MeisterTask Outlook Plugin

MeisterTask und E-Mail: Outlook Add-In, Spark und alle anderen Clients!

In diesem Video zeige ich die drei gängigen Methoden, um seinen Posteingang mit MeisterTask zu verknüpfen. Allen voran das rundum erneuerte Outlook-Add-in mit dem es endlich möglich ist, E-Mails direkt als Kommentar zu bestehenden Aufgaben hinzuzufügen. Außerdem zeige ich die Spark Integration für macOS und iPhone/iPad und wie ihr E-Mails aus jedem beliebigen E-Mail-Programm an MeisterTask weiterleiten könnt.

Wer auf ein höheres Level von MeisterTask upgraden möchte, kann dies mit dem Discount Code / Promocode "BJOERN" sogar etwas günstiger bekommen. Weitere Infos zu MeisterTask gibt es hier.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo Björn Bobach hier und herzlich willkommen zu einem neuen MeisterTask Video. Heute möchte ich euch zeigen, wie man Meister Task mit seinem E-Mail Eingang am besten nutzt und verknüpft. Und da gibt es im Prinzip drei Wege Einen Weg kann jeder gehen, egal welchen E-Mail Client er benutzt. Dann gibt es einen speziellen Weg für Nutzer von Spark, dass es eine E-Mail App auf dem Mac und auf dem iPhone und iPad. Und da ist auch eine Windows Version in Arbeit.

Das werde ich euch zeigen. Und zu guter Letzt aber besonders wichtig Outlook. Auch da gibt es ein Plugin für MeisterTask und das hat jetzt auch eine neue Funktion bekommen, die auf die mit den ersten beiden Wegen nicht möglich ist. Aber zuerst zeige ich euch das, was ihr alle machen könnt. Ich habe hier ein Beispiel Board und in dem Beispiel dort habe ich ein paar Spalten. Und das besondere bei MeisterTask ist, dass jede Spalte in jedem Projekt Board eine eigene E-Mail-Adresse bekommt.

Das passiert ganz automatisch. Und diese E-Mail-Adressen kann man sich anzeigen lassen, indem man in einer Spalte auf diesen kleinen Pfeil nach unten klickt. Und dann auf Automation. Und hier steht Sie können Aufgaben per E-Mail in diese Spalte einfügen und da sieht man, dass es eine sehr lange, sehr komplizierte E-Mail-Adresse. Die muss man sich jetzt nicht immer merken. Man kann sich einen Kontakt damit anlegen, wo man den Namen so wählt, dass man genau weiß, welche Spalte in welchem Wort dieser E-Mail-Adresse zugeordnet ist.

In dem Fall werde ich die jetzt einfach einmal mit einem Rechtsklick kopieren. Und jetzt habe ich also die eindeutige E-Mail-Adresse dieser Spalte in meiner Zwischenablage. Das bedeutet, wenn ich jetzt in mein E-Mail-Programm gehe ich gehe hier einmal ins Werk. Dann habe ich hier eine E-Mail, die ich jetzt als Aufgabe in dieses Board weiterleiten kann und das funktioniert wie eine normale E-Mail Weiterleitung, das heißt, ich klicke hier auf Weiterleiten und gebe als Empfänger ganz einfach. Die E-Mail-Adresse ein, die ich gerade eben kopiert habe und jetzt sage ich senden.

Die ist jetzt gesendet und jetzt kann es ein paar Momente dauern, bis in MeisterTask etwas passiert, weil erst mal muss das über die E-Mail Server laufen und dann gibt es auf den meisten Servern auch noch eine Sicherheitsprüfungen, Viren und solche Sachen. Und dann dauert es ein paar Momente und diese Aufgabe erscheint hier in der Eingangs Spalte. Ja, jetzt hat es ein paar Minuten gedauert, aber aus meiner E-Mail ist eine Aufgabe geworden. Hier können wir sie sehen und da sieht man jetzt schon so ein bisschen die Nachteile dieser Methodik, weil hier oben der Aufgaben Titel.

Das war der Betreff der E-Mail und hier steht ein Vorwort, weil ich die E-Mail weitergeleitet habe. Das könnte ich allerdings natürlich editieren, während ich das tue. Wenn ich mir die Aufgabe genauer anschaue, sieht man hier oben alles, was im E-Mail Text stand, inklusive meiner Signatur ist in die Aufgaben Notizen verfrachtet worden. Ja, das ist nicht ganz so elegant. Es ist nicht ganz optimal. Hier gibt es einen Anhang, das ist mein Logo. Das stammt auch aus der Signatur.

Vorteil davon ist natürlich, wenn ich eine E-Mail mit Anhängen bekomme, auch von einem Kunden oder so und die so weiterleite habe ich die Anhänger auch gleich in der Aufgabe drin. Das kann ich jetzt alles auf Aufarbeiten aufräumen. Ich kann jetzt hier auch die Notizen natürlich wie immer bearbeiten und alles was ich nicht brauche, also zum Beispiel meine Signatur einfach da raus löschen ist aber ein bisschen mühselig. Diese Methode gibt es auch schon sehr lange, ist aber nicht mehr ganz zeitgemäß, weil mittlerweile gibt es halt Plugins und davon zeige ich euch jetzt als erstes das für Spark.

Dazu gehe ich einmal zurück in mein Mail Klient. Und bei Spark ist es so, dass ich die Plugins in der Regel im Kontextmenü verstecken oder hier oben auch über die drei Punkte. Und wenn ich jetzt hier draufklicke, sieht hier, dass mir MeisterTask vorgeschlagen wird, weil ich den Dienst schon hinzugefügt habe. Wenn ich das noch nicht verknüpft habe, kann ich das Über Plus Dienst hinzufügen, aber auch noch eben erledigen. Wenn ich jetzt auf MeisterTask klicke.

Erscheint ein Dialog, wo mir vorgeschlagen wird, eine neue Aufgabe zu erstellen. Hier kann ich den Titel der Aufgabe ändern und hier den Text der Aufgabe. Und da sieht man schon, das ist viel eleganter, aber hier wird nicht meine Signatur hinzugefügt. Natürlich nicht, weil ich schicke ja keine E-Mail. Hier steht nur der Text der E-Mail selber. Und hier unten kann ich jetzt auswählen, in welchem Projekt und in welche Spalte ich das Ganze als Aufgabe haben möchte.

Dann nehme ich einmal wieder das Beispiel Board, nehmen aber eine Spalte daneben, damit wir das sehen. Also das jetzt die Arbeit spalte und ich sage einfach speichern. Und jetzt kommuniziert das Plugin direkt mit Meister Task. Und wenn ich zu Meister Task zurück wechsel, ist die Aufgabe sofort da. Das ist also sozusagen Instant Tennis. Das ist ohne Wartezeit und auch viel eleganter, weil hier sieht man sofort, dass der Aufgaben Titel richtig ist und dass hier wirklich nur der Text ist, den ich per E-Mail erhalten habe.

Und zu guter Letzt schließlich die MeisterTaskIntegration mit Outlook. Ich bin hier in Outlook für den Mac. Das sieht ein bisschen anders aus, als ihr es vielleicht kennt. Das liegt daran, dass hier neues Outlook aktiviert ist, dass das neue Interface, das Microsoft irgendwann auch für alle anderen ausrollen wird. Und da muss man jetzt diesen Schalter umlegen, damit man das nutzt. Aber die Funktionalität ist die gleiche. Und es gibt ein MeisterTask Add-In für Outlook.

Ihr seht hier schon, dass MeisterTask in der Menüleiste und wenn ihr das noch nicht habt, könnt ihr hier über die drei Punkte und dann auf Add-Ins erhalten klicken. Da könnt ihr einfach nach MeisterTask suchen und das gleich aktivieren. Das ist in der Windows Outlook Version so ähnlich. Da gibt es einen Button auf dem direkt Add-Ins erhalten steht. Unter Windows funktioniert das dann analog dazu. Was kann dieses Add-In? Das kann etwas, was das Plugin in Spark noch nicht kann.

Und das zeige ich euch jetzt, wenn ich hier jetzt auf MeisterTask klicke. Dann steht hier zur Aufgabe hinzufügen Das heißt, ich kann hier nicht nur aus einer E-Mail eine neue Aufgabe erstellen, so wie ich das in Spark eben gemacht habe, sondern ich kann endlich E-Mails auch zu einer bestehenden Aufgabe hinzufügen. Und wenn ich mal zurück in MeisterTask gehe, seht ihr hier ein weiteres Beispiel Board von mir. Und da gibt es eine Aufgabe, die heißt Landingpages und ich möchte jetzt diese E-Mail zu dieser Aufgabe hinzufügen.

Also sage ich hier zur Aufgabe hinzufügen und dann muss ich als erstes die Aufgabe auswählen. Die kann ich durch alle meine Aufgaben hindurch suchen. Also sage ich hier Landingpages. Und da wird es mir auch schon angezeigt. Ich wähle sie aus. Und jetzt steht hier Kommentar hinzufügen und darunter E-Mail Text als Kommentar hinzufügen. Wenn ich hier draufklicke wird einfach mein E-Mail Text, also das Lorem Ipsum Beispiel, das ich hier drin habe, in diesem Kommentar hinzugefügt. Hier ist alles genauso drin, ohne Signatur, ohne irgendwas, was ich nicht will.

Und jetzt kann ich hier noch etwas dazuschreiben. "Neue Mail vom Kunden:". Und hier werden auch noch Anhänge gezeigt, wenn Dateien dabei gewesen wären, würden die hier aufgeführt werden und die E-Mail wird auch als Email Datei komplett mit angehängt. Das kann ich über dieses kleine X auch löschen. Auch andere Dateianhänge, könnte ich hier entfernen. Das kann ich also so gestalten wie ich will. Ich lasse das jetzt aber einfach einmal so, wie es ist.

Das bedeutet, dass ich durch einen Doppelklick darauf direkt die Original Email mit allen Header Daten öffnen kann. Aber das brauchen eigentlich nicht viele. Wenn ich jetzt auf zur Aufgabe hinzufügen klicke, dauert ein Momentchen. Der grüne Haken kommt und jetzt steht hier auch, dass dieser E-Mail schon zu dieser Aufgabe hinzugefügt wurde. Ich kann dir auch noch zu einer weiteren Aufgabe hinzufügen, also nicht nur zu einer. Das ist sehr praktisch, weil man nicht mehr betrifft. Eine E-Mail, ja auch mehrere Aufgaben und dann möchte man die auch alle verlinkt haben.

Wenn ich jetzt zurück in mein MeisterTask gehe, sieht man schon, dass bei der Aufgabe Landingpages ein Kommentar jetzt ist. Da klicken wir mal drauf. Und da sieht man zum einen die E-Mail Datei, die ich eben quasi mit der Aufgabe, mit dieser, mit der E-Mail, mit dieser Aufgabe verlinkt habe. Und hier unten steht ein Kommentar vor ein paar Sekunden mit genauem Zeitstempel, auch wenn man mit der Maus drüber bleibt. Neue Mail vom Kunden und der Text, der in der E-Mail stand.

Da haben wir, glaube ich, alle die MeisterTask schon lange nutzen, sehr lang darauf gewartet, dass es diese Möglichkeit gibt. Ich hoffe sehr, dass das Spark Plugin nachzieht, das vielleicht noch andere E-Mail Clients mit einbezogen werden und dann ist das ganze eine runde Sache. Ja, also drei Möglichkeiten, wie man E-Mails mit MeisterTask nutzen kann. Die Outlook Integration ist momentan mit Stand dieses Videos heute die mächtigste und die praktischste. Kann ich euch allen ans Herz legen.

Das macht das Arbeiten mit E-Mail in Kombination mit MeisterTask deutlich einfacher. Ich hoffe es hat euch gefallen und es werden bestimmt mehr MeisterTask Videos kommen. Wenn ihr Fragen habt, gerne als Kommentar zu diesem Video oder per E-Mail an bjoern@bjoernbobach.de oder über meine Website bjoernbobach.de. Da gibt es auch Kontaktmöglichkeiten. Ich freue mich und sage bis zum nächsten Mal "Ciao""!

Kanban Board Cartoon

MeisterTask: 10 überraschende Beispiele

MeisterTask ist ein hervorragendes, auf Kanban basierendes Tool zur digitalen Projektplanung und -verwaltung. Dank der hochflexiblen Einsatzmöglichkeiten von digitalen Kanban Systemen, gibt es aber weitaus mehr Einsatzfelder für MeisterTask als Sie sehr wahrscheinlich annehmen. Diese Sammlung soll ihnen als Inspiration und Anregung dienen, sich tiefer mit MeisterTask zu beschäftigen. Schwarzes Brett MeisterTask kann in kleinen … Read More

MeisterTask mit externen Gästen

MeisterTask: mit externen Gästen arbeiten

MeisterTask Business User können sich über eine neue Funktion freuen. Externe Projektmitglieder können nun auch als „Gast“ hinzugefügt werden und sehen dann nicht mehr das gesamte Projekt, sondern nun noch die Ihnen zugewiesenen Aufgaben oder solche, bei denen sie Beobachter sind. In diesem Video zeige ich euch, wie es funktioniert.

Wer auf ein höheres Level von MeisterTask upgraden möchte, kann dies mit dem Discount Code / Promocode "bjoern" sogar etwas günstiger bekommen. Weitere Informationen zu MeisterTask gibt es hier.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo Björn Bobach hier und herzlich willkommen zu einem neuen Video zu MeisterTask. Es gibt eine spannende neue Funktion bei MeisterTask und zwar die des Gastbenutzers. Man konnte ja schon immer externe Nutzer zu seinen MeisterTask Projekten hinzufügen und konnte ihnen in der Business-Variante, für die auch das hier notwendig ist, verschiedene Rollen zuweisen, also z. B. Kommentatoren, die nur kommentieren durften oder Lese-Nutzer, die ein Projekt nur lesen konnten. Der Haken daran: Sie konnten immer das gesamte Projekt sehen und das ist auch datenschutztechnisch manchmal gar nicht möglich gewesen, weil man vielleicht sensible Daten auch in seinem Projekt hat, wie jetzt z. B. hier in diesem Beispiel Board für einen Fachbetrieb, auch Auftragswerte.

Die möchte man vielleicht externen Nutzern auch gar nicht alle zeigen. Und mit der Gastrolle ist da nun etwas hinzugekommen, wo ein Nutzer, den man extern einlädt, nur die Aufgaben sieht, die man ihm zuweist oder für die er Beobachter geworden ist. Wie das funktioniert, zeige ich euch in diesem Video. Wie gesagt, es ist notwendig, hierfür einen Business Account zu haben. Es gibt einen kleinen Discount Code, der heißt "BJOERN". Da kriegt ihr das Ganze für die erste Zahlung ein bisschen günstiger.

Das blende ich unten auch nochmal ein. Aber wie gesagt nur ab dem Business Level. Aber dafür echt eine super spannende Funktion und sehr, sehr praktisch. Wie funktioniert es nun? Also man muss erst einen Benutzer hinzufügen. Ihr seht, ich habe jetzt hier zwei Browserfenster. Einmal mein Beispiel Board mit meinem Beispiel Account hier. Und dann habe ich hier rechts ein Dashboard von einem fiktiven Mitarbeiter in einem anderen Browser, dass der Felix Fleissigst. Und ich hätte den nun gerne als Gast in diesem Projekt.

Also füge ich ihn erstmals Benutzer hinzu. Geht auf verschiedene Wege. Mein Lieblings Weg ist hier dieses blaue Plus in der Filter Leiste und da lade ich ihn jetzt einfach über seine normale E-Mail-Adresse ein und wähle hier oben statt Mitglied Gast aus. Fertig. Jetzt ist er dem Projekt auch hinzugefügt worden. Sieht man hier. Bei Felix sieht man aber gar nichts, ist da irgendetwas schiefgelaufen? Nein, ist es nicht. Weil er hat ja keinen Zugriff auf das Projekt.

Der Felix kriegt davon erst etwas mit in dem Moment, indem ich ihm ein eine Aufgabe zuweisen. Also z.B. diese hier. Ich wähle ihn jetzt einfach mal aus und sag, das ist seine Aufgabe. Und da seht ja nahezu in Echtzeit erscheint hier eine Benachrichtigung, dass ihm eine Aufgabe zugewiesen wurde und die Aufgabe erscheint auch in seiner Aufgabenliste. Der Felix kann diese Aufgabe jetzt ganz normal bearbeiten. Das heißt, er kann diese hier anklicken. Er sieht sie genauso wie ich.

Er kann Checklisten-Punkte abhaken. Seht ihr, das ist ja immer fast sofort auch auf der Gegenseite sichtbar. Er kann Anhänge öffnen und hinzufügen. Er kann auch kommentieren. Er kann Tags z.B. hinzufügen. Das ist alles möglich. Es gibt ein paar Einschränkungen. Ihr seht, diese Aufgabe hat keinen Beobachter. Wenn ich jetzt hier in dem Kommentar z.B. eine Erwähnung machen möchte, sage @, sieht man, dass der Felix mich nicht sieht, obwohl ich Teil dieses Projektes bin.

Wenn er kein Gast wäre, würde ich jetzt hier unten in dieser Liste auch auftauchen. In dem Moment, wo ich selber zum Beobachter in dieser Aufgabe werde, hat der Felix auch die Möglichkeit, mich zu erwähnen? Das heißt, ein Gast sieht in einer Aufgabe auch immer nur die Teilnehmer eines Projektes, die an der ihm zugewiesenen Aufgabe beteiligt sind. Das heißt, er hat keinen Zugriff auf die gesamte Team-Mitglieder Liste in so einem Projekt, sondern immer nur wirklich auf das, was in der Aufgabe, für die er zuständig ist, möglich ist.

Man kann einen Gast auch zum Beobachter machen. Das zeige ich euch an einer anderen Aufgabe. Nehmen wir diese hier. Und jetzt sage ich In dieser Aufgabe ist der Felix Beobachter. Hier rechts passiert wieder gar nichts, weil alleine Beobachter sein bedeutet ja noch nichts. Wenn ich jetzt aber z.B. hier einen Kommentar schreibe. Bitte schnell erledigen, zum Beispiel. Dauert es wieder nur ein paar Momente und hier rechts kommt eine Benachrichtigung, dass ich einen in einen Kommentar geschrieben habe in einer Aufgabe.

Wenn ich das jetzt anklicke, dann kann ich das auch alles lesen. Wieder genau. Ich sehe die Aufgabe ganz genauso wie ein normales Projekt Mitglied. Ich kann hier auch mitarbeiten, aber sie erscheint halt nicht in meiner Aufgabenliste. Der Felix könnte sich jetzt natürlich in seine Agenda legen und wenn er die Benachrichtigungen schon weggeklickt hat, kann er ja die Benachrichtigung, die er schon gelesen hat, hier über diese Funktion wieder anzeigen lassen. Da ist sie wieder. Also auch hier könnte er in dieser Aufgabe wieder reinkommen.

Und sobald er als Beobachter entfernt wurde, hat er auch keinen Zugriff mehr darauf. Hier steht jetzt, wenn er entfernt wird, verliert er den Zugriff auf diese Aufgabe. Ich entferne ihn einfach mal. Jetzt hier ist auch diese Benachrichtigung weg, die er bekommen hat dazu. Das heißt, er kann da jetzt nicht mehr drauf zugreifen. Was passiert nun, wenn man einen Gast aus einem Projekt entfernt? Ich mache das jetzt mal über das I und die Projekt Einstellung.

Da seht ihr den Felix als Gast. Und wenn ich jetzt hier auf das X klicke, um ihn zu entfernen. Dann ist Meister Tast sehr intelligent. Es sagt nämlich Wählen Sie eine der folgenden Optionen die Zuweisung von Aufgaben, die er, die ihm gehören zu entfernen und diese neu zuzuweisen, dh. Ich kann jetzt sagen, entweder die Aufgaben, die ihm zugewiesen sind bis zu diesem Moment, sollen nicht zugewiesen sein, oder zum Beispiel mir, weil ich hier Mitglied dieses Projektes bin.

Da würden aber, wenn jetzt mehr hier drin werden, auch noch mehr stehen. Sage entfernen und neu zuweisen. Er verschwindet hier. Die Aufgabe ist verschwunden und das die Aufgabe, die er jetzt noch hatte oder die Aufgaben, wenn es mehr gewesen wären, wären mir zugewiesen worden. Das ist eine ganz spannende Geschichte für externe Nutzer, weil in meinen Workshops höre ich immer wieder: aber dann sehen die alles und das konnte man bis jetzt nicht entkräften. Über die Gast Funktion in Business Accounts ist das möglich.

Das kann man natürlich auch noch ein bisschen eleganter gestalten. Also z.B. könnte ich hier oben eine eigene Spalte machen für externe Benutzer. Also ich kann zum Beispiel Externe, damit ich eine Übersicht habe, welche Aufgaben mit externen Gästen geteilt werden. Oder ich kann das Ganze noch eleganter machen, indem ich z.B. diese Spalte in Felix umbenennen. Und dann würde ich eine Automation hinzufügen. Dazu muss ich ihn erst nochmal kurz zum Gast machen. Es geht ja ganz fix. So machen wir nochmal zum Gast.

Wie gesagt hier passiert ja jetzt erst einmal wieder gar nichts. Und jetzt füge ich hier einfach eine Automation hinzu. Und sage Automation hinzufügen zuweisen Alles, was in dieser Spalte landet, geht automatisch an meinen Gast Felix Fleissigst. Und wenn ich jetzt z.B. diese Aufgabe hier rüber ziehe, wird ihm diese Aufgabe zugewiesen und er hat sie hier auf der rechten Seite auch sofort in seiner eigenen Aufgabenliste und hier oben ist auch eine Benachrichtigung dazu erschienen. Also ich denke, das ist gerade für Firmen, die viel mit Externen arbeiten, eine lang ersehnte Funktion.

Ich denke da z.B. an Werbeagenturen, die mit externen Grafikern oder Textern arbeiten. Ich denke an Handwerksbetriebe, die externe Zuarbeiter haben. Ganz spannend sind natürlich auch Baufirmen, die viele Zuarbeiter haben, also viele externe Dienstleister, Maurer, Maler, die sich selber schon über Meister Task organisieren, denen es nicht recht ist, wenn das ganze Projekt von allen einsehbar ist. Wie gesagt, der Business Account ist notwendig. Ihr kriegt einen kleinen Discount, wenn ihr meinen Code benutzt.

Der heißt "BJOERN". Den blende ich unten auch nochmal ein. Und wenn ihr Fragen dazu habt, könnt ihr mir jederzeit an bjoern@bjoernbobach.de schreiben. Ich freue mich auch über Kommentare zu diesem Video und ich sage bis zum nächsten Mal! Ciao!

Kanban Board auf Laptop und Smartphone

KANBAN: Allzweckwaffe der digitalen Projektplanungs-Tools

Wer sich im Reich der digitalen Projektplaner wie MeisterTask, Asana, Trello oder Microsoft Planner umschaut, wird immer wieder über den Begriff Kanban stolpern. Nahezu jedes der populären Tools unterstützt dieses Prinzip zumindest, manche (MeisterTask, Trello) setzen sogar komplett auf diese visuelle Darstellung und logische Ordnung nach Spalten und Karten. Aber warum ist Kanban so populär … Read More

MeisterTask Agenda Beispiel Mitarbeiter

MeisterTask Agenda Beispiele

Die MeisterTask Agenda lässt den Anwendern viele Gestaltungsmöglichkeiten, sich ein zusätzliches, persönliches Kanban Board anzulegen. In diesem Video zeige ich zusätzliche Beispiele, wie man die Agenda gestalten kann:

  • nach Priorität
  • nach Mitarbeitern
  • nach Wochentagen

Ich hoffe, bei den Anregungen ist auch für euch etwas dabei, ich freue mich auf euer Feedback!

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo Björn Bobach hier und wie in meinem letzten Video zu MeisterTask  angekündigt, ein neues Video mit ein paar Gestaltungsmöglichkeiten für die MeisterTask Agenda. Als erstes noch einmal das, was ich im letzten Video schon gezeigt habe, eine Agenda nach Prioritäten.

Ich habe also drei Spalten Prio 1, Prio 2, Prio 3, in der ich die Aufgaben nach Priorität sortieren kann, sowohl meine als auch Aufgaben, die anderen oder niemandem zugewiesen sind. Das ist eine sehr häufige Variante der MeisterTask Agenda.Das benutzen sehr viele, weil sie so einfach ihre Aufgaben schön nach Priorität sortiert auf einen Blick sehen können.

Eine weitere Möglichkeit der Agenda ist nach Kollegen bzw. Mitarbeitern wie in diesem Beispiel. Ich habe hier drei fiktive Kollegen, die Maria, die Amelie und den Jannes und die haben in meiner Agenda eigene Spalten. Und so kann ich mir alle Aufgaben, die Maria, Amelie oder Jannes verfolgen müssen und die ich auch im Blick haben möchte, in die Agenda ziehen und sehe auf einen Blick, was ich bei welchem Mitarbeiter verfolgen möchte.

Zusätzlich gibt es hier noch eine eigene Spalte für die Aufgaben, die ich selber in meiner Agenda für mich liegen haben möchte. Und das Schöne ist dadurch, dass die Agenda so flexibel ist, kann man das z.B. auch mit den Prioritäten kombinieren. Ich könnte jetzt hier z.B. eine neue Spalte hinzufügen. Ich nenne die Prio 1 wie im letzten Beispiel. Dann verschiebe ich die an den Anfang. Ich gebe ihr vielleicht noch eine passendere Farbe und jetzt habe ich hier eine Prio 1 Spalte, wo ich eigene Aufgaben, die Priorität 1 haben, hineinziehen kann. Zum Beispiel diese hier und diese hier. Und auch das kann ich natürlich ergänzen mit Prio 2, Prio 3. Wenn ich so arbeiten möchte, soll ich das irgendwann nicht mehr brauchen, kann ich natürlich hier auch diese Spalte einfach löschen. Keine Sorge, genau wie in einem Projekt Board von Meister Task bedeutet das nicht, dass diese Aufgaben gelöscht werden. Werde ich auch nochmal hin gewiesen, dass der PIN entfernt wird.

Die Aufgaben werden nicht gelöscht. Jetzt ist die Spalter einfach weg. Die Aufgaben sind natürlich im Original Projektboard noch vorhanden und auch wenn sie mir zugewiesene sind, sehe ich die hier wieder. Kann man also flexibel so handhaben, wie man möchte, wenn man jetzt auch eine kurzzeitige Spalte braucht, sagen wir mal für die Corona Krise, die wir ja jetzt alle durchlebt haben oder leider immer noch durchleben, könnte man jetzt auch für bestimmte Aufgaben, die das betreffen, eine eigene Spalte machen, kann das auch mischen, so wie man möchte. 

Schließlich gibt es noch eine dritte Form der Agenda, die ich euch zeigen möchte und das ist die Agenda nach Wochentagen, die ihr jetzt gerade seht. Ich persönlich arbeite mit dieser Form der Agenda und in dieser Form gibt es für jeden Wochentag eine eigene Spalte. Montag bis Freitag und zusätzlich noch ganz links bei mir eine "warten" Spalte. Damit arbeite ich wie folgt. Icch habe in den Spalten für jeden Tag die Aufgaben liegen, die ich mir für diesen Tag der Woche vorgenommen habe und damit arbeite ich dann im Laufe des Tages ganz normal. Also z.B. nehme ich immer dieser Aufgabe. Sagen wir, ich hätte die jetzt bearbeitet, ich würde die abschließen und wenn ich sie abgeschlossen habe, kann ich sie auch aus meiner Agenda entfernen, weil die brauche ich dann nicht mehr. Wie gesagt, die bleibt dann ja im Original Projekt noch bestehen, ist aber abgeschlossen. Nur ich sehe sie halt hier in der Agenda nicht mehr. Am Ende eines Tages oder im Laufe des Tages gibt es dann auch Aufgaben, wo ich sehe, das werde ich heute nicht schaffen oder das werde ich heute nicht abgeschlossen haben. Und dann gibt es zwei mögliche Wege dieser Aufgabe. Das eine ist, dass ich die für die laufende Woche wieder einplane ooder ich ziehe sie in die "warten" Spalte, wenn ich sie in der laufenden Woche sehr wahrscheinlich nicht mehr bearbeiten kann oder muss. Am Ende des Tages sollte die Spalte aber leer sein. Am nächsten Tag geht das Spiel dann von vorne los. Ich bearbeite Aufgaben eventuell schließ ich sie ab entferne sie aus der Agenda oder ich ziehe sie z.B. in einen anderen Tag. Sag das schaffe ich heute nicht, das schaffe ich morgen. Und jetzt kommt etwas Spannendes. Eventuell schaffe ich das auch nächste Woche Montag. Das heißt, ich würde jetzt auch anfangen, die Montags Spalte der kommenden Woche dann ja wieder zu füllen. Das sagen wir mal, schaffe ich jetzt heute wieder nicht, aber da weiß ich noch nicht, ob ich es im Laufe der Woche schaffe sehr wahrscheinlich nicht das landet in der "warten" Spalte. So geht das die ganze Woche.

Und am Ende der Woche habe ich dann eigentlich wieder eine neue Planung für das, was in der nächsten Woche kommt. Jetzt kann ich das dann optimieren. Da gucke ich meistens Freitag sowieso nochmal drüber und schaue dann, was es da jetzt wirklich noch sinnvoll, so wie ich mir das gedacht habe. Und ich habe auch immer diese "warten" Spalte im Blick und kann dann am Ende der Woche auch sagen sind das jetzt Aufgaben, die ich in der kommenden Woche bearbeiten will?

z.B. kann ich sagen diese Aufgabe nehme ich mir dann für den Montag vor, das nehme ich mir für den Dienstag vor und das hier auch. Das ist meine persönliche Arbeitsweise mit der Agenda. Ich fahre damit wirklich sehr, sehr gut. Ihr könnt das ja mal ausprobieren. Es muss ja nicht sein, dass das für euch auch so klappt. Aber vielleicht ist das für euch eine gute Anregung, wie ihr euch eure Woche strukturieren könnt. Ich verliere dadurch nichts mehr aus den Augen, habe immer alles vor der Nase und im Blick und weiß, was in der Woche noch kommt bzw. sehe auch, wie ich Aufgaben umplanen kann.

Ich freue mich, wenn ihr das ausprobiert und wenn ihr mir schreibt, wenn ihr es ausprobiert habt und wie das für euch funktioniert hat oder wenn ihr dann noch Fragen zu habt wiie immer eine E-Mail an bjoern@bjoernbobach.de Ich freue mich auch wie immer über Likes und über eure Kommentare unter diesem Video. Ich versuche die ja auch zu beantworten, wenn ich irgendwie kann.

Und ich sage bis zum nächsten Video und freue mich über eure Beiträge. Bis bald.

Screenshot MeisterTask Agenda

MeisterTask Agenda Überblick

Die MeisterTask Agenda ist eine große Hilfe, um den Überblick über verschiedene Projekte zu behalten. Es handelt sich eigentlich um ein eigenes Projektboard, in dem ihr Aufgaben nur für euch selbst sortieren und anordnen könnt, so, wie ihr es braucht. In diesem Video zeige ich euch, wie die MeisterTask Agenda funktioniert.

Wer auf ein höheres Level von MeisterTask upgraden möchte, kann dies mit dem Discount Code / Promocode "bjoern" sogar etwas günstiger bekommen. Weitere Informationen zu MeisterTask gibt es hier.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo und herzlich willkommen zu einem neuen MeisterTask-Video. Ich bin Björn Bobach und ich möchte euch heute ein bisschen was über die MeisterTask Agenda erzählen. Sehr wahrscheinlich geht es euch genauso wie den meisten meiner Kunden. Wenn ihr mit mehr als einem MeisterTask Projekt arbeitet und alle möglichen Aufgaben im Blick behalten wollt, bedeutet das, dass ihr euch durch die einzelnen Projekte durchklicken müsst, um die einzelnen Aufgaben immer wieder rauszusuchen. Besonders gilt das natürlich für Projekte, die euch nicht zugewiesen sind. Weil die würden ja auf dem Dashboard erscheinen. Da hat sich MeisterTask etwas überlegt und das heißt MeisterTask Agenda. Das ist im Prinzip ein eigenes Kanban Board nur für euch, wo ihr euch Aufgaben aus allen möglichen Projekten so sortieren könnt, wie ihr das persönlich braucht. Und ich werde euch heute in diesem Video zeigen, wie das funktioniert und wie man es personalisiert vor allem. MeisterTask Agenda ist ab dem Pro Level enthalten. Das heißt in der kostenpflichtigen ersten Stufe von MeisterTask. Und vielleicht noch ein kleiner Hinweis, wenn ihr noch nicht Pro Abonnent seid, könnt ihr über einen Discount Code, der heißt “BJOERN”, einen kleinen Rabatt auf eure erste Zahlung bekommen. Also das ist besonders bei jährlichen Abonnements dann natürlich interessant. Ich blende das aber unten auch nochmal ein. Dann geht es los. Dann zeige ich euch jetzt die MeisterTask Agenda, wie ihr sie einrichtet, wie ihr sie personalisiert. Und ein erstes Beispiel, was man damit anstellen kann, nämlich nach Prioritäten sortieren. Weitere Beispiele werden in einem nächsten Video folgen. Die Agenda-Funktion von MeisterTask versteckt sich auf dem Dashboard. Und zwar hier links, direkt als zweiter Punkt unter dem Dashboard-Reiter Agenda. Wenn ich da draufklicke, sehe ich beim ersten Aufruf ungefähr das. Wenn ihr noch nicht Pro Abonnent seid, kriegt ihr hier einen Hinweis, dass ihr das ganze upgraden müsst, um es vollwertig zu nutzen. Dann könntet ihr nur die Fokus-Spalte benutzen. Die Fokus-Funktion ist eine Funktion, die es schon länger gibt bei MeisterTask. In der Agenda ist die übrig geblieben. Ob man die Fokus-Spalte jetzt benutzt oder nicht, ist einem selbst überlassen. Ich zeige euch jetzt, wie man die Agenda nutzt und wie man sie anpasst. Ihr seht hier oben Fokus und Zu beantworten. Das sind die beiden Spalten, die MeisterTask standardmäßig anlegt. Und über das Plus hier kann ich jetzt neue Spalten hinzufügen. Und als Beispiel zeige ich jetzt eine Agenda, in der man Aufgaben nach Priorität zum Beispiel sortieren kann. Also eine neue Spalte einfach über das Plus anlegen. Und der Cursor blinkt schon. Das heißt, ich kann diese Spalte jetzt sofort benennen. Und in dem Beispiel nach Priorität wäre jetzt hier zum Beispiel Prio 1. Mit Return beendet man das Ganze und kann über das Plus jetzt eine weitere Spalte anlegen. Das nennen wir Prio 2. Und eine dritte Spalte lege ich nicht an, weil wir haben ja hier diese Zu beantworten Spalte. Die benenne ich einfach um und das ist sehr einfach, weil man muss einfach hier reinklicken und der Cursor ist sofort hier drin. Und dann kann man den Titel der Spalte einfach ändern. Prio 3 in dem Fall. Und jetzt seht ihr, das ist nicht die richtige Reihenfolge. Und das kann man einfach ändern, weil ihr seht, wenn ich mit der Maus über die Spalten gehe, wird da so eine kleine Hand draus. Und wenn ich das jetzt klicke und gedrückt halte, kann ich diese Spalten einfach in der Reihenfolge verändern. Also im Prinzip genau so wie auch in einem normalen MeisterTask Board. Die Fokus Spalte, wie gesagt, die kann man nicht bearbeiten. Das ist ein Überbleibsel der alten Fokus-Funktion. Die kann man auch nicht umbenennen. Aber man kann sie umsortieren. Und wenn man mit der Fokus-Spalte gar nicht arbeiten möchte, so wie ich das auch nicht tue, kann man sie zum Beispiel ganz nach rechts ziehen. Wenn die Agenda ein wenig breiter wäre und man jetzt nicht so einen großen Monitor hätte wie ich hier, würde man sie dann in der Regel auch gar nicht sehen. Weil wenn die Agenda breiter wird, ich zeige euch das mal, lege noch ein paar Spalten an. Dann seht ihr schon, das lappt jetzt hier über. Dann kann ich hier unten auch scrollen innerhalb der Agenda. Löschen kann man Spalten auch. Dazu klickt man einfach in das bei MeisterTask ja immer sehr wichtige kleine Dreieck nach unten, beziehungsweise den Pfeil nach unten. Wenn man hier drauf klickt, kann man die Farben der Spalte ändern oder sie auch komplett löschen. Um das Ganze jetzt hier nach den Prioritäten noch ein bisschen visueller deutlich zu machen, kriegt bei mir jetzt die Prio 1 Spalte noch die Farbe Rot. Prio 2 kriegt Orange und Prio 3 kriegt Grün. So hat man auch eine Art Heatmap für die verschiedenen Prioritäten. Wie bekomme ich jetzt Aufgaben in diese Spalten? Links neben der Agenda ist eine Liste von Aufgaben-Karten. Hier oben seht ihr, steht Neueste. Das heißt, das sind die Aufgaben, die zuletzt in einem Projekt angelegt wurden oder mir zugewiesen wurden. Wenn ich hierauf klicke, kann ich das auch ändern und kann zum Beispiel hier nur mir zugewiesene Aufgaben anzeigen lassen. Und die kann ich auch sortieren nach Fälligkeit, Name oder Projekt. Nehmen wir mal Name, in dem Fall. Und da seht ihr jetzt hier ganz oben zum Beispiel eine Aufgabe aus dem Projekt-Board Podcast JB. Ich arbeite an einem neuen Podcast für meine Coaching-Angebote mit einem Kollegen zusammen. Da habe ich die Aufgabe, das Coverbild zu erstellen. Und wenn ich diese Aufgabe jetzt in meine Agenda ziehen möchte, kann ich die einfach anklicken, genau wie in einem MeisterTask Board, und in eine Spalte ziehen. Das Logo ist recht wichtig, also werfe ich das mal in Prio 1. Ich kann auch Aufgaben in die Agenda ziehen, die mir nicht zugewiesen sind. Dazu gehe ich einmal auf Neueste zurück. Und da sehe ich jetzt hier unten zum Beispiel eine Aufgabe aus einem meiner Demo Boards von einem Fachbetrieb-Projekt. Und auch diese Aufgabe, seht ihr, ist mir nicht zugewiesen, die ist niemandem zugewiesen. Hier ist ein Fragezeichen. Aber auch die kann ich durch klicken und ziehen einfach in meine Agenda ziehen. Und so kann ich mir die Agenda jetzt langsam füllen. Sagen wir zum Beispiel, Website-Umsetzung ist Prio 2. Dann haben wir hier unten noch ein paar andere Demo-Aufgaben, hier überfällig. Das wird Prio 1, weil es überfällig ist in diesem Beispiel. Das sagen wir mal ist Prio 2. So kann ich also die Aufgaben, die zuletzt erstellt wurden oder mir zugewiesen wurden oder sämtliche mir zugewiesenen Aufgaben nehmen und in meiner Agenda verteilen. Es gibt noch einen anderen, direkteren Weg aus einem Projekt heraus Aufgaben in die Agenda zu legen. Dazu gehe ich hier einmal zum Beispiel wieder in mein Podcast-Projekt. Und da seht ihr jetzt hier alle möglichen Aufgaben, die in diesem Projekt bestehen. Und jetzt sagen wir mal, ich möchte Termine Recording gerne in meiner Agenda haben. Dann klicke ich einfach auf die Aufgaben-Karte. Und in den Aufgaben-Karten fällt euch vielleicht hier oben dieser Pin auf. Eine Reißnadel sozusagen. Wenn ich darauf klicke, seht ihr die Spalten aus der Agenda, die ich gerade eben angelegt habe. Das heißt, ich kann auch aus einer Aufgaben-Karte direkt sagen, die Aufgabe soll bitte in meiner Agenda auf Prio 1 liegen, in dem Beispiel. Und dann seht ihr, kriegt die hier auch oben diese schöne rote Markierung. Und auch hier sehe ich das Reißnagel-Symbol in rot. Das heißt, ich weiß auf einen Blick, diese Aufgabe liegt in meiner Agenda in der Prio 1 Spalte. Auch natürlich in den Aufgaben, Entschuldigung, auch natürlich in den Projekten ist es so, dass ich auch hier, seht ihr hier an dem Beispiel ja auch, Aufgaben in meine Agenda legen kann, die mir nicht zugewiesen sind. Ich muss nur Zugriff auf das Projekt haben und ich kann mir die Aufgaben in die Agenda legen. Der Vorteil der Agenda ist jetzt, dass ich diese Aufgaben auch in der Agenda schon bearbeiten kann. Das heißt, ich kann hier reinklicken zum Beispiel. Und kann jetzt hier Kommentare hinzufügen, Text vergeben, Fälligkeiten verändern. Ich könnte die Aufgabe hier auch direkt abschließen oder archivieren auch, ohne in das Projekt zu wechseln. Wenn ich sonst meine verschiedenen Aufgaben, die jetzt in der Agenda liegen, bearbeiten möchte ohne mit der Agenda zu arbeiten, müsste ich in die einzelnen Projekte klicken, die Aufgabe bearbeiten, wieder zurück in ein anderes Projekt gehen, die Aufgaben bearbeiten, wieder zurück. Und mit der Agenda habe ich alles, was ich persönlich im Blick haben will, sofort in einem Board. Das wirklich, wirklich Wichtige ist, das, was ihr hier habt, diese Sortierung. Also in meinem Fall jetzt hier Prio 1, Prio 2, Prio 3, sehe nur ich. Die Agenda ist immer persönlich. Das heißt, kein anderer sieht die Sortierung eurer Agenda. Auch wenn ihr hier zum Beispiel eine Aufgabe nehmt und in eine andere Spalte verschiebt. Sagen wir mal, ich nehme jetzt hier diese Aufgabe, die ist doch nicht so wichtig, ziehe die in Prio 3. Das hat keine Auswirkung auf die ursprüngliche Karten-Position in dem ursprünglichen Board. Das gilt nur für meine Agenda. Aber ich habe es im Blick. Und ich kann mich so selber losgelöst von der Board-Struktur organisieren und habe alles immer schön vor der Nase. Die Prioritäten sind ein Beispiel, wie man die Agenda organisieren kann. Ich zeige in einem anderen Video noch ein paar andere Möglichkeiten, was mit der Agenda auch möglich ist. So als kleiner Vorgriff. Man kann damit zum Beispiel auch nach Mitarbeitern die Spalten gestalten, also dass man zum Beispiel die Aufgaben von bestimmten Mitarbeitern im Blick hat. Das ist besonders für Führungskräfte interessant. Und was ich besonders praktisch finde, ist die Strukturierung nach Wochentagen. So kann man sich seine Woche wunderbar zurecht planen und auch immer sehr agil sein und die Planung aktualisieren. Wenn es vielleicht dann doch anders kommt, als man gehofft hat. Das ist ja sehr häufig so. Die Agenda ist, wie in der Einleitung schon gesagt, eine oft nicht beachtete Funktion, die aber sehr, sehr entlastend ist. Sehr mächtig. Und die Arbeit mit MeisterTask wirklich deutlich einfacher macht. Ja, das war der Agenda-Überblick. Ich hoffe, es war für euch ein bisschen erhellend und ihr konntet da was daraus ziehen. Wie gesagt, es gibt demnächst noch ein nächstes Video, wo ich ein paar Beispiele für Agenda-Strukturen zeige. Wenn ihr auf MeisterTask Pro upgraden möchtet, nicht vergessen, es gibt einen Discount Code. Der heißt “BJOERN”. Damit bekommt ihr einen Rabatt auf eure erste Zahlung, lohnt sich also besonders bei jährlichen Abonnements. Und wenn ihr Fragen habt, freue ich mich an eine E-Mail an bjoern@bjoernbobach.de. Ich sage bis zum nächsten Mal und ich bedanke mich für das Zuschauen und wenn ihr Likes vergebt und natürlich über eure Kommentare. Bis bald.