Produktivität
MeisterNote: ein erster Überblick
MeisterNote ist das neueste Mitglied der Software Familie vom MeisterTask Macher MeisterLabs. Es handelt sich um ein schlankes und flinkes Notizen Tool, mit dem man im Handumdrehen optisch sehr ansprechende und stark vernetzte Notizen erstellen kann. MeisterTask ist selbstverständlich hervorragend integriert und auch Mindmaps aus MindMeister können eingebunden werden.
In diesem ersten Video gebe ich euch einen Überblick über das neue webbasierte Tool, vergleiche die unterschiedlichen Preisstufen und erwähne auch, an welchen Stellen MeisterNote noch besser werden sollte.
Wer auf ein höheres Level von MeisterNote upgraden möchte kann dies mit dem Discount Code / Promocode "BJOERN" sogar etwas günstiger bekommen.
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Ihr habt Fragen? Ich freue mich über einen Kommentar oder eMails an bjoern@bjoernbobach.de
Hier die Transkription des Videos:
Herzlich willkommen zu einem neuen Video und dem ersten Video zu MeisterNote, dem neuesten Mitglied der Familie in der MeisterSuite, also dem von MeisterLabs hergestellten Software Titeln, die da wären, MindMeister fürs Mindmapping, MeisterTask zur Taskverwalktung. Da gibt es von mir ja viele, viele Videos und da werden auch neue kommen. Und jetzt halt neu MeisterNote seit 2021. MeisterNote ist ein sehr schlankes Notizen Programm, das aber sehr vieles sehr richtig macht, momentan allerdings auch noch ein bisschen limitiert ist. Da kommen wir dann auch noch im Laufe des Videos drauf zu sprechen und in diesem Video möchte ich euch einen ersten Überblick geben und werde in weiteren Videos dann noch mal gezielt in einzelne Funktionalitäten eintauchen und auch immer mal wieder was neues zeigen, wenn neue Funktionen dazukommen. Wir sind jetzt gerade im Dashboard von MeisterNote, ihr seht das alles sehr, sehr hell und sehr sehr weiß. Kann man auch umstellen. Das werde ich in einem späteren Video zeigen, wie man die Optik ein wenig anpassen kann, also einen dunkel Modus zum Beispiel aktivieren kann.
Aber im Moment ist das der Standard, so wie es jetzt aussieht. MeisterNote organisiert sich in Arbeitsbereichen. Ihr seht, ich habe hier schon einige angelegt. Ich nutze Meister schon ein wenig mehr und hier links kann ich mir anklicken, welche aktuellen Arbeitsbereiche hier angezeigt werden sollen, die ich zuletzt verwendet habe. Meine Favoriten, die ich für besonders Nachverfolgung usw. erteilte oder wie jetzt alle Arbeitsbereiche. Und natürlich gibt es auch einen Papierkorb. Die Arbeitsbereiche werden als Kacheln dargestellt, mit einem Titel und eventuellen weiteren Beschreibungen unten drunter, wie zum Beispiel hier. Das Ganze kann ich auch in einer Listen vor mir anzeigen lassen. Gehen keine Informationen verloren. Auch hier steht die Beschreibung nochmal und zurück kommt man hier in die Kachel Optik. Für diesen ersten Überblick lege ich einen neuen Arbeitsbereich an. Dazu gehe ich auf das große Plus, sage neuer Arbeitsbereich. Nennen wir einmal Demo. Hier könnte ich die Beschreibung hinzufügen, die hier unterhalb des Titels angezeigt wird und ich kann hier auch direkt Personen meines Teams hinzufügen. Und da sind wir bei der ersten Einschränkung, die MeisterNote momentan noch hat.
Ich kann damit zwar ab dem pro Level auch mit anderen in meinen Notizen arbeiten, allerdings nur wenn sie Teil meines Teams sind. Das heißt ich muss also das alles über einen Zahlungs Konto abwickeln. Wenn ich jetzt in einer Firma bin und alle Lizenzen sowieso über mich laufen ist das kein Problem. Ihr könnt aber noch keine externen Gäste zu einem Arbeitsbereich oder zu einer Notiz hinzufügen. Das ist angekündigt für die Zukunft und sobald das verfügbar ist, werde ich es euch auch zeigen. Ich könnte es auch hier direkt meinem ganzen Team zur Verfügung stellen. Das mache ich jetzt aber in dem Fall nicht und kann hier, weil ich eine Business Lizenz habe, auch gleich noch entscheiden, welche Rolle der jeweilige in dem Team hat. In diesem Arbeitsbereich also das ist analog zu MeisterTask, ob sie Mitglied, Kommentare oder Beobachter ist, auch dazu in einem späteren Video mehr. Ich lege diesen Arbeitsbereich jetzt einmal an und dann sind wir auch sofort drin. Der Titel des Arbeitsreiches erscheint jetzt hier und unter Notizen sieht man gar nichts, weil ich noch keine einzige Notiz angelegt habe, denn diese hier hat noch keinen Titel.
Dann nennen wir die mal meine erste MeisterNote Notiz und sobald ich jetzt Enter oder Return drücke. Erscheint diese Notiz auch hier in der Liste? Das ist der Titel der Notiz ich kann ja ein Titelbild hinzufügen, da bietet mir MeisterTask eh nicht MeisterNote, ähnlich wie bei Meister Tas schon einige vorgefertigte an. Ich kann auch an Splash durchsuchen ab einem pro Level oder ich kann ein eigenes Titelbild hochladen. Lassen wir das jetzt mal sein. Nehmen wir mal einfach was ein bisschen hübscher riskieren. Nehmen wir die Unterwasserwelt. Und ich kann auch noch ein hinzufügen. Das heißt, ich kann jetzt sagen, zum Beispiel ist dass der Daumen hoch. Und ich kann noch eine Farbe festlegen für dieses. Nehmen wir mal blau. Und so ist das Ganze schon ein bisschen gekennzeichnet Ihr seht, dass das auch hier links in der Liste direkt angezeigt wird, dieses eigen. Das ist ganz gut, um vielleicht visuell direkt einen Anker zu haben. Welche Notiz was ist. Ich klicke hier wieder in die Notiz und jetzt kann ich direkt loslegen. Ich kann direkt anfangen, meine Notiz zu verfassen.
Und wenn ich Return drücke sieht dir steht wieder dieses ominöse Drücken Sie Schrägstrich für Befehle. Und wenn ich mit der Maus hier rüber gehe, seht ihr hier zwei Ereignis, nämlich plus. Und diesen kleinen Grappa nennt Meister Labs das. Und das ist der Anfasser, über den ich mit diesem Block MeisterNoten orientiert sich an Blöcken in der Struktur einiges anstellen kann. Dazu gleich mehr. Ich habe jetzt hier einfach Text geschrieben. Ich kann jetzt hier mal weiteren Text eingeben und ihr seht, jedes Mal, wenn ich Return drücke, kommt wieder ein neuer Block dazu. Wenn ich hier draufklicke, kann ich die Reihenfolge der Blöcke ganz einfach verändern und ich kann auch den Typ des Blocks ändernden. Momentan ist das ja reiner Text. Wenn ich hier aber draufklicke. Seht ihr hier den Block Typ Text und ich kann jetzt hier alles mögliche auswählen. Jetzt habe ich hier ja Überblick geschrieben. Das wäre eigentlich eine gute Überschrift, sage ich mal Überschrift 1 Und jetzt habe ich hier eine Überschrift 1. Das kann ich jederzeit ändern. Ich kann also hier wieder drauf klicken.
Überschrift 1 und keine Überschrift 2. Also eine kleine Überschrift draus machen oder auch alle anderen hier passenden Block Typen auswählen. Das ist mit allen möglichen Texten nicht möglich. Jetzt machen wir mal was ganz anderes. Ich fange jetzt direkt diesen Block mit einem anderen Block Typ an. Denn hier steht Drücken Sie Schrägstrich für Befehle. Das mach ich mal. Und da habe ich jetzt die Möglichkeit direkt den Block Typ auszuwählen. Nehmen wir mal an, ich möchte jetzt eine Aufzählung machen und jetzt kann ich einfach los schreiben. Sehr schlankes Tool Web basiert zurzeit. Das ist nämlich momentan ein weiterer Punkt. Es gibt keine dedizierten Apps auf irgendwelchen Endgeräten. MeisterNote funktioniert zurzeit nur im Browser, aber ich nutze es zum Beispiel auch in meinem iPad Browser. Da funktioniert sehr gut. Auf dem iPhone ist das noch nicht wirklich nutzbar. Meiner Meinung nach. Da wird es Zeit, dass da noch richtige Apps nachkommen. Wann das so weit sein soll, weiß ich leider nicht, aber das wäre wirklich sehr schön, weil grundsätzlich gefällt mir das Tool sehr sehr gut.
Web basiert zurzeit. Ich kann euch ich kann hier weitere Punkte hinzufügen, um dann später euch zu zeigen, wie man das umwandeln kann in Blöcken sortiert. Es ist kostenlos, da komme ich aber gleich auch noch mal drauf zu, weil es gibt auch kostenpflichtige Benutzer Level und da könnt ihr auch meinen Main Discount Code wieder benutzen, den er schon kennt. Also Björn, wenn ich auch dann noch mal ein aber ich komme auf die Preisgestaltung ganz am Schluss auch noch mal zu sprechen. Wenn ich jetzt hier nichts reinschreiben Return drücke, wird auch kein Punkt hinzugefügt, so ähnlich wie in den meisten Textverarbeitung. Und ich bin jetzt quasi wieder in einem leeren Block. Ich kann jetzt hieraus auch etwas anderes machen. Ich kann zum Beispiel sagen, ich möchte aus dieser. Unsortierten Liste eine Aufzählung machen. Wenn ich hier rein Kleriker und auf Aufzählungen gehe, steht hier eine Nummerierung und das kann ich jetzt mit jedem Punkt einzeln machen. Und Meister Haut ist da ziemlich intelligent und nummeriert fleißig durch. Und das Ganze könne ich natürlich auch wieder umgekehrt machen.
Das sind jetzt ganz simple Blöcke, es gibt auch sehr, sehr schicke ich zeige euch jetzt mal beispielsweise. Nehmen wir mal die Warnung und da sieht jeder. Da wird es direkt ein bisschen bunter. Achtung, keine Apps zurzeit. Das heißt, ich habe jetzt den Block Warnung und der wird direkt ein bisschen anders formatiert. Auch so was kann ich wieder umwandeln. Wenn ich auf Warnung klicke, kann ich zum Beispiel sagen Das ist aber eine Infobox oder keine Warnung sein. Und da seht ihr, das ändert sich ein bisschen. Und wenn ich hier draufklicke, kann ich das auch wiederum formatieren. Auch hier kann ich wieder ein Icon auswählen. Ich kann zum Beispiel hier so einen Desktop PC nehmen. Ich kann die Farbe verändern. Erinnert sich dann nicht nur die Farbe, sondern der ganze Block? Es gibt jede Menge solcher Block Typen. Ich Es gibt die Möglichkeit, einen Code formatierten Block zum Beispiel einzubetten. Für Programmierer super. Die können dann den Code Block oder so einstellen, dass es auch als Code erkennbar ist. Die Warnung habe ich gezeigt.
Es gibt noch ein Tipp, das ist so ähnlich wie wie das nur anders formatiert. Und Blöcke kann ich natürlich auch jederzeit wieder löschen. Und wie schon gezeigt auch umsortieren. Eine Besonderheit von MeisterNote ist natürlich die Integration mit MeisterTask. Ich kann also auch hier über das Plus einen neuen Block hinzufügen und dann direkt mit MeisterTask verknüpfen. Wenn ich hier drauf gehe und ganz nach unten scrolle, sieht man Aufgabe erstellen einer Aufgabe in MeisterTask erstellen steht da. Wenn ich da draufklicke, kann ich jetzt eine Aufgabe hinzufügen. Nehmen wir mal Meister. Not ich sage. Und da passiert es schon, es gibt nämlich tatsächlich schon eine Aufgabe, die heißt Test Meister Arnaud in meiner Meister, mein Meister das Konto, die mir auch zugewiesen ist. Das heißt, ich kann euch nur neue Aufgaben erstellen und ich kann auch bestehende verknüpfen. Ich erstelle jetzt erst mal eine neue, weil dann kann ich das Board erst mal auswählen, wo es drin ist. Nehmen wir mal, meint Meister Test. Dann fragt er, in welcher Spalte diese Aufgabe erstellt werden soll.
Und ob die zugewiesen sein soll, sagen wir mal, die sollen mir zugewiesen sein. Und da bin ich jetzt in dieser Aufgabe, wenn ich da draufklicke, lande ich automatisch in MeisterTask in dieser Aufgabe und kann die jetzt hier ganz normal bearbeiten. Ich hatte ja schon gesagt, man kann auch bestehende Aufgaben. Verknüpfen wir das mal! Ich klicke auf Aufgabe erstellen und sage zum Beispiel Kunde, ich weiß, dass ich hier sind Demo Boards sehr vieler Kunde Aufgabe, nehme mal Kunde und da muss ich gar nicht viel weiter einstellen, sondern ich kann einfach jetzt hier diese diese Aufgabe so auswählen und wenn ich da draufklicke, lande ich dort auch sofort. Und auch das kann ich natürlich wieder löschen. Ich kann auch Mindmaps von meinem Meister einblenden und ich kann aus solchen Blöcken auch Aufgaben erstellen. Das finde ich wirklich mega. Ich habe hier zum Beispiel diese Liste und kann hier mit der Maus drüber. Dann seht ihr hier rechts zwei Felder Kommentare und auch hier wieder dieses kleine Haken, das an MeisterTasks erinnert. Wenn ich da draufklicke, kann ich hier sagen Aufgabe hinzufügen.
Sagen wir mal ein neuer. Ist das Tool wirklich schlank und die Aufgabe gibt es noch nicht. Das heißt, ich sage dieser Bitte erstellt werden. Auch da kann ich wieder das Board entsprechend auswählen, in welche Spalte und an wen es zugewiesen werden soll. Und dann erscheint hier neben diesem diesem Punkt mein Bild. Das geht mit allen Blöcken. Also ich kann auch so eine Warnung verknüpfen. Ich kann ganz normale Absätze verknüpfen und daraus eine Aufgabe machen. Das ist wirklich super. Ich habe schon erwähnt, hier gibt es auch eine Kommentarfunktion, wenn ich da draufklicke, kann ich mir einen Kommentar hier hinterlassen. Ja, weil Web basiert in dem Fall zum Beispiel, und der wird dann auch groß angezeigt. Wenn ich jetzt in dieser Notiz schon mit anderen arbeiten würde, könnten die das natürlich auch kommentieren. Keine Sorge, das bleibt nicht immer so groß, wenn ich hier raus. Wenn ich da raus klicke, also hier das schließe, dann wird hier nur mit einem kleinen gelben Augen angezeigt. Hier gibt es einen Kommentar. Es gibt noch eine andere wichtige Funktion, und zwar die Verlinkung, darauf gehe ich in einem späteren Video auch noch mal genauer ein.
Aber ich möchte es euch einmal kurz zeigen. Ich habe jetzt hier einen Text geschrieben und möchte diesen Teil hier verlinken. Es soll ein Hyperlink werden wie im Internet, dass ich, wenn ich da draufklicke, dass ich woanders lande. Und da seht ihr schon, dass sobald ich Texte markiere, dass es kein Rechtsklick, sondern eine einfache Markierung, ich auch noch ganz viel anderes mit dem Text machen kann. Ich kann also hier einen Link einfügen. Also nehmen wir mal zum Beispiel meine Homepage. Wenn ich jetzt hier draufklicke, öffnet die sich natürlich hier im Hintergrund. Cookie war natürlich so, ich kann aber, auch wenn ich das jetzt hier auswähle, die Formatierung ändern, das heißt, ich kann hier erst mal wieder dem Block Typ verändern. Ich kann das Fett machen, schräg unterstrichen, durchgestrichen. Ich kann das in einer einen Code in einen Code Formatierung umwandeln. Hier kann ich sagen, das ist ein Highlight. Also das kann ich das ganze quasi hinterlegen mit einer mit einer farblichen Markierung. Eigentlich natürlich auch wieder raus machen.
Und ich kann auch das wieder kommentieren. Also wenn ich zum Beispiel sage hier diesen Link, den möchte ich einzeln noch kommentieren, gehe ich hier drauf. Und sage meine Homepage. Und dann seht ihr auch hier. Hier gibt es wieder einen Kommentar und zwar genau hinter diesem, was so gelb markiert ist wie mit einem Textmarker. Und auch das hier kann ich wieder zu einer Aufgabe machen. Wenn ich Text markiere, kann ich auch den wieder zur Aufgabe machen. Die Aufgabe heißt am Beispiel Verlinkung. Wenn ich sage Beispiel Verlinkung erstellen, ist das das gleiche wie eben ich wähle ein ein Beispiel Board aus sage in diese Spalte. Erledigt und jetzt seht ihr, erscheint mein kleines Bild, das die Aufgabe symbolisiert, genau daneben und wenn ich darauf klicke, öffnet sich dann diese Aufgabe wieder in das weiß der Hyperlink. Aber grundsätzlich kann ich hier auch drauf klicken und dann öffnet sich die Aufgabe. Also zusammenfassend kann man sagen MeisterNote ist sehr schlank, es hat jetzt nicht so viele Funktionen wie ähnliche Tools, die mit Blöcken arbeiten wie Norton oder Coda.
Also es gibt hier zum Beispiel keine Tabellen, es gibt keine Datenbanken, aber das will Meister Cloud auch nicht. MeisterNote möchte schöne Notizen, Kultbuch Chief Entschuldigung erstellen lassen, also im Team erstellen lassen, die gut aussehen und die überall verfügbar sind und sich mit den anderen Tools der Meister Suite elegant verknüpfen lassen. Also MeisterTask und meint Meister, ich finde das ganze ziemlich cool, weil die Optik ist wirklich hübsch. Es wird wirklich schön, wenn man, wenn man MeisterNoten installiert, hat man direkt große Notizen, wo das auch sehr anschaulich dargestellt wird. Es ist wirklich sehr, sehr gut gemacht. Man kann das die Optik auch noch ein bisschen verändern. Das zeige ich euch wie gesagt in einem späteren Video noch mal. Aber grundsätzlich halte ich das Tool für sehr gelungen, zumal es kostenlos verfügbar ist in der Grundversion so ähnlich wie MeisterTask auch. Und hier seht ihr die Preise und die verschiedenen Funktionalitäten. Also ihr könnt MeisterNote kostenlos ausprobieren. Ihr habt dann fünf Arbeitsbereiche mit allerdings unbegrenzt vielen Notizen. Ihr könnt die Notizen anpassen, genauso wie ich es euch gerade gezeigt habe.
Es gibt einen Versionsverlauf von sieben Tagen. Auf das Feature gehe ich auch in einem weiteren Video ein. Was es damit auf sich hat, wie man da auch quasi in der Version zurückgehen kann. Ihr habt Datei Einbettung bis 20 Megabyte. Das habe ich noch nicht gezeigt, das kommt auch in einem späteren Video. Also ihr könnt eure eigenen Dateien, PDF Bilder, alles mögliche in diese Notizen einblenden. Und der Haken hier dran an der Version ist das geht nur für euch selber. Also hier könnt ihr niemand anderen mit zu euren Notizen einladen, ist aber dafür kostenlos und ganz viele Notizen. Also ziemlich cool. Es gibt das pro Level, das kostet fünf komma neun und neunzig im Monat. Da kämen dann noch die die Mehrwertsteuer drauf. Es ist exklusive Mehrwertsteuer, da habt ihr unbegrenzt viele Arbeitsbereiche, also nicht nur fünf, natürlich auch wieder unbegrenzt viele Notizen und ich habe mehrere Teammitglieder. Also ab dem Punkt könnt ihr zusammen mit euren Teams eure Notizen bearbeiten, habt 30 Tage Versionsverlauf und eure Dateien können zehnmal größer sein bis zu 200 MB.
Das ist schon recht ordentlich und es gibt einen Administrator Konto. Das ist analog zu MeisterTask. Ab dem Moment könnt ihr das ganze etwas feiner verwalten und richtig viel Power hat das ganze Business. Da habt ihr Rollen und Berechtigungen wie beim Meister das ganze. Arbeitsbereiche sind kollaborativ. Das ist echt nicht mein Wort. Der Versions Verlauf ist sogar unbegrenzt, nicht nur 30 Tage. Das heißt, ihr könnt ein Dokument von der vom Anfang bis zum Ende jederzeit zurück und nach vorne schrauben. Die Sicherheitseinstellungen sind erweitert. Ihr habt einen vorrangigen Support bei Meister Labs. Diese Seite findet ihr, wenn auch wenn ihr nach MeisterNote Preise sucht. Da gibt es auch noch mal eine Tabelle, mit der einem Detail vergleicht, wo ganz genau drinsteht, wie die sich unterscheiden. Und hier steht es dann auch noch mal Echtzeit Zusammenarbeit mit externen Gästen ist bald erhältlich. Wenn ihr das ausprobieren möchtet in Pron Business mit meinem Discount Discount Code Björn gibt es einen Rabatt auf die erste Zahlung. Das rechnet sich immer dann, vor allem, wenn man das jährlich macht, weil dann die erste Zahlen dann deutlich günstiger ist.
Blende ich auch noch mal unten ein. Es wird weitere Videos zu dem Tool geben, unter anderem auch zu den Funktionen wie Vernetzung unter allen unter verschiedenen Notizen ein bisschen tiefer in die Verknüpfung zu MeisterTask Wie arbeitet man mit man mit einer Datei Einbettung? Und wenn ihr da weiter Fragen habt oder Dinge demonstriert haben wollt, könnt ihr mir das natürlich wie immer gerne per E-Mail schicken. Ich finde es da noch richtig cool. Das einzige was mir noch fehlt, sind die externen Gäste und ganz dringend die Apps auf Tools wie dem iPad, dem iPhone oder auch Android Telefon oder Android Tablets. Damit wird es eine richtig runde Sache, aber es ist auf jeden Fall jetzt schon sehr, sehr viel wert, zumal die Basisversion kostenlos ist. Also probiert das einmal aus. Ich bin gespannt, was ihr für ein Feedback zu dem Tool habt und was eure Meinung dazu ist. Es ist noch nicht vergleichbar mitden Platzhirschen wie Evernote oder oder Google Keep oder solchen Geschichten. Aber es macht genau wie MeisterTask sehr viel sehr richtig direkt in der ersten Version.
Ich bin gespannt, wo die Reise hingeht und ich freue mich, wenn ihr mir treu bleibt und sagt bis zum nächsten Video. Ciao!
MeisterTask und E-Mail: Outlook Add-In, Spark und alle anderen Clients!
In diesem Video zeige ich die drei gängigen Methoden, um seinen Posteingang mit MeisterTask zu verknüpfen. Allen voran das rundum erneuerte Outlook-Add-in mit dem es endlich möglich ist, E-Mails direkt als Kommentar zu bestehenden Aufgaben hinzuzufügen. Außerdem zeige ich die Spark Integration für macOS und iPhone/iPad und wie ihr E-Mails aus jedem beliebigen E-Mail-Programm an MeisterTask weiterleiten könnt.
Wer auf ein höheres Level von MeisterTask upgraden möchte, kann dies mit dem Discount Code / Promocode "BJOERN" sogar etwas günstiger bekommen. Weitere Infos zu MeisterTask gibt es hier.
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Hier die Transkription des Videos:
Hallo Björn Bobach hier und herzlich willkommen zu einem neuen MeisterTask Video. Heute möchte ich euch zeigen, wie man Meister Task mit seinem E-Mail Eingang am besten nutzt und verknüpft. Und da gibt es im Prinzip drei Wege Einen Weg kann jeder gehen, egal welchen E-Mail Client er benutzt. Dann gibt es einen speziellen Weg für Nutzer von Spark, dass es eine E-Mail App auf dem Mac und auf dem iPhone und iPad. Und da ist auch eine Windows Version in Arbeit.
Das werde ich euch zeigen. Und zu guter Letzt aber besonders wichtig Outlook. Auch da gibt es ein Plugin für MeisterTask und das hat jetzt auch eine neue Funktion bekommen, die auf die mit den ersten beiden Wegen nicht möglich ist. Aber zuerst zeige ich euch das, was ihr alle machen könnt. Ich habe hier ein Beispiel Board und in dem Beispiel dort habe ich ein paar Spalten. Und das besondere bei MeisterTask ist, dass jede Spalte in jedem Projekt Board eine eigene E-Mail-Adresse bekommt.
Das passiert ganz automatisch. Und diese E-Mail-Adressen kann man sich anzeigen lassen, indem man in einer Spalte auf diesen kleinen Pfeil nach unten klickt. Und dann auf Automation. Und hier steht Sie können Aufgaben per E-Mail in diese Spalte einfügen und da sieht man, dass es eine sehr lange, sehr komplizierte E-Mail-Adresse. Die muss man sich jetzt nicht immer merken. Man kann sich einen Kontakt damit anlegen, wo man den Namen so wählt, dass man genau weiß, welche Spalte in welchem Wort dieser E-Mail-Adresse zugeordnet ist.
In dem Fall werde ich die jetzt einfach einmal mit einem Rechtsklick kopieren. Und jetzt habe ich also die eindeutige E-Mail-Adresse dieser Spalte in meiner Zwischenablage. Das bedeutet, wenn ich jetzt in mein E-Mail-Programm gehe ich gehe hier einmal ins Werk. Dann habe ich hier eine E-Mail, die ich jetzt als Aufgabe in dieses Board weiterleiten kann und das funktioniert wie eine normale E-Mail Weiterleitung, das heißt, ich klicke hier auf Weiterleiten und gebe als Empfänger ganz einfach. Die E-Mail-Adresse ein, die ich gerade eben kopiert habe und jetzt sage ich senden.
Die ist jetzt gesendet und jetzt kann es ein paar Momente dauern, bis in MeisterTask etwas passiert, weil erst mal muss das über die E-Mail Server laufen und dann gibt es auf den meisten Servern auch noch eine Sicherheitsprüfungen, Viren und solche Sachen. Und dann dauert es ein paar Momente und diese Aufgabe erscheint hier in der Eingangs Spalte. Ja, jetzt hat es ein paar Minuten gedauert, aber aus meiner E-Mail ist eine Aufgabe geworden. Hier können wir sie sehen und da sieht man jetzt schon so ein bisschen die Nachteile dieser Methodik, weil hier oben der Aufgaben Titel.
Das war der Betreff der E-Mail und hier steht ein Vorwort, weil ich die E-Mail weitergeleitet habe. Das könnte ich allerdings natürlich editieren, während ich das tue. Wenn ich mir die Aufgabe genauer anschaue, sieht man hier oben alles, was im E-Mail Text stand, inklusive meiner Signatur ist in die Aufgaben Notizen verfrachtet worden. Ja, das ist nicht ganz so elegant. Es ist nicht ganz optimal. Hier gibt es einen Anhang, das ist mein Logo. Das stammt auch aus der Signatur.
Vorteil davon ist natürlich, wenn ich eine E-Mail mit Anhängen bekomme, auch von einem Kunden oder so und die so weiterleite habe ich die Anhänger auch gleich in der Aufgabe drin. Das kann ich jetzt alles auf Aufarbeiten aufräumen. Ich kann jetzt hier auch die Notizen natürlich wie immer bearbeiten und alles was ich nicht brauche, also zum Beispiel meine Signatur einfach da raus löschen ist aber ein bisschen mühselig. Diese Methode gibt es auch schon sehr lange, ist aber nicht mehr ganz zeitgemäß, weil mittlerweile gibt es halt Plugins und davon zeige ich euch jetzt als erstes das für Spark.
Dazu gehe ich einmal zurück in mein Mail Klient. Und bei Spark ist es so, dass ich die Plugins in der Regel im Kontextmenü verstecken oder hier oben auch über die drei Punkte. Und wenn ich jetzt hier draufklicke, sieht hier, dass mir MeisterTask vorgeschlagen wird, weil ich den Dienst schon hinzugefügt habe. Wenn ich das noch nicht verknüpft habe, kann ich das Über Plus Dienst hinzufügen, aber auch noch eben erledigen. Wenn ich jetzt auf MeisterTask klicke.
Erscheint ein Dialog, wo mir vorgeschlagen wird, eine neue Aufgabe zu erstellen. Hier kann ich den Titel der Aufgabe ändern und hier den Text der Aufgabe. Und da sieht man schon, das ist viel eleganter, aber hier wird nicht meine Signatur hinzugefügt. Natürlich nicht, weil ich schicke ja keine E-Mail. Hier steht nur der Text der E-Mail selber. Und hier unten kann ich jetzt auswählen, in welchem Projekt und in welche Spalte ich das Ganze als Aufgabe haben möchte.
Dann nehme ich einmal wieder das Beispiel Board, nehmen aber eine Spalte daneben, damit wir das sehen. Also das jetzt die Arbeit spalte und ich sage einfach speichern. Und jetzt kommuniziert das Plugin direkt mit Meister Task. Und wenn ich zu Meister Task zurück wechsel, ist die Aufgabe sofort da. Das ist also sozusagen Instant Tennis. Das ist ohne Wartezeit und auch viel eleganter, weil hier sieht man sofort, dass der Aufgaben Titel richtig ist und dass hier wirklich nur der Text ist, den ich per E-Mail erhalten habe.
Und zu guter Letzt schließlich die MeisterTaskIntegration mit Outlook. Ich bin hier in Outlook für den Mac. Das sieht ein bisschen anders aus, als ihr es vielleicht kennt. Das liegt daran, dass hier neues Outlook aktiviert ist, dass das neue Interface, das Microsoft irgendwann auch für alle anderen ausrollen wird. Und da muss man jetzt diesen Schalter umlegen, damit man das nutzt. Aber die Funktionalität ist die gleiche. Und es gibt ein MeisterTask Add-In für Outlook.
Ihr seht hier schon, dass MeisterTask in der Menüleiste und wenn ihr das noch nicht habt, könnt ihr hier über die drei Punkte und dann auf Add-Ins erhalten klicken. Da könnt ihr einfach nach MeisterTask suchen und das gleich aktivieren. Das ist in der Windows Outlook Version so ähnlich. Da gibt es einen Button auf dem direkt Add-Ins erhalten steht. Unter Windows funktioniert das dann analog dazu. Was kann dieses Add-In? Das kann etwas, was das Plugin in Spark noch nicht kann.
Und das zeige ich euch jetzt, wenn ich hier jetzt auf MeisterTask klicke. Dann steht hier zur Aufgabe hinzufügen Das heißt, ich kann hier nicht nur aus einer E-Mail eine neue Aufgabe erstellen, so wie ich das in Spark eben gemacht habe, sondern ich kann endlich E-Mails auch zu einer bestehenden Aufgabe hinzufügen. Und wenn ich mal zurück in MeisterTask gehe, seht ihr hier ein weiteres Beispiel Board von mir. Und da gibt es eine Aufgabe, die heißt Landingpages und ich möchte jetzt diese E-Mail zu dieser Aufgabe hinzufügen.
Also sage ich hier zur Aufgabe hinzufügen und dann muss ich als erstes die Aufgabe auswählen. Die kann ich durch alle meine Aufgaben hindurch suchen. Also sage ich hier Landingpages. Und da wird es mir auch schon angezeigt. Ich wähle sie aus. Und jetzt steht hier Kommentar hinzufügen und darunter E-Mail Text als Kommentar hinzufügen. Wenn ich hier draufklicke wird einfach mein E-Mail Text, also das Lorem Ipsum Beispiel, das ich hier drin habe, in diesem Kommentar hinzugefügt. Hier ist alles genauso drin, ohne Signatur, ohne irgendwas, was ich nicht will.
Und jetzt kann ich hier noch etwas dazuschreiben. "Neue Mail vom Kunden:". Und hier werden auch noch Anhänge gezeigt, wenn Dateien dabei gewesen wären, würden die hier aufgeführt werden und die E-Mail wird auch als Email Datei komplett mit angehängt. Das kann ich über dieses kleine X auch löschen. Auch andere Dateianhänge, könnte ich hier entfernen. Das kann ich also so gestalten wie ich will. Ich lasse das jetzt aber einfach einmal so, wie es ist.
Das bedeutet, dass ich durch einen Doppelklick darauf direkt die Original Email mit allen Header Daten öffnen kann. Aber das brauchen eigentlich nicht viele. Wenn ich jetzt auf zur Aufgabe hinzufügen klicke, dauert ein Momentchen. Der grüne Haken kommt und jetzt steht hier auch, dass dieser E-Mail schon zu dieser Aufgabe hinzugefügt wurde. Ich kann dir auch noch zu einer weiteren Aufgabe hinzufügen, also nicht nur zu einer. Das ist sehr praktisch, weil man nicht mehr betrifft. Eine E-Mail, ja auch mehrere Aufgaben und dann möchte man die auch alle verlinkt haben.
Wenn ich jetzt zurück in mein MeisterTask gehe, sieht man schon, dass bei der Aufgabe Landingpages ein Kommentar jetzt ist. Da klicken wir mal drauf. Und da sieht man zum einen die E-Mail Datei, die ich eben quasi mit der Aufgabe, mit dieser, mit der E-Mail, mit dieser Aufgabe verlinkt habe. Und hier unten steht ein Kommentar vor ein paar Sekunden mit genauem Zeitstempel, auch wenn man mit der Maus drüber bleibt. Neue Mail vom Kunden und der Text, der in der E-Mail stand.
Da haben wir, glaube ich, alle die MeisterTask schon lange nutzen, sehr lang darauf gewartet, dass es diese Möglichkeit gibt. Ich hoffe sehr, dass das Spark Plugin nachzieht, das vielleicht noch andere E-Mail Clients mit einbezogen werden und dann ist das ganze eine runde Sache. Ja, also drei Möglichkeiten, wie man E-Mails mit MeisterTask nutzen kann. Die Outlook Integration ist momentan mit Stand dieses Videos heute die mächtigste und die praktischste. Kann ich euch allen ans Herz legen.
Das macht das Arbeiten mit E-Mail in Kombination mit MeisterTask deutlich einfacher. Ich hoffe es hat euch gefallen und es werden bestimmt mehr MeisterTask Videos kommen. Wenn ihr Fragen habt, gerne als Kommentar zu diesem Video oder per E-Mail an bjoern@bjoernbobach.de oder über meine Website bjoernbobach.de. Da gibt es auch Kontaktmöglichkeiten. Ich freue mich und sage bis zum nächsten Mal "Ciao""!
MeisterTask: 10 überraschende Beispiele
MeisterTask ist ein hervorragendes, auf Kanban basierendes Tool zur digitalen Projektplanung und -verwaltung. Dank der hochflexiblen Einsatzmöglichkeiten von digitalen Kanban Systemen, gibt es aber weitaus mehr Einsatzfelder für MeisterTask als Sie sehr wahrscheinlich annehmen. Diese Sammlung soll ihnen als Inspiration und Anregung dienen, sich tiefer mit MeisterTask zu beschäftigen. Schwarzes Brett MeisterTask kann in kleinen … Read More
Wann Business Coaching sinnvoll ist
Je mehr Start-ups den Weg in die Geschäftswelt wagen und je großflächiger Unternehmen expandieren, desto häufiger ist Business Coaching in aller Munde. Wann aber ist es sinnvoll, ein Business Coaching in Anspruch zu nehmen und welche Themen können Inhalt eines solchen Coachings sein? Business Coaching hat unter den Unternehmern und Führungskräften mittlerweile eine echte Fanbase … Read More
MeisterTask: mit externen Gästen arbeiten
MeisterTask Business User können sich über eine neue Funktion freuen. Externe Projektmitglieder können nun auch als „Gast“ hinzugefügt werden und sehen dann nicht mehr das gesamte Projekt, sondern nun noch die Ihnen zugewiesenen Aufgaben oder solche, bei denen sie Beobachter sind. In diesem Video zeige ich euch, wie es funktioniert.
Wer auf ein höheres Level von MeisterTask upgraden möchte, kann dies mit dem Discount Code / Promocode "bjoern" sogar etwas günstiger bekommen. Weitere Informationen zu MeisterTask gibt es hier.
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Hier die Transkription des Videos:
Hallo Björn Bobach hier und herzlich willkommen zu einem neuen Video zu MeisterTask. Es gibt eine spannende neue Funktion bei MeisterTask und zwar die des Gastbenutzers. Man konnte ja schon immer externe Nutzer zu seinen MeisterTask Projekten hinzufügen und konnte ihnen in der Business-Variante, für die auch das hier notwendig ist, verschiedene Rollen zuweisen, also z. B. Kommentatoren, die nur kommentieren durften oder Lese-Nutzer, die ein Projekt nur lesen konnten. Der Haken daran: Sie konnten immer das gesamte Projekt sehen und das ist auch datenschutztechnisch manchmal gar nicht möglich gewesen, weil man vielleicht sensible Daten auch in seinem Projekt hat, wie jetzt z. B. hier in diesem Beispiel Board für einen Fachbetrieb, auch Auftragswerte.
Die möchte man vielleicht externen Nutzern auch gar nicht alle zeigen. Und mit der Gastrolle ist da nun etwas hinzugekommen, wo ein Nutzer, den man extern einlädt, nur die Aufgaben sieht, die man ihm zuweist oder für die er Beobachter geworden ist. Wie das funktioniert, zeige ich euch in diesem Video. Wie gesagt, es ist notwendig, hierfür einen Business Account zu haben. Es gibt einen kleinen Discount Code, der heißt "BJOERN". Da kriegt ihr das Ganze für die erste Zahlung ein bisschen günstiger.
Das blende ich unten auch nochmal ein. Aber wie gesagt nur ab dem Business Level. Aber dafür echt eine super spannende Funktion und sehr, sehr praktisch. Wie funktioniert es nun? Also man muss erst einen Benutzer hinzufügen. Ihr seht, ich habe jetzt hier zwei Browserfenster. Einmal mein Beispiel Board mit meinem Beispiel Account hier. Und dann habe ich hier rechts ein Dashboard von einem fiktiven Mitarbeiter in einem anderen Browser, dass der Felix Fleissigst. Und ich hätte den nun gerne als Gast in diesem Projekt.
Also füge ich ihn erstmals Benutzer hinzu. Geht auf verschiedene Wege. Mein Lieblings Weg ist hier dieses blaue Plus in der Filter Leiste und da lade ich ihn jetzt einfach über seine normale E-Mail-Adresse ein und wähle hier oben statt Mitglied Gast aus. Fertig. Jetzt ist er dem Projekt auch hinzugefügt worden. Sieht man hier. Bei Felix sieht man aber gar nichts, ist da irgendetwas schiefgelaufen? Nein, ist es nicht. Weil er hat ja keinen Zugriff auf das Projekt.
Der Felix kriegt davon erst etwas mit in dem Moment, indem ich ihm ein eine Aufgabe zuweisen. Also z.B. diese hier. Ich wähle ihn jetzt einfach mal aus und sag, das ist seine Aufgabe. Und da seht ja nahezu in Echtzeit erscheint hier eine Benachrichtigung, dass ihm eine Aufgabe zugewiesen wurde und die Aufgabe erscheint auch in seiner Aufgabenliste. Der Felix kann diese Aufgabe jetzt ganz normal bearbeiten. Das heißt, er kann diese hier anklicken. Er sieht sie genauso wie ich.
Er kann Checklisten-Punkte abhaken. Seht ihr, das ist ja immer fast sofort auch auf der Gegenseite sichtbar. Er kann Anhänge öffnen und hinzufügen. Er kann auch kommentieren. Er kann Tags z.B. hinzufügen. Das ist alles möglich. Es gibt ein paar Einschränkungen. Ihr seht, diese Aufgabe hat keinen Beobachter. Wenn ich jetzt hier in dem Kommentar z.B. eine Erwähnung machen möchte, sage @, sieht man, dass der Felix mich nicht sieht, obwohl ich Teil dieses Projektes bin.
Wenn er kein Gast wäre, würde ich jetzt hier unten in dieser Liste auch auftauchen. In dem Moment, wo ich selber zum Beobachter in dieser Aufgabe werde, hat der Felix auch die Möglichkeit, mich zu erwähnen? Das heißt, ein Gast sieht in einer Aufgabe auch immer nur die Teilnehmer eines Projektes, die an der ihm zugewiesenen Aufgabe beteiligt sind. Das heißt, er hat keinen Zugriff auf die gesamte Team-Mitglieder Liste in so einem Projekt, sondern immer nur wirklich auf das, was in der Aufgabe, für die er zuständig ist, möglich ist.
Man kann einen Gast auch zum Beobachter machen. Das zeige ich euch an einer anderen Aufgabe. Nehmen wir diese hier. Und jetzt sage ich In dieser Aufgabe ist der Felix Beobachter. Hier rechts passiert wieder gar nichts, weil alleine Beobachter sein bedeutet ja noch nichts. Wenn ich jetzt aber z.B. hier einen Kommentar schreibe. Bitte schnell erledigen, zum Beispiel. Dauert es wieder nur ein paar Momente und hier rechts kommt eine Benachrichtigung, dass ich einen in einen Kommentar geschrieben habe in einer Aufgabe.
Wenn ich das jetzt anklicke, dann kann ich das auch alles lesen. Wieder genau. Ich sehe die Aufgabe ganz genauso wie ein normales Projekt Mitglied. Ich kann hier auch mitarbeiten, aber sie erscheint halt nicht in meiner Aufgabenliste. Der Felix könnte sich jetzt natürlich in seine Agenda legen und wenn er die Benachrichtigungen schon weggeklickt hat, kann er ja die Benachrichtigung, die er schon gelesen hat, hier über diese Funktion wieder anzeigen lassen. Da ist sie wieder. Also auch hier könnte er in dieser Aufgabe wieder reinkommen.
Und sobald er als Beobachter entfernt wurde, hat er auch keinen Zugriff mehr darauf. Hier steht jetzt, wenn er entfernt wird, verliert er den Zugriff auf diese Aufgabe. Ich entferne ihn einfach mal. Jetzt hier ist auch diese Benachrichtigung weg, die er bekommen hat dazu. Das heißt, er kann da jetzt nicht mehr drauf zugreifen. Was passiert nun, wenn man einen Gast aus einem Projekt entfernt? Ich mache das jetzt mal über das I und die Projekt Einstellung.
Da seht ihr den Felix als Gast. Und wenn ich jetzt hier auf das X klicke, um ihn zu entfernen. Dann ist Meister Tast sehr intelligent. Es sagt nämlich Wählen Sie eine der folgenden Optionen die Zuweisung von Aufgaben, die er, die ihm gehören zu entfernen und diese neu zuzuweisen, dh. Ich kann jetzt sagen, entweder die Aufgaben, die ihm zugewiesen sind bis zu diesem Moment, sollen nicht zugewiesen sein, oder zum Beispiel mir, weil ich hier Mitglied dieses Projektes bin.
Da würden aber, wenn jetzt mehr hier drin werden, auch noch mehr stehen. Sage entfernen und neu zuweisen. Er verschwindet hier. Die Aufgabe ist verschwunden und das die Aufgabe, die er jetzt noch hatte oder die Aufgaben, wenn es mehr gewesen wären, wären mir zugewiesen worden. Das ist eine ganz spannende Geschichte für externe Nutzer, weil in meinen Workshops höre ich immer wieder: aber dann sehen die alles und das konnte man bis jetzt nicht entkräften. Über die Gast Funktion in Business Accounts ist das möglich.
Das kann man natürlich auch noch ein bisschen eleganter gestalten. Also z.B. könnte ich hier oben eine eigene Spalte machen für externe Benutzer. Also ich kann zum Beispiel Externe, damit ich eine Übersicht habe, welche Aufgaben mit externen Gästen geteilt werden. Oder ich kann das Ganze noch eleganter machen, indem ich z.B. diese Spalte in Felix umbenennen. Und dann würde ich eine Automation hinzufügen. Dazu muss ich ihn erst nochmal kurz zum Gast machen. Es geht ja ganz fix. So machen wir nochmal zum Gast.
Wie gesagt hier passiert ja jetzt erst einmal wieder gar nichts. Und jetzt füge ich hier einfach eine Automation hinzu. Und sage Automation hinzufügen zuweisen Alles, was in dieser Spalte landet, geht automatisch an meinen Gast Felix Fleissigst. Und wenn ich jetzt z.B. diese Aufgabe hier rüber ziehe, wird ihm diese Aufgabe zugewiesen und er hat sie hier auf der rechten Seite auch sofort in seiner eigenen Aufgabenliste und hier oben ist auch eine Benachrichtigung dazu erschienen. Also ich denke, das ist gerade für Firmen, die viel mit Externen arbeiten, eine lang ersehnte Funktion.
Ich denke da z.B. an Werbeagenturen, die mit externen Grafikern oder Textern arbeiten. Ich denke an Handwerksbetriebe, die externe Zuarbeiter haben. Ganz spannend sind natürlich auch Baufirmen, die viele Zuarbeiter haben, also viele externe Dienstleister, Maurer, Maler, die sich selber schon über Meister Task organisieren, denen es nicht recht ist, wenn das ganze Projekt von allen einsehbar ist. Wie gesagt, der Business Account ist notwendig. Ihr kriegt einen kleinen Discount, wenn ihr meinen Code benutzt.
Der heißt "BJOERN". Den blende ich unten auch nochmal ein. Und wenn ihr Fragen dazu habt, könnt ihr mir jederzeit an bjoern@bjoernbobach.de schreiben. Ich freue mich auch über Kommentare zu diesem Video und ich sage bis zum nächsten Mal! Ciao!
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