aus einer E‑Mail eine neue Aufgabe erstellen, so wie ich das in Spark eben gemacht habe, sondern ich kann endlich E‑Mails auch zu einer bestehenden Aufgabe hinzufügen. Und wenn ich mal zurück in MeisterTask gehe, seht ihr hier ein weiteres Beispiel Board von mir. Und da gibt es eine Aufgabe, die heißt Landingpages und ich möchte jetzt diese E‑Mail zu dieser Aufgabe hinzufügen.
Also sage ich hier zur Aufgabe hinzufügen und dann muss ich als erstes die Aufgabe auswählen. Die kann ich durch alle meine Aufgaben hindurch suchen. Also sage ich hier Landingpages. Und da wird es mir auch schon angezeigt. Ich wähle sie aus. Und jetzt steht hier Kommentar hinzufügen und darunter E‑Mail Text als Kommentar hinzufügen. Wenn ich hier draufklicke wird einfach mein E‑Mail Text, also das Lorem Ipsum Beispiel, das ich hier drin habe, in diesem Kommentar hinzugefügt. Hier ist alles genauso drin, ohne Signatur, ohne irgendwas, was ich nicht will.
Und jetzt kann ich hier noch etwas dazuschreiben. “Neue Mail vom Kunden:”. Und hier werden auch noch Anhänge gezeigt, wenn Dateien dabei gewesen wären, würden die hier aufgeführt werden und die E‑Mail wird auch als Email Datei komplett mit angehängt. Das kann ich über dieses kleine X auch löschen. Auch andere Dateianhänge, könnte ich hier entfernen. Das kann ich also so gestalten wie ich will. Ich lasse das jetzt aber einfach einmal so, wie es ist.
Das bedeutet, dass ich durch einen Doppelklick darauf direkt die Original Email mit allen Header Daten öffnen kann. Aber das brauchen eigentlich nicht viele. Wenn ich jetzt auf zur Aufgabe hinzufügen klicke, dauert ein Momentchen. Der grüne Haken kommt und jetzt steht hier auch, dass dieser E‑Mail schon zu dieser Aufgabe hinzugefügt wurde. Ich kann dir auch noch zu einer weiteren Aufgabe hinzufügen, also nicht nur zu einer. Das ist sehr praktisch, weil man nicht mehr betrifft. Eine E‑Mail, ja auch mehrere Aufgaben und dann möchte man die auch alle verlinkt haben.
Wenn ich jetzt zurück in mein MeisterTask gehe, sieht man schon, dass bei der Aufgabe Landingpages ein Kommentar jetzt ist. Da klicken wir mal drauf. Und da sieht man zum einen die E‑Mail Datei, die ich eben quasi mit der Aufgabe, mit dieser, mit der E‑Mail, mit dieser Aufgabe verlinkt habe. Und hier unten steht ein Kommentar vor ein paar Sekunden mit genauem Zeitstempel, auch wenn man mit der Maus drüber bleibt. Neue Mail vom Kunden und der Text, der in der E‑Mail stand.
Da haben wir, glaube ich, alle die MeisterTask schon lange nutzen, sehr lang darauf gewartet, dass es diese Möglichkeit gibt. Ich hoffe sehr, dass das Spark Plugin nachzieht, das vielleicht noch andere E‑Mail Clients mit einbezogen werden und dann ist das ganze eine runde Sache. Ja, also drei Möglichkeiten, wie man E‑Mails mit MeisterTask nutzen kann. Die Outlook Integration ist momentan mit Stand dieses Videos heute die mächtigste und die praktischste. Kann ich euch allen ans Herz legen.
Das macht das Arbeiten mit E‑Mail in Kombination mit MeisterTask deutlich einfacher. Ich hoffe es hat euch gefallen und es werden bestimmt mehr MeisterTask Videos kommen. Wenn ihr Fragen habt, gerne als Kommentar zu diesem Video oder per E‑Mail an bjoern@bjoernbobach.de oder über meine Website bjoernbobach.de. Da gibt es auch Kontaktmöglichkeiten. Ich freue mich und sage bis zum nächsten Mal “Ciao””!
MeisterTask Business User können sich über eine neue Funktion freuen. Externe Projektmitglieder können nun auch als „Gast“ hinzugefügt werden und sehen dann nicht mehr das gesamte Projekt, sondern nun noch die Ihnen zugewiesenen Aufgaben oder solche, bei denen sie Beobachter sind. In diesem Video zeige ich euch, wie es funktioniert.
Wer auf ein höheres Level von MeisterTask upgraden möchte, kann dies mit dem Discount Code / Promocode “bjoern” sogar etwas günstiger bekommen. Weitere Informationen zu MeisterTask gibt es hier.
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Hier die Transkription des Videos:
Hallo Björn Bobach hier und herzlich willkommen zu einem neuen Video zu MeisterTask. Es gibt eine spannende neue Funktion bei MeisterTask und zwar die des Gastbenutzers. Man konnte ja schon immer externe Nutzer zu seinen MeisterTask Projekten hinzufügen und konnte ihnen in der Business-Variante, für die auch das hier notwendig ist, verschiedene Rollen zuweisen, also z. B. Kommentatoren, die nur kommentieren durften oder Lese-Nutzer, die ein Projekt nur lesen konnten. Der Haken daran: Sie konnten immer das gesamte Projekt sehen und das ist auch datenschutztechnisch manchmal gar nicht möglich gewesen, weil man vielleicht sensible Daten auch in seinem Projekt hat, wie jetzt z. B. hier in diesem Beispiel Board für einen Fachbetrieb, auch Auftragswerte.
Die möchte man vielleicht externen Nutzern auch gar nicht alle zeigen. Und mit der Gastrolle ist da nun etwas hinzugekommen, wo ein Nutzer, den man extern einlädt, nur die Aufgaben sieht, die man ihm zuweist oder für die er Beobachter geworden ist. Wie das funktioniert, zeige ich euch in diesem Video. Wie gesagt, es ist notwendig, hierfür einen Business Account zu haben. Es gibt einen kleinen Discount Code, der heißt “BJOERN”. Da kriegt ihr das Ganze für die erste Zahlung ein bisschen günstiger.
Das blende ich unten auch nochmal ein. Aber wie gesagt nur ab dem Business Level. Aber dafür echt eine super spannende Funktion und sehr, sehr praktisch. Wie funktioniert es nun? Also man muss erst einen Benutzer hinzufügen. Ihr seht, ich habe jetzt hier zwei Browserfenster. Einmal mein Beispiel Board mit meinem Beispiel Account hier. Und dann habe ich hier rechts ein Dashboard von einem fiktiven Mitarbeiter in einem anderen Browser, dass der Felix Fleissigst. Und ich hätte den nun gerne als Gast in diesem Projekt.
Also füge ich ihn erstmals Benutzer hinzu. Geht auf verschiedene Wege. Mein Lieblings Weg ist hier dieses blaue Plus in der Filter Leiste und da lade ich ihn jetzt einfach über seine normale E‑Mail-Adresse ein und wähle hier oben statt Mitglied Gast aus. Fertig. Jetzt ist er dem Projekt auch hinzugefügt worden. Sieht man hier. Bei Felix sieht man aber gar nichts, ist da irgendetwas schiefgelaufen? Nein, ist es nicht. Weil er hat ja keinen Zugriff auf das Projekt.
Der Felix kriegt davon erst etwas mit in dem Moment, indem ich ihm ein eine Aufgabe zuweisen. Also z.B. diese hier. Ich wähle ihn jetzt einfach mal aus und sag, das ist seine Aufgabe. Und da seht ja nahezu in Echtzeit erscheint hier eine Benachrichtigung, dass ihm eine Aufgabe zugewiesen wurde und die Aufgabe erscheint auch in seiner Aufgabenliste. Der Felix kann diese Aufgabe jetzt ganz normal bearbeiten. Das heißt, er kann diese hier anklicken. Er sieht sie genauso wie ich.
Er kann Checklisten-Punkte abhaken. Seht ihr, das ist ja immer fast sofort auch auf der Gegenseite sichtbar. Er kann Anhänge öffnen und hinzufügen. Er kann auch kommentieren. Er kann Tags z.B. hinzufügen. Das ist alles möglich. Es gibt ein paar Einschränkungen. Ihr seht, diese Aufgabe hat keinen Beobachter. Wenn ich jetzt hier in dem Kommentar z.B. eine Erwähnung machen möchte, sage @, sieht man, dass der Felix mich nicht sieht, obwohl ich Teil dieses Projektes bin.
Wenn er kein Gast wäre, würde ich jetzt hier unten in dieser Liste auch auftauchen. In dem Moment, wo ich selber zum Beobachter in dieser Aufgabe werde, hat der Felix auch die Möglichkeit, mich zu erwähnen? Das heißt, ein Gast sieht in einer Aufgabe auch immer nur die Teilnehmer eines Projektes, die an der ihm zugewiesenen Aufgabe beteiligt sind. Das heißt, er hat keinen Zugriff auf die gesamte Team-Mitglieder Liste in so einem Projekt, sondern immer nur wirklich auf das, was in der Aufgabe, für die er zuständig ist, möglich ist.
Man kann einen Gast auch zum Beobachter machen. Das zeige ich euch an einer anderen Aufgabe. Nehmen wir diese hier. Und jetzt sage ich In dieser Aufgabe ist der Felix Beobachter. Hier rechts passiert wieder gar nichts, weil alleine Beobachter sein bedeutet ja noch nichts. Wenn ich jetzt aber z.B. hier einen Kommentar schreibe. Bitte schnell erledigen, zum Beispiel. Dauert es wieder nur ein paar Momente und hier rechts kommt eine Benachrichtigung, dass ich einen in einen Kommentar geschrieben habe in einer Aufgabe.
Wenn ich das jetzt anklicke, dann kann ich das auch alles lesen. Wieder genau. Ich sehe die Aufgabe ganz genauso wie ein normales Projekt Mitglied. Ich kann hier auch mitarbeiten, aber sie erscheint halt nicht in meiner Aufgabenliste. Der Felix könnte sich jetzt natürlich in seine Agenda legen und wenn er die Benachrichtigungen schon weggeklickt hat, kann er ja die Benachrichtigung, die er schon gelesen hat, hier über diese Funktion wieder anzeigen lassen. Da ist sie wieder. Also auch hier könnte er in dieser Aufgabe wieder reinkommen.
Und sobald er als Beobachter entfernt wurde, hat er auch keinen Zugriff mehr darauf. Hier steht jetzt, wenn er entfernt wird, verliert er den Zugriff auf diese Aufgabe. Ich entferne ihn einfach mal. Jetzt hier ist auch diese Benachrichtigung weg, die er bekommen hat dazu. Das heißt, er kann da jetzt nicht mehr drauf zugreifen. Was passiert nun, wenn man einen Gast aus einem Projekt entfernt? Ich mache das jetzt mal über das I und die Projekt Einstellung.
Da seht ihr den Felix als Gast. Und wenn ich jetzt hier auf das X klicke, um ihn zu entfernen. Dann ist Meister Tast sehr intelligent. Es sagt nämlich Wählen Sie eine der folgenden Optionen die Zuweisung von Aufgaben, die er, die ihm gehören zu entfernen und diese neu zuzuweisen, dh. Ich kann jetzt sagen, entweder die Aufgaben, die ihm zugewiesen sind bis zu diesem Moment, sollen nicht zugewiesen sein, oder zum Beispiel mir, weil ich hier Mitglied dieses Projektes bin.
Da würden aber, wenn jetzt mehr hier drin werden, auch noch mehr stehen. Sage entfernen und neu zuweisen. Er verschwindet hier. Die Aufgabe ist verschwunden und das die Aufgabe, die er jetzt noch hatte oder die Aufgaben, wenn es mehr gewesen wären, wären mir zugewiesen worden. Das ist eine ganz spannende Geschichte für externe Nutzer, weil in meinen Workshops höre ich immer wieder: aber dann sehen die alles und das konnte man bis jetzt nicht entkräften. Über die Gast Funktion in Business Accounts ist das möglich.
Das kann man natürlich auch noch ein bisschen eleganter gestalten. Also z.B. könnte ich hier oben eine eigene Spalte machen für externe Benutzer. Also ich kann zum Beispiel Externe, damit ich eine Übersicht habe, welche Aufgaben mit externen Gästen geteilt werden. Oder ich kann das Ganze noch eleganter machen, indem ich z.B. diese Spalte in Felix umbenennen. Und dann würde ich eine Automation hinzufügen. Dazu muss ich ihn erst nochmal kurz zum Gast machen. Es geht ja ganz fix. So machen wir nochmal zum Gast.
Wie gesagt hier passiert ja jetzt erst einmal wieder gar nichts. Und jetzt füge ich hier einfach eine Automation hinzu. Und sage Automation hinzufügen zuweisen Alles, was in dieser Spalte landet, geht automatisch an meinen Gast Felix Fleissigst. Und wenn ich jetzt z.B. diese Aufgabe hier rüber ziehe, wird ihm diese Aufgabe zugewiesen und er hat sie hier auf der rechten Seite auch sofort in seiner eigenen Aufgabenliste und hier oben ist auch eine Benachrichtigung dazu erschienen. Also ich denke, das ist gerade für Firmen, die viel mit Externen arbeiten, eine lang ersehnte Funktion.
Ich denke da z.B. an Werbeagenturen, die mit externen Grafikern oder Textern arbeiten. Ich denke an Handwerksbetriebe, die externe Zuarbeiter haben. Ganz spannend sind natürlich auch Baufirmen, die viele Zuarbeiter haben, also viele externe Dienstleister, Maurer, Maler, die sich selber schon über Meister Task organisieren, denen es nicht recht ist, wenn das ganze Projekt von allen einsehbar ist. Wie gesagt, der Business Account ist notwendig. Ihr kriegt einen kleinen Discount, wenn ihr meinen Code benutzt.
Der heißt “BJOERN”. Den blende ich unten auch nochmal ein. Und wenn ihr Fragen dazu habt, könnt ihr mir jederzeit an bjoern@bjoernbobach.de schreiben. Ich freue mich auch über Kommentare zu diesem Video und ich sage bis zum nächsten Mal! Ciao!
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