Produktivität

In diesem Video zu MeisterTask gehe ich auf zwei Fragen von euch ein: was hat es mit dem Projektarchiv auf sich (und wo findet man es) sowie die Bitte, noch einmal genauer auf den Unterschied zwischen der Suche und den Filtern einzugehen.

Folgt mir auch auf meinem YouTube Kanal.

Hier die Transkription des Videos:

Hallo und herzlich Willkommen, mein Name ist Björn Bobach, ich mache Technik begreifbar. Und auch heute geht es mal wieder um MeisterTask und zwar um zwei Fragen, die ich bekommen habe. Und die erste Frage ist, was hat es eigentlich mit archivierten Projekten auf sich. Da hat mich jemand gefragt, dass er diese nie findet und nicht weiß, wo die sind. Das ist relativ leicht zu erklären, auch wenn es wirklich nicht offensichtlich ist und hier ist wirklich ein bisschen Nachbesserungsbedarf. Im MeisterTask Interface verstecken sich die archivierten Projekte ganz einfach hier unter Projekte. Da seht ihr, wenn man mit dem Mauszeiger rübergeht, kommt so ein Pfeil und wenn ich da draufklicke, kann ich zwischen aktiven Projekten und archivierten Projekten hin und her schalten. Also das ist ein bisschen versteckt, also man sieht es nicht auf den ersten Blick, aber wenn man es weiß, dann ist es schnell erledigt. Auf archivierte Projekte kann ich umschalten und dann kann ich, und das ist wirklich wieder ganz praktisch, das Projekt mir nochmal genauso anschauen, wie es zu dem Zeitpunkt war. Also wenn ich zum Beispiel jetzt hier auf so ein Beispielprojekt gehe von mir, mein Projekt, das ist einfach etwas, wo ich bisschen ausprobiert habe, sieht man, das war das Board in dem Moment, in dem ich das archiviert habe. Ich kann jetzt hier oben auf wiederherstellen tippen, dann ist das Board wieder aktiv und es liegt ganz normal unter meinen Projekten. Und ich kann es auch komplett löschen, dann ist es auch aus dem Archiv verschwunden und, das ist jetzt sehr wichtig, es taucht auch nicht mehr in den Suchergebnissen auf. Wenn man MeisterTask Pro nutzt, kann man ja auch das Archiv durchsuchen, wenn man das nicht mehr möchte und die Sachen wirklich nicht mehr braucht, hier löschen, dann verschwindet es aus dem Archiv und dann sieht man es auch in den Suchergebnissen nicht mehr. Das ist die perfekte Überleitung zur nächsten Frage: Suchen versus filtern. Ich habe die Frage bekommen, wie kann man denn eigentlich nach Tags suchen. In meinem letzten Video zum MeisterTask ging es ja um Tags, also die Schlüsselworte. Und es gibt ja eine Suchfunktion hier oben. Und da kann man auch tatsächlich Tags auswählen, aber das ist keine Suchoption, sondern nur auch hier wieder ein Filter. Das heißt, nicht verwirrt sein: Alles, was hier rechts in der Suche ist, ist keine Suchoption, sondern etwas, um die Suchergebnisse zu filtern. Ich zeige einmal, was ich meine. Wenn ich jetzt hier einen Tag auswähle, nehmen wir mal Technik, seht ihr, hier erscheint jetzt zwar nichts mehr, aber auch nichts neues. Das kann ja irgendwie nicht stimmen, weil ich hab ja irgendwo Aufgaben mit diesen Tags, sonst wäre der Tag ja auch gar nicht da. Ich kann nochmal was anderes machen, nehmen wir mal Produkt A. Da weiß ich, dass ich in einem anderen Board was habe und Technik nehme ich wieder raus. Ihr seht, da taucht nichts auf. Wenn ich jetzt hier aber Kunde eingebe, dann kommen die Kunden aus meinem Beispielboard, die wirklich Produkt A haben und wenn ich das jetzt hier wieder lösche, sehe ich alles, wo (?der) Kunde in irgendeiner Form vorkommt. Also, nicht verwirrt sein, das ist nur eine Filterung hier rechts von den Suchergebnissen hier links. Und man muss hier oben einen Suchbegriff eingeben. Das kann irgendwas sein, aber es muss nach etwas gesucht werden, sonst sieht man nichts. Also diese Sachen beziehen sich immer nur auf die Suchergebnisse, die sich auf diesen Suchbegriff wiederum beziehen. Nicht ganz einleuchtend, ich fände es schön, wenn man hier auch direkt nach Tags suchen könnte, vor allem auch Projektboard übergreifend. Vielleicht kommt das ja in einer der nächsten Versionen von MeisterTask. Falls ihr mein Video seht, ich würde mich sehr freuen, wenn ihr das einbauen würdet. So eine Textsuche boardübergreifend wäre wirklich praktisch. Das war die Suche, dagegen jetzt nochmal die Filterfunktion. Ich gehe nochmal in mein Beispielboard. Da sind wir. Und die Filterfunktion versteckt sich hier rechts. Entweder ich habe das in der Ansicht, wo ich hier oben sehe, wer bereits beteiligt ist, oder hier unten über diesen Button kann ich das Filterfeld ausfahren. Und der Unterschied zur Suche ist, dass sich das jetzt nur auf das aktuelle Board bezieht und dass das live-Suchergebnisse sind. Das heißt, ich kann jetzt hier zum Beispiel, wie jetzt im letzten Beispiel schon, nach Tags filtern. Also ich gehe hier auf Produkt A, dann sehe jetzt alles nur, was diesen Tag Produkt A hat. Und um euch das ein bisschen mächtiger zu zeigen, gehe ich mal nicht in das Beispielboard, sondern zeige euch einfach mal ein Kundenboard, das ich in der Agentur meines Bruders mitbetreue. Und da kann ich jetzt zum Beispiel sagen, ich möchte da nur die Sachen sehen, die mir zugewiesen sind und ihr seht ja, das ist glücklicherweise momentan nur eine Aufgabe, an der ich arbeite. Und hier hat man einfach immer ein Livebild von den Suchen, die man in diesem Filterfeld eingibt. Das würde ich mir, wie eben schon erwähnt, über alle Boards wünschen, über die Suchfunktion. Ist aber trotzdem sehr sehr praktisch, wenn es um Tags geht, wenn man nur Sachen sehen möchte, die einen selber gerade betreffen. Dafür sind Filter richtig gut. Das sind zwei Punkte gewesen, die aus Fragen von euch kamen. Wenn ihr weitere Fragen habt, was MeisterTask angeht, schickt mir gerne eine E-Mail an office@björnbobach.de und ich versuche das in einem der nächsten Videos zu berücksichtigen. Es gibt bestimmt sehr sehr viele Fragen, die noch offen sind. MeisterTask ist so flexibel und hat so viele verschiedene Einsatzmöglichkeiten, dass ich mir fast sicher bin, dass ihr Fragen habt und ich freue mich, wenn ich sie bekomme. Ich sage, bis zum nächsten Mal. Ich freue mich über Likes und das Abonnieren meines kleinen Kanals und bis dahin, ciao.

In diesem Video geht es mal wieder um mein Lieblings Kanban Tool zur Projektverwaltung: MeisterTask.
Ich beschäftige mich hier mit den Tags (Schlagwörtern) und zeige euch ein paar Beispiele, wie man die kleinen bunten Fähnchen effektiv einsetzen kann.

Ich freue mich bei Gefallen über Likes und natürlich das Abonnieren meines kleinen Kanals.

In diesem Video zeige ich euch die Details zu einem zentralen Element von MeisterTask: den Aufgaben Karten. Ich gehe detailliert auf die einzelnen Elemente ein und gebe auf dem Weg ein paar Einsatztipps.

Ich freue mich wie immer über Abonnenten, Likes und eure Kommentare.

Folgt mir auch auf meinem YouTube Kanal um über die neuesten Videos benachrichtigt zu werden.

Hier das Transkript des Videos:

Hallo und herzlich Willkommen. Hier ist Björn Bobach. Und auch heute mal wieder MeisterTask. In MeisterTask kann man ja Projekte und die Aufgaben in den Projekten verwalten. Und deswegen beschäftige ich mich heute mal intensiver mit den Projektkarten. Also mit den Einheiten bei MeisterTask mit denen man einzelne Aufgaben verwalten kann. Wir sind jetzt hier in so einem Startboard. Das ist das Standardboard das MeisterTask auch einem anbietet, wenn man sich ganz frisch angemeldet hat. Und wir sehen jetzt hier diese drei Grundspalten. Zu den Spalten und den Section-Actions, wie es sich nennt, habe ich ja schon mal ein Video gemacht. Und heute geht es darum, die Aufgaben in diesen einzelnen Spalten anzulegen. Das ist wie man schon sehen kann eigentlich recht einfach. Weil hier haben wir ein Plus und wenn man da drauf tippt, öffnet sich so ein Fenster und dann kann ich der Aufgabe einen Namen geben. Sagen wir jetzt mal neue Website Björn. Nur so als Beispiel. Wenn ich Return drücke ist die Aufgabe quasi erstellt und erst mal passiert gar nichts. Ich lege jetzt mal noch ein paar andere Aufgaben an. Konto füllen, das ist immer eine schöne Aufgabe. Kunde anrufen, was auch immer. Das sind jetzt nur Beispiele. Warum ich jetzt noch ein ein paar angelegt habe? Da geht es mir darum, wenn man hier mit der Maus drüber geht, sieht man immer hier so ein Fragezeichen. Da kann man die Aufgabe direkt jemandem zuweisen. Das heißt also neue Website Björn. Wenn ich ich jetzt hier darauf drücke, sehe ich jetzt in dem Fall mich, weil ich der einzige bin der bei diesem Aufgabenboard hinzugefügt wurde. Und wenn ich jetzt hier drauf tippe ist die Aufgabe mir zugewiesen. Also wenn ich jetzt hier noch mehrere Teammitglieder hat, habe ich jetzt hier nicht, könnte ich die einzeln auswählen oder hier oben über die Texteingabe auch gleich finden. Beziehungsweise kann ich auch hier gleich Mitglieder noch hinzufügen und dem Board hinzufügen. Wenn ich so eine Aufgabe jetzt weiter editieren will, weil das ist jetzt noch nicht besonders aussagekräftig, einfach hier drauf tippen und dann hat man die Detailansicht. Und da gibt es jetzt jede Menge Dinge, die man tun, machen und eintragen kann. Fangen wir ganz von vorne an. Neue Website Björn ist der Titel. Wenn ich den ändern will, tippe ich den einfach an. Und könnte den jetzt umschreiben. Also zum Beispiel einfach neue Website daraus machen. Oder so lassen, wie es war. Hier drunter kann ich beliebige Informationen hinzufügen. Also wenn ich jetzt zum Beispiel grundsätzliche Kundendaten, Adressen, Rufnummern, solche Sachen eintragen möchte. Das mache ich gleich da drunter. Oder neue Notizen, also zum Beispiel neues Theme mit mehr Möglichkeiten für Videos. Solche Sachen. Zum Beispiel kann ich mir da rein schreiben einfach Notizen. Die sind dann auch für jeden gleich sichtbar, ich gehe hier mal raus, wenn er auf das Board schaut. Das sind nämlich die Sachen die hier direkt angezeigt werden. Also sollten das möglichst Dinge sein, die vielleicht für den Betrachter von so einem Board als erstes wichtig sind. Kann man jederzeit auch wieder ändern. Antippen, hinzufügen, ändern, wie man möchte. Hier unten drunter sind Checklisten. Das heißt, wenn ich hier etwas eintrage, kann ich das später abhaken. Also kann ich jetzt zum Beispiel sagen Theme auswählen, bei einer WordPress Seite immer sehr wichtig. WordPress aktualisieren, Plugins auswählen, solchen Sachen. Jetzt gibt es bei MeisterTask so eine Einschränkung, ich kann nämlich diesen einzelnen Punkten leider kein Fälligkeitsdatum hinzufügen. Was ich machen kann ist, ich kann hier die Reihenfolge ändern indem ich hier auf diese drei Striche klicke und das sortiere. Könnte man sich jetzt zum Beispiel intern absprechen, dass das Wichtigste immer ganz oben steht. Ich kann die Aufgabe löschen durch das X. Und ich kann wenn ich hier drauf tippe, auf diesen Pfeil in Aufgabe umwandeln. Ich sage mal das ist ja schon eine Aufgabe. Das bedeutet aber es wird eine neue Karte dafür erstellt. Also wenn ich jetzt zum Beispiel merke das Ganze ist so aufwendig, dass ich das hier nicht nur abhaken möchte und ich möchte das nachverfolgen. Wenn ich jetzt zum Beispiel Theme auswählen in Aufgabe umwandele und hier steht Aufgabe wurde in das Projekt Theme auswählen umgewandelt und wenn ich jetzt hier rausgehe, sehe ich dann habe ich das gleich hier. Sehr schön wenn man irgendwie merkt, ein Checklisteneintrag reicht nicht. Die Einschränkung ist, ich kann hier kein Datum hinterlegen. Noch nicht. Ich kann Aufgaben nicht wiederkehrend machen. Auch noch nicht. Ich hoffe MeisterTask liefert hier nach. Also ich weiß, dass sie daran arbeiten. Ich hoffe sehr, dass das bald kommt. Weil das ist eine große Einschränkung zum Beispiel im Vergleich zu Asana. Und das wird wirklich sehr sehr bitter Zeit, dass das nachgereicht wird. Weil im Moment können wir nur mit einem Fälligkeitsdatum hier arbeiten. Aber dazu dann gleich mehr. Hier unten ist jetzt Attachment hinzufügen. Wenn ich hier drauf tippe kann ich hier also eine lokale Datei hochladen. etwas aus der Dropbox oder Google verlinken, aus Box und aus Mindmeister so eine Mindmap. Ich kann aber auch, ich habe hier rechts eine Zip-Datei, die nehmen, und hier einfach herüberziehen. Dann wird das gleich hochgeladen. Also das ist per Drag and Drop möglich. Muss man gar nicht extra auf dieses Plus tippen, und im nächsten Feld ist dazu auch noch eine Möglichkeit. Zeige ich dann gleich. Hier unten habe ich jetzt Aktivität und hier sieht man jetzt die Historie der Aufgabe. Also ich habe die erstellt, ich habe sie mir selber zugewiesen. Ich habe einen Checklisteneintrag hinzugefügt, noch einen, noch einen, und jetzt kann ich hier aber auch etwas reinschreiben. Also ich kann jetzt hier zum Beispiel schreiben sollte besser werden, irgendeinen Unsinn jetzt gerade. Und wenn ich jetzt möchte, dass das jemand besonderes sieht, der vielleicht hier aber nicht die Aufgabe zugewiesen hat, mach ich das einfach über ein Add. Und dann sehe ich jetzt hier wieder, wer gerade in diesem Board ist. Hier steht jetzt Björn. Wenn ich jetzt mehrere Teilnehmer habe, würde ich die aber auch alle sehen können. Dazu gibt es übrigens ein Beitrag noch auf meinem Blog, mit Erwähnung Clever Kommunizieren heißt er glaube ich. Könnt ihr auf jeden Fall auf meiner Website bjoernbobach.de finden , da habe ich was zu den Erwähnungen nochmal extra geschrieben. Aber so würde ich jetzt jemanden zum Beispiel darauf hinweisen, hier steht etwas, was ich von Dir wissen möchte. Oder ich möchte, dass Du das liest. Einfach eine Erwähnung. Er kriegt eine Benachrichtigung. Sehr praktisch. Das muss ich jetzt nicht machen. Ich muss mich nicht selbst erwähnen. Ich kann jetzt auch hier sagen, ich möchte das hier runter werfen. Ich möchte das eigentlich dazu machen. Es erscheint dann aber trotzdem da oben. Also wenn ich das jetzt hier rein werfe sieht man gleich es wird hochgeladen und es ist jetzt hier als Zip-Datei drin. Anhängen kann ich hier im übrigen alles. MeisterTask kann nicht alles anzeigen. Natürlich kann es eine Zip-Datei nicht anzeigen. Macht ja keinen Sinn. Ist ja ein komprimierter Inhalt. Aber wenn ich hier zum Beispiel PDFs oder Word-Dokumente oder Bilder anhänge kann ich die auch gleich mir in MeisterTask anzeigen lassen wo ich dann gar nicht erst herunterlade. Wichtig ist das man hier noch am Schluss noch posten tippt, sonst wird das Ganze nicht übernommen. Und eine andere Sache ist noch. Ich mache jetzt mal hier nochmal den Cursor rein. ganz unten steht hier Shift plus Enter für neue Zeile. Das ist ganz wichtig. Weil wenn ich Enter drücke, wird immer gleich der Kommentar gepostet. Wenn ich einen Mehrabsatz-Kommentar posten möchte mit mehreren Zeilen und eine neue Zeile brauche, bitte immer Shift und Enter sonst postet man das. Ist aber nicht weiter tragisch, wenn es einem passiert, weil wenn ich hier auf einen älteren Kommentar gehe, hier ist wieder so ein kleines Dreieck, da kann ich das nachträglich auch noch bearbeiten. Kann ich ja mal machen. So, und dann sieht man den geänderten Kommentar. Hier kann man wunderbar die Historie von so einer Aufgabe nachvollziehen. Wenn man untereinander kommunizieren will, kann man das sehen. Man spart sich hier jede Menge Emailschreiberei. Also ich würde jedem empfehlen Aufgaben- und Projektspezifische Kommunikation nur in MeisterTask zu machen. Emails wirklich nur im äußerstem Notfall. Gehen wir in die rechtere Spalte hier. In die rechte Spalte, nicht rechter. Da steht jetzt oben Fälligkeit. Man sieht schon, die Aufgabe muss keine Fälligkeit haben. Aber das ist ja utopisch. Eigentlich hat alles immer eine Deadline. Wenn man persönliche Projekte hat, sollte man sich eine Deadline setzen. Da nehmen wir mal als fiktives Beispiel den ersten Juni. Ich könnte jetzt aber auch heute sagen. Aber lassen wir mal den ersten Juni. Darunter ist jetzt Tags. Tags sind Schlüsselwörter mit denen ich das Ganze noch besser sortieren kann. Hier habe ich keine Tags. Ich kann Tags verwalten machen. Dann öffnet sich sofort für das Projekt dieser Tags-Bereich. Und jetzt sage ich einfach mal ich möchte einen Tag hinzufügen. Und dann sage ich Design. Ich kann das gleich jetzt hier für mehrere machen. Ich kann zum Beispiel sagen Design, ich kann sagen Technik. Und wenn ich jetzt hier drauf tippe seht Ihr auch, dass ich die Farben verändern kann. Also zum Beispiel für Technik nehmen wir mal so ein weinrot und für Design nehmen wir mal ein schönes blau. Dann gehe ich auf auf fertig. Und Jetzt kann ich über Tags direkt etwas hinzufügen. Also nehmen wir mal als Tag jetzt Design. Und dann habe ich hier noch Informationen. Ich kann über diese Aufgabe noch sehen, in welchem Projekt es ist. Es ist jetzt in meinem Projekt. Die Aufgabe ist im Bereich offen, also Section offen, das ist die Spalte. Ich sehe wann es erstellt wurde und wann es das letzte Mal geändert wurde. Hier oben über die
drei Punkte kann ich noch verschiedene Dinge tun. Ich kann die Aufgabe verschieben. Und zwar auch in andere Boards, die ich habe. Das ist sehr praktisch wenn ich zum Beispiel eine Aufgabe in ein anderes Board verschieben möchte. Zum Beispiel aus einem Board das ich für Vertrieb nutze, dann später in die Projektabwicklung, kann ich die ganze Aufgabe einfach verschieben. Die Historie wandert mit. Sehr praktisch. Und das muss nicht alles in einem sehr, sehr breitem Board sein. Duplizieren ist glaube ich klar. Dann verdoppelt sich die Aufgabe. Wann ist es sinnvoll so etwas zu nutzen? Dann wenn man Vorlagen hat. Man könnte sich also eine Spalte mit Vorlagen machen. Wo man hier immer die gleichen Checklisten reinschreibt. Hier so Grundthemen die eingetragen werden sollen. Und dann muss ich diese Vorlagenaufgabe immer nur duplizieren und muss das Ganze nicht alles immer von vorne machen. Auch sehr praktisch. Abschließen ist klar. Analog zu dem Button. Abschließen, dann ist die Aufgabe erledigt. Archivieren bedeutet sie verschwindet vom Board und landet in meinem Archiv. Da kann ich sie später immer noch suchen und finden, wenn ich ein MeisterTask-Pro-Abo mindestens habe. In den Papierkorb legen bedeutet, die wird in den Papierkorb gelegt die wird nicht abgeschlossen, nicht archiviert, das war vielleicht ein Fehler dass ich sie angelegt habe. Dann klickt man auf diesen Button. Link kopieren bedeutet ich erstelle einen Link, den ich in irgendeine andere Nachricht einfügen kann. Dann landet man direkt in dieser Aufgabe. Token kopieren, ganz ehrlich, nutze ich nie. Setze ich mich auch gerade nicht mit auseinander. Ist vielleicht etwas, was später in einem Video mal kommt. Drucken ist auch klar. Und in ein Projekt umwandeln bedeutet, aus dieser Aufgabe wird ein eigenes Projekt, ein eigenes Board. Für eine neue Website sollte man sich sogar vielleicht eher ein eigenes Projekt anlegen. Und wenn ich hier drauf tippe, heißt das sie wird zu meinem Fokus hinzugefügt. Dann sehe ich diese Aufgabe immer, egal ob ich da jetzt gerade zugewiesene oder aktive Aufgaben habe. Oder nicht. Oder hier mit diesem X komme ich wieder aus der Aufgabe raus. Eine Besonderheit haben diese Karten noch. Die haben nämlich noch eine farbliche Codierung. Ich zeige, was ich meine. Wenn ich das Fälligkeitsdatum in die Vergangenheit lege, seht Ihr schon, dann wird der Text so orange. Und wenn ich jetzt das anschaue, seht Ihr, das Ganze wird mit einer gelben Farbe und hier noch mal einem deutlichem orange, Gott sei Dank nicht knallrot, markiert. Die Aufgabe ist überfällig. Also da muss man sich nicht drum kümmern, dass man das übersehen könnte. Das macht MeisterTask für einen selber. Das ist so eine Übersicht der MeisterTask Aufgabenkarten gewesen. Ich glaube das hat ein bisschen mehr erklärt als man sonst so über das Interface vielleicht versteht. In einem nächsten Video geht es dann darum, wie man die Spalten anlegt, anpasst und sich so seine eigene Struktur baut. Bis dann. Ich würde mich freuen  über ein Like und natürlich wenn Ihr meinen kleinen YouTube Kanal abonniert.

MeisterTask, mein liebstes Projektplanungstool, verfügt mit den sogenannten "Section Actions" über sehr nützliche Tools zur Automatisierung. In diesem Video gebe ich euch einen Überblick über die verschiedenen Möglichkeiten und geben euch Tipps und Beispiele für deren sinnvollen Einsatz.

Ich freue mich natürlich über Likes, Kommentare oder wenn ihr meinen YouTube Kanal abonniert.

Fragen gerne jederzeit an bjoern (at) bjoernbobach.de

Hier das Transkript zum Video:

Hallo und herzlich willkommen, Björn Braubach hier, und auch heute geht es mal wieder um MeisterTask, mein Lieblingsprojektplanungstool. MeisterTask ist als Kanban-System äußerst flexibel, und ich nutze es fast für alles. Ob es Gesprächsprotokolle sind, Meetings sind, oder halt Projektplanung und Projektverfolgung. Eine Frage, die ich per E-Mail ständig gestellt kriege ist, was sind eigentlich Automationen bei MeisterTask und was kann ich da empfehlen? Das ist für mich Grund genug, ein Video darüber zu machen, und ich möchte mit Euch, mit MeisterTask auf einem Mac, einmal die Automationen durchgehen, und das im Web Interface. Warum im Web-Interface? Weil die Apps manchmal ein bisschen hinterherhinken. Die volle Funktionsvielfalt von MeisterTask hat man, momentan zumindest noch, im Web Interface. Und deswegen zeige ich Euch das auch gleich da. Wichtig noch für Euch zu wissen, diese Automationen sind nur möglich mit MeisterTask Pro, also der Version, die 9,99 Euro im Monat kostet, und die ich jedem, der professionell damit arbeitet, auch wirklich ans Herz lege. Also starten wir, und ich zeige Euch die Automationen in MeisterTask. Viel Spaß. Da sind wir in MeisterTask in einem leeren Board, so sieht das aus, wenn man ein Board ganz neu einrichtet. Im Übrigen werde ich euch demnächst auch mal zeigen, wie man das Board dann konkret auch umbaut und anpasst, Beispiele habe ich Euch ja schonmal gegeben. Aber ich zeige Euch das dann auch konkret demnächst nochmal. Jetzt geht es wie gesagt um Automationen, Automationen verstecken sich in den einzelnen Spalten bei MeisterTask, hinter diesem Dreieck. Wenn man auf dieses Dreieck tippt, öffnet sich dann bei jeder Spalte dieses Menü, da kann man erstmal die Darstellung einstellen, also die verschiedenen (?Ereignisse) hinterlegen, oder die Farben des Bausteins ändern, eine Beschreibung hinzufügen, aber darum geht es jetzt nicht. Es geht hier um diesen Punkt, die Aktionen. Wenn ich darauf tippe, sehe ich schon, hier kann ich auf Aktion hinzufügen tippen. Eine wichtige Kleinigkeit, was heißt Kleinigkeit, eine ganz wesentliche Geschichte ist im Übrigen das hier unten. Hier steht, Sie können per E-Mail Aufgaben in diese Sektion hinzufügen. Ja, das kann man, und zwar gibt es hier eine spezielle E-Mailadresse, wenn ich darauf tippe, würde sich auch gleich eine neue E-Mail öffnen. Damit kann man also Aufgaben per E-Mail hinzufügen. Dafür gibt es einen ganz praktischen Nutzen, zum Beispiel bei Kontaktformularen auf Websites. Wenn man das als Empfängeradresse eingibt beim Kontaktformular, landet dann diese E-Mail automatisch in dieser Spalte. Super praktisch zum Beispiel bei Kundenanfragen, oder bei Supportanfragen, dann hat man auch gleich eine Aufgabe und einen Task dazu. Jetzt aber zu der Aktion selber, gehen wir einmal hier auf dieses Plus, um eine Aktion hinzuzufügen. Und dann öffnen sich die Aktionen, die wir dahaben. Ich gehe die einfach mal von oben durch. Die erste, Aufgabe zuweisen, ist relativ selbsterklärend würde ich sagen, wenn ich da drauf tippe, kann ich jetzt entweder jemanden auswählen, der dem Ort schon hinzugefügt wurde, oder ich kann auch eine Person finden. Und ich kann unten, das gilt im Übrigen auch für alle Aktionen, das auf alle bestehenden Aufgaben in dieser Sektion, also in dieser Spalte ausführen. Das ist eine ganz praktische Geschichte, wenn ich zum Beispiel mein Board so organisiert habe, dass in jeder Spalte es einen bestimmten Zuständigen gibt. Zum Beispiel bei einem teamorganisierten Board könnte ich das einrichten, dann müsste ich das nicht jedes Mal von Hand umstellen. Sehr praktisch. Die nächste Aktion wäre Status ändern. Das heißt, wenn eine Aufgabe in diese Spalte gesetzt wird, kann ich sagen sie ist offen, sie ist abgeschlossen, oder sie ist abgeschlossen und archiviert. Abgeschlossen ist zum Beispiel super für eine Spalte, wo man alle, wie es schon das Wort sagt, abgeschlossenen Aufgaben reinwirft. Die kriegen dann automatisch den Status abgeschlossen. Archiviert wäre ich vorsichtig, die verschwinden nämlich gleich ins Archiv, das heißt man sieht sie nicht mehr. Und manchmal, wenn eine Aufgabe abgeschlossen ist, möchte man sie ja vielleicht doch wieder schneller finden. Also ich würde eher die Option als die nehmen. Es gibt Nutzungsfällt, wo das mit dem Archivieren Sinn macht, zum Beispiel wie eben schon angesprochen bei Support-Fällen, dann habe ich automatisch eine Supportanfrage, wenn sie geklärt ist auch im Archiv. Findbar ist sie da ja immer noch, aber wie gesagt, ich ziehe diese Option hier meistens vor. Das ist jetzt sehr spannend, Aufgabe verschieben in eine andere Sektion. Wenn man hier raufgeht sieht man schon, da geht es nicht nur um die Spalten in diesem aktuellen Board, sondern alle möglichen Boards. Das spannende daran ist, man kann dadurch ganz einfach verschiedene Boards für verschiedene Aufgaben kreieren. Das heißt, ich kann zum Beispiel ein Board hier unten für Marketing haben, zum Beispiel ein Board für Vertrieb haben, und in dem Moment, in dem das im vertrieb erfolgreich war, könnte ich in die letzte Spalte Erfolg setzen, und dann würde diese Karte automatisch zum Beispiel ins Projektboard wandern. Also das ist eine sehr, sehr sinnige Automation, man muss also nicht extra eine neue Karte in einem anderen Board anlegen, nein. Man verschiebt die einfach in das andere Board darüber, dass man das hier einstellt. Sehr praktisch, benutze ich ständig. E-Mail senden, ja, warum soll man eine E-Mail senden, wenn man es doch in MeisterTask sieht? Das gesamte Team, Besitzer der Aufgabe, das ist selbsterklärend, das kann zum Beispiel sinnig sein, wenn die Benachrichtigung ausgeschaltet hat, und sicher sein möchte, dass derjenige, auch wenn er vielleicht nicht Zugriff auf MeisterTask hat, aber auf seine E-Mails, über den Status der Aufgabe informiert ist. Ganz interessant, welche eigene E-Mailadresse, da kann ich nämlich irgendeine E-Mailadresse eingeben. Das heißt, auch Leute, die nicht in MeisterTask in diesem Board involviert sind, können informiert werden. Sehr interessant zum Beispiel im Fall von Mahnwesen, wenn ich eine bestimmte Mahnstufe erreiche, könnte ich das per E-Mail jemanden mitteilen, der sonst nicht aktiv an diesem Board beteiligt ist. Also wenn ich zum Beispiel eine bestimmte Mahnstufe erreicht habe, könnte hier eine E-Mail an den Geschäftsführer geschickt werden. Der möchte ja vielleicht im Tagesgeschäft gar nicht so involviert sein, und auch nicht über jede Mahnung oder jede Rechnung informiert sein. Aber wenn dann wirklich nach x Wochen nicht gezahlt ist, würde er sich vielleicht einschalten, und darüber kann ich ihn informieren. Sehr praktisch. Fälligkeitsdatum der Aufgabe setzen oder entfernen, besonders spannend hier, in x Tagen fällig. Wieder das Beispiel hier von eben, Rechnungswesen, Mahnwesen, ich kann hier zum Beispiel in der Rechnungsstellungsspalte sagen, in vierzehn Tagen fällig. Das heißt, ich sehe sofort, wenn eine Rechnung eigentlich bezahlt sein müsste. Gut, in einem großen Unternehmen, wo es eine separate Buchhaltung gibt, wir das vielleicht ich so häufig benutzt, aber für kleine Unternehmen, so fünf bis zehn Leute, oder auch Einzelunternehmer ist das eine sehr praktische Geschichte, wo man sich einfach nicht ständig auf Konto gucken muss, und sagen muss, ist das jetzt pünktlich, oder wann kommt die Rechnung. Nein, das sehe ich hier innerhalb von MeisterTask schon auf einen Blick, weil die Aufgabe wird dann fällig und entsprechend gekennzeichnet. Tags der Aufgabe, in diesem Beispielboard habe ich noch keine Tags, aber ich kann hier ausgewählte Tags hinzufügen oder entfernen, oder alle Tags entfernen. Alle Tags entfernen ist zum Beispiel praktisch, wenn eine Aufgabe von der Projektierungsphase, also von der Durchführungsphase, in die Rechnungsphase geht, dann brauche ich vielleicht nicht mehr die Tags in der Aufgabe selber, die ich in der Projektphase gebrauch habe, und werde sie dann automatisch los, und kann vielleicht einen neuen Tag hinzufügen. Über die Tags werde ich nochmal ein separates Video machen, was man damit anstellen kann ist sehr, sehr vielfältig, aber das macht das Ganze auch sehr, sehr viel einfacher. Zeiterfassung der Aufgabe, dazu gibt es ein separates Video von mir. Man muss für ein Board diese Zeiterfassungsfunktion erstmal aktivieren, aber wie gesagt, schaut Euch das Video, das ich dazu gemacht habe an, da habe ich das ausführlich erklärt. Eine sehr, sehr praktische Funktion, zum Beispiel auch für Freelancer, die ihre Zeit erfassen müssen, um Rechnungen zu schreiben, kann ich jedem empfehlen. Slack Nachricht senden ist klar, da müsste ich Slack jetzt konfigurieren. Ich bin kein großer Slack Freund, ich benutze lieber Twist von Doist, also von den Doist-Machern. Wenn man in seinem Team Slack nutzt, kann man hier aber Slack konfigurieren und kann dann, wie es hier steht, eine Nachricht an den Slack-Channel schreiben, sobald eine Aufgabe in dieser Sektion erstellt oder geblockt wird. Das heißt, man kann einen Channel darüber informieren, Achtung, da ist eine Aufgabe dazugekommen. Wenn man Slack nutzt, bestimmt sehr praktisch. Und Office 365 Gruppe benachrichtigen ist genau das gleiche wie Slack, nur, dass es sich hier um eine Gruppe innerhalb von Office 365 handelt, auch da eine Benachrichtigungsfunktion, sehr praktisch für Leute, die nicht in MeisterTask sind. Ja, und das waren sie schon die Aktionen. Es gibt noch mehr MeisterTask Interaktionen innerhalb von anderen Apps, ein prominentes Beispiel aus der jüngeren Vergangenheit zum Beispiel, Google Hangout Chats, also der Slack Schrägstrich Twist Wettbewerb von Google, da gibt es einen eigenen Bot innerhalb von Google Hangout Chats. Das ist eine sehr komplexe Geschichte wieder, da will ich jetzt nicht drauf eingehen, das sind jetzt einfach die eingebauten Sachen. Und ich glaube, da ist für jeden was dabei, und das macht einem das Leben wirklich einfacher. Ich hoffe, das Video hat Euch was gebracht, ich würde mich freuen über Kommentare, oder wenn Ihr meinen Kanal abonniert. Und ich sage, bis zum nächsten Mal! Ciao!

MeisterTask ist meine absolute Lieblingssoftware zur Abwicklung von Projekten jeder Art, egal ob privat oder beruflich. Als Kanban System ist es hochflexibel und lässt sich für fast jeden Zweck anpassen. Zusätzlich dazu, ist es sogar in der kostenlosen Variante schon Teamfähig und ermöglicht leichtes miteinander arbeiten.
Ich werde oft gefragt, wie das optimale Board in MeisterTask aussieht, wie es strukturiert sein sollte. Da gibt es keine eindeutige Antwort - zu speziell ist jeder Betrieb und jedes Team in seinen Strukturen und Abläufen. Ich habe trotzdem zwei Ausgangsboards gebaut und zeige euch diese im Video, diese könnt ihr nach Herzenslust anpassen. Bei Fragen freue ich mich natürlich wie immer auf eure Nachrichten.

Hier die Transkription des Videos:

Hallo und herzlich Willkommen. Hier ist Björn Bobach. Und heute geht es mal wieder um Meister Task. Meister Task ist ja mein Lieblings-Tool, wenn es um die Projektverwaltung geht. Und ich werde immer wieder gefragt, wie sieht denn deiner Meinung nach das optimale Board in Meister Task aus? Meister Task ist ein Kanban-System, ähnlich wie (? Trello oder auch In-Asana). Kanban bedeutet immer, wir haben Spalten und Karten. Und das kann man so konfigurieren, wie man will. Also, man kann das sehr fein abstimmen. Deswegen gibt es dafür eigentlich jetzt gar keine allumfassende Antwort. Ich habe aber trotzdem einmal zwei Beispiel-Boards gebaut, mit denen man Projekte ganz gut abwickeln kann. Das kann man natürlich auch für sich selber anpassen. Aber ich zeige euch gleich mal das Erste. Das habe ich statusspezifisch genannt, warum, werde ich euch dann später noch zeigen. Ja, und jeder Auftrag fängt natürlich mit einer Anfrage oder einem Lead an. Und dafür ist auch die erste Spalte in dem Board. Die kann ich jetzt hier natürlich händisch eintragen. Ich würde euch sehr empfehlen, dafür zum Beispiel auch die Automation mit den E-Mails zu nutzen. Wenn ihr hier auf das Dreieck klickt und dann auf Aktionen, seht ihr hier unten immer eine E-Mail-Adresse. An diese E-Mail-Adresse könnt ihr eine E-Mail schicken, die dann automatisch als Aufgabe in dieser Spalte erscheint. Und so könnt ihr zum Beispiel ein Kontaktformular im Internet total einfach einbinden. Und jeder, der euch darüber eine Nachricht schickt, landet automatisch in dieser Spalte. Der nächste Status der Aufgabe, die ja in einer Karte dann simuliert ist, wäre der erste Kontakt. Das heißt, der Kunde wird angerufen oder angeschrieben. Das ist die nächste Spalte. Wenn das erfolgreich sein sollte, wird ein Angebot erstellt und dann drücken wir die Daumen. Wenn das erfolgreich ist, wird eine Auftragsbestätigung, also eine AB geschrieben. So weit, so gut. Ich glaube, das ist relativ einleuchtend. Und dann kommen zwei sehr wichtige Spalten. Und das ist bei mir on hold und in Arbeit. Warum on hold? On hold, erst mal, nach Auftragsbestätigung wird nicht sofort losgearbeitet. Und bei in Arbeit kann man ja die Zeiterfassung mit hinterlegen. Das habe ich in einem früheren Video schon einmal gezeigt. Dann kann Meister Task automatisch erfassen, wie viel Zeit ich mit etwas verbringe. Und on hold kann auch zwischendurch immer mal passieren. Man wartet auf Teile oder darauf, dass man etwas von jemandem geliefert kriegt, auch in digitaler Form. Und da ist immer ganz gut, dass man die Sachen auf on hold setzt. Und dass man einfach auch weiß, wo warte ich eigentlich gerade und wo muss ich vielleicht nochmal nachhaken. Dann, wenn alles fertig ist, Rechnung. Und dann, ganz am Schluss, erledigt. Und hier könnte man jetzt zum Beispiel eine der Automationen bei Meister Task Pro nutzen und sagen, wenn es erledigt ist, soll es automatisch archiviert werden oder vielleicht in ein anderes Board verschoben werden, in dem man sich jetzt um den Kundenservice nach einem Projekt kümmert. Also ihr seht, das ist nicht wirklich schwierig. Das heißt, statusspezifisch hier, weil hier der Status eines Projektes, jedes Mal für ein Projekt immer nur eine Karte, hier der Status im Vordergrund steht. Das heißt, welchen Status hat mein Projekt? Ist es im Anfragestatus, bin ich im ersten Kontakt? So weit ganz klar. Da habe ich eine kleine Abwandlung für euch. Das nennt sich Team-spezifisch. Ihr seht, der Anfang ist hier ähnlich. Und dann habe ich hier drei Teams, Team A, Team B, Team C. Wann ist das sinnvoll? Das ist dann sinnvoll, wenn meine Firma größer ist und ein Projekt immer von einem bestimmten Team-Mitglied bearbeitet wird. Das ist zum Beispiel bei Baustellentrupps auch so, bei Handwerkern, die ein bestimmtes Projekt haben und denen das dann zugewiesen wird. Auch hier kann man gut mit Automationen arbeiten. Das heißt, dass ich zum Beispiel hier automatisch das dem jeweiligen Chef dieses Teams zuweise, dass der sich dann um alles Weitere kümmert. Und auch hier gibt es eine On-Hold-Sparte. Dass man einfach auch hier Sachen auf hold ziehen kann. Dass man also so zum Beispiel von draußen sehen kann, welches Team ruht denn gerade-, bei welchem Team ruht denn gerade eine Aufgabe, weil auf irgendetwas gewartet wird? Wo muss ich vielleicht nachhaken? Das ist jetzt für teamspezifische Auftragsabwicklung, wo man eine Aufgabe von speziellen Teams abwickeln lässt. Ja, das sind zwei kurze schnelle Beispiele. Das ist sehr sehr sehr rudimentär alles, weil es sehr auf einzelne Unternehmen abgestimmt werden muss. Zum Beispiel, bei einem größeren Bauträger macht so etwas eigentlich keinen Sinn. Da würde ich immer empfehlen, pro Projekt, also zum Beispiel pro Bauvorhaben, ein eigenes Board zu nehmen, damit man einfach die verschiedenen Gewerke da gut unterbringen kann, und und und. Also, das ist in jedem Unternehmen ein bisschen anders. Aber das gibt euch vielleicht einen ganz guten Einstieg, wie man so ein Board aufbauen kann und wie ihr es dann für euch persönlich abstimmen könnt. Ich hoffe, das hat euch ein bisschen geholfen. Bis zum nächsten Mal.

MeisterTask ist ein sehr mächtiges und umfassendes Kanban Tool mit dem man fast jeden Prozess abbilden kann. In MeisterTask Pro gibt es ausserdem eine Funktion zur Zeiterfassung. In diesem Video auf meinem YouTube Kanal zeige ich euch, wie ihr diese Funktion konfiguriert und sinnvoll einsetzt.

Hier das Transkript des Videos:

Hallo. Herzlich Willkommen. Ich bin Björn Bobach und ich versuche Technik begreifbar zu machen. In dieser Folge geht es um etwas, das Leser meines Blogs schon kennen. Und zwar um Meister Task. Meister Task ist ein Kanban-System zur Projektverwaltung. Und das ist ein sehr sehr mächtiges Tool. Und in Meister Task, etwas versteckt, ist eine Funktion zur Zeiterfassung. Bedingung dafür ist, dass man Meister Task pro abonniert hat. Ich finde, dass sollte jeder tun, der damit wirklich ernsthaft arbeiten will. Und mit dieser Zeiterfassung kann man zum Beispiel auch als Selbständiger stundengenau abrechnen, wie viel Zeit man für ein Projekt braucht. In diesem Video möchte ich euch einmal zeigen, wie das funktioniert.

Ja, da sind wir in Meister Task. Ich habe jetzt für dieses Beispiel ein neues Board angelegt. Das heißt Auftragsboard. Und nochmal zur Erinnerung, diese Funktion ist nur möglich mit Meister Task pro. Das würde ich aber, wie schon gesagt, jedem ans Herz legen, weil es einfach viel viel komfortabler ist. Ich zeige euch jetzt einmal, wie man das einrichten kann. Das ist wirklich sehr einfach. In diesem Beispiel habe ich drei Spalten, laufende Projekte, aktuelle Arbeit und erledigt. In laufende Projekte habe ich schon drei Auftragskarten, drei Tasks hinterlegt. Die Idee ist jetzt, dass ich hier quasi meine aktuellen Projekte drin habe. Und wenn aktiv daran gearbeitet wird, werden die in aktuell in Arbeit verschoben. Das heißt, sobald sie in dieser Spalte landen, muss die Zeiterfassung aktiviert werden. Ganz einfach eingerichtet. In der Spalte oben auf das Dreieck tippen, dann auf Aktionen und dann auf Aktion hinzufügen. Jetzt habe ich hier eine Liste mit allen möglichen Smart-Actions. Das ist, wie gesagt, sehr sehr umfangreich, was man da machen kann. Ich möchte aber die Zeiterfassung der Aufgabe starten und das ist jetzt das, was standardmäßig angezeigt wird. Die Zeiterfassungsfunktion ist einem Board nicht standardmäßig an. Das müssen wir einmal aktivieren. Ist ganz einfach gemacht. Auf diesen Link klicken und dann seht ihr hier direkt Zeiterfassung, einschalten, fertig. Und jetzt das Ganze nochmal wie eben. Das Dreieck, Aktionen, Aktion hinzufügen, Zeiterfassung der Aufgabe, in diesem Fall starten, nicht stoppen, weil wir wollen sie ja hier starten. Ist eingerichtet. Sieht man jetzt in dem Fall auch durch dieses rote Symbol hier, diese stilisierte Stoppuhr. Jetzt müssen wir das Ganze aber auch wieder beenden. Das heißt, wenn die Aufgaben hier bearbeitet wurden und zurück in laufende Projekte geschoben werden, müssen wir die Zeiterfassung hier wieder ausschalten. Also, wieder eine Aktion hinzufügen, Zeiterfassung der Aufgabe stoppen in dem Fall. Auf fertig. Ist hinzugefügt, wird jetzt hier nicht angezeigt, weil es hier schon Aufgaben drin gibt. Ist aber hinterlegt. Das reicht noch nicht, weil manchmal ja Projekte auch, nachdem sie in Arbeit waren, erledigt sind und nicht mehr laufend sind, sondern erledigt. Also müssen wir hier auch noch eine Smart-Action hinzufügen. Zeiterfassung der Aufgabe stoppen, auf fertig und erledigt. Im Übrigen könnte man jetzt in die Erledigt-Spalte zum Beispiel auch noch hinterlegen, dass automatisch eine E-Mail an die Buchhaltung geht, dass eine Rechnung geschrieben werden soll. Alles Mögliche wäre da noch möglich. In dem Fall wollen wir es auf die Zeiterfassung beschränken. Wie sieht das dann in der Praxis aus? Ich nehme jetzt also hier eine Aufgabe und werfe die in aktuell in Arbeit. Und jetzt ist die Zeiterfassung gestartet. Wie kann ich das überprüfen? Wenn ich hier doppelt klicke, sehe ich schon einen großen roten Balken und hier laufen jetzt die Sekunden runter. Das wird dann später an anderer Stelle nochmal gesammelt angezeigt. Das zeige ich euch gleich. Jetzt lasse ich die Aufgabe einfach mal im Hintergrund weiterlaufen. Weil, was ich euch auch noch zeigen möchte, ist, die Aufgabe ist mir jetzt zugewiesen. Das sind nicht zugewiesene Aufgaben. Die könnte jetzt also jemand, der Zugriff auf dieses Board hat, einfach anfassen und auch hier reinwerfen. Und dann wird hier trotzdem hinterlegt, wer gerade angefangen hat, an der Aufgabe zu arbeiten. Die Zeit wird natürlich entsprechend erfasst. So. Dann wollen wir das Ganze jetzt weiter spinnen. Das heißt, ich habe jetzt aufgehört, an den Projekten zu arbeiten, lege die zurück in laufende Projekte. Und wo wird das Ganze jetzt angezeigt? Oben rechts hat man immer seinen Profil-Icon. Da tippe ich einmal drauf. Und das ist jetzt unter Statistiken. Einmal hier drauf tippen und dann links auf Zeiterfassung. Und da sieht man schon, 0,03 Stunden ist aktuell erfasst. Also nicht wirklich viel. Da sieht man top-aktive Benutzer. Man kann sich das Ganze als Diagramm anzeigen lassen, man kann sich das als Tabelle anzeigen lassen. Das ist natürlich viel viel genauer. Der rundet auf auf volle Minuten. Das macht wohl Sinn, weil sekundengenaue Abrechnung ist sehr selten. Aber man kann sich den Zeitrahmen einstellen. Sehr sehr spannende Funktion. Sehr spannend. Man kann sich damit jetzt sehr sehr viel vorstellen, abgesehen von so einer Projektabwicklung zum Beispiel über längere Projekte, zum Beispiel Web-Entwicklung, solche Sachen, könnte man auch ein Ticket-System machen. Einfach, um eine Statistik zu haben, wie lange brauchen wir, bis wir eine Kundenanfrage beantwortet haben? Wie lange brauchen wir, um einen Bug auszumerzen? Solche Sachen könnte man hier statistisch erfassen, abgesehen natürlich von der Abrechnung. Also, nicht schwer und sehr sehr schnell eingerichtet.

Also, sehr sehr einfach und sehr sehr schnell eingerichtet. Ihr seht, das ist keine große Kunst. Und damit wird Meister Task eigentlich noch viel viel mehr, als es sowieso schon ist. Weil, man kann damit tatsächlich auch die Stundenzahl für seine Abrechnung später generieren. Also sehr sehr praktisch. Ich freue mich auf das nächste Mal. Ciao.