Produktivität

Alle Blog Beiträge von Björn Bobach zum Thema Produktivität und Selbstmanagement.

MeisterTask Agenda Beispiel Mitarbeiter

MeisterTask Agenda Beispiele

Die MeisterTask Agenda lässt den Anwendern viele Gestaltungsmöglichkeiten, sich ein zusätzliches, persönliches Kanban Board anzulegen. In diesem Video zeige ich zusätzliche Beispiele, wie man die Agenda gestalten kann:

  • nach Priorität
  • nach Mitarbeitern
  • nach Wochentagen

Ich hoffe, bei den Anregungen ist auch für euch etwas dabei, ich freue mich auf euer Feedback!

Wer auf ein höheres Level von MeisterTask upgraden möchte, kann dies mit dem Discount Code / Promocode "bjoern" sogar etwas günstiger bekommen. Weitere Infos zu MeisterTask gibt es hier.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo Björn Bobach hier und wie in meinem letzten Video zu MeisterTask  angekündigt, ein neues Video mit ein paar Gestaltungsmöglichkeiten für die MeisterTask Agenda. Als erstes noch einmal das, was ich im letzten Video schon gezeigt habe, eine Agenda nach Prioritäten.

Ich habe also drei Spalten Prio 1, Prio 2, Prio 3, in der ich die Aufgaben nach Priorität sortieren kann, sowohl meine als auch Aufgaben, die anderen oder niemandem zugewiesen sind. Das ist eine sehr häufige Variante der MeisterTask Agenda.Das benutzen sehr viele, weil sie so einfach ihre Aufgaben schön nach Priorität sortiert auf einen Blick sehen können.

Eine weitere Möglichkeit der Agenda ist nach Kollegen bzw. Mitarbeitern wie in diesem Beispiel. Ich habe hier drei fiktive Kollegen, die Maria, die Amelie und den Jannes und die haben in meiner Agenda eigene Spalten. Und so kann ich mir alle Aufgaben, die Maria, Amelie oder Jannes verfolgen müssen und die ich auch im Blick haben möchte, in die Agenda ziehen und sehe auf einen Blick, was ich bei welchem Mitarbeiter verfolgen möchte.

Zusätzlich gibt es hier noch eine eigene Spalte für die Aufgaben, die ich selber in meiner Agenda für mich liegen haben möchte. Und das Schöne ist dadurch, dass die Agenda so flexibel ist, kann man das z.B. auch mit den Prioritäten kombinieren. Ich könnte jetzt hier z.B. eine neue Spalte hinzufügen. Ich nenne die Prio 1 wie im letzten Beispiel. Dann verschiebe ich die an den Anfang. Ich gebe ihr vielleicht noch eine passendere Farbe und jetzt habe ich hier eine Prio 1 Spalte, wo ich eigene Aufgaben, die Priorität 1 haben, hineinziehen kann. Zum Beispiel diese hier und diese hier. Und auch das kann ich natürlich ergänzen mit Prio 2, Prio 3. Wenn ich so arbeiten möchte, soll ich das irgendwann nicht mehr brauchen, kann ich natürlich hier auch diese Spalte einfach löschen. Keine Sorge, genau wie in einem Projekt Board von Meister Task bedeutet das nicht, dass diese Aufgaben gelöscht werden. Werde ich auch nochmal hin gewiesen, dass der PIN entfernt wird.

Die Aufgaben werden nicht gelöscht. Jetzt ist die Spalter einfach weg. Die Aufgaben sind natürlich im Original Projektboard noch vorhanden und auch wenn sie mir zugewiesene sind, sehe ich die hier wieder. Kann man also flexibel so handhaben, wie man möchte, wenn man jetzt auch eine kurzzeitige Spalte braucht, sagen wir mal für die Corona Krise, die wir ja jetzt alle durchlebt haben oder leider immer noch durchleben, könnte man jetzt auch für bestimmte Aufgaben, die das betreffen, eine eigene Spalte machen, kann das auch mischen, so wie man möchte. 

Schließlich gibt es noch eine dritte Form der Agenda, die ich euch zeigen möchte und das ist die Agenda nach Wochentagen, die ihr jetzt gerade seht. Ich persönlich arbeite mit dieser Form der Agenda und in dieser Form gibt es für jeden Wochentag eine eigene Spalte. Montag bis Freitag und zusätzlich noch ganz links bei mir eine "warten" Spalte. Damit arbeite ich wie folgt. Icch habe in den Spalten für jeden Tag die Aufgaben liegen, die ich mir für diesen Tag der Woche vorgenommen habe und damit arbeite ich dann im Laufe des Tages ganz normal. Also z.B. nehme ich immer dieser Aufgabe. Sagen wir, ich hätte die jetzt bearbeitet, ich würde die abschließen und wenn ich sie abgeschlossen habe, kann ich sie auch aus meiner Agenda entfernen, weil die brauche ich dann nicht mehr. Wie gesagt, die bleibt dann ja im Original Projekt noch bestehen, ist aber abgeschlossen. Nur ich sehe sie halt hier in der Agenda nicht mehr. Am Ende eines Tages oder im Laufe des Tages gibt es dann auch Aufgaben, wo ich sehe, das werde ich heute nicht schaffen oder das werde ich heute nicht abgeschlossen haben. Und dann gibt es zwei mögliche Wege dieser Aufgabe. Das eine ist, dass ich die für die laufende Woche wieder einplane ooder ich ziehe sie in die "warten" Spalte, wenn ich sie in der laufenden Woche sehr wahrscheinlich nicht mehr bearbeiten kann oder muss. Am Ende des Tages sollte die Spalte aber leer sein. Am nächsten Tag geht das Spiel dann von vorne los. Ich bearbeite Aufgaben eventuell schließ ich sie ab entferne sie aus der Agenda oder ich ziehe sie z.B. in einen anderen Tag. Sag das schaffe ich heute nicht, das schaffe ich morgen. Und jetzt kommt etwas Spannendes. Eventuell schaffe ich das auch nächste Woche Montag. Das heißt, ich würde jetzt auch anfangen, die Montags Spalte der kommenden Woche dann ja wieder zu füllen. Das sagen wir mal, schaffe ich jetzt heute wieder nicht, aber da weiß ich noch nicht, ob ich es im Laufe der Woche schaffe sehr wahrscheinlich nicht das landet in der "warten" Spalte. So geht das die ganze Woche.

Und am Ende der Woche habe ich dann eigentlich wieder eine neue Planung für das, was in der nächsten Woche kommt. Jetzt kann ich das dann optimieren. Da gucke ich meistens Freitag sowieso nochmal drüber und schaue dann, was es da jetzt wirklich noch sinnvoll, so wie ich mir das gedacht habe. Und ich habe auch immer diese "warten" Spalte im Blick und kann dann am Ende der Woche auch sagen sind das jetzt Aufgaben, die ich in der kommenden Woche bearbeiten will?

z.B. kann ich sagen diese Aufgabe nehme ich mir dann für den Montag vor, das nehme ich mir für den Dienstag vor und das hier auch. Das ist meine persönliche Arbeitsweise mit der Agenda. Ich fahre damit wirklich sehr, sehr gut. Ihr könnt das ja mal ausprobieren. Es muss ja nicht sein, dass das für euch auch so klappt. Aber vielleicht ist das für euch eine gute Anregung, wie ihr euch eure Woche strukturieren könnt. Ich verliere dadurch nichts mehr aus den Augen, habe immer alles vor der Nase und im Blick und weiß, was in der Woche noch kommt bzw. sehe auch, wie ich Aufgaben umplanen kann.

Ich freue mich, wenn ihr das ausprobiert und wenn ihr mir schreibt, wenn ihr es ausprobiert habt und wie das für euch funktioniert hat oder wenn ihr dann noch Fragen zu habt wiie immer eine E-Mail an bjoern@bjoernbobach.de Ich freue mich auch wie immer über Likes und über eure Kommentare unter diesem Video. Ich versuche die ja auch zu beantworten, wenn ich irgendwie kann.

Und ich sage bis zum nächsten Video und freue mich über eure Beiträge. Bis bald.

Screenshot MeisterTask Agenda

MeisterTask Agenda Überblick

Die MeisterTask Agenda ist eine große Hilfe, um den Überblick über verschiedene Projekte zu behalten. Es handelt sich eigentlich um ein eigenes Projektboard, in dem ihr Aufgaben nur für euch selbst sortieren und anordnen könnt, so, wie ihr es braucht. In diesem Video zeige ich euch, wie die MeisterTask Agenda funktioniert.

Wer auf ein höheres Level von MeisterTask upgraden möchte, kann dies mit dem Discount Code / Promocode "bjoern" sogar etwas günstiger bekommen. Weitere Informationen zu MeisterTask gibt es hier.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo und herzlich willkommen zu einem neuen MeisterTask-Video. Ich bin Björn Bobach und ich möchte euch heute ein bisschen was über die MeisterTask Agenda erzählen. Sehr wahrscheinlich geht es euch genauso wie den meisten meiner Kunden. Wenn ihr mit mehr als einem MeisterTask Projekt arbeitet und alle möglichen Aufgaben im Blick behalten wollt, bedeutet das, dass ihr euch durch die einzelnen Projekte durchklicken müsst, um die einzelnen Aufgaben immer wieder rauszusuchen. Besonders gilt das natürlich für Projekte, die euch nicht zugewiesen sind. Weil die würden ja auf dem Dashboard erscheinen. Da hat sich MeisterTask etwas überlegt und das heißt MeisterTask Agenda. Das ist im Prinzip ein eigenes Kanban Board nur für euch, wo ihr euch Aufgaben aus allen möglichen Projekten so sortieren könnt, wie ihr das persönlich braucht. Und ich werde euch heute in diesem Video zeigen, wie das funktioniert und wie man es personalisiert vor allem. MeisterTask Agenda ist ab dem Pro Level enthalten. Das heißt in der kostenpflichtigen ersten Stufe von MeisterTask. Und vielleicht noch ein kleiner Hinweis, wenn ihr noch nicht Pro Abonnent seid, könnt ihr über einen Discount Code, der heißt “BJOERN”, einen kleinen Rabatt auf eure erste Zahlung bekommen. Also das ist besonders bei jährlichen Abonnements dann natürlich interessant. Ich blende das aber unten auch nochmal ein. Dann geht es los. Dann zeige ich euch jetzt die MeisterTask Agenda, wie ihr sie einrichtet, wie ihr sie personalisiert. Und ein erstes Beispiel, was man damit anstellen kann, nämlich nach Prioritäten sortieren. Weitere Beispiele werden in einem nächsten Video folgen. Die Agenda-Funktion von MeisterTask versteckt sich auf dem Dashboard. Und zwar hier links, direkt als zweiter Punkt unter dem Dashboard-Reiter Agenda. Wenn ich da draufklicke, sehe ich beim ersten Aufruf ungefähr das. Wenn ihr noch nicht Pro Abonnent seid, kriegt ihr hier einen Hinweis, dass ihr das ganze upgraden müsst, um es vollwertig zu nutzen. Dann könntet ihr nur die Fokus-Spalte benutzen. Die Fokus-Funktion ist eine Funktion, die es schon länger gibt bei MeisterTask. In der Agenda ist die übrig geblieben. Ob man die Fokus-Spalte jetzt benutzt oder nicht, ist einem selbst überlassen. Ich zeige euch jetzt, wie man die Agenda nutzt und wie man sie anpasst. Ihr seht hier oben Fokus und Zu beantworten. Das sind die beiden Spalten, die MeisterTask standardmäßig anlegt. Und über das Plus hier kann ich jetzt neue Spalten hinzufügen. Und als Beispiel zeige ich jetzt eine Agenda, in der man Aufgaben nach Priorität zum Beispiel sortieren kann. Also eine neue Spalte einfach über das Plus anlegen. Und der Cursor blinkt schon. Das heißt, ich kann diese Spalte jetzt sofort benennen. Und in dem Beispiel nach Priorität wäre jetzt hier zum Beispiel Prio 1. Mit Return beendet man das Ganze und kann über das Plus jetzt eine weitere Spalte anlegen. Das nennen wir Prio 2. Und eine dritte Spalte lege ich nicht an, weil wir haben ja hier diese Zu beantworten Spalte. Die benenne ich einfach um und das ist sehr einfach, weil man muss einfach hier reinklicken und der Cursor ist sofort hier drin. Und dann kann man den Titel der Spalte einfach ändern. Prio 3 in dem Fall. Und jetzt seht ihr, das ist nicht die richtige Reihenfolge. Und das kann man einfach ändern, weil ihr seht, wenn ich mit der Maus über die Spalten gehe, wird da so eine kleine Hand draus. Und wenn ich das jetzt klicke und gedrückt halte, kann ich diese Spalten einfach in der Reihenfolge verändern. Also im Prinzip genau so wie auch in einem normalen MeisterTask Board. Die Fokus Spalte, wie gesagt, die kann man nicht bearbeiten. Das ist ein Überbleibsel der alten Fokus-Funktion. Die kann man auch nicht umbenennen. Aber man kann sie umsortieren. Und wenn man mit der Fokus-Spalte gar nicht arbeiten möchte, so wie ich das auch nicht tue, kann man sie zum Beispiel ganz nach rechts ziehen. Wenn die Agenda ein wenig breiter wäre und man jetzt nicht so einen großen Monitor hätte wie ich hier, würde man sie dann in der Regel auch gar nicht sehen. Weil wenn die Agenda breiter wird, ich zeige euch das mal, lege noch ein paar Spalten an. Dann seht ihr schon, das lappt jetzt hier über. Dann kann ich hier unten auch scrollen innerhalb der Agenda. Löschen kann man Spalten auch. Dazu klickt man einfach in das bei MeisterTask ja immer sehr wichtige kleine Dreieck nach unten, beziehungsweise den Pfeil nach unten. Wenn man hier drauf klickt, kann man die Farben der Spalte ändern oder sie auch komplett löschen. Um das Ganze jetzt hier nach den Prioritäten noch ein bisschen visueller deutlich zu machen, kriegt bei mir jetzt die Prio 1 Spalte noch die Farbe Rot. Prio 2 kriegt Orange und Prio 3 kriegt Grün. So hat man auch eine Art Heatmap für die verschiedenen Prioritäten. Wie bekomme ich jetzt Aufgaben in diese Spalten? Links neben der Agenda ist eine Liste von Aufgaben-Karten. Hier oben seht ihr, steht Neueste. Das heißt, das sind die Aufgaben, die zuletzt in einem Projekt angelegt wurden oder mir zugewiesen wurden. Wenn ich hierauf klicke, kann ich das auch ändern und kann zum Beispiel hier nur mir zugewiesene Aufgaben anzeigen lassen. Und die kann ich auch sortieren nach Fälligkeit, Name oder Projekt. Nehmen wir mal Name, in dem Fall. Und da seht ihr jetzt hier ganz oben zum Beispiel eine Aufgabe aus dem Projekt-Board Podcast JB. Ich arbeite an einem neuen Podcast für meine Coaching-Angebote mit einem Kollegen zusammen. Da habe ich die Aufgabe, das Coverbild zu erstellen. Und wenn ich diese Aufgabe jetzt in meine Agenda ziehen möchte, kann ich die einfach anklicken, genau wie in einem MeisterTask Board, und in eine Spalte ziehen. Das Logo ist recht wichtig, also werfe ich das mal in Prio 1. Ich kann auch Aufgaben in die Agenda ziehen, die mir nicht zugewiesen sind. Dazu gehe ich einmal auf Neueste zurück. Und da sehe ich jetzt hier unten zum Beispiel eine Aufgabe aus einem meiner Demo Boards von einem Fachbetrieb-Projekt. Und auch diese Aufgabe, seht ihr, ist mir nicht zugewiesen, die ist niemandem zugewiesen. Hier ist ein Fragezeichen. Aber auch die kann ich durch klicken und ziehen einfach in meine Agenda ziehen. Und so kann ich mir die Agenda jetzt langsam füllen. Sagen wir zum Beispiel, Website-Umsetzung ist Prio 2. Dann haben wir hier unten noch ein paar andere Demo-Aufgaben, hier überfällig. Das wird Prio 1, weil es überfällig ist in diesem Beispiel. Das sagen wir mal ist Prio 2. So kann ich also die Aufgaben, die zuletzt erstellt wurden oder mir zugewiesen wurden oder sämtliche mir zugewiesenen Aufgaben nehmen und in meiner Agenda verteilen. Es gibt noch einen anderen, direkteren Weg aus einem Projekt heraus Aufgaben in die Agenda zu legen. Dazu gehe ich hier einmal zum Beispiel wieder in mein Podcast-Projekt. Und da seht ihr jetzt hier alle möglichen Aufgaben, die in diesem Projekt bestehen. Und jetzt sagen wir mal, ich möchte Termine Recording gerne in meiner Agenda haben. Dann klicke ich einfach auf die Aufgaben-Karte. Und in den Aufgaben-Karten fällt euch vielleicht hier oben dieser Pin auf. Eine Reißnadel sozusagen. Wenn ich darauf klicke, seht ihr die Spalten aus der Agenda, die ich gerade eben angelegt habe. Das heißt, ich kann auch aus einer Aufgaben-Karte direkt sagen, die Aufgabe soll bitte in meiner Agenda auf Prio 1 liegen, in dem Beispiel. Und dann seht ihr, kriegt die hier auch oben diese schöne rote Markierung. Und auch hier sehe ich das Reißnagel-Symbol in rot. Das heißt, ich weiß auf einen Blick, diese Aufgabe liegt in meiner Agenda in der Prio 1 Spalte. Auch natürlich in den Aufgaben, Entschuldigung, auch natürlich in den Projekten ist es so, dass ich auch hier, seht ihr hier an dem Beispiel ja auch, Aufgaben in meine Agenda legen kann, die mir nicht zugewiesen sind. Ich muss nur Zugriff auf das Projekt haben und ich kann mir die Aufgaben in die Agenda legen. Der Vorteil der Agenda ist jetzt, dass ich diese Aufgaben auch in der Agenda schon bearbeiten kann. Das heißt, ich kann hier reinklicken zum Beispiel. Und kann jetzt hier Kommentare hinzufügen, Text vergeben, Fälligkeiten verändern. Ich könnte die Aufgabe hier auch direkt abschließen oder archivieren auch, ohne in das Projekt zu wechseln. Wenn ich sonst meine verschiedenen Aufgaben, die jetzt in der Agenda liegen, bearbeiten möchte ohne mit der Agenda zu arbeiten, müsste ich in die einzelnen Projekte klicken, die Aufgabe bearbeiten, wieder zurück in ein anderes Projekt gehen, die Aufgaben bearbeiten, wieder zurück. Und mit der Agenda habe ich alles, was ich persönlich im Blick haben will, sofort in einem Board. Das wirklich, wirklich Wichtige ist, das, was ihr hier habt, diese Sortierung. Also in meinem Fall jetzt hier Prio 1, Prio 2, Prio 3, sehe nur ich. Die Agenda ist immer persönlich. Das heißt, kein anderer sieht die Sortierung eurer Agenda. Auch wenn ihr hier zum Beispiel eine Aufgabe nehmt und in eine andere Spalte verschiebt. Sagen wir mal, ich nehme jetzt hier diese Aufgabe, die ist doch nicht so wichtig, ziehe die in Prio 3. Das hat keine Auswirkung auf die ursprüngliche Karten-Position in dem ursprünglichen Board. Das gilt nur für meine Agenda. Aber ich habe es im Blick. Und ich kann mich so selber losgelöst von der Board-Struktur organisieren und habe alles immer schön vor der Nase. Die Prioritäten sind ein Beispiel, wie man die Agenda organisieren kann. Ich zeige in einem anderen Video noch ein paar andere Möglichkeiten, was mit der Agenda auch möglich ist. So als kleiner Vorgriff. Man kann damit zum Beispiel auch nach Mitarbeitern die Spalten gestalten, also dass man zum Beispiel die Aufgaben von bestimmten Mitarbeitern im Blick hat. Das ist besonders für Führungskräfte interessant. Und was ich besonders praktisch finde, ist die Strukturierung nach Wochentagen. So kann man sich seine Woche wunderbar zurecht planen und auch immer sehr agil sein und die Planung aktualisieren. Wenn es vielleicht dann doch anders kommt, als man gehofft hat. Das ist ja sehr häufig so. Die Agenda ist, wie in der Einleitung schon gesagt, eine oft nicht beachtete Funktion, die aber sehr, sehr entlastend ist. Sehr mächtig. Und die Arbeit mit MeisterTask wirklich deutlich einfacher macht. Ja, das war der Agenda-Überblick. Ich hoffe, es war für euch ein bisschen erhellend und ihr konntet da was daraus ziehen. Wie gesagt, es gibt demnächst noch ein nächstes Video, wo ich ein paar Beispiele für Agenda-Strukturen zeige. Wenn ihr auf MeisterTask Pro upgraden möchtet, nicht vergessen, es gibt einen Discount Code. Der heißt “BJOERN”. Damit bekommt ihr einen Rabatt auf eure erste Zahlung, lohnt sich also besonders bei jährlichen Abonnements. Und wenn ihr Fragen habt, freue ich mich an eine E-Mail an bjoern@bjoernbobach.de. Ich sage bis zum nächsten Mal und ich bedanke mich für das Zuschauen und wenn ihr Likes vergebt und natürlich über eure Kommentare. Bis bald.

MeisterTask Checkliste mit Erwähnung

MeisterTask: Checklisten ordentlich verbessert – Personen-Erwähnungen und Dateiverlinkung

MeisterTask hat eine neue Funktion für alle Nutzer nachgereicht, auf die ich lange gewartet habe: Checklisten werden endlich produktiver. Ab sofort kann man in einzelnen Checklisten Punkten Projektteilnehmer erwähnen und Dateien verlinken! Auch wenn das noch keine wirkliche Zuweisung ist, lässt sich so leicht eine Zuständigkeit für die einzelnen Punkte und ein Bezug zu einer bestimmten Datei herstellen. In diesem Video zeige ich, wie das funktioniert.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo Björn Bobach hier mit einem neuen Video zu MeisterTask dazu habe ich länger keine Videos gemacht aber in naher Zukunft könnten da ein bisschen mehr neue Videos kommen z.b. über die Agenda Funktion aber heute geht's um eine neue Funktion die MeisterTask für alle Nutzer frei gegeben hat und das betrifft die Checklisten und das möchte ich euch gerne zeigen wenn ihr mit MeisterTask arbeitet und gerne in die Pro oder das Business Level von MeisterTask wechseln möchtet nicht vergessen mit meinem Rabattcode „bjoern“ gibt es einen Rabatt auf die erste Zahlung MeisterTask Ich blende das auch noch mal unten ein aber jetzt zeige ich euch die Funktion um die es mir geht. Ich bin hier in einem Beispiel Projekt von einem Handwerksbetrieb also ganz normale Auftragsabwicklung von Handwerkern in den Beispiels und jetzt gehe ich in eine Aufgabe und diese Aufgabe ist mir zugewiesen und ich lege eine Checklistean. Checklisten Einträge kann man ja schon lange hinzufügen,
und ab dem pro Level auch mehrere Checklisten pro Aufgabe das alles fein und super praktisch versuchen wir das jetzt einfach mal hier liegen meine Checkliste an, also z.b. Kunde qualifizieren Angebot kalkulieren einfach so als Beispiel, aber was mache ich jetzt, wenn ein solcher Checklisteneintrag von jemand Besonderem abgearbeitet werden soll, ich kann in meistertask einzelne Checklisten Punkte nicht anderen Personen zuweisen, ich bin hier oben, der einzige die in dieser Aufgabe zugewiesen ist, wenn ich das hier rein schreibe, wen meine ich und das hat MeisterTask heute geändert, ich kann nämlich ab sofort im Checklisten auch Erwähnungen schreiben heißt ich kann einfach über ein @ genau wie in den Kommentaren unten eine spezielle Person erwähnen, damit Sie sofort darüber benachrichtigt wird und auch sichtbar ist, für wen ist diese Aufgabe in der Checkliste dann gedacht, wenn ich jetzt z.b. sage
das soll mein Mitarbeiter Felix machen, wenn ich hier drauf klicke und man sieht, das sieht genauso aus wie in den Kommentaren, wenn man jemand erwähnt und schreibe bitte Kunde wegen Angebot zurückrufen super und jetzt hat der Felix eine Benachrichtigung bekommen, dass er in Checkliste hinzugefügt wurde mit indem er erwähnt es und für alle die mit der Aufgabe arbeiten ist aus sichtbar, das ist etwas was den Felix angeht. Ich kann natürlich genauso gut auch alle hier ansprechen, also bin ich jetzt hier wieder ein @ eingebe kann ich auch sagen alle Projektmitglieder oder alle Aufgaben Beobachter ich für die Checklisten. Jetzt nicht immer unbedingt das Produktivste, weil wer soll es dann machen, also ich würde hier wirklich empfehlen, da einzelne Personen zu erwähnen. Und noch eine zweite ganz coole Sache ist das MeisterTask jetzt auch erlaubt in den Checklisten Dateien zu verlinken, ich habe hier unten ja ein foto verlinkt in dieser Aufgabe.
Und wenn ich jetzt z.b. sehr sehr viele Fotos von einem Schaden hätte bei diesem Pseudohandwerker könnte ich hier so etwas machen wie Schrägstrich, das ist der Befehl für eine Datei Verlinkung, dann kriege ich hier die Anhänge der Aufgabe aufgelistet, jetzt haben wir nur immer eine also wähle ich die aus und schreibe gleichzeitig noch eine Erwähnung und da schreiben wir mal wieder den Felix „kannst du dir diesen Schaden anschauen“.
Und jetzt sieht man hier habe ich eine Datei verlinkt. Hier habe ich einen Kollegen erwähmt und wenn der hier drauf klickt öffnet sich auch sofort der entsprechende Anhang, ist ja ein klein aufgelöstes Bild, aber es ist ja nur ein Beispiel Projekt und so ist also in der Checkliste zu auf einen Blick zu sehen, wer ist angesprochen und um was genau geht es mit einer super Funktion habe ich lange lange drauf gewartet. Es ist noch nicht wirklich etwas wie eine Unteraufgabe, ich kann jetzt hier immer noch keine Fälligkeit Daten einstellen oder wirklich eine Zuweisung pro Punkt machen, aber ich finde das ist ein erster und sehr cleverer und gut gemachter Schritt in die richtige Richtung, gibt MeisterTask eine ganze Menge mehr an Produktivität wie ich finde. Das ist diese neue Funktion ich euch zeigen wollte, ich freue mich wie immer über Kommentare und Likes unter diesem Video nicht vergessen mit dem Rabattcode „bjoern“ könnt ihr etwas
Geld sparen, wenn ihr MeisterTask Pro oder Business abonniert und ich sage bis zum nächsten Video. Bis bald, ciao.

MeisterTask mit Timeline / Zeitleiste

MeisterTask: Die neue Timeline und Beispielboards

MeisterTask hat eine oft nachgefragte Funktion ab dem Business Level eingebaut: die Timeline oder Zeitleiste. Damit lassen sich Projektabläufe oder Teamzuordnungen schön visualisieren und sehr einfach anpassen. In diesem Video zeige ich die Funktion und zwei Beispielboards wie ihr die Zeitleiste nutzen könnt.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo, Björn Bobach hier und nach längerer Zeit mal wieder ein Video zum MeisterTask. MeisterTask hat ein paar Funktionen nachgeliefert beziehungsweise neu rausgebracht, die wirklich einen Blick wert sind. Und die erste Funktion, die ich Euch zeigen möchte, ist die Zeitleiste oder auf Englisch die Timeline. Dazu habe ich zwei Beispielprojekte für Euch gemacht, damit Ihr sehen könnt, was die Einsatzmöglichkeiten sind. Wichtig für Euch zu wissen, das geht nur ab dem Businesslevel. Ich habe netterweise von MeisterTask einen Discount Code bekommen. Der heißt so wie ich, nämlich Björn. B, J, O, E, R, N, also Björn ohne Ö, mit O, E. Blende ich auch noch mal ein. Und da könnt Ihr, wenn Ihr upgratet, einen Discount von MeisterTask kriegen. Sowohl auf monatliche als auch auf jährliche Mitgliedschaften. Wenn Ihr den eingebt, seht Ihr dann aber auch alles Weitere. So, zurück zur Timeline. Die versteckt sich hier oben, hinter diesem Button. Wenn Ihr den Button nicht seht, liegt das daran, dass Ihr das noch nicht aktiviert habt, wenn Ihr einen Businesslevel-Account habt. Aktivieren tut Ihr das über die Projekteinstellung, also hier dieses „i“, und dann auf „Projekteinstellung“ und dann auf „Power-Ups“. Und da seht Ihr hier, steht „Zeitleiste“ und „Zeitplanung“. Und da kann man die Funktion ein- und ausschalten. Ihr seht, wenn ich sie jetzt ausschalte, verschwindet der Button. Also wenn Ihr den Button nicht seht und Businessuser seid, liegt es daran, dass Ihr das hier noch nicht aktiviert habt. Einfach einschalten und dann steht Euch die Funktion zur Verfügung. Wenn ich auf den Button klicke, blendet sich die Zeitleiste gleich ein. Und da habe ich hier die Möglichkeit, als allererstes durch die Tage zu scrollen. Ich kann hier, über diese Minus- und Plusbuttons, die Ansichten verändern. Also wenn ich minus mache, dann seht Ihr, dann zoome ich quasi raus. Dann sehe ich jetzt hier ab dem Level zum Beispiel nur die Wochen. Und wenn ich reinzoome, sehe ich die Tage. Und die werden dann jeweils breiter. Ganz gut ist hier diese Ansicht, wo man einen Monat auch so fast im Ganzen sehen kann. Je nachdem, wo jetzt der Bildschirm ist. Hier hat man eine gute Möglichkeit. Und wenn ich hier auf „Today“ klicke, das ist leider noch nicht eingedeutscht, dann springe ich zum aktuellen Datum. Das ist der 31. März. Mit diesem Button kann ich die Zeitleistenansicht maximieren. Das heißt, hier unten meine Projekte, mein Projektboard verschwindet. Dann sehe ich nur die Zeitleiste. Und wenn ich hier wieder drauf klicke, dann sehe ich wieder ein SplitView. Also, ich sehe unten meinen Projektboard und oben meine Zeitleiste. Wie funktioniert das Ganze? Das ist sehr, sehr einfach. Ich kann nämlich einfach meine bestehenden Aufgaben aus meinem Projektboard hier reinziehen. Und hier in diesem ersten Beispielboard habe ich jetzt ein Board für ein größeres Projekt. Ihr seht, das ist hier zum Beispiel eine Onlinepräsenz für ein Unternehmen. Wenn man jetzt eine Onlineagentur wäre, könnte man das darüber machen. Das heißt, ich habe hier eine Inbox und dann verschiedene Phasen von verschiedenen Aufgaben, also Planung zum Beispiel für die Website, die AdWords-Kampagne und Keywords ermitteln. Designphase, eine Programmierphase und eine Feedbackphase. Kann man natürlich erweitern. Das ist ein total simplifiziertes Beispiel. Aber da könnte man jetzt damit arbeiten. Jetzt kann ich diese einzelnen Phasen zeitlich einplanen. Das heißt, wenn ich jetzt hier eine Aufgabe nehme und nach oben ziehe, seht Ihr, erscheint eine kleine Umrandung in der Zeitleiste. Und das ist dann erst mal die geplante Zeit. Das sind erst mal nur zwei Tage. Aber jetzt sagen wir mal hier, mit diesem Kunden, da geht es dann nächste Woche los. Das wäre der 6. April. Und dann lasse ich einfach los. Und dann habe ich hier die Aufgabe drin. Jetzt seht Ihr hier schon, wenn ich mit der Maus darüber gehe, kriegt das Ganze eine Umrandung und hier so zwei kleine Kreise. Und die werden dann zu Pfeilen, wenn ich mit der Maus drüber gehe. Und darüber kann ich die Planung jetzt auch anpassen. Das heißt, ich kann jetzt hier zum Beispiel klicken und ziehen und sagen: Für die Konzeption der Webseite brauche ich zwei Wochen. Was bringt mir das? Das bringt mir das, dass ich zum Beispiel sagen kann: Wenn ich im-, das-, nach dem Konzept in die Designphase gehe und ich brauche da immer zwei Wochen dafür, kann also die Designphase frühestens am 20. April stattfinden. Das heißt, ich nehme jetzt hier dieses und ziehe mir das hier rüber. Und mache da jetzt aus der Designphase vielleicht eine Woche. Vielleicht brauchen wir da nur eine Woche. Das Konzept dauert länger, weil man ja auch immer wieder mit dem Kunden sprechen muss. Und wenn die Designphase fertig ist, dann brauchen wir vielleicht erst mal ein Kundenfeedback. Das holen wir uns auch innerhalb von einer Woche ein, mit Verbesserungs-, Anpassungen, solchen Geschichten. Und dann wird das Ganze schließlich umgesetzt. Und das heißt, das wird hier sein. Und dafür sagen wir dann mal, braucht ein guter Programmierer auch wieder eine Woche. Das heißt, ich habe jetzt hier eine zeitliche Abfolge meines Projekts. Und ich kann hier noch mehr machen. Ihr seht hier dieses Fragezeichen. Das bedeutet, diese Aufgabe ist niemandem zugewiesen. Da kann ich jetzt drauf klicken, kann die direkt zuweisen. Das heißt, ich kann jetzt hier zum Beispiel sagen: Das mache ich, das macht zum Beispiel der Felix. Und das Design macht auch der Felix. Das-. Quatsch. Das Feedback holt sich auch der Felix. Und die Umsetzung macht dann zum Beispiel wieder ich. Also, ich kann hier ein Projekt in eine visuelle Ansicht bringen. Das ist für eine große Sache ganz fein. Weil wenn ich jetzt zum Beispiel sage, das Website-Konzept, das steht natürlich ganz am Anfang. Das Adwords-Konzept wird vielleicht erst später sein. Ist aber von der Planung her natürlich auch eine Planungsphase. Und das würde man dann machen, wenn man in die Umsetzung der Website geht. Weil dann das Design der Website feststeht, und da würde man vielleicht die entsprechende Landing Page entsprechend auch angleichen. Also dann würde man das so ungefähr machen. Da sieht man, man hat hier eine Planungsphase, man hat da eine Planungsphase. Das ist durch die Farbkodierung von MeisterTask auch schön zu sehen. Man kann diese Zeiträume auch anders anpassen. Das heißt, wenn ich hier jetzt zum Beispiel in eine Aufgabe hineingehe, kann ich hier rechts, ups, kann ich hier rechts unter „Geplant“, und hier steht jetzt 6. April bis 17. April, klicken und kann hier auch Start und Ende, ein Datum noch mal verändern. Also wenn ich jetzt zum Beispiel sage, ich möchte damit doch schon früher anfangen, dann fangen wir damit zum Beispiel, sagen wir mal, am 2. April an, kann ich das machen. Zusätzlich zu dieser Planungsphase hat eine Aufgabe immer noch eine Fälligkeit. Warum ist das so? An eine Fälligkeit kann ich mich erinnern lassen. Die wird beim MeisterTask auch visuell dargestellt. Das heißt, wenn ich jetzt zum Beispiel sage möchte, dieses, diese Planungsphase, die muss spätestens am 15. April abgeschlossen sein, kann ich das einstellen und habe das jetzt hier auch noch mal drin. Erscheint auch in den Aufgabendetails. Hier oben wird es noch nicht angezeigt. Also, das würde ich mir wünschen, aber vielleicht kommt das noch. Und ich werde jetzt auch von MeisterTask daran erinnert werden: Achtung, das ist bald fällig. Macht ja in dem Zusammenhang sogar genauso Sinn. Weil, am 15. April ist es fällig, habe aber grob bis zum 17. April geplant. Das heißt, am 15. würde ich daran erinnert werden: Das muss jetzt mal fertig werden. Habe aber hier noch zwei Tage Puffer. Ich kann diese Aufgaben auch im Ganzen verschieben. Das heißt, wenn ich zum Beispiel sage, ich möchte hier mit dem AdWords-Konzept zum Beispiel ein bisschen später anfangen, kann ich hier auch diese Aufgabe anklicken und einfach im Ganzen verschieben. Ihr seht, das wird dann auch so überlagernd gezeigt. Das heißt, die zuerst anfangen, sind oben und dann setzt sich das nach unten so fort. Das ist eine schöne Möglichkeit, um ein Projekt zu visualisieren. Ganz spannend ist aber zum Beispiel auch eine Umsetzung von mehreren Projekten in einen Board. Wenn ich zum Beispiel alle meine Projekte, die ich habe mit Kunden, in einem Board bearbeite. Und da habe ich Euch hier schon was vorbereitet. Ihr seht, auch hier habe ich jetzt ein ganz simplifiziertes Board mit einer Eingangsspalte, die gibt es bei mir ja immer, Angebotsphase und dann gibt es hier verschiedene Teams. Und hier oben habe ich in der Zeitleiste jetzt diese einzelnen Aufgaben angelegt. Das heißt, ich brauche hier diese vordefinierte Zeit für ein Projekt und kann so die Auslastung meines Teams sehen. Sagen wir mal, ein Team kann nie mehr als zwei Projekte gleichzeitig behandeln. Das heißt, ich würde jetzt-, also wenn ich jetzt-. Nehmen wir mal den Kunden Vier, den ich dem Team A zugewiesen habe. Ich sehe auf einen Blick schon, also vor dem 13. April macht das keinen Sinn, das zu planen. Weil, die sind mit zwei Projekten ausgelastet. Dann kann ich also jetzt, sagen wir mal, den Kunden Vier hierauf ziehen und sage dann hier-. Ups, so. Da hat es ein bisschen nach unten gezogen. Den hätte ich gerne da oben. Will er jetzt nicht. Machen wir ihn da unten hin. Also Kunde Vier fängt quasi da an, weil da habe ich wieder Luft und kann ihn dann auch hier nach hinten weiter ziehen. Das ist eine Möglichkeit, wo ich also mehrere Projekte in einem Board erledige, mehrere Kunden in einem Board darstelle und so die Teamauslastung mir schön visuell darstellen kann. Und so kann ich auch verhindern, dass ich mein Team überlaste. Also wenn ich, wenn ich hier sehen kann, wann ich wie viele Projekte gleichzeitig bearbeite, kann ich das auch hin und her schieben, wenn sich zum Beispiel etwas verzögert. Ist eine schöne übersichtliche Sache. Grundsätzlich finde ich die Funktion sehr gelungen. Wie gesagt, es gibt sie auf dem Businesslevel von MeisterTask. Das ist ein großes Plus für das Businesslevel, das ich erst immer etwas, sagen wir mal, skeptisch gesehen habe bislang, weil die Funktionsvielfalt da außerhalb der Nutzerrechte nicht so unglaublich überzeugend war. Aber das ist jetzt ein Feature, das macht im Businessumfeld total Sinn, und ich halte das für sehr sinnvoll. Wie gesagt, mit dem Discount Code kriegt Ihr ein bisschen Rabatt über mich. Der Discount Code heißt „Bjoern“, blende ich auch noch mal ein. Und ich hoffe, das Video hat Euch gefallen. Ich freue mich über Likes. Und wenn Ihr Fragen habt, gern in die Kommentare oder an office[at]bjoernbobach.de und ich sage bis zum nächsten Mal!

MeisterTask Wiederkehrende Aufgaben

MeisterTask: Wiederkehrende Aufgaben einrichten (ENDLICH!!)

Was lange währt, wird endlich gut: MeisterTask bietet ab der Pro-Variante endlich wiederkehrende Aufgaben an. Damit wird MeisterTask zu einem nahezu vollständigen Task-Manager. In diesem Video zeige ich euch, wie Ihr die Funktion nutzt und selbst leicht wiederkehrende Aufgaben einrichten könnt.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo, Björn Bobach hier. Und was lange währt, wird endlich gut. MeisterLabs hat endlich wiederkehrende Aufgaben in MeisterTask integriert und das Ganze auch noch sehr einfach und intuitiv zu bedienen. Also wirklich für jeden sofort zu erlernen. Möglich ist das erst ab dem MeisterTask Pro Level. Das heißt in der kostenlosen Basic Version ist es noch nicht dabei. Und wie das dann funktioniert, ist über die Automationen. Und das ist ganz schnell eingerichtet. Ich zeige euch das an meinem Beispielboard einmal an der Eingangsspalte. Zunächst einmal ja die Frage wofür wiederkehrende Aufgaben. Das ist sehr praktisch für Dinge wie zum Beispiel, wenn man jeden Monat zu bestimmten Zeitpunkten etwas erledigen muss. Zum Beispiel die Umsatzsteuer abrechnen und überweisen oder, und das mache ich jetzt hier an dem Beispiel, die Löhne überweisen, wenn man Angestellte hat. Wie richtet man das ein? In einem MeisterTask Board in einem Browser geht man hier auf diesen kleinen Pfeil nach unten. Und da kann man dann Automationen auswählen. Und dann einfach Automation hinzufügen. Und da sieht man schon den neuen Punkt: wiederkehrende Aufgabe. Und wenn man jetzt da drauf klickt, öffnet sich ein neues kleines Fenster. Und da werde ich jetzt aufgefordert eine Vorlage hinzuzufügen. Wenn ich da drauf klicke, öffnet sich etwas, was einem bekannt vorkommt. Das sieht nämlich aus wie eine normale Aufgabenkarte in MeisterTask. Und hier kann ich jetzt alles genau so einrichten, wie ich das brauche. Das heißt, also in meinem Beispiel jetzt-. Ich wollte ja die Löhne überweisen. Da kann ich dann sagen: Löhne überweisen als Aufgabentitel. Jetzt kann ich mir hier noch Notizen machen. Vorher Stand in Unternehmen online abrufen. Ich kann jetzt hier auch benutzerdefinierte Felder, die ich hier schon in einem früheren Video mal eingerichtet habe, ausfüllen. Die brauche ich jetzt hier nicht. Das macht ja auch keinen Sinn in dem Beispiel. Ich kann aber auch Checklisten hinzufügen. Ich kann Anhänge hinzufügen. Also das, was man von normalen Aufgaben her kennt. Genau so kann ich hier Text hinterlegen. Ich kann Beobachter definieren und ich kann die Aufgabe auch gleich jemandem zuweisen. In dem Fall natürlich mir. Eine Besonderheit bei Vorlagen ist die Fälligkeit, weil hier kann ich jetzt kein Datum definieren. Das macht ja auch keinen Sinn bei einer wiederkehrenden Aufgabe. Die soll ja nicht immer am exakt gleichen Datum fällig sein. Ich kann aber sagen, wann die Aufgabe fällig ist, nämlich am selben Tag oder in einer bestimmten Anzahl von Tagen nachdem die Aufgabe eingestellt wurde. Da kommen wir gleich nochmal drauf zurück. Ich mache jetzt als erstes: am selben Tag fällig. Das war es schon. Jetzt sage ich: Vorlage speichern. Und jetzt hat sich dieses Fenster etwas erweitert. Hier ist meine Vorlage. Ich kann die auch nochmal bearbeiten, wenn ich hier draufklicke. Wenn ich da wieder raus will, einfach in den grauen Hintergrund klicken. Und hier unten kann ich jetzt einstellen, wo diese Aufgabe regelmäßig erscheinen soll. Also erst mal den Abschnitt, in dem Fall Eingang. Ich kann hier aber auch draufklicken und jetzt alle anderen Spalten in meinem MeisterTask Ort auswählen. Und hier kann ich dann endlich einstellen, wann sie und wie oft sie wiederholt werden soll. Wenn ich hier raufklicke, muss ich als erstes auswählen, ob ich das wöchentlich möchte, monatlich oder jährlich. In dem Fall ist das ja eine monatliche Wiederholung. Also klicken wir hier drauf. Und damit die Löhne schön pünktlich sind, möchte ich das immer so um den, sagen wir mal, 25. rum auf meiner Liste sehen- in meiner Aufgabenliste sehen. Hier unten kann ich noch einstellen, ob ich das jeden Monat oder vielleicht alternierend alle zwei oder einmal alle drei Monate, also einmal im Quartal haben möchte. In dem Fall lassen wir alles so wie es ist. Und hier kann ich auch noch sagen, wie viel Uhr das fällig ist. Das kann ich auch nicht deaktivieren. Hier muss ich eine Uhrzeit festlegen. Weil es ja bei MeisterTask immer nur Aufgaben zu bestimmten Uhrzeiten gibt. Also eine generelle Fälligkeit an einem Tag gibt es ja bei Meistertask nicht. Hier unten stelle ich noch ein, wann das das erste Mal sein soll. Also ab wann diese Automation laufen soll. Und da steht standardmäßig das aktuelle Datum. Heute ist der 21. Mai. Das kann ich so lassen. Weil wenn die Automation jetzt so läuft, würde das bedeuten, dass ich am 25. im aktuellen Monat, das das erste Mal in meiner Liste sehe. Und jetzt muss ich nur auf fertig klicken. Und das war es. Dass ich diese Automation eingerichtet habe, sehe ich jetzt hier, weil die Spalte leer ist, an diesem Symbol. Und hier steht auch: Aufgabe Löhne überweisen erstellen. Wie ändere ich sowas? Ganz einfach wieder hier auf dieses Dreieck, auf Automationen. Und hier sehe ich jetzt meine wiederkehrende Aufgabe als Automation. Und wenn ich jetzt hier auf den Füller klicke, kann ich das Ganze bearbeiten inklusive der Vorlage. Und wo wir gerade dabei sind, möchte ich da auch noch etwas ändern. Weil jetzt habe ich das zwar eingestellt: am 25. fällig, ist es ja aber gar nicht wirklich. Das wird am 25. eingestellt. Es sollte aber in drei Tagen danach fällig werden. Das heißt, am 25. wird diese Aufgabe immer in die Spalte gestellt der Fälligkeits-. Die Fälligkeitszuweisung, also das Datum, ist aber immer drei Tage später. Das heißt, die Aufgabe erscheint am 25. mit einer Fälligkeit drei Tage danach. Das macht Sinn, finde ich. Ich speichere das nochmal und klicke auf fertig. Jetzt habe ich das geändert. Und es gibt noch einen weiteren Weg sich diese Automationen anzeigen zu lassen und auch diese dann zu bearbeiten über das i hier oben. Dann auf Projekteinstellungen klicken, auf Automationen und da habe ich jetzt alle Automationen in diesem MeisterTask Board. Und die Letzte, die ich hinzugefügt habe, ist ganz oben: wiederkehrende Aufgaben. Und über den Füller kann ich das jetzt genauso bearbeiten wie zuvor. Ja. Also wie schon am Anfang gesagt, was lange währt wird endlich gut. Endlich ist das möglich. Damit wird MeisterTask wirklich zu einem richtigen Allrounder in der täglichen Taskbewältigung in der Verwaltung von eigenen Aufgaben. Weil seien wir mal ehrlich: Wiederkehrende Aufgaben haben wir alle. Und das sind eigentlich die Aufgaben die wir am schnellsten vergessen, weil die halt nicht aus der Reihe fallen. Und die sind dann ganz schnell mal auch weg aus dem Kopf, wenn ganz viel anderes auf einen einprasselt. Also super umgesetzt von MeisterLabs, finde ich. Sehr leicht und intuitiv einzurichten. Und ich glaube, das ermöglicht euch, und mir auch, noch ganz andere Möglichkeiten MeisterTask in Zukunft produktiv für einen einzusetzen. Ich hoffe das kleine Video hat euch gefallen. Ich freue mich über Likes und wenn ihr meinem Kanal folgt. Und das nächste Video kommt bald. Versprochen. Dieses Mal wird es nicht mehr so lange dauern. Tschüss.

MeisterTask Aufgabenrelationen

MeisterTask: Alles über Aufgabenrelationen

In diesem Video zu MeisterTask dreht sich alles um Aufgabenrelationen, eine praktische Funktion zur Visualisierung von Abhängigkeiten einzelner Aufgaben voneinander. Momentan auch tatsächlich nur eine Visualisierung, noch keine komplette funktionale Implementierung. Trotzdem sehr praktisch und auch bei der kostenlosen MeisterTask Variante schon dabei.

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Meisterlabs ADV Vertrag abschließen

Meistertask und die DSGVO: ADV Vertrag abschließen

In diesem Video zeige ich euch, wie ihr einen ADV Vertrag mit Meisterlabs, dem Entwickler von Meistertask, abschließen könnt. Dies müsst ihr unbedingt tun, wenn ihr mit MeisterTask geschäftlich arbeitet und personenbezogene Daten in irgendeiner Form verarbeitet.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo. Hier ist Björn Bobach. Ich mache Technik begreifbar. Und heute geht es wieder mal um Meistertask, aber diesmal um etwas sehr Bürokratisches. Nämlich, Meistertask und die DSGVO. Also die Datenschutzgrundverordnung der europäischen Union. Da kommen wahnsinnig viele Rückfragen. Wie sieht es mit der DSGVO aus? Ist Meistertask da konform? Wie komme ich an einen ADV-Vertrag? Was ist das überhaupt? Also als Disclaimer direkt vorab, ich kann keine Rechtsberatung leisten. Ich kann euch nur sagen, wie ihr bei Meistertask vorgehen müsst, wenn ihr das geschäftlich nutzt und mit personenbezogenen Daten arbeitet, was ja im Prinzip jeder tut, der es geschäftlich nutzt. Grundsätzlich ist Meistertask super konform. Die Daten liegen auf europäischen, beziehungsweise deutschen Servern. Das ist ein deutsches Unternehmen. Das heißt, was das angeht, die Datensicherheit angeht, muss man sich bei Meistertask, oder Meisterlabs als Mutterfirma, grundsätzlich keine Gedanken machen. Wichtig ist dieser ADV-Vertrag. AVD steht dabei für Auftragsdatenverarbeitung. Also Auftragsdatenverarbeitungsvertrag. Auf Englisch wird das auch oft mit DPA, Dataprotectionagreement, abgekürzt. Und wie kommt man bei Meistertask nun daran? Das ist ein bisschen versteckt. Ich zeige euch den Weg. Wenn man es einmal weiß, ist es ganz einfach. Als erstes müsst ihr, wenn ihr in Meistertask eingeloggt seid, oben auf euer Profilbild klicken und dann auf mein Account. Dann öffnet sich ein Webfenster, wo ihr verschiedene Sachen einstellen könnt. Also eure allgemeinen Einstellungen, Passwort- E-Mail, solche Sachen. Und unter diesem schönen Wort Richtlinien versteckt sich jetzt die Datenschutzerklärung die AGB's. Und jetzt wird es wichtig. Leiten sie eine Firma, wenn sie einen Auftragsverarbeitungsvertrag mit uns abschließen müssen, füllen sie bitte dieses Formular aus. Dahinter versteckt sich der ADV-Vertrag. Wenn ich da drauf klicke sieht man schon Auftragsverarbeitung Meisterlabs. Und ich mache das jetzt einmal für euch. Der Firmenname ist jetzt in meinem Fall … #00:02:07#, Consulting und Medien. Die Straße. Düsseldorf am Rhein. Meine Postleitzahl. Das Land. Name des Unterzeichners sollte der Firmeninhaber sein oder eine zeichnungsberechtigte Person. Also ein Prokurist oder sowas. Da gebe ich jetzt mal meine allgemeine E-Mail-Adresse ein. Und Gültigkeitsdatum. Da würde ich jetzt immer das aktuelle Datum nehmen. Also jetzt zum Beispiel der 1.8., wenn man es ein bisschen in die Zukunft datieren würde. Wobei wenn dieses Video erscheint ist der schon vorbei, aber nehmt da am besten das aktuelle Datum. Hier oben steht es schon, füllen sie dieses Formular aus, wir schicken ihnen dann ein PDF zu, das sie nur noch unterschreiben müssen. Das heißt, ich sende das jetzt einmal ab und jetzt steht hier, sie bekommen in Kürze eine E-Mail. Und dann schauen wir uns mal an, was die E-Mail beinhaltet. Da ist die E-Mail angekommen von Til Vollmer, einen der Geschäftsführer von Meistertask. Und der schreibt schon, anbei finden sie unseren AV-Vertrag. Das ist ja wahrscheinlich nicht von ihm eigenhändig gemacht. Bitte drucken sie den Vertrag aus und unterschreiben sie ihn. Ui. Also wenn man paperless ist, wird es jetzt auf einmal so ein bisschen 80er. Und danach schicken sie ihn bitte gescannt an privacy@meisterlabs.com. Wenn man da doppelt klickt dann auf so eine E-Mail, dann sieht man schon, das ist also jetzt ein ganz schön langer, rechtlicher Text. Den muss man jetzt hier am unteren Ende-. Na, wo ist es? Einmal unterschreiben. Und dann wie gesagt zurück an Meisterlabs schicken. Das mag so ein bisschen Hassel sein und ein bisschen Aufwand darstellen, aber ihr müsst es machen. Also wenn ihr das geschäftlich nutzt und wenn ihr da personenbezogene Daten drin habt, macht das am besten sofort. Ist eine Verpflichtung laut DSGVO. Ich weiß, lästig, aber macht es einfach. Diesmal ein bisschen trockeneres Thema, aber ich habe so viele Fragen dazu gekriegt, deswegen habe ich euch das einmal zeigen wollen. Nächstes Mal wird es wieder ein bisschen praxis- und workflow-orientierter. Ich wünsche euch eine schöne Zeit und bis dann. Tschau

MeisterTask 2.0 Benutzerdefinierte Felder

Meistertask 2.0: ein erster Blick und neue Funktionen

In meinem letzten Blogartikel habe ich bereits ausführlich über MeisterTask 2.0 berichtet. In diesem Video zeige ich euch das neue Dashboard und ein paar neue Funktionen. Vor allem die benutzerdefinierten Felder der Business-Variante von MeisterTask haben es mir angetan.

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Hier die Transkription des Videos:

Hallo, Björn Bobach hier. Ich mache Technik begreifbar. Und heute geht es um das begreifbarste Projektplanungstool, das ich kenne. Das ist Meister Task. Und in diesem Fall Meister Task 2.0. Ein sehr, sehr spannendes Update, auf das ich mich sehr, sehr gefreut habe. Ich habe da schon vor kurzem in meinem Block auch darüber geschrieben. Und mit Meister Task 2.0 hat Meister Labs, der Hersteller von Meister Task, einige wirklich tolle Sachen umgesetzt. Zu aller erst einmal Performance. Das kann ich Euch jetzt hier gar nicht unbedingt zeigen. Weil Meister Task 2.0 ist deutlich performanter und auch zuverlässiger als die alte Version. Was Ihr jetzt hier seht, ist noch die Meister Task Beta von 2.0. Deswegen ist noch nicht alles unbedingt richtig eingedeutscht. Aber das wird kommen. Im Moment läuft Meister Task 2.0 aus für alle Benutzer. Das soll bis zum 23. Juli umgesetzt sein. Das heißt, wenn Ihr es noch nicht seht, ein bisschen Geduld. Es sollte bald kommen. Ich möchte Euch jetzt in diesem Video ein paar Funktionen zeigen, die dazu gekommen sind. Als aller erstes seht Ihr schon, das ist das neue Dashboard. Es ist viel, viel aufgeräumter. Ihr habt jetzt hier getrennt meine Aufgaben und die Benachrichtigungen. Ihr müsst hier oben nicht mehr umschalten. Früher war hier ein Umschalter. Jetzt seht Ihr das alles auf einen Blick. Hier sehe ich meine Benachrichtigungen. Ich kann die auch gleich öffnen. Und dann seht Ihr, sind sie da auch verschwunden. Und dann sehr auffällig jetzt in der Desktopvariante hier auch meine Aufgaben, „My Checklist“. Also meine Checkliste wird es auf Deutsch heißen. Das kennt man schon von den IOS-Apps oder von den Android Apps. Endlich auch in der Web- und Desktopversion. Und Ihr seht schon, hier habe ich jetzt schon ein paar Aufgaben angelegt. Der Hintergrund, hier kann man alles an Aufgaben anlegen, was für einen persönlich ist. Und nicht aufgabenbezogen, Also wenn ich jetzt hier zum Beispiel draufklicke, und jetzt hier noch sage „Büro aufräumen“. Das hat ja jetzt nicht mit einem Projekt zu tun, sondern betrifft mich persönlich. Return. Jetzt kann ich gleich die nächste Aufgabe machen, wenn ich möchte. Also sehr, sehr praktisch, dass man das jetzt auch auf dem Desktop sieht. Und das synchronisiert sich natürlich auch mit den entsprechenden Apps. Sehr praktisch ist, jetzt habe ich hier zum Beispiel „Teilnehmer Liste aktualisieren“. Das ist jetzt etwas, was mit der Selbstmanagementakademie zu tun hat, die ich mit meinem Bruder betreibe. Wenn ich hier auf das kleine Dreieck tippe, auf den Pfeil nach unten, Kann ich das direkt in eine Aufgabe umwandeln und auch direkt einem entsprechenden Board zuteilen. Also das ist echt eine schöne praktische Funktion. Macht in vielen Fällen einen anderen Task Manager vielleicht überflüssig. Hat auch noch Nachteile. Ich kann hier noch keine Fälligkeitsdaten einrichten. Ich kann noch keine widerholenden Aufgaben hier einstellen. Meister Labs hat angekündigt, dass solche Funktionalitäten in der Zukunft kommen werden. Ich kann es kaum erwarten. Hier unten habe ich dann meine fälligen oder überfälligen Aufgaben. Also sehr, sehr übersichtlich gestaltet.  Eine andere Funktion, habt Ihr jetzt gesehen, wie schnell das jetzt ist. Eine andere Funktion betrifft die Business-Accounts. Da habe ich ja über den ersten Rollout ein bisschen die Nase gerümpft. Weil, das war vor allem eine Nutzerverwaltung, die aufgebohrt war. Jetzt ist eine Funktion dazu gekommen, die finde ich sehr, sehr sinnig, wenn man das geschäftlich einsetzt. Und das sind benutzerdefinierte Felder. Ihr seht hier schon, hier steht jetzt Kundennummer. Also ich könnte jetzt hier eine Kundennummer hinschreiben. Das ist sehr praktisch, weil ich die dann, diese Informationen dann, per Standard in allen Aufgaben habe. So kann ich es dann auch nicht vergessen, wenn ich eine Aufgabe anlege. Wie richtet man so etwas ein? Das ist sehr, sehr einfach. Ich muss einfach hier oben in meinem Board auf das i gehen. Und da steht jetzt Project Properties. Das wird dann sehr wahrscheinlich Projekteinstellung oder so etwas auf Deutsch heißen. Wenn ich da drauf tippe, seht Ihr jetzt hier benutzerdefinierte Punkt Punkt Punkt. Auch hier die Übersetzung noch nicht ganz fertig. Und wenn ich da drauf drücke seht Ihr hier schon, da ist die Kundennummer. Und da kann ich jetzt als Plusbenutzerdefiniertes Feld hinzufügen. Zum Beispiel noch sagen, „Adresse“. Und dann kann ich noch eine Beschreibung „Bitte hier Adresse eingeben“. Ja? Dann habe ich das schon angelegt. Gehe auf „Fertig“. Und wenn ich jetzt wieder zurück in eine Aufgabenkarte gehe, seht Ihr, dass ich jetzt hier auch „Adresse“ habe. Kann ich jetzt hier also eingeben. Das Ganze hat noch ein bisschen Nachteil. Diese Eingaben hier sind noch nicht interaktiv. Das heißt, wenn ich jetzt hier zum Beispiel Website, das wäre jetzt zum Beispiel auch sehr sinnig, eingebe, kann ich auf diesen Link noch nicht klicken. Ich könnte ihn dann rauskopieren in den Browser. Das ist im Moment vor allem rein informativ. Und damit man es einheitlich für alle Aufgaben hat. Interaktivität gibt es da noch nicht. Würde ich mir wünschen. Ich würde mir auch wünschen, dass man hier noch Automationen einfügt. Dass hier zum Beispiel bestimmte Sachen automatisch vergeben werden. Mal schauen, ob das noch kommt. Das würde ich mir wünschen. Meister Labs, wenn Ihr wieder einmal zuschaut, das wäre bestimmt eine sinnige Funktion. Wo ich gerade in der Aufgabenkarte bin. Eine Sache, die ich total sinnvoll finde. Ihr seht hier oben dieses kleine Auge. Damit kann ich sofort einschalten, ob ich diese Aufgabe beobachte oder nicht. Ihr seht hier unten verschwinde ich oder ich werde eingeblendet. Dazu musste man vorher in ein Untermenü gehen. War immer ein bisschen umständlich. Auch so etwas ist eine sehr sinnige Ergänzung. Ihr seht sowieso, dass sich die Eigensprache hier sehr verändert hat und das Ganze noch klarer, noch einfacher ist. Auch das ist bestimmt sinnig und macht das Ganze noch leichter zu benutzen. Das war jetzt der ganz knappe kurze Überblick über Meister Task 2.0. Wie gesagt, die Performance steht an aller erster Stelle dabei. Meister Labs hat viele neue Funktionen. Auch für die Zukunft angekündigt. Ganz großartig. Wiederkehrende Aufgaben. Endlich. Da warte ich, wie gesagt, schon lange drauf. Wie sehr wahrscheinlich viele andere auch. Keine Umwege mehr über irgendwie SEB hier oder andere Integrationen. Ich kann es kaum erwarten, bis diese ganzen Funktionen kommen. Meister Task 2.0 ist auf jeden Fall, so wie es ist, ein ganz großer technischer Wurf, weil viele Performanceprobleme endlich der Vergangenheit angehören. Also Meister Labs sieht gut aus für dieses Update. Liefert jetzt schnell die Funktionen nach. Und dann wird Meister Task sich immer weiter durchsetzen und ich freue mich auf die Zukunft. Das war es für heute. Ich freue mich über ein Like für dieses Video und wenn Ihr meinen kleinen Kanal abonniert, Und ich sage bis zum nächsten Mal. Tschau.

Meistertask 2.0 Dashboard

Meistertask 2.0 ist da! Alle Neuerungen im Überblick

Lange habe ich mich auf diesen Tag gefreut! Meisterlabs hat endlich Meistertask 2.0, mein liebstes Kanban Tool zur Projektverwaltung, veröffentlicht. Solltest du die Neuerungen bis jetzt nicht sehen, wundere dich nicht. Um ein möglichst reibungsloses Update zu ermöglichen, werden alle Nutzer allmählich umgestellt. Spätestens am 23. Juli 2018 solltest du von einem brandneuen Dashboard begrüßt … Read More

MeisterTask Checklisten

MeisterTask: mit Checklisten und Vorlagen arbeiten

In MeisterTask gibt es innerhalb der Aufgabenkarten eigene Checklisten. Diese können zwar (noch) nicht mit Fälligkeiten versehen oder wiederkehrend eingerichtet werden, sind aber trotzdem ein wertvolles Tool, um bei immer wieder gleichen Aufgaben innerhalb eines Projektes den Überblick zu bewahren. In diesem Video zeige ich euch, wie man Checklisten anlegt und – extrem praktisch – Vorlagen erstellt und diese lädt.

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Transkription des Videos:

Hallo und herzlich willkommen. Mein Name ist Björn Bobach. Und heute geht es in MeisterTask um Checklisten. Wie man sie erstellt, wie man mit ihnen arbeitet und, ganz spannend, wie man Vorlagen von Checklisten erstellt, damit man sie nicht immer aufs Neue neu eingeben muss. Checklisten leben bei MeisterTask innerhalb der Auftragskarten. Ich gehe jetzt hier in meinem Beispielboard einmal auf einen Kunden. Und ganz oben in der Check-, in dem Auftragskärtchen hier versteckt sich Checklisteneintrag hinzufügen. Und das ist tatsächlich auch genau so einfach. Ich klicke da drauf. Und dann kann ich jetzt die einzelnen Punkte meiner Checkliste eingeben. Jetzt ist das ja ein Beispiel. Das heißt, jetzt sagen wir mal, das ist ein Produkt. Das machen wir mal Konzept erstellen, Grobentwurf anfertigen, Design freigeben lassen, Änderungswünsche einpflegen. Was auch immer. Also das ist eine ganz normale Checkliste, in der man alles Mögliche eingeben kann.Und das Spannende ist: Ich-, nach jedem Punkt drücke ich immer nur die Returntaste und lande dann direkt im nächsten Feld. Das heißt, ich kann hier direkt die Checkliste in einem Rutsch erstellen. Wenn ich jetzt über die einzelnen Punkte der Checkliste gehe, habe ichhier rechts ein paar Optionen. Zum einen habe ich hier diese drei Striche. Das ist ein sogenanntes Anfasssymbol. Und da kann ich draufklicken und kann hier die Reihenfolge ändern. Und hier kann ich die-, dieses-, diesen Checklistenpunkt komplett löschen. Also wenn ich jetzt hier zum Beispiel sage: „Änderungswünsche einpflegen möchte ich dann doch gar nicht in der Checkliste haben.“ Einfach da drauf und weg ist er. Und wenn ich auf diesen Pfeil gehe, kann ich das Ganze in eine Aufgabe umwandeln. Also wenn ich hier zum Beispiel einen Checklistenpunkt habe und merke, das ist eigentlich nicht mächtig genug dafür, ich brauche dafür eine eigene Aufgabenkarte, kann ich darauf klicken und da wird dann eine eigene Aufgabe draus. Viel wichtiger ist das, was sich hier hinter diesem kleinen Dreieck neben Checkliste bir-, versteckt. Und wenn ich da draufklicke habe ich hier schon Checkliste laden, Checkliste speichern, Checkliste löschen. Letzteres ist, glaube ich, selbsterklärend. Dann verschwindet die ganze Checkliste wieder. Und Checkliste speichern ist eine sehr mächtige Geschichte. Da kann ich nämlich eine Vorlage aus dieser Checkliste machen. Und da sagen wir jetzt mal hier, weil das-, ich habe da jetzt ein bisschen Websiteerstellung quasireingebastelt. Ich kann sagen: „Websiteerstellung.“ Fertig. Und jetzt kann ich, wenn ich in eine andere-, in einen anderen Auftrag gehe-. Das war der Falsche. Wenn ich jetzt hier in den gehe, kann ich hier bei Checkliste hinzufügen rechts auf Laden tippen. Und da habe ich die gespeicherten Checklisten von mir. Produkt ist eine andere. Und wenn ich jetzt aufWebsiteerstellung gehe, Schwupps, habe ich die Punkte aus dieser Checkliste da drin. Ich kann noch eine weitere hinzufügen. Ich kann jetzt zum Beispiel auch sagen: „Produkte.“ Die werden dann auch hinzugefügt. Das ist hier unten das. Und ich kann sogar dieselbe nochmal hinzufügen. Das heißt, jetzt habe ich hier unten nochmal Websiteerstellung. Das jetzt sinnvoll ist, da fällt mir jetzt gerade kein Nutzen für ein. Aber das ist alles sehr, sehr einfach zu handeln. Und dadurch kann man, zum Beispiel wenn man eine Auftragserteilung hat, man hat immer die gleichen Punkte, die man abhaken möchte. Dann kann man die ganz leicht zu einer Aufgabenkarte hinzufügen. Ich habe neulich eine Frage dazu gekriegt, ob das automatisierbar ist. Leider nein. Also man kann das nicht über eine Section-Action automatisieren. Auch nicht über Zapier oder ein externes Automatisierungstool. Das gehtnoch nicht. Und was auch noch nicht geht, ist, dass ich hier diesen einzelnen Aufgaben Daten, also Fälligkeitsdaten, geben kann losgelöst hier von der Gesamtauftragsfälligkeit. Oder dass die wiederkehrend wären diese einzelnen Aufgaben. Das wird aber kommen. Also auf der Beta-Seite für MeisterTask 2.0, was ja jetzt in der öffentlichen Beta ist, wird das schon angekündigt, dass das kommen wird. Und da freue ich mich sehr drauf. Das sind Features, die immer wieder gefragt werden. Und das wird wohl dann demnächst soweit sein.Wenn man da der Website von Meisterlabs vertrauen darf. Und das sollte man ja. Das sind Checklisten. Wenn Ihr dazu Fragen habt, freue ich mich, wie immer, über eine E-Mail an office@bjoernbobach.de. Und ich freue mich auf das nächste Mal. Tschau.

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