Produktivität

In die­sem Video zu Meis­ter­Task gehe ich auf zwei Fra­gen von euch ein: was hat es mit dem Pro­jekt­ar­chiv auf sich (und wo fin­det man es) sowie die Bit­te, noch ein­mal genau­er auf den Unter­schied zwi­schen der Suche und den Fil­tern ein­zu­ge­hen.

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Hier die Tran­skrip­ti­on des Vide­os:

Hal­lo und herz­lich Will­kom­men, mein Name ist Björn Bob­ach, ich mache Tech­nik begreif­bar. Und auch heu­te geht es mal wie­der um Meis­ter­Task und zwar um zwei Fra­gen, die ich bekom­men habe. Und die ers­te Fra­ge ist, was hat es eigent­lich mit archi­vier­ten Pro­jek­ten auf sich. Da hat mich jemand gefragt, dass er die­se nie fin­det und nicht weiß, wo die sind. Das ist rela­tiv leicht zu erklä­ren, auch wenn es wirk­lich nicht offen­sicht­lich ist und hier ist wirk­lich ein biss­chen Nach­bes­se­rungs­be­darf. Im Meis­ter­Task Inter­face ver­ste­cken sich die archi­vier­ten Pro­jek­te ganz ein­fach hier unter Pro­jek­te. Da seht ihr, wenn man mit dem Maus­zei­ger rüber­geht, kommt so ein Pfeil und wenn ich da drauf­kli­cke, kann ich zwi­schen akti­ven Pro­jek­ten und archi­vier­ten Pro­jek­ten hin und her schal­ten. Also das ist ein biss­chen ver­steckt, also man sieht es nicht auf den ers­ten Blick, aber wenn man es weiß, dann ist es schnell erle­digt. Auf archi­vier­te Pro­jek­te kann ich umschal­ten und dann kann ich, und das ist wirk­lich wie­der ganz prak­tisch, das Pro­jekt mir noch­mal genau­so anschau­en, wie es zu dem Zeit­punkt war. Also wenn ich zum Bei­spiel jetzt hier auf so ein Bei­spiel­pro­jekt gehe von mir, mein Pro­jekt, das ist ein­fach etwas, wo ich biss­chen aus­pro­biert habe, sieht man, das war das Board in dem Moment, in dem ich das archi­viert habe. Ich kann jetzt hier oben auf wie­der­her­stel­len tip­pen, dann ist das Board wie­der aktiv und es liegt ganz nor­mal unter mei­nen Pro­jek­ten. Und ich kann es auch kom­plett löschen, dann ist es auch aus dem Archiv ver­schwun­den und, das ist jetzt sehr wich­tig, es taucht auch nicht mehr in den Such­ergeb­nis­sen auf. Wenn man Meis­ter­Task Pro nutzt, kann man ja auch das Archiv durch­su­chen, wenn man das nicht mehr möch­te und die Sachen wirk­lich nicht mehr braucht, hier löschen, dann ver­schwin­det es aus dem Archiv und dann sieht man es auch in den Such­ergeb­nis­sen nicht mehr. Das ist die per­fek­te Über­lei­tung zur nächs­ten Fra­ge: Suchen ver­sus fil­tern. Ich habe die Fra­ge bekom­men, wie kann man denn eigent­lich nach Tags suchen. In mei­nem letz­ten Video zum Meis­ter­Task ging es ja um Tags, also die Schlüs­sel­wor­te. Und es gibt ja eine Such­funk­ti­on hier oben. Und da kann man auch tat­säch­lich Tags aus­wäh­len, aber das ist kei­ne Such­op­ti­on, son­dern nur auch hier wie­der ein Fil­ter. Das heißt, nicht ver­wirrt sein: Alles, was hier rechts in der Suche ist, ist kei­ne Such­op­ti­on, son­dern etwas, um die Such­ergeb­nis­se zu fil­tern. Ich zei­ge ein­mal, was ich mei­ne. Wenn ich jetzt hier einen Tag aus­wäh­le, neh­men wir mal Tech­nik, seht ihr, hier erscheint jetzt zwar nichts mehr, aber auch nichts neu­es. Das kann ja irgend­wie nicht stim­men, weil ich hab ja irgend­wo Auf­ga­ben mit die­sen Tags, sonst wäre der Tag ja auch gar nicht da. Ich kann noch­mal was ande­res machen, neh­men wir mal Pro­dukt A. Da weiß ich, dass ich in einem ande­ren Board was habe und Tech­nik neh­me ich wie­der raus. Ihr seht, da taucht nichts auf. Wenn ich jetzt hier aber Kun­de ein­ge­be, dann kom­men die Kun­den aus mei­nem Bei­spiel­board, die wirk­lich Pro­dukt A haben und wenn ich das jetzt hier wie­der lösche, sehe ich alles, wo (?der) Kun­de in irgend­ei­ner Form vor­kommt. Also, nicht ver­wirrt sein, das ist nur eine Fil­te­rung hier rechts von den Such­ergeb­nis­sen hier links. Und man muss hier oben einen Such­be­griff ein­ge­ben. Das kann irgend­was sein, aber es muss nach etwas gesucht wer­den, sonst sieht man nichts. Also die­se Sachen bezie­hen sich immer nur auf die Such­ergeb­nis­se, die sich auf die­sen Such­be­griff wie­der­um bezie­hen. Nicht ganz ein­leuch­tend, ich fän­de es schön, wenn man hier auch direkt nach Tags suchen könn­te, vor allem auch Pro­jekt­board über­grei­fend. Viel­leicht kommt das ja in einer der nächs­ten Ver­sio­nen von Meis­ter­Task. Falls ihr mein Video seht, ich wür­de mich sehr freu­en, wenn ihr das ein­bau­en wür­det. So eine Text­su­che board­über­grei­fend wäre wirk­lich prak­tisch. Das war die Suche, dage­gen jetzt noch­mal die Fil­ter­funk­ti­on. Ich gehe noch­mal in mein Bei­spiel­board. Da sind wir. Und die Fil­ter­funk­ti­on ver­steckt sich hier rechts. Ent­we­der ich habe das in der Ansicht, wo ich hier oben sehe, wer bereits betei­ligt ist, oder hier unten über die­sen But­ton kann ich das Fil­ter­feld aus­fah­ren. Und der Unter­schied zur Suche ist, dass sich das jetzt nur auf das aktu­el­le Board bezieht und dass das live-Such­ergeb­nis­se sind. Das heißt, ich kann jetzt hier zum Bei­spiel, wie jetzt im letz­ten Bei­spiel schon, nach Tags fil­tern. Also ich gehe hier auf Pro­dukt A, dann sehe jetzt alles nur, was die­sen Tag Pro­dukt A hat. Und um euch das ein biss­chen mäch­ti­ger zu zei­gen, gehe ich mal nicht in das Bei­spiel­board, son­dern zei­ge euch ein­fach mal ein Kun­den­board, das ich in der Agen­tur mei­nes Bru­ders mit­be­treue. Und da kann ich jetzt zum Bei­spiel sagen, ich möch­te da nur die Sachen sehen, die mir zuge­wie­sen sind und ihr seht ja, das ist glück­li­cher­wei­se momen­tan nur eine Auf­ga­be, an der ich arbei­te. Und hier hat man ein­fach immer ein Live­bild von den Suchen, die man in die­sem Fil­ter­feld ein­gibt. Das wür­de ich mir, wie eben schon erwähnt, über alle Boards wün­schen, über die Such­funk­ti­on. Ist aber trotz­dem sehr sehr prak­tisch, wenn es um Tags geht, wenn man nur Sachen sehen möch­te, die einen sel­ber gera­de betref­fen. Dafür sind Fil­ter rich­tig gut. Das sind zwei Punk­te gewe­sen, die aus Fra­gen von euch kamen. Wenn ihr wei­te­re Fra­gen habt, was Meis­ter­Task angeht, schickt mir ger­ne eine E‑Mail an office@björnbobach.de und ich ver­su­che das in einem der nächs­ten Vide­os zu berück­sich­ti­gen. Es gibt bestimmt sehr sehr vie­le Fra­gen, die noch offen sind. Meis­ter­Task ist so fle­xi­bel und hat so vie­le ver­schie­de­ne Ein­satz­mög­lich­kei­ten, dass ich mir fast sicher bin, dass ihr Fra­gen habt und ich freue mich, wenn ich sie bekom­me. Ich sage, bis zum nächs­ten Mal. Ich freue mich über Likes und das Abon­nie­ren mei­nes klei­nen Kanals und bis dahin, ciao.

In die­sem Video geht es mal wie­der um mein Lieb­lings Kan­ban Tool zur Pro­jekt­ver­wal­tung: Meis­ter­Task.
Ich beschäf­ti­ge mich hier mit den Tags (Schlag­wör­tern) und zei­ge euch ein paar Bei­spie­le, wie man die klei­nen bun­ten Fähn­chen effek­tiv ein­set­zen kann.

Ich freue mich bei Gefal­len über Likes und natür­lich das Abon­nie­ren mei­nes klei­nen Kanals.

In die­sem Video zei­ge ich euch die Details zu einem zen­tra­len Ele­ment von Meis­ter­Task: den Auf­ga­ben Kar­ten. Ich gehe detail­liert auf die ein­zel­nen Ele­men­te ein und gebe auf dem Weg ein paar Ein­satz­tipps.

Ich freue mich wie immer über Abon­nen­ten, Likes und eure Kom­men­ta­re.

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Hier das Tran­skript des Vide­os:

Hal­lo und herz­lich Will­kom­men. Hier ist Björn Bob­ach. Und auch heu­te mal wie­der Meis­ter­Task. In Meis­ter­Task kann man ja Pro­jek­te und die Auf­ga­ben in den Pro­jek­ten ver­wal­ten. Und des­we­gen beschäf­ti­ge ich mich heu­te mal inten­si­ver mit den Pro­jekt­kar­ten. Also mit den Ein­hei­ten bei Meis­ter­Task mit denen man ein­zel­ne Auf­ga­ben ver­wal­ten kann. Wir sind jetzt hier in so einem Start­board. Das ist das Stan­dard­board das Meis­ter­Task auch einem anbie­tet, wenn man sich ganz frisch ange­mel­det hat. Und wir sehen jetzt hier die­se drei Grund­spal­ten. Zu den Spal­ten und den Sec­tion-Actions, wie es sich nennt, habe ich ja schon mal ein Video gemacht. Und heu­te geht es dar­um, die Auf­ga­ben in die­sen ein­zel­nen Spal­ten anzu­le­gen. Das ist wie man schon sehen kann eigent­lich recht ein­fach. Weil hier haben wir ein Plus und wenn man da drauf tippt, öff­net sich so ein Fens­ter und dann kann ich der Auf­ga­be einen Namen geben. Sagen wir jetzt mal neue Web­site Björn. Nur so als Bei­spiel. Wenn ich Return drü­cke ist die Auf­ga­be qua­si erstellt und erst mal pas­siert gar nichts. Ich lege jetzt mal noch ein paar ande­re Auf­ga­ben an. Kon­to fül­len, das ist immer eine schö­ne Auf­ga­be. Kun­de anru­fen, was auch immer. Das sind jetzt nur Bei­spie­le. War­um ich jetzt noch ein ein paar ange­legt habe? Da geht es mir dar­um, wenn man hier mit der Maus drü­ber geht, sieht man immer hier so ein Fra­ge­zei­chen. Da kann man die Auf­ga­be direkt jeman­dem zuwei­sen. Das heißt also neue Web­site Björn. Wenn ich ich jetzt hier dar­auf drü­cke, sehe ich jetzt in dem Fall mich, weil ich der ein­zi­ge bin der bei die­sem Auf­ga­ben­board hin­zu­ge­fügt wur­de. Und wenn ich jetzt hier drauf tip­pe ist die Auf­ga­be mir zuge­wie­sen. Also wenn ich jetzt hier noch meh­re­re Team­mit­glie­der hat, habe ich jetzt hier nicht, könn­te ich die ein­zeln aus­wäh­len oder hier oben über die Text­ein­ga­be auch gleich fin­den. Bezie­hungs­wei­se kann ich auch hier gleich Mit­glie­der noch hin­zu­fü­gen und dem Board hin­zu­fü­gen. Wenn ich so eine Auf­ga­be jetzt wei­ter edi­tie­ren will, weil das ist jetzt noch nicht beson­ders aus­sa­ge­kräf­tig, ein­fach hier drauf tip­pen und dann hat man die Detail­an­sicht. Und da gibt es jetzt jede Men­ge Din­ge, die man tun, machen und ein­tra­gen kann. Fan­gen wir ganz von vor­ne an. Neue Web­site Björn ist der Titel. Wenn ich den ändern will, tip­pe ich den ein­fach an. Und könn­te den jetzt umschrei­ben. Also zum Bei­spiel ein­fach neue Web­site dar­aus machen. Oder so las­sen, wie es war. Hier drun­ter kann ich belie­bi­ge Infor­ma­tio­nen hin­zu­fü­gen. Also wenn ich jetzt zum Bei­spiel grund­sätz­li­che Kun­den­da­ten, Adres­sen, Ruf­num­mern, sol­che Sachen ein­tra­gen möch­te. Das mache ich gleich da drun­ter. Oder neue Noti­zen, also zum Bei­spiel neu­es The­me mit mehr Mög­lich­kei­ten für Vide­os. Sol­che Sachen. Zum Bei­spiel kann ich mir da rein schrei­ben ein­fach Noti­zen. Die sind dann auch für jeden gleich sicht­bar, ich gehe hier mal raus, wenn er auf das Board schaut. Das sind näm­lich die Sachen die hier direkt ange­zeigt wer­den. Also soll­ten das mög­lichst Din­ge sein, die viel­leicht für den Betrach­ter von so einem Board als ers­tes wich­tig sind. Kann man jeder­zeit auch wie­der ändern. Antip­pen, hin­zu­fü­gen, ändern, wie man möch­te. Hier unten drun­ter sind Check­lis­ten. Das heißt, wenn ich hier etwas ein­tra­ge, kann ich das spä­ter abha­ken. Also kann ich jetzt zum Bei­spiel sagen The­me aus­wäh­len, bei einer Word­Press Sei­te immer sehr wich­tig. Word­Press aktua­li­sie­ren, Plug­ins aus­wäh­len, sol­chen Sachen. Jetzt gibt es bei Meis­ter­Task so eine Ein­schrän­kung, ich kann näm­lich die­sen ein­zel­nen Punk­ten lei­der kein Fäl­lig­keits­da­tum hin­zu­fü­gen. Was ich machen kann ist, ich kann hier die Rei­hen­fol­ge ändern indem ich hier auf die­se drei Stri­che kli­cke und das sor­tie­re. Könn­te man sich jetzt zum Bei­spiel intern abspre­chen, dass das Wich­tigs­te immer ganz oben steht. Ich kann die Auf­ga­be löschen durch das X. Und ich kann wenn ich hier drauf tip­pe, auf die­sen Pfeil in Auf­ga­be umwan­deln. Ich sage mal das ist ja schon eine Auf­ga­be. Das bedeu­tet aber es wird eine neue Kar­te dafür erstellt. Also wenn ich jetzt zum Bei­spiel mer­ke das Gan­ze ist so auf­wen­dig, dass ich das hier nicht nur abha­ken möch­te und ich möch­te das nach­ver­fol­gen. Wenn ich jetzt zum Bei­spiel The­me aus­wäh­len in Auf­ga­be umwan­de­le und hier steht Auf­ga­be wur­de in das Pro­jekt The­me aus­wäh­len umge­wan­delt und wenn ich jetzt hier raus­ge­he, sehe ich dann habe ich das gleich hier. Sehr schön wenn man irgend­wie merkt, ein Check­lis­ten­ein­trag reicht nicht. Die Ein­schrän­kung ist, ich kann hier kein Datum hin­ter­le­gen. Noch nicht. Ich kann Auf­ga­ben nicht wie­der­keh­rend machen. Auch noch nicht. Ich hof­fe Meis­ter­Task lie­fert hier nach. Also ich weiß, dass sie dar­an arbei­ten. Ich hof­fe sehr, dass das bald kommt. Weil das ist eine gro­ße Ein­schrän­kung zum Bei­spiel im Ver­gleich zu Asa­na. Und das wird wirk­lich sehr sehr bit­ter Zeit, dass das nach­ge­reicht wird. Weil im Moment kön­nen wir nur mit einem Fäl­lig­keits­da­tum hier arbei­ten. Aber dazu dann gleich mehr. Hier unten ist jetzt Attach­ment hin­zu­fü­gen. Wenn ich hier drauf tip­pe kann ich hier also eine loka­le Datei hoch­la­den. etwas aus der Drop­box oder Goog­le ver­lin­ken, aus Box und aus Mind­meis­ter so eine Mind­map. Ich kann aber auch, ich habe hier rechts eine Zip-Datei, die neh­men, und hier ein­fach her­über­zie­hen. Dann wird das gleich hoch­ge­la­den. Also das ist per Drag and Drop mög­lich. Muss man gar nicht extra auf die­ses Plus tip­pen, und im nächs­ten Feld ist dazu auch noch eine Mög­lich­keit. Zei­ge ich dann gleich. Hier unten habe ich jetzt Akti­vi­tät und hier sieht man jetzt die His­to­rie der Auf­ga­be. Also ich habe die erstellt, ich habe sie mir sel­ber zuge­wie­sen. Ich habe einen Check­lis­ten­ein­trag hin­zu­ge­fügt, noch einen, noch einen, und jetzt kann ich hier aber auch etwas rein­schrei­ben. Also ich kann jetzt hier zum Bei­spiel schrei­ben soll­te bes­ser wer­den, irgend­ei­nen Unsinn jetzt gera­de. Und wenn ich jetzt möch­te, dass das jemand beson­de­res sieht, der viel­leicht hier aber nicht die Auf­ga­be zuge­wie­sen hat, mach ich das ein­fach über ein Add. Und dann sehe ich jetzt hier wie­der, wer gera­de in die­sem Board ist. Hier steht jetzt Björn. Wenn ich jetzt meh­re­re Teil­neh­mer habe, wür­de ich die aber auch alle sehen kön­nen. Dazu gibt es übri­gens ein Bei­trag noch auf mei­nem Blog, mit Erwäh­nung Cle­ver Kom­mu­ni­zie­ren heißt er glau­be ich. Könnt ihr auf jeden Fall auf mei­ner Web­site bjoernbobach.de fin­den , da habe ich was zu den Erwäh­nun­gen noch­mal extra geschrie­ben. Aber so wür­de ich jetzt jeman­den zum Bei­spiel dar­auf hin­wei­sen, hier steht etwas, was ich von Dir wis­sen möch­te. Oder ich möch­te, dass Du das liest. Ein­fach eine Erwäh­nung. Er kriegt eine Benach­rich­ti­gung. Sehr prak­tisch. Das muss ich jetzt nicht machen. Ich muss mich nicht selbst erwäh­nen. Ich kann jetzt auch hier sagen, ich möch­te das hier run­ter wer­fen. Ich möch­te das eigent­lich dazu machen. Es erscheint dann aber trotz­dem da oben. Also wenn ich das jetzt hier rein wer­fe sieht man gleich es wird hoch­ge­la­den und es ist jetzt hier als Zip-Datei drin. Anhän­gen kann ich hier im übri­gen alles. Meis­ter­Task kann nicht alles anzei­gen. Natür­lich kann es eine Zip-Datei nicht anzei­gen. Macht ja kei­nen Sinn. Ist ja ein kom­pri­mier­ter Inhalt. Aber wenn ich hier zum Bei­spiel PDFs oder Word-Doku­men­te oder Bil­der anhän­ge kann ich die auch gleich mir in Meis­ter­Task anzei­gen las­sen wo ich dann gar nicht erst her­un­ter­la­de. Wich­tig ist das man hier noch am Schluss noch pos­ten tippt, sonst wird das Gan­ze nicht über­nom­men. Und eine ande­re Sache ist noch. Ich mache jetzt mal hier noch­mal den Cur­sor rein. ganz unten steht hier Shift plus Enter für neue Zei­le. Das ist ganz wich­tig. Weil wenn ich Enter drü­cke, wird immer gleich der Kom­men­tar gepos­tet. Wenn ich einen Mehr­ab­satz-Kom­men­tar pos­ten möch­te mit meh­re­ren Zei­len und eine neue Zei­le brau­che, bit­te immer Shift und Enter sonst pos­tet man das. Ist aber nicht wei­ter tra­gisch, wenn es einem pas­siert, weil wenn ich hier auf einen älte­ren Kom­men­tar gehe, hier ist wie­der so ein klei­nes Drei­eck, da kann ich das nach­träg­lich auch noch bear­bei­ten. Kann ich ja mal machen. So, und dann sieht man den geän­der­ten Kom­men­tar. Hier kann man wun­der­bar die His­to­rie von so einer Auf­ga­be nach­voll­zie­hen. Wenn man unter­ein­an­der kom­mu­ni­zie­ren will, kann man das sehen. Man spart sich hier jede Men­ge Email­schrei­be­rei. Also ich wür­de jedem emp­feh­len Auf­ga­ben- und Pro­jekt­spe­zi­fi­sche Kom­mu­ni­ka­ti­on nur in Meis­ter­Task zu machen. Emails wirk­lich nur im äußers­tem Not­fall. Gehen wir in die rech­te­re Spal­te hier. In die rech­te Spal­te, nicht rech­ter. Da steht jetzt oben Fäl­lig­keit. Man sieht schon, die Auf­ga­be muss kei­ne Fäl­lig­keit haben. Aber das ist ja uto­pisch. Eigent­lich hat alles immer eine Dead­line. Wenn man per­sön­li­che Pro­jek­te hat, soll­te man sich eine Dead­line set­zen. Da neh­men wir mal als fik­ti­ves Bei­spiel den ers­ten Juni. Ich könn­te jetzt aber auch heu­te sagen. Aber las­sen wir mal den ers­ten Juni. Dar­un­ter ist jetzt Tags. Tags sind Schlüs­sel­wör­ter mit denen ich das Gan­ze noch bes­ser sor­tie­ren kann. Hier habe ich kei­ne Tags. Ich kann Tags ver­wal­ten machen. Dann öff­net sich sofort für das Pro­jekt die­ser Tags-Bereich. Und jetzt sage ich ein­fach mal ich möch­te einen Tag hin­zu­fü­gen. Und dann sage ich Design. Ich kann das gleich jetzt hier für meh­re­re machen. Ich kann zum Bei­spiel sagen Design, ich kann sagen Tech­nik. Und wenn ich jetzt hier drauf tip­pe seht Ihr auch, dass ich die Far­ben ver­än­dern kann. Also zum Bei­spiel für Tech­nik neh­men wir mal so ein wein­rot und für Design neh­men wir mal ein schö­nes blau. Dann gehe ich auf auf fer­tig. Und Jetzt kann ich über Tags direkt etwas hin­zu­fü­gen. Also neh­men wir mal als Tag jetzt Design. Und dann habe ich hier noch Infor­ma­tio­nen. Ich kann über die­se Auf­ga­be noch sehen, in wel­chem Pro­jekt es ist. Es ist jetzt in mei­nem Pro­jekt. Die Auf­ga­be ist im Bereich offen, also Sec­tion offen, das ist die Spal­te. Ich sehe wann es erstellt wur­de und wann es das letz­te Mal geän­dert wur­de. Hier oben über die
drei Punk­te kann ich noch ver­schie­de­ne Din­ge tun. Ich kann die Auf­ga­be ver­schie­ben. Und zwar auch in ande­re Boards, die ich habe. Das ist sehr prak­tisch wenn ich zum Bei­spiel eine Auf­ga­be in ein ande­res Board ver­schie­ben möch­te. Zum Bei­spiel aus einem Board das ich für Ver­trieb nut­ze, dann spä­ter in die Pro­jekt­ab­wick­lung, kann ich die gan­ze Auf­ga­be ein­fach ver­schie­ben. Die His­to­rie wan­dert mit. Sehr prak­tisch. Und das muss nicht alles in einem sehr, sehr brei­tem Board sein. Dupli­zie­ren ist glau­be ich klar. Dann ver­dop­pelt sich die Auf­ga­be. Wann ist es sinn­voll so etwas zu nut­zen? Dann wenn man Vor­la­gen hat. Man könn­te sich also eine Spal­te mit Vor­la­gen machen. Wo man hier immer die glei­chen Check­lis­ten rein­schreibt. Hier so Grund­the­men die ein­ge­tra­gen wer­den sol­len. Und dann muss ich die­se Vor­la­gen­auf­ga­be immer nur dupli­zie­ren und muss das Gan­ze nicht alles immer von vor­ne machen. Auch sehr prak­tisch. Abschlie­ßen ist klar. Ana­log zu dem But­ton. Abschlie­ßen, dann ist die Auf­ga­be erle­digt. Archi­vie­ren bedeu­tet sie ver­schwin­det vom Board und lan­det in mei­nem Archiv. Da kann ich sie spä­ter immer noch suchen und fin­den, wenn ich ein Meis­ter­Task-Pro-Abo min­des­tens habe. In den Papier­korb legen bedeu­tet, die wird in den Papier­korb gelegt die wird nicht abge­schlos­sen, nicht archi­viert, das war viel­leicht ein Feh­ler dass ich sie ange­legt habe. Dann klickt man auf die­sen But­ton. Link kopie­ren bedeu­tet ich erstel­le einen Link, den ich in irgend­ei­ne ande­re Nach­richt ein­fü­gen kann. Dann lan­det man direkt in die­ser Auf­ga­be. Token kopie­ren, ganz ehr­lich, nut­ze ich nie. Set­ze ich mich auch gera­de nicht mit aus­ein­an­der. Ist viel­leicht etwas, was spä­ter in einem Video mal kommt. Dru­cken ist auch klar. Und in ein Pro­jekt umwan­deln bedeu­tet, aus die­ser Auf­ga­be wird ein eige­nes Pro­jekt, ein eige­nes Board. Für eine neue Web­site soll­te man sich sogar viel­leicht eher ein eige­nes Pro­jekt anle­gen. Und wenn ich hier drauf tip­pe, heißt das sie wird zu mei­nem Fokus hin­zu­ge­fügt. Dann sehe ich die­se Auf­ga­be immer, egal ob ich da jetzt gera­de zuge­wie­se­ne oder akti­ve Auf­ga­ben habe. Oder nicht. Oder hier mit die­sem X kom­me ich wie­der aus der Auf­ga­be raus. Eine Beson­der­heit haben die­se Kar­ten noch. Die haben näm­lich noch eine farb­li­che Codie­rung. Ich zei­ge, was ich mei­ne. Wenn ich das Fäl­lig­keits­da­tum in die Ver­gan­gen­heit lege, seht Ihr schon, dann wird der Text so oran­ge. Und wenn ich jetzt das anschaue, seht Ihr, das Gan­ze wird mit einer gel­ben Far­be und hier noch mal einem deut­li­chem oran­ge, Gott sei Dank nicht knall­rot, mar­kiert. Die Auf­ga­be ist über­fäl­lig. Also da muss man sich nicht drum küm­mern, dass man das über­se­hen könn­te. Das macht Meis­ter­Task für einen sel­ber. Das ist so eine Über­sicht der Meis­ter­Task Auf­ga­ben­kar­ten gewe­sen. Ich glau­be das hat ein biss­chen mehr erklärt als man sonst so über das Inter­face viel­leicht ver­steht. In einem nächs­ten Video geht es dann dar­um, wie man die Spal­ten anlegt, anpasst und sich so sei­ne eige­ne Struk­tur baut. Bis dann. Ich wür­de mich freu­en  über ein Like und natür­lich wenn Ihr mei­nen klei­nen You­Tube Kanal abon­niert.

Meis­ter­Task, mein liebs­tes Pro­jekt­pla­nungs­tool, ver­fügt mit den soge­nann­ten “Sec­tion Actions” über sehr nütz­li­che Tools zur Auto­ma­ti­sie­rung. In die­sem Video gebe ich euch einen Über­blick über die ver­schie­de­nen Mög­lich­kei­ten und geben euch Tipps und Bei­spie­le für deren sinn­vol­len Ein­satz.

Ich freue mich natür­lich über Likes, Kom­men­ta­re oder wenn ihr mei­nen You­Tube Kanal abon­niert.

Fra­gen ger­ne jeder­zeit an bjoern (at) bjoernbobach.de

Hier das Tran­skript zum Video:

Hal­lo und herz­lich will­kom­men, Björn Brau­bach hier, und auch heu­te geht es mal wie­der um Meis­ter­Task, mein Lieb­lings­pro­jekt­pla­nungs­tool. Meis­ter­Task ist als Kan­ban-Sys­tem äußerst fle­xi­bel, und ich nut­ze es fast für alles. Ob es Gesprächs­pro­to­kol­le sind, Mee­tings sind, oder halt Pro­jekt­pla­nung und Pro­jekt­ver­fol­gung. Eine Fra­ge, die ich per E‑Mail stän­dig gestellt krie­ge ist, was sind eigent­lich Auto­ma­tio­nen bei Meis­ter­Task und was kann ich da emp­feh­len? Das ist für mich Grund genug, ein Video dar­über zu machen, und ich möch­te mit Euch, mit Meis­ter­Task auf einem Mac, ein­mal die Auto­ma­tio­nen durch­ge­hen, und das im Web Inter­face. War­um im Web-Inter­face? Weil die Apps manch­mal ein biss­chen hin­ter­her­hin­ken. Die vol­le Funk­ti­ons­viel­falt von Meis­ter­Task hat man, momen­tan zumin­dest noch, im Web Inter­face. Und des­we­gen zei­ge ich Euch das auch gleich da. Wich­tig noch für Euch zu wis­sen, die­se Auto­ma­tio­nen sind nur mög­lich mit Meis­ter­Task Pro, also der Ver­si­on, die 9,99 Euro im Monat kos­tet, und die ich jedem, der pro­fes­sio­nell damit arbei­tet, auch wirk­lich ans Herz lege. Also star­ten wir, und ich zei­ge Euch die Auto­ma­tio­nen in Meis­ter­Task. Viel Spaß. Da sind wir in Meis­ter­Task in einem lee­ren Board, so sieht das aus, wenn man ein Board ganz neu ein­rich­tet. Im Übri­gen wer­de ich euch dem­nächst auch mal zei­gen, wie man das Board dann kon­kret auch umbaut und anpasst, Bei­spie­le habe ich Euch ja schon­mal gege­ben. Aber ich zei­ge Euch das dann auch kon­kret dem­nächst noch­mal. Jetzt geht es wie gesagt um Auto­ma­tio­nen, Auto­ma­tio­nen ver­ste­cken sich in den ein­zel­nen Spal­ten bei Meis­ter­Task, hin­ter die­sem Drei­eck. Wenn man auf die­ses Drei­eck tippt, öff­net sich dann bei jeder Spal­te die­ses Menü, da kann man erst­mal die Dar­stel­lung ein­stel­len, also die ver­schie­de­nen (?Ereig­nis­se) hin­ter­le­gen, oder die Far­ben des Bau­steins ändern, eine Beschrei­bung hin­zu­fü­gen, aber dar­um geht es jetzt nicht. Es geht hier um die­sen Punkt, die Aktio­nen. Wenn ich dar­auf tip­pe, sehe ich schon, hier kann ich auf Akti­on hin­zu­fü­gen tip­pen. Eine wich­ti­ge Klei­nig­keit, was heißt Klei­nig­keit, eine ganz wesent­li­che Geschich­te ist im Übri­gen das hier unten. Hier steht, Sie kön­nen per E‑Mail Auf­ga­ben in die­se Sek­ti­on hin­zu­fü­gen. Ja, das kann man, und zwar gibt es hier eine spe­zi­el­le E‑Mailadresse, wenn ich dar­auf tip­pe, wür­de sich auch gleich eine neue E‑Mail öff­nen. Damit kann man also Auf­ga­ben per E‑Mail hin­zu­fü­gen. Dafür gibt es einen ganz prak­ti­schen Nut­zen, zum Bei­spiel bei Kon­takt­for­mu­la­ren auf Web­sites. Wenn man das als Emp­fän­ger­adres­se ein­gibt beim Kon­takt­for­mu­lar, lan­det dann die­se E‑Mail auto­ma­tisch in die­ser Spal­te. Super prak­tisch zum Bei­spiel bei Kun­den­an­fra­gen, oder bei Sup­port­an­fra­gen, dann hat man auch gleich eine Auf­ga­be und einen Task dazu. Jetzt aber zu der Akti­on sel­ber, gehen wir ein­mal hier auf die­ses Plus, um eine Akti­on hin­zu­zu­fü­gen. Und dann öff­nen sich die Aktio­nen, die wir daha­ben. Ich gehe die ein­fach mal von oben durch. Die ers­te, Auf­ga­be zuwei­sen, ist rela­tiv selbst­er­klä­rend wür­de ich sagen, wenn ich da drauf tip­pe, kann ich jetzt ent­we­der jeman­den aus­wäh­len, der dem Ort schon hin­zu­ge­fügt wur­de, oder ich kann auch eine Per­son fin­den. Und ich kann unten, das gilt im Übri­gen auch für alle Aktio­nen, das auf alle bestehen­den Auf­ga­ben in die­ser Sek­ti­on, also in die­ser Spal­te aus­füh­ren. Das ist eine ganz prak­ti­sche Geschich­te, wenn ich zum Bei­spiel mein Board so orga­ni­siert habe, dass in jeder Spal­te es einen bestimm­ten Zustän­di­gen gibt. Zum Bei­spiel bei einem team­or­ga­ni­sier­ten Board könn­te ich das ein­rich­ten, dann müss­te ich das nicht jedes Mal von Hand umstel­len. Sehr prak­tisch. Die nächs­te Akti­on wäre Sta­tus ändern. Das heißt, wenn eine Auf­ga­be in die­se Spal­te gesetzt wird, kann ich sagen sie ist offen, sie ist abge­schlos­sen, oder sie ist abge­schlos­sen und archi­viert. Abge­schlos­sen ist zum Bei­spiel super für eine Spal­te, wo man alle, wie es schon das Wort sagt, abge­schlos­se­nen Auf­ga­ben rein­wirft. Die krie­gen dann auto­ma­tisch den Sta­tus abge­schlos­sen. Archi­viert wäre ich vor­sich­tig, die ver­schwin­den näm­lich gleich ins Archiv, das heißt man sieht sie nicht mehr. Und manch­mal, wenn eine Auf­ga­be abge­schlos­sen ist, möch­te man sie ja viel­leicht doch wie­der schnel­ler fin­den. Also ich wür­de eher die Opti­on als die neh­men. Es gibt Nut­zungs­fällt, wo das mit dem Archi­vie­ren Sinn macht, zum Bei­spiel wie eben schon ange­spro­chen bei Sup­port-Fäl­len, dann habe ich auto­ma­tisch eine Sup­port­an­fra­ge, wenn sie geklärt ist auch im Archiv. Find­bar ist sie da ja immer noch, aber wie gesagt, ich zie­he die­se Opti­on hier meis­tens vor. Das ist jetzt sehr span­nend, Auf­ga­be ver­schie­ben in eine ande­re Sek­ti­on. Wenn man hier rauf­geht sieht man schon, da geht es nicht nur um die Spal­ten in die­sem aktu­el­len Board, son­dern alle mög­li­chen Boards. Das span­nen­de dar­an ist, man kann dadurch ganz ein­fach ver­schie­de­ne Boards für ver­schie­de­ne Auf­ga­ben kre­ieren. Das heißt, ich kann zum Bei­spiel ein Board hier unten für Mar­ke­ting haben, zum Bei­spiel ein Board für Ver­trieb haben, und in dem Moment, in dem das im ver­trieb erfolg­reich war, könn­te ich in die letz­te Spal­te Erfolg set­zen, und dann wür­de die­se Kar­te auto­ma­tisch zum Bei­spiel ins Pro­jekt­board wan­dern. Also das ist eine sehr, sehr sin­ni­ge Auto­ma­ti­on, man muss also nicht extra eine neue Kar­te in einem ande­ren Board anle­gen, nein. Man ver­schiebt die ein­fach in das ande­re Board dar­über, dass man das hier ein­stellt. Sehr prak­tisch, benut­ze ich stän­dig. E‑Mail sen­den, ja, war­um soll man eine E‑Mail sen­den, wenn man es doch in Meis­ter­Task sieht? Das gesam­te Team, Besit­zer der Auf­ga­be, das ist selbst­er­klä­rend, das kann zum Bei­spiel sin­nig sein, wenn die Benach­rich­ti­gung aus­ge­schal­tet hat, und sicher sein möch­te, dass der­je­ni­ge, auch wenn er viel­leicht nicht Zugriff auf Meis­ter­Task hat, aber auf sei­ne E‑Mails, über den Sta­tus der Auf­ga­be infor­miert ist. Ganz inter­es­sant, wel­che eige­ne E‑Mailadresse, da kann ich näm­lich irgend­ei­ne E‑Mailadresse ein­ge­ben. Das heißt, auch Leu­te, die nicht in Meis­ter­Task in die­sem Board invol­viert sind, kön­nen infor­miert wer­den. Sehr inter­es­sant zum Bei­spiel im Fall von Mahn­we­sen, wenn ich eine bestimm­te Mahn­stu­fe errei­che, könn­te ich das per E‑Mail jeman­den mit­tei­len, der sonst nicht aktiv an die­sem Board betei­ligt ist. Also wenn ich zum Bei­spiel eine bestimm­te Mahn­stu­fe erreicht habe, könn­te hier eine E‑Mail an den Geschäfts­füh­rer geschickt wer­den. Der möch­te ja viel­leicht im Tages­ge­schäft gar nicht so invol­viert sein, und auch nicht über jede Mah­nung oder jede Rech­nung infor­miert sein. Aber wenn dann wirk­lich nach x Wochen nicht gezahlt ist, wür­de er sich viel­leicht ein­schal­ten, und dar­über kann ich ihn infor­mie­ren. Sehr prak­tisch. Fäl­lig­keits­da­tum der Auf­ga­be set­zen oder ent­fer­nen, beson­ders span­nend hier, in x Tagen fäl­lig. Wie­der das Bei­spiel hier von eben, Rech­nungs­we­sen, Mahn­we­sen, ich kann hier zum Bei­spiel in der Rech­nungs­stel­lungs­spal­te sagen, in vier­zehn Tagen fäl­lig. Das heißt, ich sehe sofort, wenn eine Rech­nung eigent­lich bezahlt sein müss­te. Gut, in einem gro­ßen Unter­neh­men, wo es eine sepa­ra­te Buch­hal­tung gibt, wir das viel­leicht ich so häu­fig benutzt, aber für klei­ne Unter­neh­men, so fünf bis zehn Leu­te, oder auch Ein­zel­un­ter­neh­mer ist das eine sehr prak­ti­sche Geschich­te, wo man sich ein­fach nicht stän­dig auf Kon­to gucken muss, und sagen muss, ist das jetzt pünkt­lich, oder wann kommt die Rech­nung. Nein, das sehe ich hier inner­halb von Meis­ter­Task schon auf einen Blick, weil die Auf­ga­be wird dann fäl­lig und ent­spre­chend gekenn­zeich­net. Tags der Auf­ga­be, in die­sem Bei­spiel­board habe ich noch kei­ne Tags, aber ich kann hier aus­ge­wähl­te Tags hin­zu­fü­gen oder ent­fer­nen, oder alle Tags ent­fer­nen. Alle Tags ent­fer­nen ist zum Bei­spiel prak­tisch, wenn eine Auf­ga­be von der Pro­jek­tie­rungs­pha­se, also von der Durch­füh­rungs­pha­se, in die Rech­nungs­pha­se geht, dann brau­che ich viel­leicht nicht mehr die Tags in der Auf­ga­be sel­ber, die ich in der Pro­jekt­pha­se gebrauch habe, und wer­de sie dann auto­ma­tisch los, und kann viel­leicht einen neu­en Tag hin­zu­fü­gen. Über die Tags wer­de ich noch­mal ein sepa­ra­tes Video machen, was man damit anstel­len kann ist sehr, sehr viel­fäl­tig, aber das macht das Gan­ze auch sehr, sehr viel ein­fa­cher. Zeit­er­fas­sung der Auf­ga­be, dazu gibt es ein sepa­ra­tes Video von mir. Man muss für ein Board die­se Zeit­er­fas­sungs­funk­ti­on erst­mal akti­vie­ren, aber wie gesagt, schaut Euch das Video, das ich dazu gemacht habe an, da habe ich das aus­führ­lich erklärt. Eine sehr, sehr prak­ti­sche Funk­ti­on, zum Bei­spiel auch für Free­lan­cer, die ihre Zeit erfas­sen müs­sen, um Rech­nun­gen zu schrei­ben, kann ich jedem emp­feh­len. Slack Nach­richt sen­den ist klar, da müss­te ich Slack jetzt kon­fi­gu­rie­ren. Ich bin kein gro­ßer Slack Freund, ich benut­ze lie­ber Twist von Doist, also von den Doist-Machern. Wenn man in sei­nem Team Slack nutzt, kann man hier aber Slack kon­fi­gu­rie­ren und kann dann, wie es hier steht, eine Nach­richt an den Slack-Chan­nel schrei­ben, sobald eine Auf­ga­be in die­ser Sek­ti­on erstellt oder geblockt wird. Das heißt, man kann einen Chan­nel dar­über infor­mie­ren, Ach­tung, da ist eine Auf­ga­be dazu­ge­kom­men. Wenn man Slack nutzt, bestimmt sehr prak­tisch. Und Office 365 Grup­pe benach­rich­ti­gen ist genau das glei­che wie Slack, nur, dass es sich hier um eine Grup­pe inner­halb von Office 365 han­delt, auch da eine Benach­rich­ti­gungs­funk­ti­on, sehr prak­tisch für Leu­te, die nicht in Meis­ter­Task sind. Ja, und das waren sie schon die Aktio­nen. Es gibt noch mehr Meis­ter­Task Inter­ak­tio­nen inner­halb von ande­ren Apps, ein pro­mi­nen­tes Bei­spiel aus der jün­ge­ren Ver­gan­gen­heit zum Bei­spiel, Goog­le Han­gout Chats, also der Slack Schräg­strich Twist Wett­be­werb von Goog­le, da gibt es einen eige­nen Bot inner­halb von Goog­le Han­gout Chats. Das ist eine sehr kom­ple­xe Geschich­te wie­der, da will ich jetzt nicht drauf ein­ge­hen, das sind jetzt ein­fach die ein­ge­bau­ten Sachen. Und ich glau­be, da ist für jeden was dabei, und das macht einem das Leben wirk­lich ein­fa­cher. Ich hof­fe, das Video hat Euch was gebracht, ich wür­de mich freu­en über Kom­men­ta­re, oder wenn Ihr mei­nen Kanal abon­niert. Und ich sage, bis zum nächs­ten Mal! Ciao!

Meis­ter­Task ist mei­ne abso­lu­te Lieb­lings­soft­ware zur Abwick­lung von Pro­jek­ten jeder Art, egal ob pri­vat oder beruf­lich. Als Kan­ban Sys­tem ist es hoch­fle­xi­bel und lässt sich für fast jeden Zweck anpas­sen. Zusätz­lich dazu, ist es sogar in der kos­ten­lo­sen Vari­an­te schon Team­fä­hig und ermög­licht leich­tes mit­ein­an­der arbei­ten.
Ich wer­de oft gefragt, wie das opti­ma­le Board in Meis­ter­Task aus­sieht, wie es struk­tu­riert sein soll­te. Da gibt es kei­ne ein­deu­ti­ge Ant­wort — zu spe­zi­ell ist jeder Betrieb und jedes Team in sei­nen Struk­tu­ren und Abläu­fen. Ich habe trotz­dem zwei Aus­gangs­boards gebaut und zei­ge euch die­se im Video, die­se könnt ihr nach Her­zens­lust anpas­sen. Bei Fra­gen freue ich mich natür­lich wie immer auf eure Nach­rich­ten.

Hier die Tran­skrip­ti­on des Vide­os:

Hal­lo und herz­lich Will­kom­men. Hier ist Björn Bob­ach. Und heu­te geht es mal wie­der um Meis­ter Task. Meis­ter Task ist ja mein Lieb­lings-Tool, wenn es um die Pro­jekt­ver­wal­tung geht. Und ich wer­de immer wie­der gefragt, wie sieht denn dei­ner Mei­nung nach das opti­ma­le Board in Meis­ter Task aus? Meis­ter Task ist ein Kan­ban-Sys­tem, ähn­lich wie (? Trel­lo oder auch In-Asa­na). Kan­ban bedeu­tet immer, wir haben Spal­ten und Kar­ten. Und das kann man so kon­fi­gu­rie­ren, wie man will. Also, man kann das sehr fein abstim­men. Des­we­gen gibt es dafür eigent­lich jetzt gar kei­ne all­um­fas­sen­de Ant­wort. Ich habe aber trotz­dem ein­mal zwei Bei­spiel-Boards gebaut, mit denen man Pro­jek­te ganz gut abwi­ckeln kann. Das kann man natür­lich auch für sich sel­ber anpas­sen. Aber ich zei­ge euch gleich mal das Ers­te. Das habe ich sta­tus­spe­zi­fisch genannt, war­um, wer­de ich euch dann spä­ter noch zei­gen. Ja, und jeder Auf­trag fängt natür­lich mit einer Anfra­ge oder einem Lead an. Und dafür ist auch die ers­te Spalte in dem Board. Die kann ich jetzt hier natür­lich hän­disch ein­tra­gen. Ich wür­de euch sehr emp­feh­len, dafür zum Bei­spiel auch die Auto­ma­ti­on mit den E‑Mails zu nut­zen. Wenn ihr hier auf das Drei­eck klickt und dann auf Aktio­nen, seht ihr hier unten immer eine E‑Mail-Adres­se. An die­se E‑Mail-Adres­se könnt ihr eine E‑Mail schi­cken, die dann auto­ma­tisch als Auf­ga­be in die­ser Spal­te erscheint. Und so könnt ihr zum Bei­spiel ein Kon­takt­for­mu­lar im Inter­net total ein­fach ein­bin­den. Und jeder, der euch dar­über eine Nach­richt schickt, lan­det auto­ma­tisch in die­ser Spal­te. Der nächs­te Sta­tus der Auf­ga­be, die ja in einer Kar­te dann simu­liert ist, wäre der ers­te Kon­takt. Das heißt, der Kun­de wird ange­ru­fen oder ange­schrie­ben. Das ist die nächs­te Spal­te. Wenn das erfolg­reich sein soll­te, wird ein Ange­bot erstellt und dann drü­cken wir die Dau­men. Wenn das erfolg­reich ist, wird eine Auf­trags­be­stä­ti­gung, also eine AB geschrie­ben. So weit, so gut. Ich glau­be, das ist rela­tiv ein­leuch­tend. Und dann kom­men zwei sehr wich­ti­ge Spalten. Und das ist bei mir on hold und in Arbeit. War­um on hold? On hold, erst mal, nach Auf­trags­be­stä­ti­gung wird nicht sofort los­ge­ar­bei­tet. Und bei in Arbeit kann man ja die Zeit­er­fas­sung mit hin­ter­le­gen. Das habe ich in einem frü­he­ren Video schon ein­mal gezeigt. Dann kann Meis­ter Task auto­ma­tisch erfas­sen, wie viel Zeit ich mit etwas ver­brin­ge. Und on hold kann auch zwi­schen­durch immer mal pas­sie­ren. Man war­tet auf Tei­le oder dar­auf, dass man etwas von jeman­dem gelie­fert kriegt, auch in digi­ta­ler Form. Und da ist immer ganz gut, dass man die Sachen auf on hold setzt. Und dass man ein­fach auch weiß, wo war­te ich eigent­lich gera­de und wo muss ich viel­leicht noch­mal nach­ha­ken. Dann, wenn alles fer­tig ist, Rech­nung. Und dann, ganz am Schluss, erle­digt. Und hier könn­te man jetzt zum Bei­spiel eine der Auto­ma­tio­nen bei Meis­ter Task Pro nut­zen und sagen, wenn es erle­digt ist, soll es auto­ma­tisch archi­viert wer­den oder viel­leicht in ein ande­res Board ver­scho­ben wer­den, in dem man sich jetzt um den Kun­den­ser­vice nach einem Pro­jekt küm­mert. Also ihr seht, das ist nicht wirk­lich schwie­rig. Das heißt, sta­tus­spe­zi­fisch hier, weil hier der Sta­tus eines Pro­jek­tes, jedes Mal für ein Pro­jekt immer nur eine Kar­te, hier der Sta­tus im Vor­der­grund steht. Das heißt, wel­chen Sta­tus hat mein Pro­jekt? Ist es im Anfra­ge­sta­tus, bin ich im ers­ten Kon­takt? So weit ganz klar. Da habe ich eine klei­ne Abwand­lung für euch. Das nennt sich Team-spe­zi­fisch. Ihr seht, der Anfang ist hier ähn­lich. Und dann habe ich hier drei Teams, Team A, Team B, Team C. Wann ist das sinn­voll? Das ist dann sinn­voll, wenn mei­ne Fir­ma grö­ßer ist und ein Pro­jekt immer von einem bestimm­ten Team-Mit­glied bear­bei­tet wird. Das ist zum Bei­spiel bei Bau­stel­len­trupps auch so, bei Hand­wer­kern, die ein bestimm­tes Pro­jekt haben und denen das dann zuge­wie­sen wird. Auch hier kann man gut mit Auto­ma­tio­nen arbei­ten. Das heißt, dass ich zum Bei­spiel hier auto­ma­tisch das dem jewei­li­gen Chef die­ses Teams zuwei­se, dass der sich dann um alles Wei­te­re küm­mert. Und auch hier gibt es eine On-Hold-Spar­te. Dass man ein­fach auch hier Sachen auf hold zie­hen kann. Dass man also so zum Bei­spiel von drau­ßen sehen kann, wel­ches Team ruht denn gerade‑, bei wel­chem Team ruht denn gera­de eine Auf­ga­be, weil auf irgend­et­was gewar­tet wird? Wo muss ich vielleicht nach­ha­ken? Das ist jetzt für team­spe­zi­fi­sche Auf­trags­ab­wick­lung, wo man eine Auf­ga­be von spe­zi­el­len Teams abwi­ckeln lässt. Ja, das sind zwei kur­ze schnel­le Bei­spie­le. Das ist sehr sehr sehr rudi­men­tär alles, weil es sehr auf ein­zel­ne Unter­neh­men abgestimmt wer­den muss. Zum Bei­spiel, bei einem grö­ße­ren Bau­trä­ger macht so etwas eigent­lich kei­nen Sinn. Da wür­de ich immer emp­feh­len, pro Pro­jekt, also zum Bei­spiel pro Bau­vor­ha­ben, ein eige­nes Board zu neh­men, damit man ein­fach die ver­schie­de­nen Gewer­ke da gut unter­brin­gen kann, und und und. Also, das ist in jedem Unter­neh­men ein biss­chen anders. Aber das gibt euch viel­leicht einen ganz guten Ein­stieg, wie man so ein Board auf­bau­en kann und wie ihr es dann für euch per­sön­lich abstim­men könnt. Ich hof­fe, das hat euch ein biss­chen gehol­fen. Bis zum nächs­ten Mal.

Meis­ter­Task ist ein sehr mäch­ti­ges und umfas­sen­des Kan­ban Tool mit dem man fast jeden Pro­zess abbil­den kann. In Meis­ter­Task Pro gibt es aus­ser­dem eine Funk­ti­on zur Zeit­er­fas­sung. In die­sem Video auf mei­nem You­Tube Kanal zei­ge ich euch, wie ihr die­se Funk­ti­on kon­fi­gu­riert und sinn­voll ein­setzt.

Hier das Tran­skript des Vide­os:

Hal­lo. Herz­lich Will­kom­men. Ich bin Björn Bob­ach und ich ver­su­che Tech­nik begreif­bar zu machen. In die­ser Fol­ge geht es um etwas, das Leser mei­nes Blogs schon ken­nen. Und zwar um Meis­ter Task. Meis­ter Task ist ein Kan­ban-Sys­tem zur Pro­jekt­ver­wal­tung. Und das ist ein sehr sehr mäch­ti­ges Tool. Und in Meis­ter Task, etwas ver­steckt, ist eine Funk­ti­on zur Zeit­er­fas­sung. Bedin­gung dafür ist, dass man Meis­ter Task pro abon­niert hat. Ich fin­de, dass soll­te jeder tun, der damit wirk­lich ernst­haft arbei­ten will. Und mit die­ser Zeit­er­fas­sung kann man zum Bei­spiel auch als Selb­stän­di­ger stun­den­ge­nau abrech­nen, wie viel Zeit man für ein Pro­jekt braucht. In die­sem Video möch­te ich euch ein­mal zei­gen, wie das funk­tio­niert.

Ja, da sind wir in Meis­ter Task. Ich habe jetzt für die­ses Bei­spiel ein neu­es Board ange­legt. Das heißt Auf­trags­board. Und noch­mal zur Erin­ne­rung, die­se Funk­ti­on ist nur mög­lich mit Meis­ter Task pro. Das wür­de ich aber, wie schon gesagt, jedem ans Herz legen, weil es ein­fach viel viel kom­for­ta­bler ist. Ich zei­ge euch jetzt ein­mal, wie man das ein­rich­ten kann. Das ist wirk­lich sehr ein­fach. In die­sem Bei­spiel habe ich drei Spal­ten, lau­fen­de Pro­jek­te, aktu­el­le Arbeit und erle­digt. In lau­fen­de Pro­jek­te habe ich schon drei Auf­trags­kar­ten, drei Tasks hin­ter­legt. Die Idee ist jetzt, dass ich hier qua­si mei­ne aktu­el­len Pro­jek­te drin habe. Und wenn aktiv dar­an gear­bei­tet wird, wer­den die in aktu­ell in Arbeit ver­scho­ben. Das heißt, sobald sie in die­ser Spal­te lan­den, muss die Zeit­er­fas­sung akti­viert wer­den. Ganz ein­fach ein­ge­rich­tet. In der Spal­te oben auf das Drei­eck tip­pen, dann auf Aktio­nen und dann auf Akti­on hin­zu­fü­gen. Jetzt habe ich hier eine Lis­te mit allen mög­li­chen Smart-Actions. Das ist, wie gesagt, sehr sehr umfang­reich, was man da machen kann. Ich möch­te aber die Zeit­er­fas­sung der Auf­ga­be star­ten und das ist jetzt das, was stan­dard­mä­ßig ange­zeigt wird. Die Zeit­er­fas­sungs­funk­ti­on ist einem Board nicht stan­dard­mä­ßig an. Das müs­sen wir ein­mal akti­vie­ren. Ist ganz ein­fach gemacht. Auf die­sen Link kli­cken und dann seht ihr hier direkt Zeit­er­fas­sung, ein­schal­ten, fer­tig. Und jetzt das Gan­ze noch­mal wie eben. Das Drei­eck, Aktio­nen, Akti­on hin­zu­fü­gen, Zeit­er­fas­sung der Auf­ga­be, in die­sem Fall star­ten, nicht stop­pen, weil wir wol­len sie ja hier star­ten. Ist ein­ge­rich­tet. Sieht man jetzt in dem Fall auch durch die­ses rote Sym­bol hier, die­se sti­li­sier­te Stopp­uhr. Jetzt müs­sen wir das Gan­ze aber auch wie­der been­den. Das heißt, wenn die Auf­ga­ben hier bear­bei­tet wur­den und zurück in lau­fen­de Pro­jek­te gescho­ben wer­den, müs­sen wir die Zeit­er­fas­sung hier wie­der aus­schal­ten. Also, wie­der eine Akti­on hin­zu­fü­gen, Zeit­er­fas­sung der Auf­ga­be stop­pen in dem Fall. Auf fer­tig. Ist hin­zu­ge­fügt, wird jetzt hier nicht ange­zeigt, weil es hier schon Auf­ga­ben drin gibt. Ist aber hin­ter­legt. Das reicht noch nicht, weil manch­mal ja Pro­jek­te auch, nach­dem sie in Arbeit waren, erle­digt sind und nicht mehr lau­fend sind, son­dern erle­digt. Also müs­sen wir hier auch noch eine Smart-Action hin­zu­fü­gen. Zeit­er­fas­sung der Auf­ga­be stop­pen, auf fer­tig und erle­digt. Im Übri­gen könn­te man jetzt in die Erle­digt-Spal­te zum Bei­spiel auch noch hin­ter­le­gen, dass auto­ma­tisch eine E‑Mail an die Buch­hal­tung geht, dass eine Rech­nung geschrie­ben wer­den soll. Alles Mög­li­che wäre da noch mög­lich. In dem Fall wol­len wir es auf die Zeit­er­fas­sung beschrän­ken. Wie sieht das dann in der Pra­xis aus? Ich neh­me jetzt also hier eine Auf­ga­be und wer­fe die in aktu­ell in Arbeit. Und jetzt ist die Zeit­er­fas­sung gestar­tet. Wie kann ich das über­prü­fen? Wenn ich hier dop­pelt kli­cke, sehe ich schon einen gro­ßen roten Bal­ken und hier lau­fen jetzt die Sekun­den run­ter. Das wird dann spä­ter an ande­rer Stel­le noch­mal gesam­melt ange­zeigt. Das zei­ge ich euch gleich. Jetzt las­se ich die Auf­ga­be ein­fach mal im Hin­ter­grund wei­ter­lau­fen. Weil, was ich euch auch noch zei­gen möch­te, ist, die Auf­ga­be ist mir jetzt zuge­wie­sen. Das sind nicht zuge­wie­se­ne Auf­ga­ben. Die könn­te jetzt also jemand, der Zugriff auf die­ses Board hat, ein­fach anfas­sen und auch hier rein­wer­fen. Und dann wird hier trotz­dem hin­ter­legt, wer gera­de ange­fan­gen hat, an der Auf­ga­be zu arbei­ten. Die Zeit wird natür­lich ent­spre­chend erfasst. So. Dann wol­len wir das Gan­ze jetzt wei­ter spin­nen. Das heißt, ich habe jetzt auf­ge­hört, an den Pro­jek­ten zu arbei­ten, lege die zurück in lau­fen­de Pro­jek­te. Und wo wird das Gan­ze jetzt ange­zeigt? Oben rechts hat man immer sei­nen Pro­fil-Icon. Da tip­pe ich ein­mal drauf. Und das ist jetzt unter Sta­tis­ti­ken. Ein­mal hier drauf tip­pen und dann links auf Zeit­er­fas­sung. Und da sieht man schon, 0,03 Stun­den ist aktu­ell erfasst. Also nicht wirk­lich viel. Da sieht man top-akti­ve Benut­zer. Man kann sich das Gan­ze als Dia­gramm anzei­gen las­sen, man kann sich das als Tabel­le anzei­gen las­sen. Das ist natür­lich viel viel genau­er. Der run­det auf auf vol­le Minu­ten. Das macht wohl Sinn, weil sekun­den­ge­naue Abrech­nung ist sehr sel­ten. Aber man kann sich den Zeit­rah­men ein­stel­len. Sehr sehr span­nen­de Funk­ti­on. Sehr span­nend. Man kann sich damit jetzt sehr sehr viel vor­stel­len, abge­se­hen von so einer Pro­jekt­ab­wick­lung zum Bei­spiel über län­ge­re Pro­jek­te, zum Bei­spiel Web-Ent­wick­lung, sol­che Sachen, könn­te man auch ein Ticket-Sys­tem machen. Ein­fach, um eine Sta­tis­tik zu haben, wie lan­ge brau­chen wir, bis wir eine Kun­den­an­fra­ge beant­wor­tet haben? Wie lan­ge brau­chen wir, um einen Bug aus­zu­mer­zen? Sol­che Sachen könn­te man hier sta­tis­tisch erfas­sen, abge­se­hen natür­lich von der Abrech­nung. Also, nicht schwer und sehr sehr schnell ein­ge­rich­tet.

Also, sehr sehr ein­fach und sehr sehr schnell ein­ge­rich­tet. Ihr seht, das ist kei­ne gro­ße Kunst. Und damit wird Meis­ter Task eigent­lich noch viel viel mehr, als es sowie­so schon ist. Weil, man kann damit tat­säch­lich auch die Stun­den­zahl für sei­ne Abrech­nung spä­ter gene­rie­ren. Also sehr sehr prak­tisch. Ich freue mich auf das nächs­te Mal. Ciao.