Tutorial

MeisterTask hat eine neue Funktion für alle Nutzer nachgereicht, auf die ich lange gewartet habe: Checklisten werden endlich produktiver. Ab sofort kann man in einzelnen Checklisten Punkten Projektteilnehmer erwähnen und Dateien verlinken! Auch wenn das noch keine wirkliche Zuweisung ist, lässt sich so leicht eine Zuständigkeit für die einzelnen Punkte und ein Bezug zu einer bestimmten Datei herstellen. In diesem Video zeige ich, wie das funktioniert.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo Björn Bobach hier mit einem neuen Video zu MeisterTask dazu habe ich länger keine Videos gemacht aber in naher Zukunft könnten da ein bisschen mehr neue Videos kommen z.b. über die Agenda Funktion aber heute geht's um eine neue Funktion die MeisterTask für alle Nutzer frei gegeben hat und das betrifft die Checklisten und das möchte ich euch gerne zeigen wenn ihr mit MeisterTask arbeitet und gerne in die Pro oder das Business Level von MeisterTask wechseln möchtet nicht vergessen mit meinem Rabattcode „bjoern“ gibt es einen Rabatt auf die erste Zahlung MeisterTask Ich blende das auch noch mal unten ein aber jetzt zeige ich euch die Funktion um die es mir geht. Ich bin hier in einem Beispiel Projekt von einem Handwerksbetrieb also ganz normale Auftragsabwicklung von Handwerkern in den Beispiels und jetzt gehe ich in eine Aufgabe und diese Aufgabe ist mir zugewiesen und ich lege eine Checklistean. Checklisten Einträge kann man ja schon lange hinzufügen,
und ab dem pro Level auch mehrere Checklisten pro Aufgabe das alles fein und super praktisch versuchen wir das jetzt einfach mal hier liegen meine Checkliste an, also z.b. Kunde qualifizieren Angebot kalkulieren einfach so als Beispiel, aber was mache ich jetzt, wenn ein solcher Checklisteneintrag von jemand Besonderem abgearbeitet werden soll, ich kann in meistertask einzelne Checklisten Punkte nicht anderen Personen zuweisen, ich bin hier oben, der einzige die in dieser Aufgabe zugewiesen ist, wenn ich das hier rein schreibe, wen meine ich und das hat MeisterTask heute geändert, ich kann nämlich ab sofort im Checklisten auch Erwähnungen schreiben heißt ich kann einfach über ein @ genau wie in den Kommentaren unten eine spezielle Person erwähnen, damit Sie sofort darüber benachrichtigt wird und auch sichtbar ist, für wen ist diese Aufgabe in der Checkliste dann gedacht, wenn ich jetzt z.b. sage
das soll mein Mitarbeiter Felix machen, wenn ich hier drauf klicke und man sieht, das sieht genauso aus wie in den Kommentaren, wenn man jemand erwähnt und schreibe bitte Kunde wegen Angebot zurückrufen super und jetzt hat der Felix eine Benachrichtigung bekommen, dass er in Checkliste hinzugefügt wurde mit indem er erwähnt es und für alle die mit der Aufgabe arbeiten ist aus sichtbar, das ist etwas was den Felix angeht. Ich kann natürlich genauso gut auch alle hier ansprechen, also bin ich jetzt hier wieder ein @ eingebe kann ich auch sagen alle Projektmitglieder oder alle Aufgaben Beobachter ich für die Checklisten. Jetzt nicht immer unbedingt das Produktivste, weil wer soll es dann machen, also ich würde hier wirklich empfehlen, da einzelne Personen zu erwähnen. Und noch eine zweite ganz coole Sache ist das MeisterTask jetzt auch erlaubt in den Checklisten Dateien zu verlinken, ich habe hier unten ja ein foto verlinkt in dieser Aufgabe.
Und wenn ich jetzt z.b. sehr sehr viele Fotos von einem Schaden hätte bei diesem Pseudohandwerker könnte ich hier so etwas machen wie Schrägstrich, das ist der Befehl für eine Datei Verlinkung, dann kriege ich hier die Anhänge der Aufgabe aufgelistet, jetzt haben wir nur immer eine also wähle ich die aus und schreibe gleichzeitig noch eine Erwähnung und da schreiben wir mal wieder den Felix „kannst du dir diesen Schaden anschauen“.
Und jetzt sieht man hier habe ich eine Datei verlinkt. Hier habe ich einen Kollegen erwähmt und wenn der hier drauf klickt öffnet sich auch sofort der entsprechende Anhang, ist ja ein klein aufgelöstes Bild, aber es ist ja nur ein Beispiel Projekt und so ist also in der Checkliste zu auf einen Blick zu sehen, wer ist angesprochen und um was genau geht es mit einer super Funktion habe ich lange lange drauf gewartet. Es ist noch nicht wirklich etwas wie eine Unteraufgabe, ich kann jetzt hier immer noch keine Fälligkeit Daten einstellen oder wirklich eine Zuweisung pro Punkt machen, aber ich finde das ist ein erster und sehr cleverer und gut gemachter Schritt in die richtige Richtung, gibt MeisterTask eine ganze Menge mehr an Produktivität wie ich finde. Das ist diese neue Funktion ich euch zeigen wollte, ich freue mich wie immer über Kommentare und Likes unter diesem Video nicht vergessen mit dem Rabattcode „bjoern“ könnt ihr etwas
Geld sparen, wenn ihr MeisterTask Pro oder Business abonniert und ich sage bis zum nächsten Video. Bis bald, ciao.

MeisterTask hat eine oft nachgefragte Funktion ab dem Business Level eingebaut: die Timeline oder Zeitleiste. Damit lassen sich Projektabläufe oder Teamzuordnungen schön visualisieren und sehr einfach anpassen. In diesem Video zeige ich die Funktion und zwei Beispielboards wie ihr die Zeitleiste nutzen könnt.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo, Björn Bobach hier und nach längerer Zeit mal wieder ein Video zum MeisterTask. MeisterTask hat ein paar Funktionen nachgeliefert beziehungsweise neu rausgebracht, die wirklich einen Blick wert sind. Und die erste Funktion, die ich Euch zeigen möchte, ist die Zeitleiste oder auf Englisch die Timeline. Dazu habe ich zwei Beispielprojekte für Euch gemacht, damit Ihr sehen könnt, was die Einsatzmöglichkeiten sind. Wichtig für Euch zu wissen, das geht nur ab dem Businesslevel. Ich habe netterweise von MeisterTask einen Discount Code bekommen. Der heißt so wie ich, nämlich Björn. B, J, O, E, R, N, also Björn ohne Ö, mit O, E. Blende ich auch noch mal ein. Und da könnt Ihr, wenn Ihr upgratet, einen Discount von MeisterTask kriegen. Sowohl auf monatliche als auch auf jährliche Mitgliedschaften. Wenn Ihr den eingebt, seht Ihr dann aber auch alles Weitere. So, zurück zur Timeline. Die versteckt sich hier oben, hinter diesem Button. Wenn Ihr den Button nicht seht, liegt das daran, dass Ihr das noch nicht aktiviert habt, wenn Ihr einen Businesslevel-Account habt. Aktivieren tut Ihr das über die Projekteinstellung, also hier dieses „i“, und dann auf „Projekteinstellung“ und dann auf „Power-Ups“. Und da seht Ihr hier, steht „Zeitleiste“ und „Zeitplanung“. Und da kann man die Funktion ein- und ausschalten. Ihr seht, wenn ich sie jetzt ausschalte, verschwindet der Button. Also wenn Ihr den Button nicht seht und Businessuser seid, liegt es daran, dass Ihr das hier noch nicht aktiviert habt. Einfach einschalten und dann steht Euch die Funktion zur Verfügung. Wenn ich auf den Button klicke, blendet sich die Zeitleiste gleich ein. Und da habe ich hier die Möglichkeit, als allererstes durch die Tage zu scrollen. Ich kann hier, über diese Minus- und Plusbuttons, die Ansichten verändern. Also wenn ich minus mache, dann seht Ihr, dann zoome ich quasi raus. Dann sehe ich jetzt hier ab dem Level zum Beispiel nur die Wochen. Und wenn ich reinzoome, sehe ich die Tage. Und die werden dann jeweils breiter. Ganz gut ist hier diese Ansicht, wo man einen Monat auch so fast im Ganzen sehen kann. Je nachdem, wo jetzt der Bildschirm ist. Hier hat man eine gute Möglichkeit. Und wenn ich hier auf „Today“ klicke, das ist leider noch nicht eingedeutscht, dann springe ich zum aktuellen Datum. Das ist der 31. März. Mit diesem Button kann ich die Zeitleistenansicht maximieren. Das heißt, hier unten meine Projekte, mein Projektboard verschwindet. Dann sehe ich nur die Zeitleiste. Und wenn ich hier wieder drauf klicke, dann sehe ich wieder ein SplitView. Also, ich sehe unten meinen Projektboard und oben meine Zeitleiste. Wie funktioniert das Ganze? Das ist sehr, sehr einfach. Ich kann nämlich einfach meine bestehenden Aufgaben aus meinem Projektboard hier reinziehen. Und hier in diesem ersten Beispielboard habe ich jetzt ein Board für ein größeres Projekt. Ihr seht, das ist hier zum Beispiel eine Onlinepräsenz für ein Unternehmen. Wenn man jetzt eine Onlineagentur wäre, könnte man das darüber machen. Das heißt, ich habe hier eine Inbox und dann verschiedene Phasen von verschiedenen Aufgaben, also Planung zum Beispiel für die Website, die AdWords-Kampagne und Keywords ermitteln. Designphase, eine Programmierphase und eine Feedbackphase. Kann man natürlich erweitern. Das ist ein total simplifiziertes Beispiel. Aber da könnte man jetzt damit arbeiten. Jetzt kann ich diese einzelnen Phasen zeitlich einplanen. Das heißt, wenn ich jetzt hier eine Aufgabe nehme und nach oben ziehe, seht Ihr, erscheint eine kleine Umrandung in der Zeitleiste. Und das ist dann erst mal die geplante Zeit. Das sind erst mal nur zwei Tage. Aber jetzt sagen wir mal hier, mit diesem Kunden, da geht es dann nächste Woche los. Das wäre der 6. April. Und dann lasse ich einfach los. Und dann habe ich hier die Aufgabe drin. Jetzt seht Ihr hier schon, wenn ich mit der Maus darüber gehe, kriegt das Ganze eine Umrandung und hier so zwei kleine Kreise. Und die werden dann zu Pfeilen, wenn ich mit der Maus drüber gehe. Und darüber kann ich die Planung jetzt auch anpassen. Das heißt, ich kann jetzt hier zum Beispiel klicken und ziehen und sagen: Für die Konzeption der Webseite brauche ich zwei Wochen. Was bringt mir das? Das bringt mir das, dass ich zum Beispiel sagen kann: Wenn ich im-, das-, nach dem Konzept in die Designphase gehe und ich brauche da immer zwei Wochen dafür, kann also die Designphase frühestens am 20. April stattfinden. Das heißt, ich nehme jetzt hier dieses und ziehe mir das hier rüber. Und mache da jetzt aus der Designphase vielleicht eine Woche. Vielleicht brauchen wir da nur eine Woche. Das Konzept dauert länger, weil man ja auch immer wieder mit dem Kunden sprechen muss. Und wenn die Designphase fertig ist, dann brauchen wir vielleicht erst mal ein Kundenfeedback. Das holen wir uns auch innerhalb von einer Woche ein, mit Verbesserungs-, Anpassungen, solchen Geschichten. Und dann wird das Ganze schließlich umgesetzt. Und das heißt, das wird hier sein. Und dafür sagen wir dann mal, braucht ein guter Programmierer auch wieder eine Woche. Das heißt, ich habe jetzt hier eine zeitliche Abfolge meines Projekts. Und ich kann hier noch mehr machen. Ihr seht hier dieses Fragezeichen. Das bedeutet, diese Aufgabe ist niemandem zugewiesen. Da kann ich jetzt drauf klicken, kann die direkt zuweisen. Das heißt, ich kann jetzt hier zum Beispiel sagen: Das mache ich, das macht zum Beispiel der Felix. Und das Design macht auch der Felix. Das-. Quatsch. Das Feedback holt sich auch der Felix. Und die Umsetzung macht dann zum Beispiel wieder ich. Also, ich kann hier ein Projekt in eine visuelle Ansicht bringen. Das ist für eine große Sache ganz fein. Weil wenn ich jetzt zum Beispiel sage, das Website-Konzept, das steht natürlich ganz am Anfang. Das Adwords-Konzept wird vielleicht erst später sein. Ist aber von der Planung her natürlich auch eine Planungsphase. Und das würde man dann machen, wenn man in die Umsetzung der Website geht. Weil dann das Design der Website feststeht, und da würde man vielleicht die entsprechende Landing Page entsprechend auch angleichen. Also dann würde man das so ungefähr machen. Da sieht man, man hat hier eine Planungsphase, man hat da eine Planungsphase. Das ist durch die Farbkodierung von MeisterTask auch schön zu sehen. Man kann diese Zeiträume auch anders anpassen. Das heißt, wenn ich hier jetzt zum Beispiel in eine Aufgabe hineingehe, kann ich hier rechts, ups, kann ich hier rechts unter „Geplant“, und hier steht jetzt 6. April bis 17. April, klicken und kann hier auch Start und Ende, ein Datum noch mal verändern. Also wenn ich jetzt zum Beispiel sage, ich möchte damit doch schon früher anfangen, dann fangen wir damit zum Beispiel, sagen wir mal, am 2. April an, kann ich das machen. Zusätzlich zu dieser Planungsphase hat eine Aufgabe immer noch eine Fälligkeit. Warum ist das so? An eine Fälligkeit kann ich mich erinnern lassen. Die wird beim MeisterTask auch visuell dargestellt. Das heißt, wenn ich jetzt zum Beispiel sage möchte, dieses, diese Planungsphase, die muss spätestens am 15. April abgeschlossen sein, kann ich das einstellen und habe das jetzt hier auch noch mal drin. Erscheint auch in den Aufgabendetails. Hier oben wird es noch nicht angezeigt. Also, das würde ich mir wünschen, aber vielleicht kommt das noch. Und ich werde jetzt auch von MeisterTask daran erinnert werden: Achtung, das ist bald fällig. Macht ja in dem Zusammenhang sogar genauso Sinn. Weil, am 15. April ist es fällig, habe aber grob bis zum 17. April geplant. Das heißt, am 15. würde ich daran erinnert werden: Das muss jetzt mal fertig werden. Habe aber hier noch zwei Tage Puffer. Ich kann diese Aufgaben auch im Ganzen verschieben. Das heißt, wenn ich zum Beispiel sage, ich möchte hier mit dem AdWords-Konzept zum Beispiel ein bisschen später anfangen, kann ich hier auch diese Aufgabe anklicken und einfach im Ganzen verschieben. Ihr seht, das wird dann auch so überlagernd gezeigt. Das heißt, die zuerst anfangen, sind oben und dann setzt sich das nach unten so fort. Das ist eine schöne Möglichkeit, um ein Projekt zu visualisieren. Ganz spannend ist aber zum Beispiel auch eine Umsetzung von mehreren Projekten in einen Board. Wenn ich zum Beispiel alle meine Projekte, die ich habe mit Kunden, in einem Board bearbeite. Und da habe ich Euch hier schon was vorbereitet. Ihr seht, auch hier habe ich jetzt ein ganz simplifiziertes Board mit einer Eingangsspalte, die gibt es bei mir ja immer, Angebotsphase und dann gibt es hier verschiedene Teams. Und hier oben habe ich in der Zeitleiste jetzt diese einzelnen Aufgaben angelegt. Das heißt, ich brauche hier diese vordefinierte Zeit für ein Projekt und kann so die Auslastung meines Teams sehen. Sagen wir mal, ein Team kann nie mehr als zwei Projekte gleichzeitig behandeln. Das heißt, ich würde jetzt-, also wenn ich jetzt-. Nehmen wir mal den Kunden Vier, den ich dem Team A zugewiesen habe. Ich sehe auf einen Blick schon, also vor dem 13. April macht das keinen Sinn, das zu planen. Weil, die sind mit zwei Projekten ausgelastet. Dann kann ich also jetzt, sagen wir mal, den Kunden Vier hierauf ziehen und sage dann hier-. Ups, so. Da hat es ein bisschen nach unten gezogen. Den hätte ich gerne da oben. Will er jetzt nicht. Machen wir ihn da unten hin. Also Kunde Vier fängt quasi da an, weil da habe ich wieder Luft und kann ihn dann auch hier nach hinten weiter ziehen. Das ist eine Möglichkeit, wo ich also mehrere Projekte in einem Board erledige, mehrere Kunden in einem Board darstelle und so die Teamauslastung mir schön visuell darstellen kann. Und so kann ich auch verhindern, dass ich mein Team überlaste. Also wenn ich, wenn ich hier sehen kann, wann ich wie viele Projekte gleichzeitig bearbeite, kann ich das auch hin und her schieben, wenn sich zum Beispiel etwas verzögert. Ist eine schöne übersichtliche Sache. Grundsätzlich finde ich die Funktion sehr gelungen. Wie gesagt, es gibt sie auf dem Businesslevel von MeisterTask. Das ist ein großes Plus für das Businesslevel, das ich erst immer etwas, sagen wir mal, skeptisch gesehen habe bislang, weil die Funktionsvielfalt da außerhalb der Nutzerrechte nicht so unglaublich überzeugend war. Aber das ist jetzt ein Feature, das macht im Businessumfeld total Sinn, und ich halte das für sehr sinnvoll. Wie gesagt, mit dem Discount Code kriegt Ihr ein bisschen Rabatt über mich. Der Discount Code heißt „Bjoern“, blende ich auch noch mal ein. Und ich hoffe, das Video hat Euch gefallen. Ich freue mich über Likes. Und wenn Ihr Fragen habt, gern in die Kommentare oder an office[at]bjoernbobach.de und ich sage bis zum nächsten Mal!

In diesem Video zu MeisterTask dreht sich alles um Aufgabenrelationen, eine praktische Funktion zur Visualisierung von Abhängigkeiten einzelner Aufgaben voneinander. Momentan auch tatsächlich nur eine Visualisierung, noch keine komplette funktionale Implementierung. Trotzdem sehr praktisch und auch bei der kostenlosen MeisterTask Variante schon dabei.

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In diesem Video zeige ich euch, wie ihr einen ADV Vertrag mit Meisterlabs, dem Entwickler von Meistertask, abschließen könnt. Dies müsst ihr unbedingt tun, wenn ihr mit MeisterTask geschäftlich arbeitet und personenbezogene Daten in irgendeiner Form verarbeitet.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo. Hier ist Björn Bobach. Ich mache Technik begreifbar. Und heute geht es wieder mal um Meistertask, aber diesmal um etwas sehr Bürokratisches. Nämlich, Meistertask und die DSGVO. Also die Datenschutzgrundverordnung der europäischen Union. Da kommen wahnsinnig viele Rückfragen. Wie sieht es mit der DSGVO aus? Ist Meistertask da konform? Wie komme ich an einen ADV-Vertrag? Was ist das überhaupt? Also als Disclaimer direkt vorab, ich kann keine Rechtsberatung leisten. Ich kann euch nur sagen, wie ihr bei Meistertask vorgehen müsst, wenn ihr das geschäftlich nutzt und mit personenbezogenen Daten arbeitet, was ja im Prinzip jeder tut, der es geschäftlich nutzt. Grundsätzlich ist Meistertask super konform. Die Daten liegen auf europäischen, beziehungsweise deutschen Servern. Das ist ein deutsches Unternehmen. Das heißt, was das angeht, die Datensicherheit angeht, muss man sich bei Meistertask, oder Meisterlabs als Mutterfirma, grundsätzlich keine Gedanken machen. Wichtig ist dieser ADV-Vertrag. AVD steht dabei für Auftragsdatenverarbeitung. Also Auftragsdatenverarbeitungsvertrag. Auf Englisch wird das auch oft mit DPA, Dataprotectionagreement, abgekürzt. Und wie kommt man bei Meistertask nun daran? Das ist ein bisschen versteckt. Ich zeige euch den Weg. Wenn man es einmal weiß, ist es ganz einfach. Als erstes müsst ihr, wenn ihr in Meistertask eingeloggt seid, oben auf euer Profilbild klicken und dann auf mein Account. Dann öffnet sich ein Webfenster, wo ihr verschiedene Sachen einstellen könnt. Also eure allgemeinen Einstellungen, Passwort- E-Mail, solche Sachen. Und unter diesem schönen Wort Richtlinien versteckt sich jetzt die Datenschutzerklärung die AGB's. Und jetzt wird es wichtig. Leiten sie eine Firma, wenn sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns abschließen müssen, füllen sie bitte dieses Formular aus. Dahinter versteckt sich der ADV-Vertrag. Wenn ich da drauf klicke sieht man schon Auftragsverarbeitung Meisterlabs. Und ich mache das jetzt einmal für euch. Der Firmenname ist jetzt in meinem Fall … #00:02:07#, Consulting und Medien. Die Straße. Düsseldorf am Rhein. Meine Postleitzahl. Das Land. Name des Unterzeichners sollte der Firmeninhaber sein oder eine zeichnungsberechtigte Person. Also ein Prokurist oder sowas. Da gebe ich jetzt mal meine allgemeine E-Mail-Adresse ein. Und Gültigkeitsdatum. Da würde ich jetzt immer das aktuelle Datum nehmen. Also jetzt zum Beispiel der 1.8., wenn man es ein bisschen in die Zukunft datieren würde. Wobei wenn dieses Video erscheint ist der schon vorbei, aber nehmt da am besten das aktuelle Datum. Hier oben steht es schon, füllen sie dieses Formular aus, wir schicken ihnen dann ein PDF zu, das sie nur noch unterschreiben müssen. Das heißt, ich sende das jetzt einmal ab und jetzt steht hier, sie bekommen in Kürze eine E-Mail. Und dann schauen wir uns mal an, was die E-Mail beinhaltet. Da ist die E-Mail angekommen von Til Vollmer, einen der Geschäftsführer von Meistertask. Und der schreibt schon, anbei finden sie unseren AV-Vertrag. Das ist ja wahrscheinlich nicht von ihm eigenhändig gemacht. Bitte drucken sie den Vertrag aus und unterschreiben sie ihn. Ui. Also wenn man paperless ist, wird es jetzt auf einmal so ein bisschen 80er. Und danach schicken sie ihn bitte gescannt an privacy@meisterlabs.com. Wenn man da doppelt klickt dann auf so eine E-Mail, dann sieht man schon, das ist also jetzt ein ganz schön langer, rechtlicher Text. Den muss man jetzt hier am unteren Ende-. Na, wo ist es? Einmal unterschreiben. Und dann wie gesagt zurück an Meisterlabs schicken. Das mag so ein bisschen Hassel sein und ein bisschen Aufwand darstellen, aber ihr müsst es machen. Also wenn ihr das geschäftlich nutzt und wenn ihr da personenbezogene Daten drin habt, macht das am besten sofort. Ist eine Verpflichtung laut DSGVO. Ich weiß, lästig, aber macht es einfach. Diesmal ein bisschen trockeneres Thema, aber ich habe so viele Fragen dazu gekriegt, deswegen habe ich euch das einmal zeigen wollen. Nächstes Mal wird es wieder ein bisschen praxis- und workflow-orientierter. Ich wünsche euch eine schöne Zeit und bis dann. Tschau

In MeisterTask gibt es innerhalb der Aufgabenkarten eigene Checklisten. Diese können zwar (noch) nicht mit Fälligkeiten versehen oder wiederkehrend eingerichtet werden, sind aber trotzdem ein wertvolles Tool, um bei immer wieder gleichen Aufgaben innerhalb eines Projektes den Überblick zu bewahren. In diesem Video zeige ich euch, wie man Checklisten anlegt und – extrem praktisch – Vorlagen erstellt und diese lädt.

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Transkription des Videos:

Hallo und herzlich willkommen. Mein Name ist Björn Bobach. Und heute geht es in MeisterTask um Checklisten. Wie man sie erstellt, wie man mit ihnen arbeitet und, ganz spannend, wie man Vorlagen von Checklisten erstellt, damit man sie nicht immer aufs Neue neu eingeben muss. Checklisten leben bei MeisterTask innerhalb der Auftragskarten. Ich gehe jetzt hier in meinem Beispielboard einmal auf einen Kunden. Und ganz oben in der Check-, in dem Auftragskärtchen hier versteckt sich Checklisteneintrag hinzufügen. Und das ist tatsächlich auch genau so einfach. Ich klicke da drauf. Und dann kann ich jetzt die einzelnen Punkte meiner Checkliste eingeben. Jetzt ist das ja ein Beispiel. Das heißt, jetzt sagen wir mal, das ist ein Produkt. Das machen wir mal Konzept erstellen, Grobentwurf anfertigen, Design freigeben lassen, Änderungswünsche einpflegen. Was auch immer. Also das ist eine ganz normale Checkliste, in der man alles Mögliche eingeben kann.Und das Spannende ist: Ich-, nach jedem Punkt drücke ich immer nur die Returntaste und lande dann direkt im nächsten Feld. Das heißt, ich kann hier direkt die Checkliste in einem Rutsch erstellen. Wenn ich jetzt über die einzelnen Punkte der Checkliste gehe, habe ichhier rechts ein paar Optionen. Zum einen habe ich hier diese drei Striche. Das ist ein sogenanntes Anfasssymbol. Und da kann ich draufklicken und kann hier die Reihenfolge ändern. Und hier kann ich die-, dieses-, diesen Checklistenpunkt komplett löschen. Also wenn ich jetzt hier zum Beispiel sage: „Änderungswünsche einpflegen möchte ich dann doch gar nicht in der Checkliste haben.“ Einfach da drauf und weg ist er. Und wenn ich auf diesen Pfeil gehe, kann ich das Ganze in eine Aufgabe umwandeln. Also wenn ich hier zum Beispiel einen Checklistenpunkt habe und merke, das ist eigentlich nicht mächtig genug dafür, ich brauche dafür eine eigene Aufgabenkarte, kann ich darauf klicken und da wird dann eine eigene Aufgabe draus. Viel wichtiger ist das, was sich hier hinter diesem kleinen Dreieck neben Checkliste bir-, versteckt. Und wenn ich da draufklicke habe ich hier schon Checkliste laden, Checkliste speichern, Checkliste löschen. Letzteres ist, glaube ich, selbsterklärend. Dann verschwindet die ganze Checkliste wieder. Und Checkliste speichern ist eine sehr mächtige Geschichte. Da kann ich nämlich eine Vorlage aus dieser Checkliste machen. Und da sagen wir jetzt mal hier, weil das-, ich habe da jetzt ein bisschen Websiteerstellung quasireingebastelt. Ich kann sagen: „Websiteerstellung.“ Fertig. Und jetzt kann ich, wenn ich in eine andere-, in einen anderen Auftrag gehe-. Das war der Falsche. Wenn ich jetzt hier in den gehe, kann ich hier bei Checkliste hinzufügen rechts auf Laden tippen. Und da habe ich die gespeicherten Checklisten von mir. Produkt ist eine andere. Und wenn ich jetzt aufWebsiteerstellung gehe, Schwupps, habe ich die Punkte aus dieser Checkliste da drin. Ich kann noch eine weitere hinzufügen. Ich kann jetzt zum Beispiel auch sagen: „Produkte.“ Die werden dann auch hinzugefügt. Das ist hier unten das. Und ich kann sogar dieselbe nochmal hinzufügen. Das heißt, jetzt habe ich hier unten nochmal Websiteerstellung. Das jetzt sinnvoll ist, da fällt mir jetzt gerade kein Nutzen für ein. Aber das ist alles sehr, sehr einfach zu handeln. Und dadurch kann man, zum Beispiel wenn man eine Auftragserteilung hat, man hat immer die gleichen Punkte, die man abhaken möchte. Dann kann man die ganz leicht zu einer Aufgabenkarte hinzufügen. Ich habe neulich eine Frage dazu gekriegt, ob das automatisierbar ist. Leider nein. Also man kann das nicht über eine Section-Action automatisieren. Auch nicht über Zapier oder ein externes Automatisierungstool. Das gehtnoch nicht. Und was auch noch nicht geht, ist, dass ich hier diesen einzelnen Aufgaben Daten, also Fälligkeitsdaten, geben kann losgelöst hier von der Gesamtauftragsfälligkeit. Oder dass die wiederkehrend wären diese einzelnen Aufgaben. Das wird aber kommen. Also auf der Beta-Seite für MeisterTask 2.0, was ja jetzt in der öffentlichen Beta ist, wird das schon angekündigt, dass das kommen wird. Und da freue ich mich sehr drauf. Das sind Features, die immer wieder gefragt werden. Und das wird wohl dann demnächst soweit sein.Wenn man da der Website von Meisterlabs vertrauen darf. Und das sollte man ja. Das sind Checklisten. Wenn Ihr dazu Fragen habt, freue ich mich, wie immer, über eine E-Mail an office@bjoernbobach.de. Und ich freue mich auf das nächste Mal. Tschau.

In diesem Video zu MeisterTask gehe ich auf zwei Fragen von euch ein: was hat es mit dem Projektarchiv auf sich (und wo findet man es) sowie die Bitte, noch einmal genauer auf den Unterschied zwischen der Suche und den Filtern einzugehen.

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Hallo und herzlich Willkommen, mein Name ist Björn Bobach, ich mache Technik begreifbar. Und auch heute geht es mal wieder um MeisterTask und zwar um zwei Fragen, die ich bekommen habe. Und die erste Frage ist, was hat es eigentlich mit archivierten Projekten auf sich. Da hat mich jemand gefragt, dass er diese nie findet und nicht weiß, wo die sind. Das ist relativ leicht zu erklären, auch wenn es wirklich nicht offensichtlich ist und hier ist wirklich ein bisschen Nachbesserungsbedarf. Im MeisterTask Interface verstecken sich die archivierten Projekte ganz einfach hier unter Projekte. Da seht ihr, wenn man mit dem Mauszeiger rübergeht, kommt so ein Pfeil und wenn ich da draufklicke, kann ich zwischen aktiven Projekten und archivierten Projekten hin und her schalten. Also das ist ein bisschen versteckt, also man sieht es nicht auf den ersten Blick, aber wenn man es weiß, dann ist es schnell erledigt. Auf archivierte Projekte kann ich umschalten und dann kann ich, und das ist wirklich wieder ganz praktisch, das Projekt mir nochmal genauso anschauen, wie es zu dem Zeitpunkt war. Also wenn ich zum Beispiel jetzt hier auf so ein Beispielprojekt gehe von mir, mein Projekt, das ist einfach etwas, wo ich bisschen ausprobiert habe, sieht man, das war das Board in dem Moment, in dem ich das archiviert habe. Ich kann jetzt hier oben auf wiederherstellen tippen, dann ist das Board wieder aktiv und es liegt ganz normal unter meinen Projekten. Und ich kann es auch komplett löschen, dann ist es auch aus dem Archiv verschwunden und, das ist jetzt sehr wichtig, es taucht auch nicht mehr in den Suchergebnissen auf. Wenn man MeisterTask Pro nutzt, kann man ja auch das Archiv durchsuchen, wenn man das nicht mehr möchte und die Sachen wirklich nicht mehr braucht, hier löschen, dann verschwindet es aus dem Archiv und dann sieht man es auch in den Suchergebnissen nicht mehr. Das ist die perfekte Überleitung zur nächsten Frage: Suchen versus filtern. Ich habe die Frage bekommen, wie kann man denn eigentlich nach Tags suchen. In meinem letzten Video zum MeisterTask ging es ja um Tags, also die Schlüsselworte. Und es gibt ja eine Suchfunktion hier oben. Und da kann man auch tatsächlich Tags auswählen, aber das ist keine Suchoption, sondern nur auch hier wieder ein Filter. Das heißt, nicht verwirrt sein: Alles, was hier rechts in der Suche ist, ist keine Suchoption, sondern etwas, um die Suchergebnisse zu filtern. Ich zeige einmal, was ich meine. Wenn ich jetzt hier einen Tag auswähle, nehmen wir mal Technik, seht ihr, hier erscheint jetzt zwar nichts mehr, aber auch nichts neues. Das kann ja irgendwie nicht stimmen, weil ich hab ja irgendwo Aufgaben mit diesen Tags, sonst wäre der Tag ja auch gar nicht da. Ich kann nochmal was anderes machen, nehmen wir mal Produkt A. Da weiß ich, dass ich in einem anderen Board was habe und Technik nehme ich wieder raus. Ihr seht, da taucht nichts auf. Wenn ich jetzt hier aber Kunde eingebe, dann kommen die Kunden aus meinem Beispielboard, die wirklich Produkt A haben und wenn ich das jetzt hier wieder lösche, sehe ich alles, wo (?der) Kunde in irgendeiner Form vorkommt. Also, nicht verwirrt sein, das ist nur eine Filterung hier rechts von den Suchergebnissen hier links. Und man muss hier oben einen Suchbegriff eingeben. Das kann irgendwas sein, aber es muss nach etwas gesucht werden, sonst sieht man nichts. Also diese Sachen beziehen sich immer nur auf die Suchergebnisse, die sich auf diesen Suchbegriff wiederum beziehen. Nicht ganz einleuchtend, ich fände es schön, wenn man hier auch direkt nach Tags suchen könnte, vor allem auch Projektboard übergreifend. Vielleicht kommt das ja in einer der nächsten Versionen von MeisterTask. Falls ihr mein Video seht, ich würde mich sehr freuen, wenn ihr das einbauen würdet. So eine Textsuche boardübergreifend wäre wirklich praktisch. Das war die Suche, dagegen jetzt nochmal die Filterfunktion. Ich gehe nochmal in mein Beispielboard. Da sind wir. Und die Filterfunktion versteckt sich hier rechts. Entweder ich habe das in der Ansicht, wo ich hier oben sehe, wer bereits beteiligt ist, oder hier unten über diesen Button kann ich das Filterfeld ausfahren. Und der Unterschied zur Suche ist, dass sich das jetzt nur auf das aktuelle Board bezieht und dass das live-Suchergebnisse sind. Das heißt, ich kann jetzt hier zum Beispiel, wie jetzt im letzten Beispiel schon, nach Tags filtern. Also ich gehe hier auf Produkt A, dann sehe jetzt alles nur, was diesen Tag Produkt A hat. Und um euch das ein bisschen mächtiger zu zeigen, gehe ich mal nicht in das Beispielboard, sondern zeige euch einfach mal ein Kundenboard, das ich in der Agentur meines Bruders mitbetreue. Und da kann ich jetzt zum Beispiel sagen, ich möchte da nur die Sachen sehen, die mir zugewiesen sind und ihr seht ja, das ist glücklicherweise momentan nur eine Aufgabe, an der ich arbeite. Und hier hat man einfach immer ein Livebild von den Suchen, die man in diesem Filterfeld eingibt. Das würde ich mir, wie eben schon erwähnt, über alle Boards wünschen, über die Suchfunktion. Ist aber trotzdem sehr sehr praktisch, wenn es um Tags geht, wenn man nur Sachen sehen möchte, die einen selber gerade betreffen. Dafür sind Filter richtig gut. Das sind zwei Punkte gewesen, die aus Fragen von euch kamen. Wenn ihr weitere Fragen habt, was MeisterTask angeht, schickt mir gerne eine E-Mail an office@björnbobach.de und ich versuche das in einem der nächsten Videos zu berücksichtigen. Es gibt bestimmt sehr sehr viele Fragen, die noch offen sind. MeisterTask ist so flexibel und hat so viele verschiedene Einsatzmöglichkeiten, dass ich mir fast sicher bin, dass ihr Fragen habt und ich freue mich, wenn ich sie bekomme. Ich sage, bis zum nächsten Mal. Ich freue mich über Likes und das Abonnieren meines kleinen Kanals und bis dahin, ciao.

In diesem Video geht es mal wieder um mein Lieblings Kanban Tool zur Projektverwaltung: MeisterTask.
Ich beschäftige mich hier mit den Tags (Schlagwörtern) und zeige euch ein paar Beispiele, wie man die kleinen bunten Fähnchen effektiv einsetzen kann.

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